Информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого управленческого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике, информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».
Коммуникация - это путь сообщения, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных управленческих решений и доводит их до работников организации. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Руководитель, 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свою роль в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
|
|
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1) Отправитель - лицо, генерирующее идеи, или собирающее информацию, и передающее ее;
2) Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;
3) Канал - средство передачи информации;
4) Получатель - лицо, которому предназначена информация, и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1. Зарождение идеи;
2. Кодирование и выбор канала;
3. Передача;
4. Декодирование.
Предлагается следующая классификация информации:
1) по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3) по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;
4) по изменчивости во времени - условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);
|
|
5) по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
6) по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
7) по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8) по стадии жизненного цикла объекта - по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;
9) по отношению объекта управления к субъекту - между организацией и внешней средой, между подразделениями внутри организации по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Основные требования к качеству информации:
• своевременность;
• достоверность (с определенной вероятностью);
• достаточность;
• надежность (с определенной степенью риска);
• комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров предприятия и конкурентов и т.д.);
• адресность;
• правовая корректность информации;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования;
• актуальность информации.
Организация массива информации. Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.
Цель создания массива информации - повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен обеспечивать:
• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;
• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
• предохранение информации от искажений;
• защиту от несанкционированного доступа к информации.
Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.
Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.
Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).
Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).
Новые информационные технологии включают:
- новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
- новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;
- технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
- новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.
|
|
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню их функций, а именно:
Общая обработка документов, их верификация и оформление;
Локальное хранение документов;
Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом;
Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;
Электронная почта;
Персональная обработка данных;
Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
Объединение электронной и вербальной коммуникации;
Обмен информацией между базами данных;
Ввод данных или форм;
Ведение персональных баз данных;
Генерация отчетов по обработке данных;
Управление ресурсами;
Контроль исполнения;
Управление личным временем;
Контроль автоматической корреспонденции;
Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;
Передача данных;
Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
Обеспечение стилистического качества документов;
Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;
Автоматизированное обучение;
Служба консультаций;
Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;
Обмен локальной и персонализированной информацией;
Служба видеотекста;
Обмен и интеграция программных средств;
Перенос документов с одного носителя на другой;
Полиграфическое оформление документа;
Телефонные и телевизионные совещания;
Групповой контакт через терминалы.
На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:
|
|
- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
- исполнителей задач;
- информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;
- режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
- объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;
- порядок и формы представления информации, необходимой для управления;
- время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации.