Основные виды и содержание предшествующих исследований

Вид исследований	Цель	Содержание
Прогнозное	Создание прогноза о состоянии исследуе­мой системы управле­ния в будущем	Получение информации, соз­дание системы мониторинга. Анализ информации и выдача прогноза
Проектное	Создание проекта конкретного меро­приятия, сооружения, изделия	Создание конкретных образцов будущего, конкретных деталей разработанных программ
Плановое	Создание плана вари­антов выполнения мероприятий или соз­дания системы управ­ления	Преобразование прогнозных и проектных вариантов решения проблемы в директивы для целенаправленной деятельно­сти сотрудников системы управления

Предшествующее исследование выполняется до принятия реше­ния, так как в управлении необходимо опережающим, т. е. предше­ствующим образом оценивать целевую эффективность (отдачу), затра­ты, риски операций и(или) средств (систем).

Процесс исследования системы управления накладывается на уп­равленческий цикл, который состоит в осознании проблемы, опреде­лении цели прогноза (плана), определении критериев оценки прогно­за, прогнозировании и(или) планировании, принятии решений, распре­делении ресурсов, мотивации участников процесса, практической ре­ализации прогноза, контроле и оценке результатов. Исследования вы­полняют при следующих условиях:

1) появлении рыночных возможностей или опасностей;

2) ухудшении или улучшения работы элементов (отдельных произ­водств).

Прогнозирование и планирование играют важную роль в исследо­вании систем управления. Обычно с их помощью предоставляется ин­формация для принятия решений. Рассмотрим подробнее эти процес­сы.

Прогноз - это вероятностное суждение о состоянии объекта в определенный момент времени в будущем и(или) об альтернативных путях достижения этого состояния.

Прогнозирование - это процесс формирования прогнозов раз­вития на основе анализа тенденций этого развития.

Прогноз обычно осуществляется либо интуитивно, либо с приме­нением определенных методов прогнозирования.

План - это управленческое решение, директивное определение перечня и сроков действий исходя из определенных целей, ресурсов, выделяемых для достижения этих целей, научно обоснованных норма­тивов расходования ресурсов.

Планирование - проекция в будущее человеческой деятельности для достижения предустановленной цели при определенных средствах, преобразование информации о будущем в директивы для целенаправ­ленной деятельности.

Рассмотрим основные отличия планирования и прогнозирования (табл.16.2).

Таблица 16.2

Основные отличия прогнозирования и планирования

Признаки	Прогнозирование	Планирование
Характер	Вероятностный	Директивный
Объект	Система управления и внешняя среда	Система управления
Методы исследования	Методы разработки прогнозов	Методы разработки планов
Вид внешних условий	Неопределенные	Определенные
Отношение к принятию решения	До принятия решения	После принятия решения
Используемые нормы	Расчетные нормы, экспертные нормы	Цеховые нормы, опытные и опытно-статистические нормы

Прогнозирование осуществляется в интересах снятия не­определенности знаний о внешних условиях и имеет вероятностный характер.

Планирование имеет директивный характер.

Объектом прогнозирования чаще всего являются совокупность си­стемы управления и внешней среды. Прогнозирование в большей сте­пени ориентировано на исследование развития внешней среды орга­низационно-производственной системы, рассматривает бизнес или его элемент как некую целостность, имеет системный характер, Прогнози рование в большей мере имеет исследовательско-информационный характер и позволяет определить:

1) возможные состояния внешней среды;

2) перечень и вероятности достижения возможных целей;

3) перечень путей и соответствующие им вероятности достижения каждой из целей.

Прогноз бывает поисковым и нормативным.

Поисковый прогноз - прогноз, устанавливающий возможные состояния объекта прогнозирования в будущем.

Нормативный прогноз - прогноз, устанавливающий пути и сро­ки достижения определенных состояний объекта прогнозирования.

Планирование в большей степени относится к процессу управле­ния внутренней средой организационно-производственной системы, а также менеджменту, который может быть представлен четырьмя вза­имосвязанными функциями: планированием, организацией, мотиваци­ей, контролем. Планирование осуществляется после принятия решений.

Планирование осуществляется во внешних условиях, которые при­нимают определенными (детерминированными).

Планирование проводится:

1) по составу множества целей функционирования;

2) по выделяемым ресурсам (времени, средствам и т.д.);

3) по путям и критериям достижения поставленных целей.

Планирование позволяет уточнить критерии достижения цели и кри­терии оценки эффективности выбранных путей, определить состав ра­бот, сроки, ресурсы, необходимые для выполнения работ. Планирова­ние в большей степени имеет декомпозиционный, функциональный характер в соответствующих сферах бизнеса.

Прогнозирование и планирование осуществляется исходя из науч­но обоснованных норм расходования ресурсов в процессе соответ­ствующей деятельности. Но при прогнозировании, в связи с большим периодом упреждения, используются межотраслевые расчетные или экспертные нормы. При планировании же используются менее обоб­щенные, более точные, например, цеховые опытные и опытно-статис­тические нормы.

Влияние прогнозирования или планирования по мере повышения темпов научно-технического прогресса возрастает. Основанием для этого является возрастание сложности объектов и систем управления по мере повышения уровня и темпов научно-технического прогресса.

Действительно, если раньше было достаточно строить прогноз на уровне интуиции и проводить исследования систем управления только при возникновении серьезных проблем, то в настоящее время фирмы вводят прогнозирование и планирование на постоянной основе.

Для принятия решений разрабатывают один или несколько вариан­тов прогноза. Это зависит от метода прогнозирования, возможностей организации. Прогнозный вариант - один их возможных прогнозов, который можно получить на прогнозной модели.

Прогнозная модель - модель объекта прогнозирования, иссле­дование и использование которой позволяет получить информацию о возможных состояниях объекта в будущем и(или) путях и сроках их осу­ществления.

Прогнозирование и планирование связаны со сбором, преобразо­ванием и анализом больших объемов информации. В связи с изменчи­востью рыночной ситуации, необходимостью наблюдения за положени­ем организационно-производственной системы (ОПС) на рынке и оцен­кой состояний ее подсистем работы по сбору, обработке, анализу ин­формации должны проводиться постоянно или с какой-то цикличнос­тью. Поэтому, во-первых, необходима организация процесса прогно­зирования и планирования, а во-вторых, автоматизация этого процес­са.

Автоматизация технологий подготовки и проведения исследований играет важную роль в обеспечении эффективности затрат на исследо­вания, безопасности функционирования организационно-производ­ственной системы в рыночных условиях. Фактор автоматизации прин­ципиально изменяет подходы к проектированию и использованию ав­томатизированных систем исследований. Автоматизация планирования исследований (планов испытаний) позволяет увеличить число рассмат­риваемых вариантов исследований, открывает дополнительные возмож­ности по сокращению затрат времени и средств на такую подготовку и проведение исследований и др.

Автоматизация требует больших затрат времени и средств на эта­пах планирования и подготовки исследований, однако может существен­но сокращать как время, так и затраты на этапах проведения и обработ­ки результатов исследований.

Частота прогнозирования и планирования может быть связана с некоторым календарным периодом (один раз в год, квартал и т. д.). Но если высока опасность критического отклонения параметров от задан­ных значений или появления недопустимых значений параметров, то прогноз выполняется так часто, насколько это возможно.

При прогнозировании очень важна проверка достоверности про­гноза.

Верификация прогноза - оценка функциональной полноты, точ­ности и достоверности прогноза.

Прямая верификация прогноза - верификация путем разра­ботки того же прогноза другим методом.

Косвенная верификация прогноза - верификация путем сопо­ставления его с прогнозом или данными, полученными из других ис­точников.

Для разработки достоверного прогноза в настоящее время важно иметь современную систему сбора и анализа информации, которая обеспечивала бы менеджеров разных уровней необходимой информа­цией и квалифицированных менеджеров, способных использовать ин­туитивные (экспертные) методы, методы логического, функционально-логического, структурного и математического прогнозирования пара­метров объектов управления, систему поддержки принятия решения.

Планированиепроцесса исследования систем управления.

Успешное исследование любого элемента и компонента СУ во многом зависит от планирования исследовательских работ. Планирование исследования СУ — одна из важнейших функций менеджмента любой организации. Серьезный подход к планированию создает основу для получения объективных знаний о системе.

Планирование — это не только умение составить весь порядок действий для осуществления исследования, но и способность предвидеть всякие неожиданности при выполнении исследовательских работ. Отсутствие плана исследования СУ ведет, как правило, к безвозвратным потерям времени и других ресурсов, а в конечном итоге — к невозможности получения эффективных результатов познавательной деятельности. Планирование обычно носит формально-директивный и достаточно жесткий характер. Однако применительно к исследованиям оно таковым может быть частично, поскольку из-за наличия неоп­ределенностей, которые появляются в ходе проведения исследова­тельских работ, трудно заранее формализовать все детали и нюансы процесса познания, а также возможные риски и последствия при­нимаемых при этом решений. Тем не менее планирование необхо­димо для формирования исследовательских групп и исполнителей, установления и распределения функций, выявления взаимосвязей и взаимодействия между ними, определения необходимых ресурсов и их распределения, установления последовательности проведения исследовательских работ и их контроля.

Обычно каждое исследование, в том числе СУ, должно начи­наться с составления программы исследовательских работ. Программа исследования СУ представляет собой комплекс основопола­гающих положений проведения исследовательских работ, опреде­ляющих цели, задачи, объект, предмет, используемые ресурсы, а также предполагаемые результаты исследования и условия его про­ведения. По существу, она является документом, в котором излага­ются исчерпывающие сведения о планируемой исследовательской работе и характеризуется форма конкретизации целей исследования.

Структурно программа, в основном, включает:

1) титульный лист;

2) список исполнителей и соисполнителей;

3) основную часть (обоснование актуальности проведения ис­следования, его цели и задачи, объект, предмет, ресурсы, методы и используемые технические средства, условия проведения, ожидае­мые результаты, календарный план с указанием сроков проведения исследовательских работ; смету затрат; источники финансирования, контроль за ходом исследования).

Содержание структурных разделов программы должно давать отве­ты на многие вопросы. В первую очередь это относится к вопросам актуальности и цели проведения исследования. Именно ответы на данные вопросы определяют содержание программы исследования.

Организующим документом проводимых исследований СУ сле­дует признать план, в соответствии с которым реализуется програм­ма исследовательских работ. Он представляет собой обоснованный комплекс директивно устанавливаемых параметров и показателей, характеризующих последовательность выполнения ключевых меро­приятий по практическому достижению целей и решению задач ис­следования. План составляется с учетом всех реальных организаци­онных возможностей, выделяемых ресурсов и сроков исполнения.

Формы отображения плановых работ могут быть ориентирован­ны на процесс, результат, процесс и результат.

К первому виду относятся: координационный план, ленточный график; сетевой график; сетевая матрица.

Ленточный график отличается большей наглядностью, чем ко­ординационный план, но эта формане позволяет отобразить взаи­мозависимость выполняемых работ.

Ко второму виду форм планов можно отнести дерево целей.

Третий вид может включать блок-схему процесса управления и логико-информационную схему процесса управления. Недостатком этих планов является отсутствие указаний на взаимосвязь работ, т.е. по данным формам нельзя ответить на некоторые вопросы (напри­мер: можно ли какую-либо работу начать раньше? что будет, если отдельные работы буду: выполнены досрочно или позже установ­ленного срока? как это повлияет на сроки начала и окончания дру­гих работ?).

Многие из указанных недостатков можно преодолеть, отобра­жая планы с использованием сетевых методов.

Независимо от формы отображения практически всегда план исследования является конкретным продолжением намеченной ра­нее программы исследовательских работ. Однако, при выполнении исследований могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, нарушающие технологию плановых работ, обуславливая необходи­мость корректировки. Поэтому в ряде случаев, особенно при про­ведении сложных исследовательских работ, следует разрабатывать соответствующие алгоритмы, предусматривающие возможность воз­вратных операций исследования. Такой подход требует составления гибких исследовательских планов, в которых указываются «диапа­зонные» сроки выполнения операций.

ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ ПЛАНОВ ИССЛЕДОВАНИЯ

При планировании исследования СУ необходимо руководство­ваться рядом принципов, например:

• системность — планирование при соблюдении этого принци­па должно учитывать цели исследования, взаимосвязь и взаимодей­ствие всех элементов исследуемых объектов, подразделений и выполнение общего цикла управления при исследовании;

• необходимое участие — при проведении исследований, в зави­симости от объектов и масштабов проводимых исследовательских работ, должны принимать плановое участие все, кто связан с этим процессом, т.е. планирование должно быть партисипативным;

• непрерывность — планировать работу так чтобы она осущест­влялась постоянно и непрерывно, т.е. плановые работы должны следовать одна за другой;

• гибкость — выполнение этого правила позволяет вносить из­менения в направленность плановых работ с учетом возникающих внутренних и внешних воздействий; во многом гибкость планиро­вания может достигаться наличием различного вида ресурсов;

• достаточная значительность — плановые работы должны соответствовать поставленным исследовательским целям и задачам;

• необходимая трудоемкость -— трудоемкость плановых работ должна быть соизмеримой с целями и задачами исследования;

• реальность — плановые работы по проведению исследований должны быть реально выполнимыми обеспеченными ресурсами;

• конкретность — все плановые работы должны быть сформулированы ясно, доходчиво и конкретно;

• адресность и ответственность — форма планов должна предусматривать адресную регламентацию ответственных лиц и исполнителей по каждому из мероприятий;

• контролируемость — плановые работы должны предусматривать возможность простого, наглядного и эффективного контроль их исполнения, а также возможность корректировки отклонений от запланированных мероприятий.

Формы представления планов исследования могут быть различ­ными. Наибольшее распространение получили планы следующих видов: матрично-столбцовые, планы-графики, сетевые графики, циклограммы и др.

Организацияпроцесса исследования систем управления.

Организация исследования СУ может рас­сматриваться как совокупность форм, методов, руководств, методик, регламентов и работ по упорядочению ведения исследовательской деятельности по изучению данной системы (элемента, подсистемы) и созданию благоприятных условий для достижения определенной цели (для прикладных исследований). Среди работ следует отметить распределение между исполнителями исследовательских функций, полномочий, ответственности и ресурсов (в том числе временных — по срокам выполнения).

В общем случае все исследовательские работы СУ, для которых исследования носят прикладной характер (такие исследования со­ставляют подавляющее большинство всех исследовательских работ управляющих подсистем организаций), могут проводиться в основном в условиях:

• действующих организаций, где систему требуется системати­чески совершенствовать или преобразовывать;

• формирования новой организации и соответствующей для нее СУ из числа уже действующих, т.е. укрупнения или разукрупнения организации;

• строительства новой организации, когда необходимо создать совершенно новую СУ.

Могут быть и иные условия (например, при реконструкции ор­ганизации, изменении производственного профиля и т.п.), но все они — частный случай предыдущих условий.

Возможными участниками исследований СУ могут быть:

• персонал исследуемой СУ организации, выполняющий про­фессиональные управленческие функции в соответствии со своим должностным положением и штатным расписанием;

• персонал постоянного или временного специализированного исследовательского подразделения СУ организации;

• консультанты специализированных консультационных организаций и подразделений других структур;

• профессиональные исследователи вузов, научно-исследо­вательских, аудиторских организаций и других структур.

Все участники могут проводить исследования в рамках изучае­мой СУ как каждый в отдельности, так и комбинированно, т.е. в определенном сочетании. Например, исследование функционирую­щей СУ может осуществляться при сочетании персонала:

• подразделений организации совместно с исследователями специализированного исследовательского подразделения СУ этой же организации;

• подразделений исследуемой организации совместно с иссле­дователями постоянного или временного специализированного ис­следовательского подразделения СУ этой же организации при уча­стии консультантов специализированной консультационной органи­зации;

• специализированного исследовательского подразделения СУ организации и профессиональных исследователей вуза;

• подразделений исследуемой организации совместно с иссле­дователями специализированного исследовательского подразделения СУ этой же организации при участии профессиональных исследова­телей вуза.

СТАДИИ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНСУЛЬТИРОВАНИЯ

Весь процесс управленческого консультирования по достаточно сложным проблемам целесообразно подразделить на ряд стадии:

• подготовительную (проведение переговоров с заказчиком и определение принципов работы, заключение договора, комплекта­ция группы консультантов, планирование и организация консульта­ционной работы);

• исследовательеко-диагностическую (проведение предварительной и текущей диагностики, определение направлений оказания помощи);

• заключительную (разработка рекомендаций по оказанию по­мощи, планирование и реализация рекомендаций).

Каждая стадия традиционно должна содержать определенные этапы, а этапы — работы. Конкретный состав этапов и работ зависит от широ­ты охвата объекта и продолжительности консультирования, специфики управления в организации и положений договора с заказчиком.

Необходимо отметить, что предварительная диагностика по обо­юдному согласию может проводиться перед заключением договора. Разработка планов по реализации рекомендаций по улучшению управления в организации и их выполнение также оговариваются при заключении договора. В ряде случаев это в работу консультан­тов не включается.

Следовательно, отношения заказчика и консультирующей орга­низации в зависимости от целей, особенностей заказчика и консуль­тантов, способов и широты охвата работ по консультированию мо­гут быть оформлены различными договорами (в зависимости от объ­емов и направлений консультационных работ):

• периодически-продолжающимся договором (консультант 2— 3 раза в месяц проводит индивидуальные или групповые консульта­ции, обучение и т.п.);

• договором на обучение и (или) повышение квалификации менеджеров (например, по интегрированным СУ на основе государст­венных и международных стандартов);

• договором на диагностику (проводится разовая или повто­ряющаяся диагностика);

• договором на разработку проекта (например, системы ме­неджмента качества в соответствии с государственными и междуна­родными стандартами);

• договором на развитие организации (диагностика, разработка стратегии развития, индивидуальные и (или) групповые консульта­ции, обучение);

• договором на экспертизу (экспертиза проекта, предложений и т.п.);

• договором на реализацию программы работ (при наличии программы работ до заключения договора).

Независимо от избранной формы организации процесса иссле­дования проведение исследовательских работ в СУ можно осуществ­лять последовательно, параллельно и последовательно-параллельно. Каждый из этих видов проводимых работ имеет право на примене­ние. Однако наиболее широко востребована и жизнеспособна по­следовательно-параллельная организация исследовательских работ, которая при проведении сложных исследований достаточно эффек­тивно может быть реализована сетевым методом.

Весь процесс исследования СУ можно сгруппировать в стадии, а стадии — в этапы. При этом все они во многом остаются типовыми и идентичными. Их конкретный перечень зависит от цели и вида исследования, характера, содержания и специфики объекта.

При подходе к прикладным исследованиям как к работам, за­вершающимся не формулировкой результатов, а внедрением (реали­зацией), все стадии и этапы исследования СУ можно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Свое развитие оргпроектирование получило от технического проектирования. Как у того, так и у другого вида проектирования наряду со многими общими чертами (особенно в процедурном отношении) имеются свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Важнейшее различие состоит в том, что оргпроектированием охвачены не детали, узлы и ком­плексы технических устройств, а такие элементы, как управленче­ские и производственные функции, производственные и оргструктуры, технология управления, трудовые процессы, методы, информа­ция и т.п., т.е. главное их различие в объектах проектирования.

Проектирование позволяет охватить все стороны работы и от­ношений, что обеспечивает системный подход при организации и совершенствовании любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, оргпроектирование представляет собой специаль­ный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом на основе новых результатов с целью по­вышения эффективности их функционирования.

Для того чтобы исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. В этом состоит одна из важнейших задач менеджмента организаций.

Организации с относительно эффективно действующей СУ имеют более основательную базу для их исследования и дальнейше­го совершенствования. Однако организация исследований этих сис­тем требует от менеджеров творческого и вдумчивого подхода, глубокихзнаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по ра­ционально разработанным проектам исследовательского характера, являются эффективно действующим инструментом системного ме­неджмента.

Оргпроектирование как инструмент исследования СУ в послед­ние десятилетия зарекомендовало себя достаточно положительно. При этом подтверждена возможность использования системного подхода в оргпроектировании как объективной необходимости, оп­ределяемой рыночнымиотношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, техно­логии производства и других элементов систем.