2015-04-20
4703
В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения.
Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности - организация документооборота. Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова documentum - доказательство или свидетельство
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.
Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или в пространстве. Еще функции: информационная функция, социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), коммуникативная функция - способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, кумулятивная функция - способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. Управленческая, или регулятивная, функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации. Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. Культурная функция - способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей, эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе.
Классификация документов. Изначально все документы разделяются на официальные (служебные) и документы личного происхождения. Официальный документ - это документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. По форме (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению к управленческому объекту (входящие, исходящие, внутренние), по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа), по срокам хранения (постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет), по видам деятельности (плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и аналитическая, отчетная, финансовая и т. д.) Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
2. Характеристика законодательных актов, регламентирующих ДОУ.
В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В её состав входят:
- нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы "Об информации, информатизации и защите информации", "О государственной тайне", "О стандартизации", "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и др.);
- ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня;
- инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или её структурного подразделения.
В 1990-е годы возродилась и получила широкое распространение полузабытая в советский период практика составления и издания сборников образцов документов. К настоящему времени опубликованы десятки таких сборников, в частности: Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции (М., 1992); Сборник типовых договоров (М., 1995); Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (М., 1996); Андреева В.И. Образцы документов делопроизводства (М., 1997) и многие другие.
Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др.
Конституция РФ является главным документов государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ: Президент РФ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ. Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам. Статья 115. Правительство РФ издает постановления и распоряжения.
Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.
Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т.д.
Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В «Кодексе РФ об административных правонарушениях» к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов.
В РФ общие принципы организации работы с информацией и документацией определены ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Закон устанавливает: термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием и т. д.
Также важными элементами нормативно – методического обеспечения ДОУ являются ФЗ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 года и ФЗ «О техническом регулировании» №184-ФЗ от 27 декабря 2002 года.
ГОСТ Р 51141-98 №5141-98 «делопроизводство и архивное дело» - даны определения.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «управление док-ми. общие требования. международный стандарт» Постановление прав-ва РФ от 15.06 2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в фед.органах исп.власти.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицир.система организац.-распоряд.документации, требования к оформлению документов – содержат современные требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 11511-2001 «Печати с воспроизводством госуд.герба РФ. Форма, размер, технич.требования»
3. Анализ нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами.
ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.
Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др.
Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 51141-98 устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Гос. герба РФ, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД.
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
К числу общероссийских относятся: Общероссийский классификатор стандартов (OKCО), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (OKПДТР).
Коды по ОКУД и ОКПО проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами РФ, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003.
На предприятиях для правильной организации ДОУ разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников и т.д.
