Делопроизводства

1. Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне.

2. Государственные стандарты на документацию.

3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

4. Ведомственные нормативные акты.

Процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

· указы, распоряжения президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

· правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

· государственные стандарты на документацию;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

· законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации;

· нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

1. Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.

Определения ключевых понятий в сфере информации - «информация», «информатизация», «документированная информация (документ)», «владелец информации», «пользователь информации» закреплены в Федеральном законе Российской Федерации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (Приложение № 1).

В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Так же, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной собственности, собственности муниципальных образований, юридических и физических лиц.

Федеральный закон от 04 июля 1996 года № 85-ФЗ «Об участии в между-народном информационном обмене» регулирует:

- создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого информационного пространства;

- защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене;

- защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществле- нии международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам. Закон определяет, что объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного объекта, а субъектами – Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Также закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства при информационном обмене.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»[63] регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.

Положения данного закона нашли развитие в постановлении Правительства Российской федерации от 04 сентября 1995 года № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», Указах Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» и от 24 января 1998 года № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия (организации). Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации. Состав и порядок работы со сведениями, содержащими коммерческую тайну определен Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.

Согласно указанным выше нормативным актом Федеральная архивное агентство осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руководство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, координацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Изображение Государственного герба на бланках документов высших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституцион-ным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» (Приложение № 25)

Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации на пример: Закон Тюменской Области от 24.05.95 № 4 «О гербе и флаге Тюменской области» (с изм. от 07.10.2004 N 256) устанавливает описание символов Тюменской области и порядок их официального использования (Приложение № 26), Закон Ханты–Мансийского автономного округа от 20 сентября 1995 года № 8-ОЗ «О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа» (c изм. от 16.06.2004 N 34-оз) устанавливает описание символов ХМАО (Приложение № 27), Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 13.10.2003 № 41-42ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа” устанавливает описание символа ЯНАО (Приложение № 28).

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах. (Приложение № 29)

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» устанавливает – понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках. (Приложение № 30).

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры, реквизиты устанавливает Постановление правительства Российской федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», а так же ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного гер­ба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

«Правила оказания услуг почтовой связи» утверждены постановлением правительства Российской Федерации Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. В статьях 22, 23 данных правил, установлены правила оформления и последовательность расположения элементов в почтовом адресе. (Приложение № 31).

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются Закон Российской федерации от 27.12.2002г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а также государственные стандарты системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0 – 92, ГОСТ Р 1.2 – 92, ГОСТ Р 1.4 – 93, ГОСТ Р 1.5 – 2002, ГОСТ Р 1.8 – 95 – ГОСТ Р 1 10 - 95).

В соответствии с Законом Российской Федерации «О техническом регулировании» к нормативным документам по стандартизации действующим на территории Российской федерации относятся:

· национальные стандарты Российской Федерации (национальные стандарты);

· правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

· применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· стандарты организаций.

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической информации принимает Госстандарт России. Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

В государственных стандартах системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0 – 92, ГОСТ Р 1.2 – 92, ГОСТ Р 1.4 – 93, ГОСТ Р 1.5 – 2002, ГОСТ Р 1.8 – 95 – ГОСТ Р 1.10 - 95) закреплены следующие нормы:

· определения, задачи и основные принципы в области стандартизации;

· положения о порядке разработки государственных стандартов;

· о построении, изложении и оформлении стандартов;

· их утверждения;

· регистрации;

· введение в действие;

· о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов.

Государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации, стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации осуществляет Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

2. Государственные стандарты на документацию

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Данный стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003г. № 65-ст. Дата введения стандарта с 2003.07.01. Постановлением Госстандарта России от 26 августа 2001 г. № 352-ст были отменены ГОСТ Р 6.30-97 и изменения к нему.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе- ния», разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом доку- ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Данный стандарт принят Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие с 1999.01.01.

Термины в нем расположены по трем разделам: «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». В раздел «Общие понятия» включены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле. В раздел «Делопроизводство» вошли два подраздела: «Документирование», «Органи-зация работы с документами». Раздел «Архивное дело» имеет три подраздела: «Организация документов Архивного фонда Российской Федерации», «Обеспече-ние сохранности документов», «Научно-информационная деятельность архивов». Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Термины имеют сквозную нумерацию. Всего в стандарт включено 145 терми-нов. Названия терминов и их определения в стандарте приведены в соответствии с действующими в настоящее время законодательными и нормативными актами в области информации, архивного дела.

3. Общероссийские классификаторы технико-экономической

и социальной информации

Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 года № 299. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.

В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов. Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой

В общероссийском классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов:

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- Унифицированная система первичной учетной документации;

- Унифицированная система Банковской документации;

- Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- Унифицированная система отчетно-статистической документации;

- Унифицированная система документации по труду;

- Унифицированная система документации пенсионного Фонда Российской Федерации;

- Унифицированная система внешнеторговой документации;

- Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

4. Ведомственные нормативные акты

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Федеральным архивным агентством; Минфином; Минюстом России и др.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведется разработка новой редакции ГСДОУ – системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура, порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 и зарегистрирована в Минюсте Российской Федерации 26 декабря 2000 г. регистрационный № 2508.

Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформления:

· проектов законодательных актов Российской Федерации;

· проектов актов президента Российской Федерации;

· проектов актов Правительства Российской Федерации;

· проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти Российской федерации,

а также особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов. В ней расписана процедура организации документооборота и исполнения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановление, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенклатуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.

Данная инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, но ею могут пользоваться и службы документационного обеспечения управления организаций и учреждений любой формы собственности. Положения, закрепленные, в инструкции могут быть использованы при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива 06.02.2002, в большей своей части предназначаются архивным работникам. Данный нормативный документ состоит из 10 разделов. В разделах правил детально освещены следующие вопросы:

· виды номенклатур дел, основные требования к их составлению, порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов;

· организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в организации;

· оформление дел (подшивка, нумерация листов дела, составление описи документов дела, оформление обложки и т.д.) к передаче на архивное хранение;

· составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации при передаче их на хранение в ведомственный архив. В разделах с 5-14 подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года.

Данный документ предназначен для использования в качестве основного нор-мативного документа при определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, посту-пают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Перечень построен по функциональному принципу и включает 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций.

Правильное, документационное обеспечение работы в учреждении основы-вается на соответствующей нормативно-методической базе – комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Норма-тивные и методические документы по делопроизводству каждое учреждение разрабатывает на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Какими нормативно-методическими документами регламентируется современное делопроизводство?

2. Каким документом регламентируется делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти?

3. Какой ГОСТ устанавливает единые требования к организационно-распорядительным документам?

4. В каком документе закреплены требования к составлению номенклатуры дел и формированию дел?

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1. Понятие «документооборот» и его развитие.

2. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении).

3. Схема движения и технология обработки документов.

4. Учет объема документооборота.

5. Регистрация документов.