Предназначение информации в логистике

ЛЕКЦИЯ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЛОГИСТИКИ

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:

1.Сущность, предназначение и принципы организации логистических информационных систем (ЛИС)

2.Структура ЛИС

3.Применение информационных технологий в логистике.

 

ВВЕДЕНИЕ

Информация является ключевым элементом функционального цикла. Поток информации в логистике образуют заказы потребителей и заказы фирм на пополнение собственных запасов, он выявляет потребности в текущих и страховых запасов, определяет объемы, периодичность и направленность перевозок и служит источником заполнения счет-фактуры, транспортных накладных и т.п.

В прошлом основными носителями информации были бумажные документы, при которых:

- была велика вероятность ошибок;

- движение информации было медленным и ненадежным;

- были большие операционные издержки и недостаточный уровень обслуживания потребителей.

Однако благодаря повсеместному внедрению электронных информационных систем их удешевлению и упрощению электронных технологий информационного обмена стало возможно:

- быстро обмениваться информацией;

- снижать издержки логистики;

- управлять и координировать логистические функции в режиме реального времени;

- повышать качество и достоверность информации;

- улучшать обслуживание потребителей.

На этом занятии мы должны уяснить сущность, предназначение, и принципы организации ЛИС; изучить структуру ЛИС; определить роль информационных технологий при повышении эффективности логистики.

 

Вопрос 1.Сущность, предназначение и принципы организации логистических информационных систем (ЛИС)

 

Изначально целью логистики является обеспечение эффективного движения товаропотока по каналам логистической системы. При этом очень часто потребители при хорошем обслуживании не придают особое значение самостоятельной роли информации.

Однако для достижения высокого качества обслуживания потребителей, эффективного товародвижения современные логистические системы больше, чем когда-либо нуждаются в своевременной и точной информации по следующим причинам:

1 Потребители осознали, что информация о текущем состоянии запасов их доступности, графиках их поставок, предстоящих платежах по счетам - представляет собой неотъемлемую часть логистического сервиса.

2 Именно информационный обмен заметно уменьшает потребность в запасах других ресурсов там, где они не так необходимы и перераспределяет их в критические точки (точки всплеска спроса).

3 Информация увеличивает оперативность и гибкость при принятии решения об использовании ресурсов, а точнее о том – как, когда, где ресурсы способны принести компании стратегическое преимущество.

Поэтому в определение логистики включили информацию: «…обеспечение материалами, полуфабрикатами, готовыми продуктами и информацией».

Предназначение информации в логистике

Информационные системы логистики предназначены обеспечить интеграцию всех видов логистической деятельности. Для того, чтобы осуществить интеграцию необходимо обеспечить взаимосвязанной информацией иерархию логистических операций на следующих уровнях (рис. 1).

 

 

		Стратегическое планирование
		Анализ решений
		Управленческий контроль
	Система обслуживания сделок

 

 

Интеграция логистических операций начинается с:

а) поступление заказа в информационную систему, это приводит к выделению запасов на полученные заказы, затем заказ комплектуется для грузоотправления. Далее идет погрузка, отправка и доставка заказа. Последняя операция оформление платежной документации и выставление счетов к оплате. На каждом этапе системы обслуживания сделок, система должна быть готова предоставлять клиентам информацию о прохождении его заказа. То есть функциональный цикл исполнения заказа (система обслуживания сделок) поддерживается серией информационных, сильно формализованных обменных операций. На этом уровне особое значение приобретает производительность информационной системы.

б) Задачи управленческого контроля – второй уровень иерархии, где оцениваются результаты деятельности при исполнении заказа (обслуживание сделки; функционального цикла) и предоставляется соответствующая отчетность.

Оценка результатов служит инструментом обратной связи. Здесь руководство оценивает уровень логистического сервиса и использования ресурсов в соответствии с поставленными целями, которые находятся в рамках бюджетных ограничений. На этом строится оценка результатов прошлых лет и альтернативных вариантов развития. В состав критериев оценки входят:

- финансовые показатели;

- показатели уровня обслуживания потребителей;

- показатели производительности и качества.

В частности это могут быть такие критерии как:

- транспортные и складские расходы в расчете на единицу груза (стоимостный показатель);

- оборачиваемость запасов (показатель эффективности использования активов);

- число обработанных грузовых упаковок за рабочий час (показатель производительности труда);

- удовлетворенность потребителей исполнением заказов (показатель качества).

Важно, чтобы ЛИС не просто выдавала отчеты об оценках достигнутых результатов, но и умела обнаружить экстренные ситуации, требующие внимания менеджеров, т.е. выявление потенциальных проблем с исполнением заказов (например, предсказать дефицит запасов).

в) Третий уровень – анализ решений – служит для оценки возможных последствий принимаемых решений и тем самым помогает менеджерам выявить, анализировать и сопоставлять стратегические и тактические альтернативы в политике.

Объекты анализа на этом уровне:

- маршруты и графики движения транспортных средств;

- управление запасами;

- конфигурация (размещение) инфраструктурных подразделений логистики;

- издержки и выгоды различных конфигураций (вертикальная интеграция или использование посредников).

На этом уровне перед ЛИС стоят следующие задачи:

- создание и поддержание базы данных;

- моделирование;

- анализ вариантов;

- оценка многих вариантов решений.

Необходимость исследовать множество разнообразных вариантов решений означает, что анализ решений не может быть слишком структурированным и должен обладать относительной гибкостью (от персонала требуется большой опыт, профессиональная подготовка).

Здесь скорее важна эффективность (соотношения прибыльных и неприбыльных сделок), чем производительность (ускорение или увеличение сделок с меньшими трудозатратами).

г) Высший уровень – задача – информационная поддержка разработки и совершенствования логистической стратегии. Принимаемые здесь решения представляют собой не редко продолжение решений уровня «в», но при этом носят менее структурированный и более долгосрочный характер. Пример, извлечение преимуществ от совместной деятельности (союзы); решения о направлении развития фирмы и использовании рыночных возможностей; решения о повышении уровня обслуживания.

Для уровня «г» требуется информация всех предыдущих уровней, которая отражена в хозяйственных планах и разнообразных моделях решений на основании чего сопоставляют стратегии.

На рис. 2 представлены характеристики уровней ЛИС (см. рис. 1) с их функциональными назначениями и ожидаемая отдача от каждого уровня.

 

 

 

Первоначально развитие ЛИС было направлено на повышение производительности операций по обслуживанию сделок и превращения их в источник конкурентных преимуществ. Важно было понизить операционные издержки и соответственно цены. Но т.к. повышение расходов на информационное обеспечение не всегда сопровождалось снижением общих издержек, отдача от дальнейшего роста ЛИС доставалось все с большим трудом.

В левой части рис. 2 показан характер усилий, направленных на развитие и поддержание ЛИС в правой ожидаемая отдача от этих усилий. Развитие ЛИС требует больших вложений в компьютеры и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, подготовку персонала. В общем для солидной информационной базы больше нужно вкладывать в оперативную поддержку деятельности (уровни «а» и «б») и меньше в развитии более высоких уровней (уровни «в» и «г»).

Информационная поддержка системы обслуживания сделок обходится дорого из-за многочисленности пользователей этой системы, большой потребности в надежном информационном обмене, большого объема необходимых операций, сложности программного обеспечения. Расходы на этом уровне ЛИС довольно четко определены и обеспечивают более или менее стабильную выгоду, или отдачу.

Пользователям более высоких уровней ЛИС приходится нести больше временных затрат и вкладывать больше средств в профессиональную подготовку и в систему поддержки принятия стратегических решений, а значит выгоды на этих уровнях сопряжены с более высоким риском и меньшей определенностью.

Рост производительности операций по обслуживанию сделок означает ускорение работы и сокращение численности персонала. Высокоскоростные средства связи и обработки информации сегодня это обычный стандарт качества (ранее это было конкурентное преимущество). Выгоды эффективных систем управленческого контроля и анализа решений в том, что они позволяют глубже разобраться в имеющихся конкурентных возможностях фирмы и в сравнительных достоинствах альтернативных стратегиях развития.

Прибыльность и конкурентоспособность компании могут сильно выиграть от способности системы стратегического планирования оценивать сравнительную прибыльность потребителей, продуктов, потенциал отдельных рыночных сегментов или преимущества от совместной деятельности с партнером.

В последнее время развитие ЛИС направлено в основном не на повышение производительности оперативной деятельности, а на управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование. Например, повысить роль управленческого контроля за производительностью складского хозяйства и транспортировки. Что касается анализа решений, многие ЛИС включает в себя количественные модели, помогающие оценить эффективность размещения логистических мощностей, уровня запасов и маршрутов транспортировки.

1.2 Принципы организации логистической информации (ЛИС)

 

Для того чтобы логистическая информация отвечала потребностям управляющих и эффективно поддерживала процесс планирования и оперативную деятельность, ЛИС должна опираться на следующие принципы.

Доступность. Фирмам всегда нужна информация о прохождении заказов и наличии запасов. Таких сведений бывает в изобилии, но либо их трудно извлечь из компьютерной памяти из-за несогласованности ведения баз данных, либо они хранятся на бумажных носителях.

Доступность влияет на отзывчивость к запросам потребителей и совершенствовании управленческих решений; нередко необходимая информация о состоянии заказов вне связи с конкретным менеджером, где происходит обработка того или иного заказа. Децентрализованность логистических операций требует чтобы информация была доступна для считывания и обновления из любого места страны и даже мира. Эта уменьшает неопределенность хоз. деятельности, планирования и управления.

Точность. Логистическая информация должна точно отражать и текущее значение, и динамику функциональных показателей, таких как прохождение заказов и уровень запасов. Необходимо чтобы оценки запасов, выдаваемые ЛИС, совпадали с фактическими не менее чем на 99%, в противном случае приходится держать страховые запасы. Также как и доступность, точность информации понижает неопределенность и потребность в запасах.

Своевременность. Измеряется промежутком времени между моментом, когда происходит событие и моментом, когда оно находит отражение в ЛИС. Например, важно знать, когда продукция переходит из разряда «незавершенки» в разряд «готовой продукции». Даже если товарно-материальный поток непрерывен. Информация может обновляться с различными интервалами – ежемесячно и т.д. Лучше всего обновлять в режиме реального времени, что требует тщательного ведения базы данных. Своевременность важна для оперативного управления запасами, управленческого контроля, корректировок, снижения неопределенностей.

Выявление исключительных ситуаций. ЛИС должна обладать способностью, выявлять экстренные ситуации, требующие особого внимания менеджеров. Для планирования графиков, заказав на пополнение запасов, нужно постоянно следить за наличием разных продуктов на разных складах. С толь же регулярно нужно отслеживать случаи неисполнения заказов. Поэтому приходится иметь дело с большим количеством продуктов и заказов на пополнение запасов. Поэтому следует выяснить, что необходимо делать. Например, составлять отчеты об «экстренных ситуациях» в управлении запасами (табл. 1).

 

 

Продукт	Срочность	Уровень запасов	Действия	Состояние заказа	Дата поставки
А	Немедленно	Дефицит	ускорить	Не сделан 33*
Б	Немедленно	Дефицит	ускорить	Постоянный 33 на 100 ед.	просрочено
В	В ближайшее время	Дефицит	ускорить	Плановый ЗП на 100 ед.	С 29.07 по 01.08
Г	Немедленно	Достаточное	Ускорить	Постоянный ЗП на 200 ед.	Просрочено
Д	В ближайшее время		Выделить ресурсы	Заказ системы на 200 ед.	08.06
Е	Не срочно	Дефицит	Ускорить	Постоянный 33 на 100 ед.	С 29.07 по 05.08
Ж	В ближайшее время	Избыточный	Отменить	Плановый 33 на 150 ед.	01.10
З	В ближайшее время	избыточный	Отложить	Постоянный ЗП на 100 ед.	С 01.10 по 01.12

*ЗЗ – заказ на закупку

** ЗП – заказ на прибыль

Как видно из таблицы перечень экстренных ситуаций содержит информацию:

1. о заказах на пополнение запасов;

2. об экспедировании заказов;

3. об изменении сроков поставок.

Это нужно для эффективного управления запасами.

ЛИС также должна обнаружить:

- очень крупные заказы;

- продукцию с нулевым или очень малым уровнем запасов;

- задержки отправки;

- падение производительности.

Гибкость. ЛИС должна удовлетворять информационные потребности как пользователей так и потребителей. Должна предоставить данные в соответствии с запросами потребителей. Например: клиенту может понадобится информация, чтобы счет-фактура агрегировала все платежи по географическому или иным признакам. Компания розничной торговли А, хочет получать счета-фактуры по поставкам в каждый отдельный магазин, а компания Б предпочитает чтобы счет-фактура отражал сумму поставок во все магазины компании.

Соответствующее оформление. Печать и вывод на экран монитора должны быть должным образом оформлены, т.е. содержать нужную информацию в нужной форме. (диаграммы, таблицы и т.п. отражающие максимум читаемой и понятной информации, см. например стр. 192, рис. 6.3 Бауэрсокс).

В логистике информация является одним из ключевых факторов сохранения конкурентоспособности. Конкурентность обеспечит такая ЛИС, которая способна предоставить информационную поддержку не только базовых логистических операций, но и управленческого контроля, анализа оперативных решений и стратегического планирования.