Управление формирование запасов

 

Управление запасами является наиболее актуальным с точки зрения практически любого бизнеса. Практически все финансовые менеджеры жалуются на излишек запасов и на их неоптимальный состав. Основные проблемы, которые должна решить система финансового менеджмента в части сокращения запасов:

• оптимизация объема закупки партий сырья и материалов,
• оптимизация объемов склада запасных частей к производственному оборудованию и технике,
• внедрение и обеспечение постоянного функционирования системы учета и контроля запасов, работающей в режиме реального времени,
• выбор системы учета запасов, наиболее подходящей для предприятия,
• регулярная инвентаризация и оценка реальной стоимости складских запасов,
• избавление от некондиционных и морально устаревших товаров на складах путем продажи с большими скидками или простого списания,
• контроль издержек, связанных с хранением товарных запасов;
• оптимизация ассортимента выпускаемой (реализуемой) продукции с точки зрения сокращения объема запасов;
• оценка времени выполнения заказов на поставку товаров и учет других параметров их выполнения и поставки на склад предприятия;
• разработка правил определения момента и объема заказов на поставку продукции
• Нахождение компромисса между объемом товарных запасов и уровнем обслуживания клиентов.

Остановимся кратко на последнем из перечисленных проблемных вопросов. Для финансового менеджера идеальный объем товаров на складе должен быть равен нулю. Практически это означает, что время оборота товарных запасов не превосходит 2 дней. Практическим воплощением мечты финансиста является система управления запасами, называемая “как раз в срок” (Just-in-time), или сокращенно JIT. Реализация ее позволяет сэкономить максимально возможное количество денег при хранении запасов. Но при этом можно столкнуться с тем, что запросы каких-то клиентов или производственные потребности будут не удовлетворены. Поэтому, внедрение JIT оправдано, только при условии, что уровень обслуживания клиентов остается неизменным. В современных российских условиях использование JIT приводит к неоправданно высоким производственным и сбытовым рискам.

Работая в соответствии со стратегией диверсификации ассортимента, предприятие будет неизбежно увеличивать номенклатуру продукции, хранящейся на складе. Последнее неизбежно ведет к увеличению запасов на складе, и, стало быть, растут прямые складские издержки и потери от пролеживания денег. Но рост запасов может быть оправдан адекватным ростом объемов продаж. Поэтому, увеличивая складские запасы, следует стремиться к тому, чтобы оборачиваемость запасов не снижалась. Компромиссом является такой объем складских запасов:

· при увеличении, которого рост прямых и косвенных издержек хранения начинает перекрывать дополнительные выгоды от их расширения,

· а снижение ведет к тому, что прямые и косвенные потери от неполной удовлетворенности клиентов начинают превышать финансовые выгоды от сокращения запасов.

Определение необходимого объема размеров запасов проводится по отдельным их видам. Прежде всего, запасы делятся на:

• производственные запасы (запасы сырья и материалов, необходимые для производства продукции);

• запасы готовой продукции, предназначенной для реализации потребителям.

В рамках каждого вида запасов выделяют следующие группы:

1) Запасы текущего хранения. Они представляют собой постоянно обновляемую часть запасов, предназначенную для равномерного потребления в процессе производства или реализации потребителям.

2) Запасы сезонного хранения. Их создание обусловлено сезонными особенностями производства (реализации) продукции или закупки сырья.

3) Запасы целевого назначения. Они создаются для выполнения хозяйственных операций, осуществляемых не регулярно. Например, в условиях уникального производства большая часть комплектующих используемых при изготовлении конечного изделия относятся к таким запасов.

Основное внимание должно быть уде­лено определению потребности в запасах текущего хранения. На многих производственных предприятиях они представляют единственный вид запасов товарно-материальных ценностей.

Мировая практика выработала достаточно успешные походы к решению проблемы планирования запасов текущего хранения. К ним можно применить подход к управлению «от склада». В основе классических систем управления запасами обычно лежит так называемая SIC технология (Statistical Inventory Control), которая использует статистические методы для моделирования спроса и времени пополнения товарных запасов. Этот подход основан на расчете нормативных характеристик запасов по каждому виду товарного ассортимента исходя из наблюдений за их фактической оборачиваемостью на протяжении достаточно продолжительного периода.

Основными расчетными величинами являются:

• Страховой запас – постоянная, неприкосновенная в нормальных условиях часть запасов,предназначенная для непрерывного снабжения потребителей даже в случае непредвиденных обстоятельств.
• Точка заказа, котораяопределяет нижнюю границу запаса, при достижении которой необходимо сделать новый заказ на пополнение запаса по данной товарной позиции.

Для определения этих величин используются классические математические методы управления запасами. В основе их лежат оптимизационные задачи, на основе решения которых определяются оптимальные размеры заказываемой партии сырья и материалов. Чем больше партия, тем ниже относительный размер текущих затрат на изготовление, доставку и приемку приобретаемой продукции. Обозначим этот вид текущих затрат СЗ. Однако при больших партиях увеличивается и средний размер запасов, а следовательно увеличиваются прямые и косвенные издержки хранения (СХ).

Примером подобной модели является модель Уилсона. Ее входными параметрами являются

1) ВО – скорость потребления запаса, (единиц товара в год);

2) СХ – издержки на хранение единицы товара;

3) СЗ – затраты на осуществление заказа, включающие оформление и доставку заказа;

4) ТI – время исполнения заказа.

На основе модели Уилсона определяются

1) Q – размер партии, [ед.тов.];

2) СL – общие затраты на управление запасами в единицу времени,;

3) f – периодичность заказа, т.е. время между заказами продукции;

4) Q _г – точка заказа, т.е.размер запаса на складе, при котором надо подавать заказ на доставку очередной партии.

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов т е.

СL (Q) = CЗ*ВО/Q +CX*Q/2 => min

Решением задачи являются следующие параметры:

f _opt = Q _opt /BO

 

Q _{гopt =} BO *TI

Q _opt – оптимальный размер партии поставки; f _opt оптимальная периодичность заказа, а Q _гopt -оптимальная точка заказа.

Для запасов готовой продукции задача минимизации текущих затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии производимой продукции. Если производить определенный товар мелкими партиями, то затраты по хранению его запасов в виде готовой продукции (СХ) будут минимальными. В то же время существенно возрастут текущие затраты предприятия, связанные с частой переналадкой оборудования, подготовкой производства, и другие (СП). Минимизация совокупного размера текущих затрат по обслуживанию запасов готовой продукции так же может быть осуществлена на основе модели Уилсона, в которой вместо СЗ используется СП, а вместо времени исполнения заказа – время производства изделия.

Расчеты могут быть уточнены за счет определения рациональных нормы отгрузки разными видами транспорта (железнодорожным автомобильным транспортом), а также времени доставки разными способами (или по разным маршрутам) и других условий.

 

Еще одной общей чертой классических методов управления является распределение запасов на основе статистических данных в группы, характеризуемые различной значимостью в общем товарообороте или производственном потреблении (категории А,В,С) и различной степенью предсказуемостью поведения (X,Y,Z). Для каждой из групп применяются разные методы планирования, учета и контроля. Категория А включает ограниченное количество наиболее существенных в стоимостном отношении позиций, которые требуют тщательного планирования, учета и контроля. Товары категории В требуют обычного контроля и налаженного учета. Для категории С допустимы упрощенные методы планирования, учета и контроля.

Для того, чтобы статистические методы регулирования параметров заказа были эффективны, необходимо иметь массивы накопленных данных на достаточно длительном интервале времени.

Принципиальная формула, по которой определяется необходи­мый объем финансовых средств, авансируемых на формирование запасов товарно-материальных ценностей (АФС) при классическом подходе, имеет вид:

АФС = СРЗ*НХЗ - ККЗТ

где СРЗ –среднедневной объем запасов, НХЗ – норматив хранения запасов в днях, ККЗТ – средний размер кредиторской задолженности за товарно-материальные ценности по данному виду запасов.

Средняя сумма кредиторской задолженности за приобретенные товарно-материальные ценности включается в расчет по производственным запасам, а также, если при поставках готовой продукции предусмотрено авансирование ее изготовления.

При отсутствии разработанных нормативов на размер запасов текущего хранения может быть использован показатель среднего времени оборота за­пасов в днях или средней обеспеченности запасов.

Подход «от продаж» или от «производственной потребности» применяется при управлении целевыми и сезонными запасами. Они опираются на прогнозы сбыта конкретным клиентами или приобретения у точно известных поставщиков. В основе прогнозов лежат определенные договоренности с партнерами и наблюдения за их поведением. Для составления прогнозов используют так называемые «вытягивающие» модели управления. Примером такой модели является DRP (Distribution Requirements Planning), которая позволяет определить размер запасов на основе обработки совокупностей заявок дистрибьюторов. В этой модели первоначально рассматриваются в разрезе номенклатурных позиций заявки клиентов группы А (наиболее значимых), затем группы В (средне значимых) и С(мало значимых). Затем по каждому клиенту группы А, начиная с наиболее значимых и стабильных, определяется номенклатура заказа продукции по группам XYZ в зависимости от предсказуемости заказа и возможного отклонения в размерах заказов. Необходи­мый объем финансовых средств, авансируемых на формирование запасов товарно-материальных ценностей при этом подходе определяется из стоимостной оценки запасов на конкретную дату и возможности получения авансов от клиентов.

Суммирование результатов расчетов по разным группам и видам запасов позволяет получить общую потребность в финансовых ресурсах, авансируемых на формирование запасов.

Мониторинг запасов позволяет решить задачу оперативного реагирования на формирования избыточных запасов товарно-материальных ценностей. В ходе него сопоставляют нормативный и фактический размер запасов. В случае существенного превышения фактических запасов над нормативными разрабатываются и реализуются мероприятия по их сокращению. Основная цель этих мероприятий состоит в высвобождение части «замороженных» в запасах финансовых средств. Размер высвобождаемых финансовых средств (ВФС) равен:

 

ВФС = З_ф - З_н = (ОЗ_нф - ОЗ_н) * СР,

 

Зн – нормативный запас; Зф - фактический запас; ОЗн – нормативная обеспеченность запасов в днях; ОЗф- фактическая обеспеченность запасов в днях; СР - среднедневной объем расходования запасов.

Для решения задач финансового менеджмента запасы правильнее оценивать по текущей стоимости запасов, а не по ценам их первоначального формирования.

В качестве базовых индикаторов качества выбранной политики управления запасами могут использоваться как непосредственные, так и более обобщенные критерии, а также их различные комбинации. Например:

I. Показатели достаточности запасов для удовлетворения покупательского спроса. Например, так называемый «уровень обслуживания», под которым понимается процент от общего объема имеющихся запросов, который удовлетворен из имеющихся материальных запасов без дополнительного заказа.

II. Показатели, основанные на поиске оптимального размера заказа, исходящие из соотношения стоимости хранения запасов и стоимости выполнения заказа.

III. Индикаторы, связанные с характеристиками денежных потоков от операций по закупке и реализации товара. Например, величина чистого дисконтированного денежного потока, равная разнице между дисконтированной величиной тех средств, которые направлены на закупку товара, и средств, полученных от реализации (в течение расчетного периода). За величину дисконта может быть принята средняя рентабельность инвестиций компании или величина действующей ставки банковского кредита.

IV. Индикаторы, отражающие рентабельностью деятельности компании при различных методах управления запасами. Например, рентабельность активов (ROТA) в течение расчетного периода, определяемая отношением: