Тема №3 «Организация и управление»

1. Понятие и сущность организации

2. Система управления организацией

3. Синергия и самоорганизация как качественные ресурсы организации

4. Коммуникационная структура системы управления

 

I. Термин организация происходит от греческого «organon» и переводится многозначно: устройство, инструмент, орудие, объединение кого-либо и чего-либо; нечто, обладающее органами.

Организация – группа лиц, объединенных для достижения общей цели при наличии соответствующих ресурсов. Людей побуждает объединяться в организации и взаимодействовать в них физические, биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности.

Единство людей и условия деятельности, находящиеся в определенных взаимоотношениях и взаимосвязях, образуют организационную структуру. Действия, направленные на создание такой структуры, необходимых предпосылок ее функционирования и обновления, называются организационным процессом. Таким образом, организация – единство организационной структуры и организационных процессов. Группа лиц лишь тогда является организацией, когда удовлетворяет следующие признаки:

1. Наличие общей цели

2. Наличие границ

3. Осуществление деятельности на основе принципа саморегулирования

4. Наличие внутриорганизационного центра, координирующего деятельность организации

5. Наличие организационной структуры

6. Наличие организационной культуры

Каждая организация имеет внешнюю и внутреннюю среду. Внутренняя среда – элементы, образующие организацию.

 

 

Миссия, цели

 

 

Ресурсы Люди Организационная структура

 

Организационная культура

Рисунок

Внешняя среда организации образована двумя видами окружения:

1. Фоновая – макроокружение

2. Деловая – микроокружение

К деловой среде организации относится все то, что находится за ее пределами, взаимодействует с ней и оказывает непосредственное влияние. Деловая среда формируется в процессе развития организации, ее границы определить сложно. Изменение цели, стратегии, среды деятельности, ассортимента продукции может оказать существенное влияние на границы деловой среды организации.

Потребители организации являются главным элементом делового окружения, так как спрос на продукцию и услуги непосредственно влияет на такие показатели, как объем продаж и прибыль организации, а также ее устойчивость и долгосрочность существования.

Зависимость организации от поставщиков также является одной из сильнейших. Эти отношения значительно отражаются на себестоимости, качестве продукции, сроках изготовления, оказывая непосредственное влияние на эффективность. Поставщики-монополисты могут завышать цены, тарифы, отключать ресурсы, ставя организацию в кризисное положение. Таким образом, при заключении договора с поставщиками необходимо обращать внимание на многие факторы.

Конкуренты также могут оказывать разрушающее воздействие на организацию. Грамотная конкурентная стратегия требует анализа: конкуренция между существующими компаниями; вероятность появления новых компаний; план выпуска аналогичной продукции, новых товаров-заменителей, которые могут повлиять на рынок; анализ возможности появления более выгодных поставщиков.

Инфраструктура – та часть деловой среды, которая обеспечивает организацию финансами, трудовыми ресурсами, транспортным обслуживанием, консультациями и др. услугами (банки, фондовые биржы, кадровые агентства, лизинговые компании, склады и т.д.).

К макроокружению организации относятся экономические условия в стране, регионе, политические условия, законодательство, уровень технологий, международные связи, природно-географические условия, рынок, государство. Некоторые элементы макросреды могут входить в деловую среду организации, если организация крупная и влиятельная.

 

Политическая система: Конституционные основы, формы собственности, особенности законодательства, политическая стабильность

Экономическая система: Уровень жизни, капитал, цены, рынок

Социальная система: Социальные нормы, социальные воззрения, этические нормы

Организация

 

Технологическая система: Развитие науки, развитие технологии

Ресурсная система: Рабочая сила, природные ресурсы, инфраструктура, территория или географическое положение

 

Рисунок

 

Характеристики внешней среды:

1. Взаимосвязанность факторов – сила, с которой изменение одного фактора взаимодействует на другой

2. Сложность – количество и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию

3. Подвижность – относительная скорость изменения внешней среды

4. Неопределенность – относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности

II. Система управления организацией Организация является одним из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организации. Ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Место системы управления в социальной системе:

Социальная система Организация Система Управления   Производство Управленческая деятельность

 

 

Рисунок

 

 

Организация и управление являются фундаментальными понятиями в ТО.

Управление (в широком смысле) – функция организационных систем различной природы (биологической, социальной, технической), обеспечивающая сохранность их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ целей.

Таким образом, в организациях различного типа можно выделить управляющую (субъект) и управляемую (объект) части. Также можно выделить систему взаимодействия между ними:

 

 

Управляющая Блок управления   Субъект управления Блок воздействия   Производство Контролирующие параметры Управляемая   Объект управления

 

 

 

 

 

 

Рисунок

 

Общее определение системы управления:

Система управления – совокупность всех элементов, подсистем, обеспечивающих заданное функционирование организации. Система управления образует расширенный набор элементов, состоящих из 4 подсистем: методология управления, процесс, структура и техника.

Структура элементов системы управления организации:

Таблица –

 

Методология:	Процесс:	Структура:	Техника:
1. Цели и задачи;	1. Алгоритм;	1. Схемы орг. отношений;	1. Сети и связи;
2. Законы и принципы;	2. Разработка и реализация решений;	2. Функциональные структуры;	2. Система документооборота;
3. Функции и методы;	3. Коммуникации;	3. Организационные структуры;	3. Компьютеры и орг. техника;
4. Технология и практика управления.	4. Информационная обеспеченность	4. Качественные характеристики персонала	4. Офисная мебель.

 

Образуют управляющую Механизм управления

деятельность

 

 

Для того, чтобы организация была статически и динамически устойчива, а, следовательно, жизнеспособна, она должна обладать управляющим элементом (субъектом управления), осуществляющим интеграцию и координацию отдельных частей, а также их коррекцию на основе обратной связи.

Система управления организации представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие элементы:

1. Органы управления (структурная часть организации, наделенная специфическими функциями);

2. Коммуникационные каналы, посредством которых осуществляется управление взаимодействия: набор целей, методов, технологий, процедур, предписаний, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий; правовая структура: совокупность норм, правил, полномочий; технические условия.

3. Процесс управления (разработки, принятие и реализация управленческих решений в ответ на проблемные ситуации).

Система управления имеет 3 главные подсистемы:

1. Управляющая текущей деятельностью

2. Управляющая взаимодействием с внешней средой

3. Управляющая развитием

 

Система управления организована тогда, когда определены ее границы, состав элементов, структура, предписана схема взаимодействия и образа действий каждого элемента. Система управления вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения на управляемый объект, а также обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархичную структуру, возглавляемую центральным звеном, которым может быть индивид или группа людей.

Система управления имеет следующие характеристики:

- состав;

- соподчиненность;

- способ взаимодействия;

- степень централизации и децентрализации;

- уровень специализации и регламентации функций;

- техническое оснащение;

- стабильность или изменчивость поведения;

- открытость или закрытость по отношению к внешней среде;

- синергетический потенциал.

Принципы построения системы управления:

1. Соответствие системы управления ее целям

2. Сопряженность функций и полномочий субъектов управленческой деятельности

3. Ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;

4. Допущение неформальных связей

5. Обеспечение эффективного контроля

6. Гибкость и адаптивность

Система управления находится в постоянном развитии, которое может быть экстенсивным (путем увеличения числа субъектов и связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций и процедур).

Объект управления – все те (обычно не управленческие) элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие (отдельная личность, группа людей, отношения, процесс и т.д.). Обычно субъекты управления по масштабу управления бывают меньше объектов, но сложность и разнообразность его выше, он более активен и динамичен.

Для того, чтобы эффективно взаимодействовать объекту и субъекту управления необходимо выполнение ряда условий:

1. Они должны соответствовать друг другу, то есть быть совместимыми

2. В рамках единства субъект и объект должны обладать относительной самостоятельностью

3. Двухстороннее взаимодействие облегчает корректировку действий и приспособление к внешней среде

4. Необходима заинтересованность субъекта и объекта управления в четком взаимодействии (субъект должен быть заинтересован в принятии решения и их реализации посредством отдачи команд, а объект - в своевременном и точном их выполнении)

Эти условия должны обеспечить управляемость объекта, то есть адекватную реакцию на управляющее воздействие. Управляемость системы управления зависит также от таких факторов, как: знания и опыт персонала, соответствие стиля управления условиям внутренней и внешней среды, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

Система управления должна быть эффективной. К признакам эффективности относятся:

1. Высокая оперативность, надежность и качество принимаемых решений

2. Невысокие расходы на содержание аппарата управления

3. Простота - минимальное число должностей и уровней управления, снижение доли административных работников

4. Системность, то есть единство составляющих звеньев при четком разграничении выполняемых ими функций

5. Динамичность и адаптивность к новым внешним и внутренним условиям

6. Стабильность и долгосрочность существования

7. Рациональное сочетание централизации и децентрализации в принятии решений, расширение зон самоконтроля

8. Возможность ориентировать работников не на собственные нужды, а на интересы потребителя

9. Действия в рамках закона

 

Эффективность системы управления можно повысить с помощью более надежной обратной связи, своевременности и полноты информации, учета социально-психологических особенностей персонала, обеспечения оптимального размера подразделений и т.д.

 

III. Синергия и самоорганизация как качественные ресурсы организации.

Важнейшим ресурсом совершенствования и развития системы управления является синергия.

Синергия – свойство организационной системы получать в результате согласованной деятельности своих элементов более высокий конечный результат, чем сумма результатов их индивидуального функционирования. Эффект синергии, полученный за счет непосредственно управленческих действий, называется «управленческий синергизм».

Логику менеджмента, учитывающего фактор синергии, можно представить в виде схемы:

Учет синергии как свойства организации

Оценка синергетического потенциала организации

Принятие управленческих решений, учитывающих значение синергетического потенциала

Получение организацией синергетического эффекта

Рост эффективности организации

 

Рисунок

Возрастание эффективности организации за счет использования своего синергетического потенциала происходит как по параметру экономии ресурсов на единицу производимой продукции, так и по параметру достижения цели. Использование синергетического эффекта в качестве управляющего ресурса в процессе принятия управленческого решения может в определенной степени снять ограничение рациональности, если исполнять методику оценки синергетического потенциала организации.

На ряду с ресурсом синергии ПХС располагает и другим, практически неисчерпаемым ресурсом, таким как самоорганизация.

Самоорганизация – функционально-дифференцированная, целенаправленная, коллективная деятельность людей при минимальном упорядочивающем воздействии извне. Поведение, которое на уровне индивида называется целевым, на уровне организации выступает как самоорганизация. Происходит это в виде когерентного, то есть согласованного взаимодействия элементов самой системы, что обеспечивается благодаря взаимопониманию, установившемуся между людьми.

Самоорганизация ПХС имеет ряд преимуществ пред организовыванием:

1. Она побуждается объективными предпосылками функционирования конкретной системы, которые не всегда улавливаются субъектами управления. Способность ПХС к самоорганизации свидетельствует о ее жизнеспособности, способности изменению и, в конечном счете, к повышению уровня своей организованности а, следовательно, и управляемости;

2. Самоорганизация генетически выступает как первичный атрибут по отношению к организовыванию, так как последнее всегда связано с целенаправленной деятельностью, что при принятии организационного решения бывает не всегда. Например, принятие управленческих решений на основе интуиции, вопреки логики расчета.

Соответственно, можно выделить 2 типа управления:

1. Организация – управленческое воздействие на объект со стороны субъекта (классическое управление)

2. Самоорганизация – слияние субъекта и объекта в единое целое

Согласно постулатам, синергетики, управление процессами развития открытой, нелинейной системы, например, ПХС, может быть эффективным только тогда, когда внешнее управление воздействует согласованно с внутренними свойствами объекта и выводит его на собственные уровни развития. Физики называют это резонансным воздействием, его основой является ориентация не на силу воздействия, а на согласованность с собственными тенденциями эволюции системы. Эффективно управлять – значит инициировать, выводить объекты управления на собственные линии развития.

 

 

Взаимодействие процессов организации и самоорганизации:

Негэнтропия

Процесс организации

Процессы само-

организации

 

Регресс Прогресс

 

Энтропия Зона резонансного воздействия

 

Рисунок

IV. Коммуникационная структура системы управления.

Связи между элементами организационной структуры управления осуществляются посредством коммуникационных (от латинского «communicatio», то есть делать общим, сообщать, беседовать) каналов. Совокупность коммуникационных каналов образует коммуникационную структуру. Коммуникационная структура может быть глобальной (охватывает уровень организации в целом) и локальной (охватывает уровни подразделения). Также она может быть:

- централизованной (осуществляет связи через центральное звено);

- полицентрической (несколько равноправных субъектов, выполняющие функции «узловой коммуникации);

- децентрализованной (большая часть элементов взаимодействует напрямую друг с другом).

Коммуникационные каналы внутри организации могут быть официальными и неофициальными. Также они могут быть вертикальными, горизонтальными и диагональными.

Можно выделить 3 вида коммуникационных структур:

1. Открытые – характеризуются наличием «тупиков», то есть субъектов, на которых коммуникационная цепь прекращается наличием посредников (контролеров), имеющих возможность в силу своих полномочий препятствовать коммуникациям (останавливать, искажать содержание, изменять направление).

2. Замкнутые – контролеры либо отсутствуют, либо их можно обойти.

3. Комбинированные – сочетают различные варианты предыдущих структур.

Виды коммуникационных структур:

1. Линейная «змея».
Значения А и Б находятся в «тупиках», В – выполняет роль не только посредника, но и контролера. Структура является открытой и неэффективной.

 

2. «Звезда». Используется, когда число подчиненных центру субъектов не выходит на пределы оптимальной управляемости. Такая структура позволяет субъекту А оперативно распоряжаться, регулировать, координировать и контролировать действия элементов Б, В, Г.

 

 

 

3. «Шпора». Эффективна для более крупных предприятий. Центральное звено А имеет посредника Б, у которого тоже есть подчиненные:

 

4. «Палатка». Крупные многопрофильные организации применяют коммуникационную структуру с горизонтальными коммуникационными каналами:

 

5. «Дом». Такая структура позволяет исполнителям напрямую самостоятельно

решать многие второстепенные вопросы, давая возможность руко-

водителю сосредоточится на главном:

 

 

 

В целом, открытые коммуникационные структуры присущи крупным многоуровневым организациям с жестким подчинением одних звеньев другим. В рамках таких организаций могут существовать и гибкие образования - консультационные и совещательные (комитеты, советы, комиссии), взаимодействие которых основано на неформальных или полуформальных принципах. Такие коммуникации осуществляются в рамках закрытых сетей, в которых посредники являются не контролерами, а связующими звеньями, облегчающими коммуникацию. Основа таких структур – круг, а там, где необходим координирующий центр, применяют такую структуру, как колесо:

В крупных организациях творческие группы могут быть связаны и тогда коммуникационная структура приобретет вид сот:

 

Такая структура предполагает, что один субъект одновременно участвует в двух группах, поэтому выполняет по отношению к ним функции соединительного звена. В крупных современных организациях в виде замкнутой вертикальной цепи поострена система советов по совершению управления.