Информационная система и информационные технологии в управлении социальной сферой

Под информацией понимаются новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, принятые, понятые и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления.

В социальном управлении информация - это особый вид общественной информации - социальной информации, которая представляет собой только "совокупность экономической, политической и иных видов общественной информации, подобно тому как социальный организм не есть механическая сумма составляющих его элементов", а имеет "свои особенности, поскольку специфичен отражаемый в ней объект управления».

Своеобразие социальной информации состоит в том, что в ней отражается взаимосвязь между различными явлениями, их место и функции в социальном организме.

Базу социальной информации составляют информационные ресурсы, к которым относят отдельные документы и массивы документов, хранящиеся в информационных системах.

Социальная информация может классифицироваться:

• по масштабу отражаемого объекта федеральная, региональная, муниципальная, местная;

• по отраслям социальной сферы - образование, медицина, жилье и т.п.;

• по структурированности - систематизированная (по составу показателей, адресности, периодичности, срокам передачи, форме представления) и несистематизированная;

• по отношению к конкретному социальному министерству и органу управления - внешняя, внутренняя, организационно-распорядительная, информация состояния, информация согласования, отчетная;

• по характеру носителя информации - документированная для средств связи, компьютерная, вербальная;

• по характеру хранения - фиксированная, допускающая многократное использование и нефиксированная;

• по характеру использования - универсальная или функциональная. Возможны и другие основания классификации информации. Процесс пользования информацией цикличен, то есть представляет собой ряд этапов. Информация, собранная вначале в виде набора фактов и цифр (сведений, данных), хранится, обрабатывается и преобразуется в сообщения, имеющие смысл для исследователя, аналитика, а затем в аналитические документы, удовлетворяющие информационные потребности органов управления социальной сферой на различных уровнях.

Особо ценной считается та информация, которая является опережающей, содержит в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии социального развития общества, региона, действий в будущем.

В век поголовной компьютеризации получение информации значительно ускорилось. Вместе с тем, появились сложности:

- необходимость постоянного наращивания объемов информации;

- информационная перегрузка руководителей;

- селекция информации и перераспределение потоков информации между различными уровнями иерархии в системах управления;

- проблемы содержания и объема управленческой и специальной осведомленности и т.д.

В целом, информационное обеспечение процесса социального управления, представляет собой организационно упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Оно должно учитывать:

- особенности объекта управления;

- выполнение всех общепринятых требований, предъявляемых к информации в управлении: современность, оперативность, надежность (достоверность, объективность, полнота), доступность и легкость восприятия (краткость, выразительность, наглядность), оптимальность (характеристика меры в соотношении необходимой и достаточной информации), логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения), комплексность, системность, соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления;

- анализ процесса управления, предполагающего сравнение нормативных критериев и фактических показателей функционирования и развития систем, анализ возникающих при этом противоречий и дисфункций, выработку предложений по изменению социальной политики, совершенствованию механизмов проработки и принятия решений, контроля их эффективности;

- технологический анализ процессов управления, связанный с изучением подготовки и эффективности принятия решений.

Информационная система управления социальной сферой, представлена совокупностью объективных и субъективных показателей, отражающих:

Первая группа	Вторая группа
- эффективность социального воспроизводства населения, социальные предпочтения, нравственные ценности и установки людей; - сущностные стороны наиболее острых, нерешенных социальных проблем.	- перспективное развитие социальной сферы.
Получаем - путем анализа социальной статистики и в ходе опроса жителей и экспертов.	Получаем - в ходе экспертных опросов.

Для формирования эффективной информационной системы в процессе управления необходимо:

- сформировать банк данных социальной информации и сопрягаемой с ним информации, поступающей из органов статистики, материалов оперативных социологических опросов и других источников, в целях разработки систем показателей, охватывающих все грани анализа социальной сферы как целостной системы.

- сформировать теоретическую и эмпирическую модели социальной сферы;

В настоящее время сформированы четыре информационные подсистемы:

- об эффективности социального воспроизводства населения;

- о потенциале социальной сферы;

- о социально-защитной деятельности органов федерального и регионального управления;

- о конкретных социальных проблемах, требующих безотлагательного решения.

В основе оптимизации информационного процесса в социальной сфере в нашем случае лежит информационная технология (СИТ) - автоматизированное рабочее место (АРМ) социолога социальной сферы, разработанного временным научно-исследовательский коллективом социологического факультета МГСУ. Она обеспечивает:

1. Сбор, накопление фактов и статистических данных о социальных. отношениях и процессах, социальной, структуре населения, потенциале социальной инфраструктуры, социальной -структуре, социальном самочувствии, уровне и качестве жизни различных социальный субъектов, эффективности принимаемых мер социальной защиты, группах и слоях населения, требующих особого внимания руководителей региона, безотлагательной помощи и поддержки. Эта информация достаточна для расчета аналитических показателей (коэффициентов, индексов, баллов), характеризующих эффективность социального воспроизводства субъектов социальной сферы.

2. Хранение информации в такой форме, которая позволяла бы легко и быстро находить, своевременно обновлять и предъявлять информацию в случае необходимости по первому требованию руководителя.

3. Дифференциацию сведений о состоянии социальной сферы с учетом информационных потребностей руководителей на различных уровнях управления.

4. Сравнение показателей текущих социальных процессов с нормативными моделями социального воспроизводства населения и с учетом динамики их изменений в масштабе реального времени.

5. Взаимодействие федеральной, отраслевой и региональной структур анализа процессов функционирования социальной сферы.

6. Оперативное, своевременное и полное представление сведений и сообщений в соответствующей форме руководителям различных уровней.

В целом, информатизация социальной сферы общества, понимаемая нами как обеспечение ее информационных потребностей на основе применения информационных технологий, предполагает наряду с разработкой компьютерных и коммуникационных средств и технологий четкое определение ее субъекта, то есть того государственного органа управления в центре и на местах, который отвечает за этот процесс, координирует и контролирует сбор, накопление, хранение, обработку и предоставление пользователям сведений о состоянии и динамике изменения социального пространства общества или региона. Очевидно, в наших условиях эту функцию может целостно реализовать лишь тот властный орган, в компетенцию которого входит социальное развитие страны, региона.

Результативность информационного обеспечения управления социальной сферой на любом из его уровней определяется следующими факторами: уровень информационной культуры руководителя, управленческой команды и всего коллектива организации, их поведением и деятельностью в информационном поле и системе коммуникаций, а также потенциалом информационной службы (профессионализм и компетентность, уровень информационной культуры, технико-технологическая вооруженность), свойствами и возможностями физических каналов связи.

На личностном уровне информационная культура управленца оценивается совокупностью гуманитарных, управленческих и специальных знаний, которыми владеет индивид и которые актуализируются в процессе восприятия и переработки информации. Обладая ими, руководитель может осмыслить механизм самоорганизации социальной сферы и обеспечить управление не как навязывание субъективно обоснованных решений, а как одну из функций единой самоорганизующей системы.

В нашей стране информационная система управления социальной сферой только формируется. Однако, сейчас можно сказать, что на региональном уровне большую роль играют социологические службы, которые выполняют пять основных функций:

Диагностическую Прогностическую	Она определяется ее значимостью в общей системе организации работы по управлению социальной сферой общества. Она связана с анализом эффективности функционирования социальной сферы и управления ею и предполагает: • разработку системы регулярного анализа и контроля динамики социальных процессов, опирающуюся на использование современных компьютерных технологий; • накопление, обработку, анализ поступающей информации; • выявление наиболее острых проблем социальной сферы и причин их вызывающих; • выявление групп и слоев, нуждающихся в социальной поддержке; • обеспечение постоянного и последовательного развития социальной сферы. Часто эта функция реализуется с опорой на типовые методики, позволяющие быстро и регулярно собирать интересующую управленцев информацию.
Проективную	Она связана с научным предвидением хода социальных процессов, преобразованием социальных объектов, их структуры, изменением общественных отношений, динамического развития социальной сферы и ее подсистем. И представляет: • разработку инновационных технологий модернизации социальной сферы общества, ее выхода из кризиса, снятия напряжения; • oпpeдeлeниe перспектив жизнедеятельности общества, демографических процессов, динамики уровня и качества жизни населения и т.п.), являющихся предметом социального управления; • определение социальных последствий прогнозных разработок. Для этого социологические службы используют различные методы прогнозирования. Наиболее часто применяются опросы экспертов и разработка на их основе сценарных прогнозов. При этом строго соблюдаются требования подготовки и проведения подобных социологических процедур, поскольку их точное выполнение определяет эффективность экспертных методов прогнозирования. Проективная функция обеспечивает обоснованное конструирование социальных связей и отношений в социальной сфере жизнедеятельности общества и ее составляющих и предшествует разработке социальных проектов. Она предполагает: • конструирование параметров подсистем или отраслей социальной сферы (здравоохранения, бытового и социального обслуживания и т.п.), как объектов социального проектирования: • проектирование субъектов социальных отношений, исходя из их места, роли и функций в системе социальных связей; • учет в социальной проекте действия вне субъектных компонентов как материальных, так и духовных.
Планирования.	Она предполагает разработку планов социального развития на всех уровнях структурной организации социальной сферы. Ее сущность заключается в научно обоснованном определении целей, задач, показателей, мероприятий и порядка их реализации, темпов и сроков их выполнения, распределения сил и средств, связана с организационно-методическим обеспечением процесса социального планирования, управления и включает в себя: • подготовку специальных документов (решений, проектов социального развития); • формирование организационных структур, обеспечивающих разработку этих документов; • координацию работы по формированию социальных программ; • согласование отработанного проекта; • оперативный контроль за выполнением социальных показателей и мер, определенных планом; • регулярный анализ итогов социального развития региона. Таким образом, социальный проект или программа обозначит актуальные ориентиры, общие задачи, сроки достижения целей, скоординирует усилия исполнителей на основе глубокого изучения исходного уровня развития объекта и использования социальных нормативов.
Просветительскую	Она предполагает пропаганду социологических знаний среди населения и руководителей различного ранга, привитие навыков работы с социальной информацией. Управление сегодня все больше требует от "управленца" не специализированных, узкопрофильных знаний с набором заготовленных впрок вариантов решений, а глубокой образованности, умения пользоваться информацией, анализировать ситуацию, целостного представления об обществе, природе и человеке, ощущения себя не над ними, а их неотторгаемой частью.