ТЕМА 1. Управленческий труд, как составляющая управленческой деятельности

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА МЕНЕДЖЕРА.

Курс дисциплины «Организация труда менеджера» был включён в нормативную часть учебного плана согласно, государственного стандарта образования по подготовке бакалавров направления 0502 «Менеджмент».

Предметом изучения дисциплины «Организация труда менеджера» являются общие закономерности и методы организации управленческой деятельности и процесса движения документов.

Целью этой дисциплины выступает формирование у будущих менеджеров навыков организовывать личную работу и работу своих подчинённых, составлять основные виды управленческой документации.

Задачей данного курса является приобретение следующих теоретических знаний (перечислим некоторые из них):

1. организация управленческого труда менеджеров разного уровня управления и формирование его составляющих;

2. использование современных принципов и направлений научной организации труда;

3. использование времени как ресурса;

4. организация процесса документирования в управлении, требований к составлению и оформлению документов, а также практических навыков;

5. планировать и организовывать личную работу менеджера;

6. организовывать рабочие места менеджера;

7. организовывать и проводить собрания и совещания;

8. осуществлять подготовку и проведение деловых встреч и переговоров;

9. управлять потоком посетителей;

10. рационализация телефонных контактов;

11. взаимодействие с секретарём;

12. использование технических средств управления;

13. составлять и оформлять документы, формировать потоки документов;

14. использовать процессы автоматизации делопроизводства.

ТЕМА 1. Управленческий труд, как составляющая управленческой деятельности.

Эффективность деятельности организации определяется большим числом составляющих. Одной из таких составляющих, безусловно, является умение руководителей и менеджеров организовывать не только работу своих подчинённых, но, в первую очередь, свою личную работу. В связи с этим, в современных условиях повышается актуальность вопросов, связанных с рациональной организацией труда менеджера.

Особенностью текущего момента в Украине является то, что схемы управления прошлых лет уже не работают, а современные рыночные подходы и методы ещё невозможно полностью использовать в нынешних экономических и политических условиях. Поэтому каждый руководитель выбирает те элементы менеджмента, которые, на его взгляд, лучше всего подходят в конкретной ситуации для успешной работы при достижении целей организации.

Изменяются условия хозяйствования, неудержимы инновационные процессы в технике и технологиях, но требования к менеджерам всех уровней остаются без изменений – их знания и навыки должны отвечать требованиям времени. Вы не можете управлять другими людьми, если не в состоянии управлять самим собой. Очень часто проблемы управления людьми коренятся в неадекватном управлении менеджера своей личной деятельностью. Хорошие менеджеры увлекают людей своим примером. Если вы не желаете внести вклад в решение собственных задач, в своё развитие, в то, чтобы быть полезным членом команды, вы не можете ждать лучшего поведения от других участников трудового процесса. От труда руководителя зависит эффективность деятельности фирмы, полученные результаты. Человеческий фактор является определяющим как на каком-то определённом этапе развития предприятия, так и в достижении его стратегических целей. Современные технологии работы с персоналом, такие как, коучинг (coaching), Performance Management, умение организовывать свою деятельность и работу своих подчинённых, мотивация персонала, создание корпоративной культуры – составляющие успеха любой организации, которые обеспечиваются именно руководителями.

Этот курс призван помочь будущим менеджерам в совершенстве усвоить основы теории и практики организации труда руководителей любого ранга, которые могут занимать совершенно разные посты. Независимо от отрасли, формы собственности, должности, которую занимает руководитель, принципы организации труда являются универсальными, и поэтому, могут быть полезными молодым специалистам во время адаптации в любой организации или учреждении.

Управленческий труд – это разновидность общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности, как отдельных участников общего трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом.

Основные задачи управления состоят в определении целей организации и создании необходимых условий (экономических, организационных, технических, социальных, психологических и т.д.) для их реализации, координации совместной деятельности трудового коллектива.

В процессе управленческой деятельности происходит сбор, обработка и передача информации. Связь в процессе управления между различными сотрудниками аппарата управления, между руководителем и персоналом, связанным с производством происходит также с помощью информации. Поэтому управленческий труд имеет информационную природу.

Достижение целей управления осуществляется посредством подготовки и реализации управленческого влияния на людей, которое активизирует их работу в организации. Это и есть специфический продукт управленческого труда. Основная форма такого влияния – это управленческое решение.

Менеджер – это человек, который профессионально выполняет управленческие функции. Понятие «менеджер» в современном понимании – это руководитель либо специалист, который занимает постоянную должность и имеет полномочия в области принятия решений по конкретным видам деятельности предприятия, которое функционирует в рыночных условиях.

В наше время используется очень широкая трактовка термина «менеджер»: от менеджера по продажам, т.е. обычный продавец до руководителей крупнейших промышленных предприятий.

Существует три категории менеджеров:

Ø менеджеры нижнего звена (технический уровень) – руководители, которые занимаются ежедневными операциями и действиями, которые необходимы для обеспечения эффективной работы предприятия;

Ø менеджеры среднего звена (управленческий уровень) – заняты управлением и координацией в пределах организации;

Ø менеджеры высшего звена, топменеджеры (институциональный уровень) – управление отношениями между организацией и внешней средой.

Рис 1.1. Разделение стратегических, тактических и оперативных задач управления между категориями менеджеров.

В последние годы, во всем мире наблюдается тенденция сокращения численности аппарата, менеджеров высшего звена. По мнению авторитетных специалистов даже в самых крупных корпорациях аппарат топменеджеров не должен превышать 100-150 человек.

Каждая компания по разному понимает роль штаб-квартиры, но чаще всего, её специалисты выполняют 3 главные функции:

1) сохранение и поддержание целостности компании;

2) разработка её политики, включая определение целей и её стратегии развития;

3) оказание услуг, которые дают компании экономию за счёт увеличения размеров («эффект масштаба» - крупное производство с определённым объёмом продаж имеет более низкие издержки, чем несколько мелких, которые в сумме имеют тот же объём).

Однако организации приводятся в движение средним звеном (движущая сила). Среднее звено координирует и контролирует работу руководителей нижнего звена.

В 80-х годах представителей среднего звена массово увольняли. Этот процесс имел место в США и получил название downsizing (уменьшение размеров). Это было обусловлено масштабной автоматизацией процессов управления и производства. Но к началу 90-х годов снова появился спрос на менеджеров среднего звена. Причина – расширение компаний и выделение в их составе самостоятельных единиц с собственным аппаратом управления.

Нижний уровень – самый многочисленный. Они отвечают за выполнение производственных задач и использование ресурсов.

Время, %

В структуре затрат рабочего времени менеджеров нижнего звена много места занимают контроль и инструктаж подчинённых.

40 %

36 %

27 %

Нижняя Средняя Высшая Категория менеджеров

Рис. 1.2 Затраты времени менеджеров на инструктаж подчинённых

Менеджеры высшего звена треть своего времени тратят на изучение деловой окружающей среды.

			Время, %

34 %

20 %

13 %

Нижняя Средняя Высшая Категория менеджеров

Рис 1.3 Затраты времени менеджеров на изучение деловой окружающ. среды

Основная задача менеджеров состоит в создании условий для групповой деятельности таким образом, чтобы индивиды вносили свой вклад в достижение групповых целей с минимальным расходованием денег, времени, усилий и материалов, а также с минимальными неудобствами.

Содержанием деятельности менеджера является процесс реализации функций планирования, организации, координации, мотивации и контроля (рис 1.4.).

Рис 1.4. – Функции менеджера в процессе управления.

Менеджер выполняет следующие функции:

v административную;

v контроля;

v стратегическую;

v экспертно-консультационную;

v представительскую;

v воспитательную;

v психотерапевтическую;

v коммуникативно - регулирующую;

v инновационную;

v дисциплинарную.

Выполняя административную функцию, менеджер разрабатывает и реализовывает кадровую политику, в частности формирует штат, осуществляет приём, обучение, расстановку и перемещение кадров.

Особую роль при выполнении всех функций управления играет стратегическое планирование и контроль.

Контроль в деятельности менеджера должен отвечать следующим требованиям:

Ø контроль должен быть постоянным;

Ø контроль должен быть объективным (не зависит от личных симпатий или антипатий по отношению к подчинённым);

Ø контроль не должен быть тотальным (т.к. может уничтожить самостоятельность и инициативу);

Ø контроль должен совершаться открыто (подчинённый должен знать, кто его контролирует, в какой форме и т.д.);

Ø контроль является проявлением внимания к работнику; (кто не контролирует, тот не интересуется достижениями своего персонала);

Ø результаты контроля должны быть доведены до исполнителей (подчинённых).

В основе стратегической функции выступает планирование и прогноз возможных явлений, как в сфере деятельности конкретного менеджера, так и относительно организации в целом. Реализация этой функции связана, с одной стороны, с определением ближайших планов, с другой – с планированием работы на перспективу.

Выделяют три направления реализации экспертно-консультационной функции:

- реализация профессиональной компетентности, которая обуславливает эффективность действий руководителя не только в производственно-экономической, коммерческой сферах функционирования предприятия но и относительно сферы межличностных отношений.

- делегирование полномочий – передача менеджером своим подчинённым определённых прав и ответственности, которые относятся к исполнению тех или иных задач;

- использование в ежедневной работе менеджера элементов консультирования подчинённых, проведения с ними собеседований и т.д.

Выполняя представительскую функцию, менеджер представляет свой коллектив на разных уровнях внутриорганизационной вертикали и горизонтали, а также в отношениях с внешними партнёрами.

Основу воспитательной функции составляют:

- единство слова и дела менеджера;

- культура внутриорганизационных отношений;

- создание и поддержание в коллективе позитивных традиций;

- адаптация работников в коллективе.

Психотерапевтическая функция менеджера заключается в создании атмосферы психологического комфорта в коллективе, основными элементами которого являются:

- ощущение защищённости у сотрудников;

- отсутствие у работников беспокойства за будущее;

- желание сберечь членство в организации и т.д.

Суть коммуникативно-регулирующей функции менеджера состоит в регулировании и координации индивидуальных усилий членов организации с дальнейшей трансформацией и переводом в единый упорядоченный организационный процесс.

Тема 1.2. Управленческие роли менеджера.

Официальные полномочия и статус менеджера

Роль – ожидаемый набор действий или поведения, который обусловлен работой. Деятельность менеджера, связанная с межличностными коммуникациями, информацией и принятием решений, характеризуют роли, представленные на рис. 1.5.

Рис. 1.5 – Управленческие роли менеджера

Классификацию и описание управленческих ролей менеджера дал известный специалист по менеджменту Г. Минцберг (табл. 1.1).

Таблица 1.1 – Характеристика управленческих ролей менеджера

Роль	Описание	Характер деятельности по материалам обследования работы руководителей
Межличностные роли
Главный руководитель	Символический председатель выполняет обычные обязанности правового или социального характера	Действия, которые определяются положением, ходатайство
Лидер	Ответственный за мотивацию и активизацию подчинённых, за подбор, подготовку сотрудников и связанные с этим обязанностями	Фактически все управленческие действия при участии подчинённых
Связующее звено	Обеспечивает работу сети внешних и внутренних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и услуги	Переписка, участие во внешних совещаниях, другая работа с внешними организациями и личностями.
Информационные роли
Приёмщик информации	Получает специализированную информацию (в основном текущую) для использования в интересах дела; выступает как центр группирования внутренней и внешней информации, которая поступает в организацию	Обработка всей почты и контакты, связанные преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки, интернет, беседы и т.д.)
Распространитель информации	Передаёт информацию, полученную из внешних источников или от других людей членов организации; часть этой информации носит чисто фактический характер, другая часть требует интерпретации фактов	Рассылка почты в организации с целью получения информации, вербальные контакты для передачи информации подчинённым (осмотры, беседы)
Представитель информации	Передаёт информацию для внешних контактов относительно планов, политики действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли	Участие в заседаниях, обращения через почту, устные выступления, передача информации внешним организациям и другим особам
Роли, связанные с принятием решений
Предприниматель	Изыскивает возможности в пределах самой организации и за её пределами, разрабатывает и запускает проекты изменений, контролирует разработку проектов	Участие в заседаниях по обсуждению стратегии, анализ ситуаций, которые включают инициирование или разработку проектов усовершенствования деятельности
Ликвидирующий препятствия	Отвечает за корректирующие действия, когда у организации возникают важные и неожиданные препятствия	Обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисы
Распределяющий ресурсы	Ответственный за распределение различных ресурсов организации, что фактически заключается в принятии или одобрения всех значительных решений в организации	Составление графиков, действий, связанных с составлением и выполнением бюджетов, программирования работы подчинённых
Ведущий переговоры	Ответственный за представительство организации на всех важных переговорах	Ведение переговоров

Таким образом:

v работа менеджера состоит из комбинации нескольких ролей;

v эти роли на практике взаимозависимы и взаимодействуют;

v важность этих ролей изменяется в зависимости от уровня управления;

v роли, которые выполняются руководителем, определяют объём и содержание его работы.

ТЕМА 2. Понятие, принципы и направления научной организации труда.

2.1. Понятие и цели научной организации труда на современном этапе.

2.2. Основные принципы научной организации труда.

2.3. Направления научной организации труда.

Научная организация труда НО Т предполагает систематическое внедрение достижений науки и передового опыта, даёт возможность наилучшим образом объединить технику и людей в едином производственном процессе, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и трудовых ресурсов, беспрерывное повышение производительности труда.

Внедрение НОТ направлено на решение экономических, социальных и психофизиологических задач.

К экономическим задачам относят:

- повышение производительности труда, экономия живого труда, который присутствует при выполнении трудовых операций;

- наиболее эффективное использование материал. и труд. ресурсов;

- создание благоприятных условий труда;

- использование наиболее прогрессивных методов и приёмов труда, сокращение или полная ликвидация потерь рабочего времени;

- повышение уровня нормирования труда.

Социальные задачи НОТ – это всестороннее развитие человека в процессе труда, воспитание осмысленного отношения к труду, развитие творческой инициативы, повышение уровня образования и деловой квалификации кадров и преобразование труда в первую жизненную необходимость.

Психофизиологическими задачами НОТ является обеспечение условий сохранения здоровья в процессе труда, устойчивой трудоспособности человека, повышение привлекательности и содержательности труда, а также ряд мер, направленных на то, чтобы труд стал легче.

Экономические, социальные и психофизиологические задачи НОТ тесно связаны между собой. Внедрение НОТ наилучший результат только тогда, когда её использование носит комплексный характер на всём предприятии сразу.

Основные цели НОТ:

Ø повышение производительности труда, образовательного и культурного уровня работников, использование в организации труда научных достижений и передового опыта;

Ø улучшение условий труда;

Ø всесторонний учёт и контроль труда, материальное стимулирование работников;

Ø правильный подбор персонала, дисциплина труда.

Ø развитие творческой активности работников.

Практическое применение методов НОТ способствует (на примере торгового предприятия):

ü увеличению товарооборота;

ü снижение затрат труда, затрат оборота;

ü повышение продуктивности труда работников;

ü улучшению условий труда;

ü повышению содержательности и привлекательности труда в торговле;

ü сокращение затрат времени покупателей на приобретение товаров.