Особенности ремонта вычислительной и оргтехники

В соответствии с ОКОФ к вычислительной технике относятся аналоговые и аналого-цифровые машины для автоматической обработки данных, вычислительные электронные, электромеханические и механические комплексы и машины, устройства, предназначенные для автоматизации процессов хранения, поиска и обработки данных, связанных с решением различных задач.

К оргтехнике относятся множительно-копировальная техника, офисные АТС, пишущие машины, калькуляторы и др.

Объектом классификации вычислительной техники и оргтехники считается каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

Основные особенности восстановления названных категорий объектов основных средств определены в письме Минфина России от 22.06.2004 № 03-02-04/5.

В письме разъяснено, что компьютер учитывается как единый инвентарный объект основных средств, так как любая его часть не может выполнять свои функции по отдельности. Замена в компьютере любой детали может привести к изменению эксплуатационных характеристик компьютера. Моральный износ компьютера как объекта основных средств происходит в несколько раз быстрее, чем физический.

При разграничении модернизации и ремонта компьютера определяющее значение имеет не то, как изменились его эксплуатационные характеристики, а тот факт, что сохраняется работоспособность инвентарного объекта, не изменившего выполнение своих функций в целом.

На основании изложенного расходы при замене вышедших из строя элементов компьютерной техники относятся к расходам на ремонт основных средств, учитываемых в порядке, установленном ст. 260 НК РФ.

Таким образом, по мнению Минфина России, замена деталей в средствах вычислительной или оргтехники в общем случае должна признаваться мероприятием текущего ремонта независимо от того, что при этом, как правило, происходит улучшение эксплуатационных характеристик.

Из приведенного письма следует, что подобное исключение возможно вследствие высокой вероятности повышенного морального износа указанных групп основных средств. Другими словами, возможное увеличение срока полезного использования вследствие улучшения эксплуатационных характеристик компенсируется минимизацией вероятности выбытия объекта основных средств вследствие морального износа.

Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с содержанием и восстановлением основных средств, регулируется разделом V Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств.

Затраты, производимые при ремонте объекта основных средств, отражаются на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности подрядчикам за выполненные работы по ремонту и других расходов.

Затраты по ремонту объекта основных средств отражаются в бухгалтерском учете по дебету соответствующих счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета допускается списание расходов на текущий и капитальный ремонт основных средств по одной из следующих схем:

1) отнесение сумм расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) или издержки обращения (в организациях торговли и общественного питания) в том отчетном периоде, к котором расходы произведены;

2) создание резерва на ремонт основных средств;

3) отнесение сумм расходов на ремонт основных средств в состав расходов будущих периодов с последующим их списанием на себестоимость продукции (работ, услуг), издержек обращения порядком, закрепленным в учетной политике организации.

1. Непосредственное списание произведенных расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) или издержки обращения применяется тогда, когда расходы на ремонт невелики или производятся равномерно в течение года.

При организации и ведении бухгалтерского учета расходов на ремонт основных средств по данной схеме следует иметь в виду, что соответствующие работы могут производиться как силами персонала организации, так и подрядным способом - посредством привлечения специализированных организаций или физических лиц (на условиях договоров гражданско-правового характера).

Схематично порядок формирования затрат можно представить в следующем виде (основание стрелки - кредитуемый счет, острие - дебетуемый):

┌─────────────────────────── 70

│

│ ┌─────────────────────── 60

▼ ▼

┌────┐

│ 20 │◄────────────────────── 23

└────┘

▲ ▲

│ └──────────────────────── 10

│

└─────────────────────────── 76

В случае если текущий ремонт осуществляется собственными силами (в организации не создано соответствующее структурное подразделение), могут быть оформлены следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20«Основное производство» - Кредит 10«Материалы» - сумма стоимости материально-производственных запасов, использованных при выполнении ремонтных работ;

Дебет 20 - Кредит 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» - сумма заработной платы рабочих, занятых на ремонтных работах;

Дебет 20 - Кредит 69«Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - сумма страховых взносов во внебюджетные Фонды РФ, начисленных на заработную плату ремонтных рабочих;

Дебет 20 - Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - сумма стоимости работ и услуг сторонних организаций, использованных при ремонте.

Дебет 20 - Кредит 76«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - сумма стоимости работ и услуг, выполненных и оказанных работниками, привлекаемыми на условиях договора гражданско-правового характера.

Данная схема используется, как правило, в организациях, применяющих рабочий план счетов, не содержащий счетов 25«Общепроизводственные расходы» или 26«Общехозяйственные расходы».

В тех организациях, где указанные счета используются, стоимость работ по ремонту списывается в дебет счета 25 - по ремонту объектов основных средств производственного назначения, или в дебет счета 26 - по ремонту объектов основных средств управленческого (например, здание центрального офиса или оргтехники) или хозяйственного (вспомогательных помещений, складов и т.п.) назначения.

В том случае, когда производится ремонт объектов непроизводственного назначения, суммы расходов списываются, как правило, в дебет счета 29«Обслуживающие производства и хозяйства».

В дальнейшем эти суммы в формировании себестоимости продукции, работ или услуг основного производства и вспомогательных производств не участвуют.

Если работы или услуги обслуживающих производств или хозяйств реализуются на сторону (сторонним организациям или населению), себестоимость указанных работ или услуг формируется непосредственно на счете 29, откуда и списывается на счет учета продаж (или прочих доходов и расходов). При этом стоимость ремонта включается в себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств на общих основаниях.

В организациях торговли и общественного питания расходы на ремонт основных средств включаются в состав издержек обращения и учитываются на счете 44«Расходы на продажу».

На этот же счет следует относить расходы на ремонт объектов основных средств, используемых при реализации продукции, работ или услуг, - склады готовой продукции, подъездные пути, площадки для отгрузки товаров и т.п.

Если же расходы по содержанию обслуживающих производств и хозяйств возмещаются за счет прибыли организации, то суммы НДС по стоимости материально-производственных запасов, использованных при проведении ремонта, должны быть восстановлены в учете (или списаны на счет учета прибыли):

Дебет 68«Расчеты по налогам и сборам»/ «НДС» - Кредит 19«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»/ «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» (сторно) - сумма НДС, ранее предъявленного к вычету или возмещению

Или:

Дебет 99«Прибыли и убытки» - Кредит 19 - сумма НДС, который к вычету или возмещению не предъявлялся.

2. Создание резерва предстоящих расходов с последующим списанием фактических затрат за счет резерва рекомендуется применять в организациях, располагающих большой номенклатурой основных средств, когда в течение года производится большое количество разнообразных ремонтов.

Основной целью создания резерва на ремонт основных средств является равномерное распределение расходов в течение года. На практике большая часть расходов на ремонт осуществляется в течение летне-осеннего периода. На этот же период нередко приходятся и другие расходы, например на оплату отпусков. Необходимость одновременного финансирования нескольких видов расходов может существенно ухудшить положение организации.

Оправдано создание резерва в тех организациях, которые выполняют плановый ремонт отдельных объектов основных средств или их комплексов в установленные периоды с необходимостью оплаты отпусков работникам некоторых подразделений в те же периоды (например, в организациях, имеющих на своем балансе подразделения, оказывающие коммунальные услуги (водоканалхозяйство, теплохозяйство и т.п.), и детские образовательные учреждения).

Главным условием является наличие плана планово-предупредительного ремонта и сметы к этому плану. И план и смета должны быть утверждены руководителем организации (или иным аналогичным органом, уполномоченным утверждать внутренние распорядительные документы).

Цифрами 1 и 2 обозначена типовая очередность оформления операций в бухгалтерском учете - сначала создается резерв, а затем производятся необходимые расходы.

┌────────────────────── 70

▼

┌──┐ ┌──┐◄─────────────────── 60

│20│◄─────┤97│

└──┘ └──┘◄─────────────────── 23

▲

└────────────────────── 10

В данном случае схема бухгалтерских проводок может быть следующей:

Дебет 20 - Кредит 96«Резервы предстоящих расходов» - ежемесячные отчисления в резерв;

Дебет 96 - Кредит 10 - стоимость материально-производственных запасов, использованных при выполнении ремонтных работ;

Дебет 96 - Кредит 70 - заработная плата рабочих, занятых на ремонтных работах;

Дебет 96 - Кредит 69 - страховые взносы во внебюджетные фондыРФ, начисленные на заработную плату ремонтных рабочих;

Дебет 96 - Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - стоимость работ и услуг сторонних организаций, использованных при ремонте.

Если себестоимость продукции (работ, услуг) в организации формируется на нескольких счетах бухгалтерского учета (23«Вспомогательные производства», 29«Обслуживающие производства и хозяйства», 44«Расходы на продажу», 26«Общехозяйственные расходы» - в части расходов на ремонт основных средств, используемых в этих производствах и службах, а также в случае, когда рабочим планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 25«Общепроизводственные расходы»), отчисления в резерв должны отражаться по дебету соответствующих счетов:

Дебет 23 - Кредит 96 - сумма ежемесячных отчислений в резерв на ремонт основных средств вспомогательных производств;

Дебет 29 - Кредит 96 - сумма ежемесячных отчислений в резерв на ремонт основных средств обслуживающих производств и хозяйств;

Дебет 44 - Кредит 96 - сумма ежемесячных отчислений в резерв на ремонт основных средств, используемых при продажах продукции или товаров;

Дебет 44 - Кредит 96 - сумма ежемесячных отчислений в резерв на ремонт основных средств организаций торговли и общественного питания;

Дебет 26 - Кредит 96 - сумма ежемесячных отчислений в резерв на ремонт основных средств управленческого и хозяйственного назначения;

Дебет 25 - Кредит 96 - сумма ежемесячных отчислений в резерв на ремонт основных средств производственного назначения (с последующим распределением по видам продукции или по видам производств);

Дебет 25 - Кредит 96 - сумма ежемесячных отчислений в резерв на ремонт основных средств машин и механизмов (если учетной политикой организации предусмотрен обособленный учет расходов по их содержанию на отдельном субсчете, открываемом к счету 25).

При образовании резерва расходов на ремонт основных средств в издержки производства (обращения) включается сумма отчислений, исчисленная исходя из сметной стоимости ремонта.

Если сумма расходов на ремонт соответствует общей сумме резерва, то по состоянию на конец года остаток по счету 96 будет нулевым, но в течение года он может принимать как положительные, так и отрицательные значения.

Если до конца года резерв использован не до конца, его остаток списывается на увеличение валовой прибыли.

По окончании ремонта излишне начисленная сумма резерва относится на финансовые результаты отчетного периода.

3. Предварительное отнесение произведенных затрат в состав расходов будущих периодов с последующим списанием их на себестоимость продукции (работ, услуг) равными долями. Способ используется тогда, когда резерв не создается, а затраты на ремонт велики и осуществляются неравномерно по месяцам года либо когда ремонт не запланирован. Здесь наличие плана ремонта и сметы желательно (разумеется, кроме случаев, когда необходимость ремонта возникает неожиданно), но не обязательно.

На схеме цифрами также обозначена последовательность отражения операций - сначала осуществляются затраты, затем они распределяются по периодам и списываются на себестоимость.

┌────────────────────── 70

▼

┌──┐ ┌──┐◄─────────────────── 60

│20│◄─────┤96│

└──┘ └──┘◄─────────────────── 23

▲

└────────────────────── 10

В данном случае может быть использована следующая схема бухгалтерских проводок:

Дебет 97«Расходы будущих периодов» - Кредит 10 - стоимость материально-производственных запасов, использованных при выполнении ремонтных работ;

Дебет 97 - Кредит 70 - заработная плата рабочих, занятых на ремонтных работах;

Дебет 97 - Кредит 69 - сумма страховых взносов вво внебюджетные фонды РФ, начисленных на заработную плату ремонтных рабочих;

Дебет 97 - Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - стоимость работ и услуг сторонних организаций, использованных при ремонте;

Дебет 20 - Кредит 97 - сумма ежемесячного списания сумм стоимости ремонта на себестоимость продукции (работ, услуг).

Размер списания определяется порядком, установленным в учетной политике организации.

Наиболее простой и правомерной является схема, в соответствии с которой сумма накопленных расходов (за минусом ранее списанных) делится на количество месяцев до конца отчетного года.

В том случае, когда созданного резерва недостаточно для покрытия расходов на ремонт до конца года, а сумма затрат весьма существенна и не может быть списана на себестоимость в течение одного отчетного месяца, расходы (в части, превышающей созданный резерв), по нашему мнению, могут быть списаны одним из двух способов:

- посредством корректировки размера резерва (и соответственно увеличением ежемесячных отчислений в резерв);

- посредством списания на счет учета расходов будущих периодов и включения в себестоимость равными долями в течение периода до конца года.

Выбранный способ желательно закрепить в учетной политике организации.

При выбытии основных средств накопленная амортизация по объекту списывается в уменьшение его первоначальной стоимости. При этом дебетуют счет 02«Амортизация основных средств» и кредитуют счет 01«Основные средства».

При выбытии основных средств вследствие продажи, по причине ветхости, морального износа, безвозмездной передачи остаточная стоимость объекта списывается со счета 01«Основные средства» в дебет счета 91«Прочие доходы и расходы». Кроме того, по дебету счета 91 отражают все расходы, связанные с выбытием основных средств, а по кредиту - все поступления, связанные с выбытием основных средств (выручка от продажи объектов, стоимость материалов, лома, утиля, полученных при ликвидации объектов, и др.).

Таким образом, на счете 91«Прочие доходы и расходы» формируется финансовый результат от выбытия основных средств. Ежемесячно этот финансовый результат списывается со счета 91 на счет 99«Прибыли и убытки»».

При продаже основных средств их продажную стоимость отражают по дебету счета 62«Расчеты с покупателями и заказчиками» или 76«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 91«Прочие доходы и расходы».

Одновременно остаточную стоимость основных средств списывают с кредита счета 01«Основные средства» в дебет счета 91, а сумму амортизации по проданным основным средствам - в дебет счета 02«Амортизация основных средств» и кредит счета 01.

В дебет счета 91 списывают также НДС по основным средствам (с кредита счета 68«Расчеты по налогам и сборам») и расходы по продаже основных средств с кредита счета 23«Вспомогательные производства» и др.

Для учета выбытия основных средств к счету 01«Основные средства» может открываться субсчет «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносят стоимость выбывшего объекта, а в кредит - сумму накопленной амортизации. Остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» на счет 91«Прочие доходы и расходы».

Общие положения договора об аренде, а также нормы, регулирующие заключение договоров отдельных видов объектов аренды, установлены главой 34 ГК РФ. Вопросы отражения расходов и доходов, связанных с арендой, в налоговом учете регулируются нормами части второй Налогового кодекса РФ (в частности, главами 21 и 25 НК РФ).

Что касается регулирования бухгалтерского учета операций, связанных с арендой объектов основных средств (или иных активов, которые могут быть объектами аренды), то отдельного нормативного акта на это счет в настоящее время не существует.

В действующей редакции ПБУ 6/01 раздел, который устанавливал общие принципы организации и ведения бухгалтерского учета арендных операций, исключен.

Таким образом, при ведении бухгалтерского учета операций, связанных с арендой, следует руководствоваться положениями и нормами других документов системы нормативного регулирования бухгалтерского учета - Планом счетов и Инструкцией по его применению, ПБУ 9/99, ПБУ 10/99 и т.д.

В системе Международных стандартов финансовой отчетности имеется отдельный стандарт, регулирующий организацию учета по договору аренды.

Схема бухгалтерских проводок у арендатора и арендодателя зависит от того, на чьем балансе учитывается арендуемое имущество.

В бухгалтерском учете арендатора расходы, связанные с арендой, отражаются на счетах 25«Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» или на счете 44«Расходы на продажу» в зависимости от назначения арендуемых объектов и сферы, в которой они используются (производственная или торговая).

Планом счетови Инструкцией по его применению прямо не предусмотрено отнесение сумм арендной платы непосредственно на счет 20«Основное производство» (только 25, 26 или 44). Стоимость арендованного имущества отражается за балансом на счете 001«Арендованные основные средства».

Таким образом, в бухгалтерском учете арендатора оформляются следующие проводки:

Дебет 001«Арендованные основные средства» - на сумму стоимости арендованного имущества. Проводка оформляется при принятии объектов в аренду;

Дебет 25«Общепроизводственные расходы» - Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму начисленной арендной платы по объектам производственного назначения;

Дебет 26«Общехозяйственные расходы» - Кредит 60 - на сумму начисленной арендной платы по объектам управленческого или хозяйственного назначения;

Дебет 44«Расходы на продажу» - Кредит 60 - на сумму арендной платы по объектам, используемым при продажах продукции (например, складские помещения), а также по объектам, арендуемым организациями торговли или общественного питания;

Дебет 19«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - Кредит 60 - на сумму налога на добавленную стоимость, по суммам начисленной арендной платы;

Дебет 60 - Кредит 51«Расчетные счета» - на сумму произведенной оплаты;

Дебет 68«Расчеты по налогам и сборам» - Кредит 19 - на сумму произведенного налогового вычета;

Кредит 001 - на сумму стоимости арендованного объекта по окончании срока аренды и передачи (возврата) объекта арендодателю.

В том случае, когда арендная плата начисляется авансом (за несколько последовательных отчетных периодов), используется следующая схема:

Дебет 97«Расходы будущих периодов» - Кредит 60 - на сумму начисленной арендной платы;

Дебет 25 (26 или 44) - Кредит 97 - на сумму арендной платы, относящейся к данному отчетному периоду.

Арендодатель может осуществлять операции, связанные с арендой объектов основных средств, в рамках основной или прочей деятельности. Если предоставление основных средств в аренду является видом обычной деятельности организации, операции, связанные с реализацией указанных услуг, отражаются обычным порядком - с использованием счетов учета производственных затрат, счета 90«Продажи» и счета учета расчетов.

В настоящее время случаи, когда подобная деятельность является основной, встречаются весьма редко (чаще всего арендодателями выступают организации, имеющие временно не используемые объекты основных средств и сдающие их в аренду для минимизации убытков по содержанию).

В бухгалтерском учете арендодателя (для которого аренда является разновидностью прочей деятельности) используется следующая схема проводок:

Дебет 91«Прочие доходы и расходы»/ «Прочие расходы» - Кредит счетов учета производственных затрат (02, 23, 10, 70«Расчеты с персоналом по оплате труда», 69«Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.п.) - на сумму расходов, связанных с обслуживанием (содержанием арендуемого имущества);

Дебет 91/ «НДС» - Кредит 68 - на сумму налога на добавленную стоимость по сумме начисленной арендной платы;

Дебет 62 - Кредит 91/ «Прочие доходы» - на сумму начисленной арендной платы.

Так как наиболее распространенным условием расчетов за арендуемое имущество является оплата за ряд отчетных периодов (как правило, за квартал), то схема проводок может быть несколько более сложной:

Дебет 62 - Кредит 98«Доходы будущих периодов» - на сумму начисленной арендной платы за ряд периодов;

Дебет 98 - Кредит 91 - на сумму арендной платы при наступлении соответствующего отчетного периода.

Таким образом, куда относить суммы начисленной арендной платы, определяется не фактом поступления оплаты на расчетный счет или в кассу организации, а тем, за какой период арендная плата начисляется.

Арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды (ст. 616 ГК РФ).

Капитальный ремонт должен производиться в срок, установленный договором, а если он не определен договором или вызван неотложной необходимостью, в разумный срок.