Управленческий процесс и его элементы

Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих про­ цессов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджера­ ми в определенной последовательности и комбинации.

Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов: 1) получение и анализ информации; 2) выработка и принятие решений; 3) организация их выполнения; 4) контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов в ход даль­нейшей работы; 5) вознаграждение или наказание исполнителей. Эти процессы развиваются и совершенствуются вместе с организацией.

Управленческие процес­сы содержат как жесткие (формальные) элементы, например правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и проч. Особенности управленческих процессов определяются как объективными, так и субъективными факторами.

Целью конкретного управленческого процесса является изменение или, наобо­рот, сохранение управленческой ситуации, т. е. такой совокупности обстоятельств, которые оказывают (могут оказать в будущем) положительное или отрицательное влияние на организацию. Ситуация характеризуется количественными и качест­венными показателями (длительностью, остротой, местом и причинами возникно­вения, содержанием, кругом участников, важностью, сложностью, перспективами развития и т. п.).

Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых менеджер обеспечивает подготовку и реализацию отдельных решений. Он относится к категории труда умственного, осуществляемого в виде нервно- психических усилий, и существует в трех формах: эвристической, административной и операторной. Такой труд требует инициативности (и одновременно умения под­чиняться), повышенной ответственности. Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем и разработке вариантов их решений — организационных, экономических, техни­ческих. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководите­лями и специалистами. Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, кон­ троль и координация деятельности подчиненных, их оценка, мотивация, проведе­ ние собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, от­ веты на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест Важнейшим моментом административного труда является целевое управляю­ щее воздействие. По типу оно может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, по­ хвалой и проч. По форме воздействие бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким.

По способу передачи воздействия подразделяются на официальные и неофициальные. Неофициальное воздействие дополняет официальное. Сегодня оно считается более предпочтительным и многие ситуации разрешаются только на его основе. Операторный труд направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией.

Он выполняет следующие функции: • документационную (оформление, размножение, сортировкаихранение документов); • первично-счетную и учетную (сбор статистической, бухгалтерской и иной инфор­ мации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, проте­ кающих в рамках организации); • вычислительную и формально-логическую (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму необходимых расчетов); • коммуникативно-техническую (поддержание связи между субъектами). Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей. Часть его, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для его характеристики иногда используют термин «нефизический труд».

В целом управленческий труд является сложным, что обусловлено несколькими обстоятельствами. Во-первых, масштабами, количеством и многогранностью решаемых проблем, свя­ зей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов. Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, по­ рой в условиях неопределенности, что требует глубоких профессиональных зна­ ний, опыта, широкой эрудиции. Глава 1. Что такое управление? 9 Наконец, в-третьих, необходимостью оперативно самостоятельно действовать, брать на себя риск и нести ответственность за последствия. Управленческий труд состоит из отдельных/7обо/и, объектом которых являются носители информации (чаще всего документы). Управленческие работы классифицируются по следующим основаниям: 1) по целевому назначению (предвидение, активизация, контроль и проч.); 2) по временному горизонту (перспективные, тактические, оперативные); 3) по этапам (целеполагание, анализ ситуации, выявление проблемы, поиск реше­ ния); 4) по направленности (на решение внутренних или внешних проблем); 5) по сферам (экономическая, социальная, технологическая); 6) по объектам (производство, финансы и проч.); 7) по формам и методам осуществления; 8) по организационной роли (дифференцирующие и интегрирующие); 9) по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по ал­ горитму, творческие); 10) по содержанию: • коммуникационные (ведение переговоров, прием посетителей, обход организа­ ции, выезд в командировки); • распорядительные и координационные (доведение до исполнителей принятых ре­ шений, постановка задач, инструктирование); • контрольно-оценочные (проверка своевременности и качества выполнения зада­ ний); • аналитико-конструктивные (изучение информации и подготовка решений); • информационно-технические (сбор, первичная обработка, хранение, выдача све­ дений) и т. д. Каждая работа представляет собой самостоятельный комплекс управленческих операций (часть процесса, в рамках которого информация подвергается однократ­ ному изменению или перемещению). Таких операций может быть до 1000, а каждая из них содержать до 20—30 элементов. Управленческие операции подразделяются на творческие, логические и техни­ ческие. Творческие являются наиболее сложными. Они предполагают такие действия, как абстрагирование, анализ, сравнение, синтез, прогнозирование, принятие решений. Логические операции выполняются по заданному алгоритму (например, состав­ ление бухгалтерского баланса) и в отличие от первых регламентируются специаль­ ными документами. Они проще, но также требуют для выполнения специальной подготовки. Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение информации), как и некоторые логические, могут быть полностью или частично механизированы. У руководителей удельный вес творческих операций - 60 процентов, у специали­ стов - 40 процентов. У технических исполнителей доля логических операций - 20 процентов, остальные -технические. Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание со­ ставляющих его операций, получила название управленческой процедуры. 1 о Раздел I. Введение в менеджмент Процедура должна отражать цель работы, производственные и информацион­ ные потоки, используемые и разрабатываемые документы, порядок их прохожде­ ния, содержание; быть минимально сложной и трудоемкой. Управленческие процедуры способствуют: • рациональной последовательности выполнения управленческих работ; • равномерной загрузке, согласованности и единству действий персонала; • принятию рещений там, где это наиболее целесообразно; • экономии времени; • ограничению вмешательства вышестоящих руководителей. Чаще всего процедуры выполняются по правилам, которые определяют то, что и как должно быть сделано в конкретной ситуации. Это защищает каждого участника управленческого процесса от давления извне, освобождает отличной зависимости. Но одновременно с уменьшением произвола офаничивается свобода действий и растут бюрократические тенденции.

Технологии социального управления.

Под технологией управления понимается совокупность методов и приемов реа­ лизации управленческих функций. Рассмотрим их более подробно. 1. Линейная технология характеризуется строгой последовательностью отдель­ ных работ и операций, вытекающих друг из друга в соответствии с заранее намечен­ ным планом. Она используется в типовых случаях при достаточной определенно­ сти ситуации и конечной цели (например, на транспорте). 2. Когда невозможно точно оценить ситуацию, вьщелрггь ключевую проблему и наметить однозначную цель, технология управления может быть разветвленной. Же­ лаемый результат достигается на основе совокупности решений, разрабатываемых од­ новременно по нескольким направлениям, или одного, имеющего многоаспектный характер. Обычно такое положение имеет место в сфере научных исследований. 3. Технология управления по отклонениям, возникшим на предыдущей фазе процесса, предполагает, что частично последние вообще не требуют корректиров­ ки, частично их преодоление возможно силами самих исполнителей, и лишь при их значительной величине необходимо вмешательство руководителя. Такой подход позволяет не отвлекать его на пустяки и дать возможность сосредоточиться на глав­ ных проблемах. Однако он аребует больших затрат времени и средств на создание нормативной базы, тщательного наблюдения и анализа отклонений, ведет к фор­ мализации и бюрократизации управления. 4. Технология управления по ситуации применяется в условиях высокой не­ определенности. Она исходит из складывающихся обстоятельств и использует адекватные им методы. Фазы управленческого процесса здесь часто независимы друг от друга, и менеджер принимает оперативные решения на основе постоян­ ного наблюдения и анализа изменений во внешней и внутренней среде органи­ зации. 5. Технология управления по результатам заключается в том, что в зависимости от степени решения поставленных задач происходит уточнение последующих управленческих действий. Такая технология часто применяется при отсутствии достаточной определенности ситуации и расплывчатости конечной цели, напри­ мер при руководстве войсками в боевых условиях. 6. Технология управления по целям близка к предыдущей, но ориентируется на контроль и стимулирование достижения не официальных заданий, а личных целей, Глава 1. Что такое управление? 11 сформулированных работниками на их основе совместно с непосредственными ру­ ководителями и зафиксированных в специальном документе. 7. Технология поискового управления исходит из полной ясности задач, но не­ возможности точно определить пути их решения. Тогда последнее разрабатывается, отталкиваясь от цели, в обратной последовательности фаз и корректируется по ситуа­ ции. Такой тип управленческого процесса имеет место при подготовке долгосрочного решения в условиях высокой неопределенности.