Распоряжение

"__"_________ ____ г. № _____

г. ________________

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате Nо. _________

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные работы в комн. Nо. _____.

Ответственный - _______________________________________________.

Срок исполнения - "__"________ ____ г.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ______

_______________________________________.

(должность, ф.и.о.)

________________________ __________________ __________________

(должность руководителя) (личная подпись) (расшифровка)

ДОГОВОРЫ

Договор – это юридический документ, устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин, договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: договор о поставках, договор о материальной ответственности, договор аренды, договор банковского счёта и т.п.

Договор считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

Реквизиты договора:

1. название документа: договор

2. дата, номер и место составления

3. текст:

- наименование сторон

- должности и фамилии лиц подписывающих договор

- предмет договора

- изложение порядка рассмотрения вопросов

- права и обязанности сторон

- ответственность сторон

- общая сумма договора

- форс-мажерные обстоятельства

Юр. адреса сторон

Подписи и печати сторон

Договор составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2), каждый из которых имеет юридическую силу

Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры финансового назначения визируются юрист-консультом.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Деловые письма оформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа (ПРОШУ);

от первого лица множественного числа (ПРОСИМ);

от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);

от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.

Виды деловых писем

Письмо-просьба (запрос). В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Структура письма-просьбы:

1 часть – изложение причин, побудивших обратиться с просьбой

2 часть – изложение самой просьбы

3 часть – ожидаемый результат

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Структура сопроводительного письма:

1 часть – сообщение о высылаемом материале

2 часть – уточняющие сведения

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.

Структура письма-напоминания:

1 часть – напоминание о выполнении действия

2 часть – меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения

Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Письмо-ответ. Составляется при необходимости ответить на полученное письмо. Содержит либо отказ в просьбе, либо ее удовлетворение.

Структура письма-ответа при удовлетворении просьбы:

1 часть – повторение просьбы (из полученного письма)

2 часть – ее удовлетворение

Структура письма-ответа при отказе в удовлетворении просьбы:

1 часть – повторение просьбы (из полученного письма)

2 часть – причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или предложение не принято

3 часть – констатация отказа или отклонения предложения

Письмо-запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Написание этого вида писем требует соблюдения следующих требований:

ссылка на первичное письмо и его тему;

соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;

соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

Письмо-предложение и ответ на него. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Содержание письма-претензии:

основания для предъявления претензий;

доказательства произошедшего ущерба;

конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Требования к тексту письма

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать следующим требованиям:

1. Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением. Необходимо применять термины, которые имеют только одно толкование.

2. Логичность Каждое письмо представляет собой:

изложение сути вопроса;

речевое действие;

заключение.

Грамотность – необходимая часть любого документа

Корректность. Нельзя навязывать что-либо адресату. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения. (например, недопустим такой текст: «Направляем вам откорректированный вариант нового положения. Просим рассмотреть и утвердить»).

Простота и отсутствие громоздкости текста. Нельзя стремиться к усложнению (наукообразию) простых документов.

Нельзя допускать в тексте элементы сомнения (даже если таковые и существуют). Например, «Институт просит выслать методические указания, которые, по-видимому, будут полезны в работе». Неудачное слово «по-видимому» лучше заменить на «безусловно».

Анализ писем

Языковые особенности деловых писем

Лексика

Слово и его значение

Многозначность – свойство слов употребляться в разных значениях. Различают однозначные слова, т.е. имеющие только одно значение, и многозначные, в случае, когда одно и то же слово в зависимости от контекста ассоциируется с разными понятиями. В данном случае примерами однозначных слов могут служить: продукция, конференция, фирма, информация, цена. Из многозначных встретились слова: партия (в данном случае – это определение качества товара), и т.д. Следует также отметить, что слова с единственным значением преобладают.

Ценность делового текста обеспечивается смысловой точностью речи. Чтобы избежать ошибок, следует различать:

синонимы - это слова с одинаковым или очень близким значением (фирма – организация, соглашение – договор, запрос – заявка, благодарны – признательны,…);

тавтология - смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова;

омонимы - это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу

антонимы - это слова с противоположным значением.

Стилистическая окраска слова

Понятие стилистической окраски слова обычно связывается с закреплённостью слова за той или иной сферой употребления и с эмоционально-экспрессивными качествами слова, т.е. с его способностью не только называть явление, но и выражать отношение к предмету мысли.

По сфере употребления различается:

1. Лексика межстилевая, т.е. те слова, которые употребляются всеми и в любых условиях (качество, получать, предлагать…).

2. Лексика книжно-письменная, т.е. слова, которые по преимуществу используются в книжно-письменных стилях и связаны с теми сферами употребления языка, для которых письменная форма выражения является главной. В ее составе можно выделить “книжные” слова (оплата, договор, контракт…), термины (каталог – журнал с указанием товара, производимого предприятием), канцеляризмы, поэтизмы.

3. Лексика устной речи, т. е. слова, присущие бытовой речи, обиходно-деловому языку и т.д. К лексике устной речи относятся слова разговорные, просторечные, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы. Такие слова в тексте делового письма применять недопустимо.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Сокращения слов (аббревиатура) – новый продуктивный способ словопроизводства, который активно используется в деловой корреспонденции. Общепринятые сокращения в делопроизводстве:

- сокращение обозначения величин и единиц измерения

км/ч – километров в час

кв. м – квадратный метр

тыс. – тысяча

млрд. – миллиард

млн. – миллион и т.д.;

- сокращения, принятые в учетно-отчетной документации

р/с – расчетный счет

№ п/п – номер по порядку

к/с – корреспондентский счет;

- форма обращения

г-н. – господин

т. - товарищ;

- сокращения по первым буквам названия учреждения

НИИ – научно-исследовательский институт

МИД – министерство иностранных дел

ООО – общество с ограниченной ответственностью

ОАО – открытое акционерное общество

- сокращения по слоговому принципу

Минздрав – министерство здравоохранения

Минфин – министерство финансов

- сокращения по смешанному признаку

ГИПРОХолод – Государственный институт по проектированию холодильноков

ГИПРОПРОМ – Государственный институт проектирования в промышленности

- сокращения в названиях ученых степеней, должностей и профессий

д-р – доктор инж. - инженер

доц. – доцент акад. - академик

зав. – заведующий канд. – кандидат

- сокращения в ссылках на иллюстрации, таблицы, главы, части текста

гл. – глава рис. – рисунок л. - лист

пп. – пункты стр. – страница табл. - таблица

разд. – раздел кн. – книга ср. – сравним

- сокращения ссылок в примечаниях, сносках и библиографии

пер. – перевод рец. - рецензия

ст. – статья авт. - автор

прим. – примечание изд. - издание

Требования к сокращениям в текстовой документации:

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район по разному «р.» и «р-н.».

Нельзя сокращать обозначение единиц физических величин, если они употребляются без цифр (исключение составляют единицы физических величин в таблицах и расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы).

В тексте не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.п.

Даты и календарные сроки рекомендуется писать на одной строке, без переноса.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные (Восьмое марта, Новый год, но Рождество Христово, День Победы). Если начальное порядковое число написано цифрой, то следующее за ним слово пишется с большой буквы без наращения (например,

1 Мая, 8 Марта).

6. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (8-й разряд, 80-е годы).

7. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (III разряд, II очередь строительства).

8. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами (5 тыс. руб., 1 млн. руб.).

9. Существительные после дробного числа согласуются с дробной его частью и ставятся в родительном падеже единственного числа (28,5 метра, 28,5 кв. метра, но 28,5 тыс. метров).

10. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный.

11. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Его необходимо заменить словом «минус». Нельзя также употреблять знаки номера и процента без цифр.

12. Слова «год» и «век» после дат сокращают, оставляя одну букву. После нескольких дат ставят две буквы без точки между ними (2004-2006 гг.)/

13. Слово «город» и «река» сокращают перед их названием (г. Воронеж, гг. Киев и Тамбов, р. Волга).

14. Между цифрами и сокращенными обозначениями мер длины и веса пробел обязателен.

15. Марка изделия обозначается буквами и цифрами. Если цифра стоит после букв, то ее отделяют дефисом (ВАЗ 21114, Т-134). Если цифра стоит перед буквой, то ее пишут слитно (2ТО).

16. Сложные термины, образованные от начальных букв, пишут строчными буквами через точки (к.э.н. – кандидат экономических наук, к.п.д. – коэффициент полезного действия).

17. Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними, если инициалы стоят перед фамилией (А.В.Чугунов). В том случае, если фамилия стоит перед инициалами, то пробел обязателен (Чугунов А.В.).

Фразеология

Фразеология языка — это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений. В деловой корреспонденции роль фразеологизмов выполняют стандартные синтаксические конструкции (ССК), т.е. в деловом стиле письма уже сложился набор готовых, проверенных долговременной практикой фраз и словосочетаний по аналогии с которыми можно выразить свою мысль.

Для изложения мотивов применяются следующие фразы и словосочетания:

- «в порядке оказания технической помощи…»

- «в порядке научно-технического сотрудничества…»

- «в порядке обмена опытом…»

- «в порядке исключения…»

- «в виду срочности заказа…»

- «в связи с отказом…»

- «в соответствии с договоренностью…»

- «согласно вашей просьбе…»

- «несмотря на наши неоднократные напоминания…»

- «испытывая острую потребность (необходимость)…».

Для выражения отказа применяются следующие фразы и словосочетания:

- «к сожалению удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным…»

- «к сожалению мы не можем удовлетворить вашу просьбу…».

Для выражения какой либо гарантии применяются следующие фразы и словосочетания:

- «предприятие гарантирует качество… в течение …».

Выбор ССК для каждого типа писем

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от…»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что …»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего письма от..сообщаем, что….»

Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам…»

Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от …сообщаем Вам…»

Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас на…»

Письмо – благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на….., за которое Вам очень признательны».

Синтаксис

По составу предложения делятся на двусоставные (содержащие и подлежащее, и сказуемое) и односоставные (отсутствует один из главных членов предложения), а по строению на простые и сложные.

Простое предложение

В русском языке относительно свободный порядок слов в предложении. Это значит, что члены предложения не имеют постоянного места (как в некоторых других языках) и их взаимное расположение может изменяться в зависимости от типа предложения или по воле говорящего.

Перестановку слов с целью подчеркнуть смысловую значимость какого-либо слова называют инверсией.

Инверсия — важное стилистическое средство. Ее значение возрастает в письменной речи, так как пишущий лишен возможности выделить нужное слово интонацией. Продуманное изменение порядка слов позволяет пишущему привлечь внимание читателя к тому или иному слову и тем самым оттенить важные моменты содержания высказывания.

Например, «Завод «Прогресс» выполнил план к 20 октября» - смысловое ударение

поставлено на дату.

«К 20 октября Завод «Прогресс» выполнил план» - смысловое ударение

поставлено на факт выполнение плана.

«К 20 октября выполнил план Завод «Прогресс»» - смысловое ударение

поставлено на то, что именно завод «Прогресс» выполнил план.

Односоставные простые предложения: Будем рады Вас видеть. Получение просим подтвердить. Это предложений относится к определенноличным предложениям.

Двусоставные: Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

Предложение с однородными главными членами: Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и кукурузную муку...

В предложении могут быть словосочетания, не являющиеся его членами, но выполняющие определенную смысловую функцию. Сюда относятся вводные слова (к нашему большому сожалению, кроме того, в связи с этим) и обращения. Ту же роль могут играть и предложения (Уважаемый Петр Иванович!).

Сложное предложение

Широкое использование сложных предложений в деловой речи вполне закономерно. Сложное предложение позволяет связать в единое целое большое число слов и тем самым выразить более сложную мысль - подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые существуют между отдельными частями развернутого высказывания.

По способу соединения простых предложений в сложные различаются союзные и бессоюзные сложные предложения. Из союзных предложений, которых гораздо больше, можно привести следующее: Подтверждаем получение Вашего письма от 1.03.2002, из которого мы узнали, что Вы предъявляете нам рекламацию...

В деловых письмах кроме вводных слов часто употребляются причастные и деепричастные обороты, которые также вносят смысловые оттенки.

Распространенны в языке служебных документов так называемые расщепленные сказуемые. Например, обороты должна была закончить, возьмутся выполнить, хотели воспользоваться… Они требуют строгого соблюдения норм сочетаемости глаголов с существительными, называющими те или иные конкретные явления.

В официальных текстах широко распространены и конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (нанизывание падежей, обычно форм родительного падежа). Например: «Благодарим Вас за запрос от 20.01.2002. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию о комплексе оборудования по производству круп и муки».

В целом употребление подобных конструкций в деловой речи не является ошибкой. Но в некоторых случаях предложение следует упрощать.

Приемы повышения информативности и убедительности

Информативность деловой корреспонденции достигается применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих условий:

доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору №…);

использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения.

адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.

Влияние коммуникативных факторов на структуру письма

Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем, приглашаем...

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: Уважаемый Александр Николаевич.

Фактор адресата непосредственным образом связан и с выбором тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.

Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма (письмо-предложение - ответ на предложение; письмо-просьба - ответ на просьбу; письмо-запрос - ответ на запрос; рекламация - ответ на рекламацию). Остальная деловая корреспонденция обязательного ответа не требует.

Формат (форма) делового письма

Под формой (формуляром) делового письма подразумевают правильное расположение реквизитов на листе бумаги. Письмо состоит из 3-х частей: первая часть (вводная) – реквизиты отправителя и получателя, исходящие номера и даты; вторая часть (основная) – текст письма; третья часть (заключительная) – должности, подписи и фамилии с инициалами тех, кто подписывает письмо, а также составителей данного письма, к которым обращаться за разъяснением.

Левый верхний угол (либо верхняя середина) – место для реквизита организации отправителя.

Ниже, через 2 интервала слева – дата и номер данного письма, ниже исходящий номер и дату письма, на которое пишется ответ (при условии того, что письмо не инициативное).

Ниже, через 3 интервала обязательно излагается краткое содержание письма (например, «О командировке в Москву», «Об организации курсов секретарей референтов» и т.д. Это позволяет сразу уяснить его суть и переадресовать для дальнейшего рассмотрения конкретной службе или работнику.

Справе вверху указывается наименование организации адресата в именительном падеже, должность и фамилию руководителя (или иного адресата в указанной организации, которому направляется письмо).

	Неправильно: Директору рыбокоптильного завода Федорову И.Л.		Правильно: Рыбокоптильный завод Директору Федорову И.Л.

Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними, если инициалы стоят перед фамилией (А.В.Сидоров). В том случае, если фамилия стоит перед инициалами, то пробел обязателен (Сидоров А.В.).

После текста письма ставятся подписи: слева должность, справа фамилия с инициалами, подпись ставится между должностью и фамилией посередине.

Еще ниже на 2 интервала указывается фамилия и телефон того, кто подготовил письмо и к кому можно обратиться за разъяснениями.

Структура самого текста письма просьбы (запроса):

Первая часть – обоснование просьбы (запроса), что позволяет информировать об обстоятельствах, возможно неизвестных адресату и имеющих непосредственную причинно-следственную связь с просьбой (запросом).

Вторая часть – формула письма, то есть четкая, ясная формулировка самой просьбы.

Третья часть – вспомогательная информация, т.е. обстоятельства, хотя и не связанные с просьбой как причина или следствие, но благодаря знанию которых адресат может рассмотреть просьбу более оперативно и положительно.

Главное требование к тексту – писать четко, ясно, лаконично, простыми понятными фразами (исключающими двойное толкование). Чем отчетливее текст будет разделен на вышеуказанные части – тем он будет легче для восприятия адресату.

Электронная почта. Общие правила.

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.

Общение всякого рода и электронная деловая переписка, в частности, выявляет то, что называется "culture" или "cultural differences". Под этим подразумеваются культура и еще больше традиции, присущие данному народу, социальному уровню и даже области бизнеса. Будьте готовы к тому, что американец может довольно быстро перейти на почти неформальный уровень общения, что никак не говорит в пользу того, что Ваш бизнес для него является приоритетным, просто у них "так принято". Европейцы же, кроме итальянцев, напротив, будут держать дистанцию просто "до последнего", и тоже по той же причине. Они не хуже и не лучше, они все разные и у каждого народа существует свое время установления неформальных отношений.

Как вести себя и какой стиль общения выбрать, чтобы не чувствовать себя "бедным родственником" или не выглядеть неучтивым партнером? Наверное, наиболее оптимальным будет эволюционное или постепенное развитие отношение от строго формальных к более неформальным.

Следует, однако, помнить, что, Вы пишете деловые письма от лица Вашей компании, а не личные послания. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере в начале переписки, должны быть выдержаны в официальном стиле.

Кроме того, следует особо подчеркнуть, что Ваше электронное сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей и даже спецслужб разных стран. Поэтому при работе с электронной почтой будет полезно следующее

Основное правило

Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас, Вашего бизнеса!