Информационная система управления

ПЕРСОНАЛОМ

Учебные вопросы:

1. Информационная система управления персоналом.

2. Структура информационных систем.

3. Эволюция информационных систем и их классификация

Вопрос 1. Информационная система управления персоналом

При переходе от “индустриального общества” к “информационному обществу” огромную роль начинают играть информационные системы, которые обеспечивают сбор, накопление, переработку и передачу информации.

Рассмотрим понятие информационной системы и ее основные функции.

В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «информационные системы».

Слово «система» имеет греческое происхождение и означает целое, составленное из множества элементов, связанных друг с другом и образующих определенную целостность или единство.

Понятие система имеет широкую область применения.

Под системой понимается совокупность элементов, связанных между собой и с внешней средой, функционирование которых направлено на получение конкретного результата.

Системойбудем называть любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Любая система характеризуется следующими основными свойствами:

1) сложностью;

2) делимостью;

3) целостностью;

4) структурированностью.

Сложность системы зависит от многообразия входящих в систему элементов, а также от сложности внутренних и внешних связей и динамичности.

Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсистем, выделенных по определенным признакам, отвечающим конкретным целям и задачам.

Целостность системы означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели.

Структурированность системы определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы по уровням иерархии.

Перейдем к информационной системе и рассмотрим её применительно к управлению персоналом.

Информационная система -это взаимосвязанная совокупность технических средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели при решении различных задач из любой области человеческой деятельности.

Современная информационная система базируется на использовании компьютерной информационной технологии, в которой основными техническими средствами переработки информации являются персональные компьютеры (ПК) и телекоммуникации.

Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Однакоинформационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Основные процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, включают:

1. Ввод информации из внешних или внутренних источников.

2. Обработку входной информации и представление ее в удобном виде.

3. Вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему.

4. Обратную связь — это информация, переработанная управляющим органом для коррекции входной информации.

Рис.2. Процессы в информационной системе

Отметим, что информационная система способствует:

1) освобождению работников от рутинной работы за счет автоматизации обработки информации;

2) замене бумажных носителей информации на электронные, что существенно снижает объем документов на бумаге;

3) получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет получения своевременной, достоверной, систематизированной и полной информации.

Понятие информационной системы тесно связано с понятием управления системой.

Управление системой — это важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой системы. Управление системой трактуется как изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Основными компонентами системы управления служат:

1) орган или аппарат управления – это управляющая подсистема;

2) объект управления – это управляемая подсистема.

Орган управления осуществляет принятие управленческих решений и выработку целенаправленных управляющих воздействий на объект управления. Управляющие воздействия вырабатываются на основе сбора, передачи и переработки исходного информационногопотока, идущего от объекта управления и определяющего его состояние.

Управляющее воздействие представляет собой управляющий информационный поток, идущий от органа управления к объекту управления с целью корректировки состояния последнего.

Таким образом, управление связано с обменом информацией между компонентами системы управления с тем, чтобы постоянно

получать информацию о состоянии системы и обеспечивать принятие и выполнение управленческих решений.

Следовательно, любое управление должно иметь свою информационную систему, которая обеспечивает информационное обслуживание органа управления и реализует обмен информацией между его структурными элементами.

Информационная система управления может быть представлена централизованной системой с единым вычислительным центром и мощной ЭВМ или децентрализованной системой в виде распределенной компьютерной сети, структуры которых будут рассмотрены в дальнейшем.

На схеме рис. 3 отображена модель управления с централизованной информационной системой управления, которую назовем информационным контуром управления.

Внешние и внутренние возмущения(серые стрелки на схеме) изменяют состояния объекта управления.

Исходная информацияпоказателей состояния объекта управления передаётся поканалам связи непосредственно в вычислительном центре на ЭВМ, где перерабатывается и подготавливается выходная информация для принятия решения.

Переработаннаявыходная информация с ЭВМ поступает в орган управления одновременно с нормативными или плановыми показателями состояния объекта управления.

Исходная информация совместно с переработанной выходной информацией образуют исходный информационный поток, который поступает от объекта управления к органу управления (темные стрелки на схеме).

В органе управления показатели текущего состояния объекта управления сопоставляются с плановыми или нормативными показателями его состояния и принимается решение по его управлению.

Принятое решение в виде управляющего информационного потока (светло-серые стрелки на схеме) реализуется либо непосредственно через ЭВМ, либо через специальный орган контроля и исполнения.

В отдельных случаях исходный и управляющий информационные потоки могут непосредственно идти через орган контроля и исполнения, минуя ЭВМ, и управление объектом в этом случае осуществляется только через орган контроля и исполнения (см. рис. 3.).

Рис. 3. Информационный контур управления

На основе вышесказанного можно сказать, что информационная система управления - это совокупность технических средств, методов и персонала по сбору, хранению, передаче и переработке информационных потоков между компонентами управления для выработки и реализации управленческих решений.

Основной функцией информационной системы управления является обеспечение органа управления своевременной, достоверной и полной информацией для подготовки управленческих решений.

Рассмотрим систему управления применительно к управлению персоналом воинского подразделения.

В воинском подразделении органом управления является командир, а объектом управления служит личный состав (персонал) подразделения. Органом контроля и исполнения могут служить управленческие службы.

Информационная система управления персоналом воинского подразделения является системой информационного обслуживания командира и работников управленческих служб.

Информационная система управления персоналом должна своевременно, достоверно и полно предоставлять органу управления информационное и математическое обеспечение, выполняя:

1. Сбор, хранение и выдача справочной информации, как военной, так и гражданской.

2. Решение военно-технических, оперативно-тактических и военно-экономических задач.

3. Математическую обработку данных при проведении полигонных испытаний, результатов разведки и пр. с целью их обобщения и повышения достоверности.

4. Моделирование процессов и явлений, таких, как боевых действий и учений, с целью их изучения и прогнозирования результатов.

5. Применение в учебном процессе (планирование занятий, учет успеваемости, в обучении и контроле знаний курсантов) и другие действия.

Внедрение в военное дело информационной системы управления персоналом, в основе которой лежат компьютерная информационная технология и телекоммуникации, позволяет:

1) автоматизировать управление войсками;

2) повысить качество управления (устойчивость, непрерывность, оперативность и скрытность управления войсками);

3) эффективно совершенствовать боевые возможности личного состава и техники при решении задач как в мирное, так и в военное время.

Вопрос 2. Структура информационной системы

Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме это эффективный бизнес; в государственном предприятии это решение социальных и экономических задач; в воинском подразделении это решение задач по защите отечества.

Любая информационная система независимо от сферы её применения содержит следующий набор структурных компонентов, включая:

1. Функциональные компоненты.

2. Компоненты системы обработки данных.

3. Организационные компоненты.

Под функциональными компонентами понимается система функций управления, которая представляет собой полный набор взаимоувязанных во времени и пространстве работ по управлению для достижения поставленных перед системой целей.

При этом под функцией управления понимается специальная постоянная обязанность одного или нескольких руководящих лиц, принимающих управленческие решения для достижения определенного результата.

Компоненты системы обработки данных предназначены для информационного обслуживания специалистов разных уровней управления.

Основными функциями компонентов системы обработки данных являются:

1. Сбор и регистрация исходных данных.

2. Передача данных в места хранения и обработки информации.

3. Ввод и контроль ввода данных в ЭВМ.

4. Создание и ведение информационной базы данных.

5. Обработка информации на ЭВМ (накопление, сортировка, корректировка, выборка, математическая обработка) для решения функциональных задач подсистемы управления объектом.

6. Вывод выходной информации для управления процессами, а также для связи с другими внешними системами.

Организационные компоненты информационных систем заключаются в планировании, учете, контроле и анализе реализации хода обработки информации.

Кроме указанных структурных компонентов в структуре любой информационной системы имеются обеспечивающие подсистемы.

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют: информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение (см. рис.4).

Рис.4. Структура информационной системы как совокупность

обеспечивающих подсистем

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечениевключает совокупность следующих элементов:

1. Единую систему классификации и кодирования информации, которая рассмотрена на предыдущей лекции.

2. Унифицированную систему документации, которая создается на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель унифицированной системы документации - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

3. Схемы информационных потоков, которые существуют в любой организации. Выработать меры по совершенствованию всей системы управления можно за счет анализа их структуры.

4. Методологию построения баз данных, которая базируется на теоретических основах их проектирования и на практике реализуется в виде двух этапов:

1-ый этап- обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

· поднять специфику и структуру её деятельности;

· построить схему информационных потоков;

· проанализировать существующую систему документооборота;

· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-ой этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-ом этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Организационное обеспечение -это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение - это совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средствсоставляют:

1) ЭВМ или ПК любых моделей;

2) устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

3) устройства передачи данных и линий связи;

4) оргтехника и устройства автоматического съема информации;

5) эксплуатационные материалы и др.

Математическое и программное обеспечение -это совокупность математических методов и моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Вопрос 3. Эволюция информационных систем и их Классификация

Эволюция информационных систем, основой которых служат информационные технологии, определяется этапами развития этих технологий.

В зависимости от степени развития информационной технологии и автоматизации процессов обработки информации различают: ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы.

Ручные информационные системы, которые существовали на начальном этапе становления информационных систем, характеризуются тем, что все операции по переработке информации и управлению выполняются человеком.

Автоматизированные информационные системы являются в настоящее время наиболее распространенными и предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и компьютерной техники. Причем главная роль в процессе обработки информации отводится компьютеру. Человеку в этих системах отводится основная роль по разработке и принятию управленческих решений.

В современном толковании в термин «информационная система» вкладывается обязательно понятие автоматизированной системы.

Автоматические информационные системы характеризуются тем, что все функции управления и обработки данных осуществляются техническими средствами без участия человека (например, автоматическое управление технологическими процессами).

Развитие автоматическихинформационных систем является наиболее перспективным в будущем. При этом развитии важную роль будут играть экспертные системы, банки данных, базы знаний, которые являются мощным средством накопления интеллекта в конкретных сферах человеческой деятельности.

Автоматизированные информационные системы, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы как по характеру использования информации, так и по сфере их применения, например:

§ по сфере функционирования объекта управления (промышленность, сельское хозяйство, наука, военное дело и др.);

§ по виду управляемого процесса (технологический, организационный, экономический и др.);

§ по уровню в системе государственного управления и пр.

На рис.5 представлена классификация информационных систем по различным признакам.

Рис.5. Классификация информационных систем по различным признакам.

По виду управляемого процесса выделяют следующие классы информационных систем:

1. Научно-исследовательские информационные системы.

2. Информационные системы автоматизированного проектирования.

3. Информационные системы организационного управления.

4. Информационные системы управления технологическими процессами.

5. Компьютерные обучающие информационные системы.

6. Информационные системы управления персоналом и т.д.

Научно-исследовательские информационные системы предназначены для автоматизации деятельности научных работников, математического анализа статистической информации, управления экспериментом и пр.

Информационные системы автоматизированного проектирования предназначены для автоматизации труда инженеров-проектировщиков и разработчиков новой техники и технологии.

Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций административного управленческого персонала. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными (предприятия), так и непромышленными объектами (банки, биржи, страховые компании, гостиницы и т. д.) и отдельными офисами (офисные системы).

Информационные системы управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие производственные процессы, металлургия, энергетика и т. и.).

Компьютерные обучающие информационные системы получили широкое распространение при подготовке специалистов в системе образования, а также при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей.

Информационные системы управления персоналом используются в военном деле и рассмотрены выше.

Классификация информационных систем по характеру использования информации включает:

1. Информационно-поисковые.

2. Информационно-решающие.

3. Управляющие.

4. Советующие.

Информационно-поисковые системы (см. рис. 4) производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

ЛЕКЦИЯ 4