Логистика информации

Проведение внешнеэкономической сделки и управление нею должно производиться на основе рациональной организации и эффективного управления информационными потоками.

Разработка логистической системы информации должна начинаться с выявления и тщательного анализа реальных информационных потребностей. Это предполагает идентификацию ключевых решений, которые необходимо будет принимать в процессе проведения внешнеэкономической сделки, и формирования ответа на вопрос: “Какая информация потребуется для принятия этих решений?”. Решение о приобретении информации должно приниматься с учетом стоимости приобретения, то есть быть результатом баланса между требуемыми для этого затратами и прогнозируемыми выгодами. При этом необходим учет множества рисков ВЭО.

Вся информация, потребность в которой может возникнуть при проведении внешнеэкономической сделки, имеет вид:

q информационно-справочной;

q аналитической.

Более детально структура информационно-аналитических материалов, необходимых для тщательной подготовки и эффективного проведения ВЭО, представлена на рис. 1.5.

Информационно-справочные материалы предназначены для ознакомления руководителей и специалистов с нормативно-правовыми документами (законами, указами, постановлениями, письмами, распоряжениями и т.д.), а также с порядком и правилами подготовки и оформления так называемых процедурных документов (справок, деклараций, соглашений и т.п.). Данная информация является необходимой на протяжении всех этапов подготовки и проведения операции, в процессе взаимодействия всех участников ВЭД. Схема их взаимодействия представлена на рис. 1.6, а выполняемые функции - в табл. 1.8.

Рисунок 1.5 - Структура информационно-аналитических материалов

Рисунок 1.6 - Схема взаимодействия участников ВЭД

Таблица 1.8 - Функции участников ВЭД

№ п/п	Организация	Выполняемые функции
	Министерство экономики	1. Регистрация контрактов (согласно перечня) 2. Заключения об отнесении операций к давальческим (по запросу таможенного органа или налоговой инспекции) 3. Лицензирование
	УкрСепро	Сертификация товаров
	Торгово-промышленная палата	1. Сертификаты происхождения 2. Экспертные заключения по цене, коду товаров 3. Экспертные заключения при проведении операции с давальческим сырьем
	Нерезидент-сторона по сделке	1.Документы для сертификации товара. 2. Документы о качестве товара (фито, ветеринарные сертификаты и т.п.)
	Министерства и ведомства	1. Лицензирование видов деятельности 2. Лицензирование, квотирование экспорта и импорта
	Таможенное учреждение	Таможенное оформление товаров
	Предприятие-декларант (таможенный брокер)	Декларирование и предоставление товаров в таможенные учреждения
	Банк	Открытие аккредитивов, оплата экспортно-импортных операций
	Налоговая администрация	1. Валютный контроль 2. Выдача справки о декларировании валютных ценностей
	Минздрав	Гигиенические заключения о пищевых товарах
№ п/п	Организация	Выполняемые функции
	Карантинный контроль	Выдача сертификатов по товарам растительного происхождения
	Ветеринарный контроль	Выдача сертификатов по товарам животного происхождения
	Экологический контроль	Проверка экологической безопасности
	Экспедиторские компании	Организация перевозки товаров
	Ассоциация автомобильных перевозок Украины	1. Выдача бланков, свидетельств о работе транспортных средств под таможенным обеспечением 2. Выдача книжек МДП (Карнет TIR)
	Экспортный контроль	Выдача разрешений на товары военного или двойного назначения.

Аналитические материалы по конкретной ВЭО предполагают доведение соответствующей информации, в первую очередь, руководству. Информация позволяет оценить и спрогнозировать возможность и исход планируемой операции, ответить более конкретно на вопросы связанные с:

q юридическим обоснованием проведения операции;

q предполагаемой финансовой эффективностью этой операции;

q анализом рисков и безопасности операции.

Данная информация позволяет сделать вывод о целесообразности проведения сделки.

Получение аналитической информации предполагает проведение обоснованных расчетов показателей сделки, которые, в свою очередь, должны опираться на адекватные модели, программные комплексы оценивания и прогнозирования. Следует отметить, что в силу имеющейся объективной и субъективной неопределенности, присущей практически любой операции, для получения хорошо обоснованных результатов расчетов необходимо использование специализированных программных продуктов, позволяющих проводить оценки и расчеты с учетом всех видов неопределенности (статистической, экспертной, лингвистической и др.). Некоторые из таких программных средств описаны в Приложении 2.

Все информационно-аналитические материалы, используемые руководством компании в ходе подготовки, проведения и контроля ВЭО, представляются в форме различных документов, которые можно классифицировать по пяти основным группам:

1. Руководящие и регламентирующие документы:

а) международные;

б) государственные;

в) ведомственные.

2. Предварительные документы (коммерческие предложения (оферты), бизнес-планы, технико-экономические обоснования, риск-рапорты, деловая переписка и т.д.).

3. Подготовительные документы (контракты, договора, лицензии, квоты, сертификаты).

4. Текущие документы (ГТД, инвойсы, накладные и др.).

5. Регистрационно-отчетные документы (бухгалтерские отчеты, справки и т.п.).

Следует отметить, что аналитические материалы в основной своей массе в соответствии с приведенной выше классификацией имеют форму предварительных документов. Однако их внешнее оформление может быть различным. Единого стандарта на сегодняшний день не установлено, за исключением некоторых документов, для которых существуют общепринятые нормы. Наиболее широкое распространение получили такие аналитические документы как: бизнес-справки, аналитические справки о финансово-экономической эффективности, бизнес-планы, технико-экономические обоснования, риск-рапорты. Информация, которая содержится в подобных документах, в случае использования адекватных моделей и исходных данных, выполнения корректных расчетов и получения обоснованных выводов, позволяет руководителю принимать взвешенные решения по рассматриваемым вопросам.

Для более эффективного и оперативного разрешения возникающих вопросов по ВЭО, особенно при отсутствии опыта проведения таких операций, целесообразно обратиться за соответствующими информационно-аналитическими услугами в специализированные консалтинговые фирмы. Это позволит с минимальными временными и интеллектуальными издержками подготовиться и принять необходимые решения, касающиеся проведения конкретной ВЭО.

В настоящее время консультационные услуги, оказываемые на украинском рынке по вопросам внешнеэкономической деятельности, можно классифицировать по ряду признаков:

q по уровню оперативности и передачи информации;

q по степени ее аналитической обработки;

q по характеру направленности содержания информации;

q по сегменту рынка потребления информации.

Согласно первым двум классификационным признакам, можно выделить три основные группы информационных услуг:

А. Информационные услуги, требующие оперативности сбора и передачи информации при минимальной аналитической обработке. Потребность в таких услугах возникает при необходимости оперативного получения информации о курсах валют, введении в действие новых руководящих или регламентирующих документов, влияющих на ход и исход ВЭО, других непредвиденных изменениях условий проведения операции. Информация по данной группе услуг может быть получена различными способами:

q электронным путем - в регулярно обновляющихся базах данных по юридическим вопросам внешнеэкономической деятельности;

q курьерским путем - в ходе проводимых консалтинговыми фирмами семинарах;

q другими способами.

Б. Информационные услуги, требующие умеренной оперативности сбора и передачи информации с предварительной аналитической обработкой. Потребность в этих услугах может возникнуть в ходе выполнения операции при появлении отдельных неблагоприятных факторов, требующих вмешательства со стороны руководства фирмы. При проведении ВЭО услуги для такой фирмы могут представлять собой консультации специалистов консалтинговых компаний по широкому спектру вопросов в ходе подготовки и проведения операции. Кроме этого, могут предоставляться краткие бизнес-справки и выводы по отдельным вопросам, возникающим у фирмы-участницы сделки.

В. Информационные услуги, не требующие высокой оперативности сбора и передачи информации, но при значительной аналитической проработке. Потребность в таких услугах возникает в основном на предварительном этапе подготовки ВЭО. К данным услугам следует отнести экспертно-аналитические заключения, финансово-экономические расчеты и обоснования, оптимизационные задачи выбора условий проведения ВЭО, максимизирующих эффективность сделки и снижающих влияние факторов риска. Получение данных услуг оказывается особо актуальным, когда планируются, и проводятся операции по новым схемам, на новых рынках, с новыми товарами, в новых изменившихся условиях и в других случаях, когда необходимо получение точки уверенности в целесообразности ВЭО. Оказание таких услуг должно в значительной мере опираться на оптимизационные модели, экспертно-аналитические и расчетные программные продукты, предусматривающие обработку слабо структурированной, плохо определенной информации, которая преобладает на этапе предварительной подготовки операции.

Как показывает практика, вне зависимости от вида деятельности фирмы и ее масштабов, использование консультационных, экспертно-аналитических услуг оказывается весьма полезным и позволяет предусмотреть и избежать влияния негативных факторов на ход и исход ВЭО.

Следует отметить, что эффективные, достоверные результаты экспертно-аналитического планирования ВЭО можно получить при использовании соответствующих программных продуктов, ориентированных на возможности обработки нечеткой, плохо определенной информации. В качестве примера рекомендуем многократно апробированные программные продукты, описанные в Приложении 2. В их основе лежит перспективная fuzzy-технология представления и обработки информации в условиях неопределенности (Приложение 1).

На рис. 1.7 приведен укрупненный алгоритм решения экспертно-аналитических задач подготовки и сопровождения ВЭО.

Рисунок 1.7 - Алгоритм решения экспертно-аналитических задач подготовки и сопровождения ВЭО

На рис. 1.7 изображены только основные связи, без учета множество других перекрестных зависимостей.

В каждом из блоков приведенного выше алгоритма разрабатываются и используются свои информационно-аналитические материалы, позволяющие руководителю отслеживать все ключевые аспекты ВЭО и принимать обоснованные решения. В частности:

1. Исходными данными является информация по коммерческому предложению (оферте) или юридически закрепленные положения договора (контракта), а также дополнительная информация, необходимая для расчетов, оформленная в виде вербальной (описательной) постановки задачи.

2. Выходными документами являются:

а) результаты расчета и анализа издержек (затрат) по всем логистическим системам ВЭО;

б) отчет о качественном анализе поля рисков, характеризующих конкретную сделку;

в) график выполнения внешнеэкономического проекта, учитывающий распределение ресурсов, времени, документооборот и другие характеристики;

г) риск-рапорт проведения ВЭО, позволяющий оценить эффективность издержек при ВЭО и влияние разноплановых факторов риска;

д) отчет по маркетинговым условиям на рынке Украины или другого государства (спрос, предложения, конкуренты, сектор и т.д.), влияющим на эффективность всей ВЭО;

е) заключительный отчет по финансово-экономической эффективности и безопасности ВЭО, отражающий все ключевые аспекты, необходимые руководителю для принятия решения.

Таким образом, очевидным является тот факт, что на всех этапах подготовки и проведения ВЭО целесообразно осуществление информационно-аналитической поддержки операции. При этом возможно проведение исследований и сбор информации своими силами (силами собственной компании), но наиболее эффективным, как показывает опыт, является обращение к консалтинговым фирмам, которые быстро и профессионально помогут Вам решить насущные вопросы Вашего бизнеса, связанного с внешнеэкономической деятельностью. Решение же вопросов информационно-аналитической поддержки ВЭО своими силами целесообразно при условии приобретения, освоения и использования аналитического инструментария, программных средств, разработанных специалистами (см., например, Приложение 2).

Еще один немаловажный момент. Если ВЭО имеет масштабный характер (по времени, объемам и другим характеристикам), или когда успех ее проведения влияет на успешность всего бизнеса фирмы, то для принятия окончательного решения по ВЭО не обойтись без оценки общего положения фирмы (ее конкурентного статуса на рынке), стратегии бизнеса. С этой целью целесообразно проведение ситуационного анализа положения фирмы на рынке. В силу многофакторности, большой размерности, слабой формализуемости такого анализа, при решении этой сложной задачи также целесообразно использовать специально разрабатываемые программные продукты (например, приведенные в Приложении 2).