double arrow

Тема 7. Понятие и структура организации работы с документами. Документооборот и учет объема документооборота


Вопрос

Вопрос

Вопрос

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения перспективных, так и текущих задач в управлении.

Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством обращения с организациями, учреждениями, частными лицами, а также для уведомления о чем-нибудь и обобщения чего-нибудь.

Служебные письма применяются для решения оперативных управленческих вопросов, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.

По характеру информации служебные письма подразделяются на:

- циркулярные письма – обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительных характер.




- гарантийные письма – направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д.

- сопроводительные письма – составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

- письма-подтверждения – высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

- письма-просьбы – излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

- письма-напоминания – направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

- письма-извещения – это письма в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем на Ваш запрос», «извещаем Вас».



- информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о совершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря-референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

- письма-приглашения – могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки с указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.

- рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров и услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон справок.

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка (для писем) и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля (как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк могут входить следующие реквизиты:



1. место составления или издания документа (14);

2. адресат (15);

3. резолюция (17);

4. заголовок к тексту (18);

5. отметка о контроле (19);

6. текст документа (20);

7. отметка о наличии приложения (21);

8. подпись (22);

9. визы согласования документа (24);

10. оттиск печати (25);

11. отметка об исполнителе (27);

12. отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27);

13. отметка о поступлении документа в организацию (29);

14.идентификатор электронной копии документа

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (14,24,25,30), часть – при подготовке исходящих писем (11,12,15,18,20,21,22,27), часть (17,19,28,29) оформляется на входящих письмах.

По структуре служебные письма бываю простыми и сложными (многоаспектными).

Простое письмо – малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.

Сложное письмо – документ, в котором рассматриваются несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц..

Любое письмо состоит из трех частей.

В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа.

Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения.

В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть. Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Служебное письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй распечатывается на чистом листе бумаги подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Контроль качества подготовки и оформления деловой документации, в частности служебных писем, осуществляют непосредственные исполнители, их руководители, визирующие документы, секретари, секретари-референты, руководителя организации.

Контроль качества документов можно разбить натри этапа: первое чтение, проверка фактического материала и правка текста.

На первом этапе следует сделать лишь карандашные пометки на полях/ крое того, на этом этапе собираются необходимые справки, ранее составленные документы по данному вопросу, другая дополнительная информация.

На втором этапе проверяется фактический материал, используемый составителем письма, проверяются ссылки на правовые, нормативные акты, наличие виз согласования, сведения, включаемые в документ.

На третьем этапе правки документа используются пометки и значения, сделанные при первом прочтении документа, проводится языковая и стилистическая правка. Существенные исправления согласовываются с автором документа.

Различают следующие виды правок:

1. Правка-вычитка – сличение перепечатанного текста с отредактированным, ранее выверенным документом. При правке-вычитке могут встречаться пропущенные буквы, неверные написания, возможны пропуски отдельных строк. При обнаружении существенных недочетов текст перепечатывают.

2. Правка-сокращение – устранение из текста длинного, несущественного материала. При корректировке документов правка-сокращение применяется в текстах, содержащих общие рассуждения и для упрощения сложных синтаксических конструкций. Одной из причин такой правки может быть превышение заранее установленного объема текста. Как известно, текст делового письма более двух страниц писать не принято, если вопрос не касается глубокого анализа и обоснования поднимаемой проблемы.

3. Правка-переделка используется в тех случаях, когда составитель документа плохо владеет деловой речью, не умеет выразить нужную мысль письменно.

4. Правка-обработка – комплексный вид правки, включающий все работы с проектом документа, которые выполняются при проведении предыдущ0их видов правки.

Следует подчеркнуть, что в обязанности секретаря, секретаря-референта, нередко предоставляющего документ на подпись руководителю организации, не входит составление за автора документа новой его редакции. Речь идет о предъявлении обоснованных замечаний, обнаружении ошибок, рекомендаций по их исправлению.

1. Особенности организации документооборота

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

4. Прохождение внутренних документов

5. Организация работы с конфиденциальными документами

6. Учет объема документооборота

7. Контроль за исполнением документов

1. Особенности организации документооборота

Документационное обеспечение управления – важнейшая обслуживающая функция управления, нуждающаяся в тщательной и продуманной организации. Эту функцию выполняют специальные структурные подразделения, секретарь или специально назначенное лицо. Порядок работы с документами четко регламентируется, что находит отражение в государственной системе документационного обеспечения управления, в ГОСТе 6.38-97, а также в типовых инструкциях по делопроизводству.

В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Причины роста объема документооборота подразделяются на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, усложнение процессов управления. Другими словами, возрастание или сокращение объемов документов связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

· бюрократизацию аппарата управления;

· незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов;

· неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;

· несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения;

· отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования;

· отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, выделяются как связанные с отдельной личностью, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. От оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Технологическая цепочка обработки и движения документов делится на следующие этапы:

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация документов;

4. контроль исполнения документов;

5. информационно-справочная работа;

6. исполнение документов;

7. отправка документов;

8. систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Ниже рассмотрим более подробно этапы работы с документами.

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. Рекомендации по приему и отправке позволяют реализовать основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах существуют правила первичной обработки поступивших документов.

1. Проверяется правильность доставки, ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату.

5. Ведется учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.

6. При первичной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации. Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты другими каналами информации, например, факсимильные аппараты.

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства.

С 1970-х годов широкое распространение получила методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке – документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует "узкие" места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя.

Подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии).

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:

· по почте;

· курьером;

· по факсу;

· электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

· первичную обработку;

· предварительное рассмотрение (разметку);

· регистрацию;

· рассмотрение документов руководством;

· направление на исполнение;

· контроль исполнения;

· исполнение документов;

· подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют:

· проверку правильности доставки (адресования);

· проверку количества листов поступившего документа;

· проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").

При отсутствии листов документа или приложения:

· ставится в известность отправитель;

· делается отметка на самом документе;

· делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо со­блюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:

имеющие пометку "Лично" ("Private");

имеющие пометку "Конфиденциально" ("Confidential"), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:

на регистрируемые;

нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

руководителю предприятия;

заместителям руководителя предприятия;

в структурные подразделения;

конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит:

входящий номер документа;

дату поступления;

время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 -номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы:

имеющие в адресе указание структурного подразделения;

фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

· определить исполнителя;

· дать конкретные указания по исполнению документа;

· указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в реги­страционный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнители) под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколь­кими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с ис­полнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 2003 г. по вопросам ... (входящие)".

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.Исходящие документы могут быть отправлены:

· по почте;

· курьером;

· по факсу;

· электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

· составление проекта документа исполнителем;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (в необходимых случаях
утверждение);

· регистрация документа;

· отправка документа адресату;

· подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и авто­ром которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы дело­производства для регистрации в "Журнале регистрации исхо­дящих документов". Журнал содержит следующие графы:

· номер документа, включающий номер дела;

· дата документа;

· адресат (корреспондент);

· краткое содержание или заголовок к тексту;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

· исполнитель;

· примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проста­вить его рукописным способом или нумератором на всех эк­земплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу дело­производства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

4. Прохождение внутренних документов

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

· составление проекта документа исполнителем;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях);

· регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

· передача документа исполнителю (копирование документа приналичии нескольких исполнителей);

· контроль исполнения документа;

· исполнение документа;

· проставление отметки об исполнении;

· подшивка исполненного документа в дело.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии, подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

5. Организация работы с конфиденциальными документами

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого типа.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну.

Под служебной или коммерческой тайной, согласно Граждан­скому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую, производ­ственную и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сто­ронних лиц, заинтересованных в ее получении по экономичес­ким и иным соображениям, но не имеющих законных основа­ний для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных до­кументов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем руководителя, на средних и крупных — руководите­лем канцелярии (офис-менеджером).

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

· работа с конфиденциальными документами должна про­изводиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется огра­ниченному числу сотрудников, давших подписку о неразглаше­нии служебной и коммерческой тайны;

· выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производит­ся под роспись сотрудника;

· передача документов с грифом «конфиденциально», «стро­го конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организа­ции из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других докумен­тов — в особых помещениях или запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запер­тых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких докумен­тов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений должны обучать своих подчи­ненных правилам обращения с конфиденциальными докумен­тами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают обязательство о неразглашении служебной тайны по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о воз­можной уголовной, административной и иной ответственнос­ти в соответствии с законодательством.

Традиционно гриф ограничения доступа к документу («сек­ретно», «конфиденциально» и др.) с указанием номера экземп­ляра ставится в верхнем правом углу ниже грифа «Контроль».

6. Учет объема документооборота

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные ис­пользуются при разработке мероприятий по совершенствова­нию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств оргтехники для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.Копии доку­ментов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярий организации, оформляя результаты в виде справки.

7. Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения документов – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения и ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме – секретарь. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Сроки исполнения могут быть указаны в документах, в резолюции, а также определены законодательством или отражены в инструкциях, разрабатываемых на предприятии.

В сроковом контроле можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляют сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения в целом. Итоговый контроль в сочетании с предупредительным является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля выступает периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности.

Существуют ручная сроковая картотека и автоматизированная система контроля.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и карточный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца, а за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Эта форма контроля позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и, таким образом, видеть загрузку каждого, а также увязать программу контроля с премированием сотрудников. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, выступает составной частью комплексной программы автоматизации документооборота.


Тема 8 «Составление номенклатур и текущее хранение дел»

1. Понятие и разработка номенклатуры дел

2. Формирование и текущее хранение дел

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

1. Понятие и разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хра­нения в установленном порядке.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска докумен­тов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел:

1. Охват всех документов;

2. Раздельная группировка документов постоянного и временного сроков хранения;

3.Конкретная и четкая формулировка заголовка дела;

4. Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со сроками хранения и по степени важности документов.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типо­вой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного под­разделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкрет­ного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером де­ятельности и составом документации. Кроме того, типовая номен­клатура устанавливает единую индексацию дел для соответствую­щих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в нормативных и нормативно-методических документах.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индексов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру.

Основное требование к номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одно­го раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и струк­туры учреждения она составляется, согласовывается и утвержда­ется заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государствен­ной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каж­дого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В тече­ние года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

2. Формирование и текущее хранение дел

Формирование дел — это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям:

1. Оперативность обработки и поиска документов;

2. Надеж­ность документационного обслуживания;

3. Сохранность документов.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. Распределение и раскладка исполнительных документов в дела;

2. Расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до­работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен­ные копии в дело не помещают.

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квар­тальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных слу­чаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотре­ния этих документов, принятия решения и закрытия дела доку­менты постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмот­рено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенкла­туры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет.

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела. Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные письма. Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения).

Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри дела – в хронологическом порядке.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря руководителя.







Сейчас читают про: