Инвентаризация и порядок ее проведения

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств.[4]

Инвентаризации подлежат все имущество(активы) организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (например, только денежные средства, материалы и т. п.).

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

- при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже, при реорганизации и ликвидации организации;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственного лица;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;

- в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий и др. чрезвычайных ситуаций.

Перед проведением инвентаризации в бухгалтерии составляются инвентаризационные описи проверяемых объектов учета, а материально-ответственное лицо дает расписку о том, что все полученные им ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. После проведения инвентаризации оформленные описи передаются в бухгалтерию для сравнения с данными БУ, и результаты записывают в сличительную ведомость, в которой отражают фактическое наличие по данным инвентаризации и БУ и результаты сравнения: недостача или излишек. Результаты инвентаризации денежных средств, ценных бумаг оформляют актом без инвентаризационной описи. На сумму недостачи или излишка оформляют бухгалтерские записи в том месяце, когда завершена инвентаризация.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации по приказу руководителя создается инвентаризационная комиссия, в которую включают представителей администрации организации, работников бухгалтерии и др. специалистов.

Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Кроме проверки состояния и наличия имущественных ценностей они имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия.
До начала инвентаризации рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, а также технических паспортов или другой технической документации.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на “_______” (дата)", что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые должны быть составлены не менее чем в двух экземплярах и подписаны всеми членами комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выведенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются в описи. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

2.5.Оценка и калькуляция Оценка представляет собой способ выражения в денежном измерении имущества предприятия и его источников.В основе оценки лежат реальные затраты, выраженные в денежном выражении.В целях обеспечения сопоставимости оценка имущества должна проводиться единообразно, что достигается действующими нормами и постановлениями Правительства.Установлено, что в балансе основные средства и нематериальные активы отражаются по остаточной стоимости.Вложения во внеоборотные активы отражаются в оценке, отражающей фактические затраты инвестора на дату составления баланса.

Расходуемые материалы и сырье разрешено оценивать по одному из следующих методов: по средней себестоимости, по себестоимости единицы материальных ценностей, по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО).

Готовая и отгруженная продукция может отражаться в учете в зависимости от принятого порядка списания общехозяйственных расходов по четырем вариантам:

- полной фактической производственной себестоимости;

- неполной фактической производственной себестоимости;

- нормативной (плановой) полной производственной себестоимости;

- нормативной (плановой) неполной производственной себестоимости.

Незавершенное производство можно отражать по нормативной (плановой) производственной себестоимости (в серийных и массовых производствах) и по фактической производственной себестоимости (в единичных производствах).

Уставный капитал в балансе и в учредительных документах отражается в оценке, согласованной между учредителями.Задолженность по кредитам отражается с учетом суммы начисленных процентов, однако сумма процентов отражается отдельной строкой.

В связи с приближением российских правил ведения бухгалтерского учета к требованиям МСФО все чаще используется оценка по справедливой стоимости. Оценкой по справедливой стоимости является сумма, на которую можно обменять актив при совершении сделки между хорошо осведомленными, желающими совершить такую операцию сторонами, осуществленной на общих условиях, а оценкой по рыночной стоимости — сумма, которая может быть получена от продажи инвестиции на активном рынке (параграф 6 МСФО 16 “Основные средства“).

2.6.Отчетность

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерская отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений.

Обязательный экземпляр составленной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности представляется не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода.

Экономический субъект составляет годовую (за отчетный год), промежуточную бухгалтерскую (финансовую) отчетность (за отчетный период менее отчетного года), которая должна включать показатели деятельности всех подразделений экономического субъекта, включая его филиалы и представительства, независимо от их места нахождения в валюте Российской Федерации.

При этом промежуточная бухгалтерская отчетность не сдается в официальные органы, но служит основанием для составления налоговой отчетности (деклараций)

Важна дата подписания, указанная в отчетности, так как она учитывается при возникновении условных обязательств, событий после отчетной даты.

Представление отчетности может осуществляться как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителемэкономического субъекта. Этот экземпляр в указанием даты должен храниться экономическим субъектом в архиве. По правилам, отчетность является документом постоянного хранения, в архиве хранится ее контрольный экземпляр.

Обязательные экземпляры бухгалтерской (финансовой) отчетности составляют государственный информационный ресурс. Заинтересованным лицам обеспечивается доступ к указанному государственному информационному ресурсу, за исключением случаев, когда в интересах сохранения государственной тайны такой доступ должен быть ограничен.

В случае опубликования бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая подлежит обязательному аудиту, такая бухгалтерская (финансовая) отчетность должна опубликовываться вместе с аудиторским заключением.

По новым правилам бухгалтерская отчетность и регистры бухгалтерского учета не являются коммерческой тайной

В соответствии со статьей 14 ФЗ годовая бухгалтерская отчетность, состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним.

Отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно, за исключением случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Первым отчетным годом является период с даты государственной регистрации экономического субъекта по 31 декабря того же календарного года включительно, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом и (или) федеральными стандартами.

В случае, если государственная регистрация экономического субъекта, за исключением кредитной организации, произведена после 30 сентября, первым отчетным годом является период с даты государственной регистрации по 31 декабря календарного года, следующего за годом его государственной регистрации, включительно.

Датой, на которую составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность (отчетной датой), является последний календарный день отчетного периода

Формы бухгалтерской отчетности, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством Финансов РФ[5].

Пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный период и предшествующие ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности. В пояснительной записке должны быть указаны факты неприменения правил бухгалтерского учета в случаях, когда они не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты деятельности организации – с соответствующим обоснованием. В противоположном случае неприменение правил бухгалтерского учета рассматривается как нарушение законодательства РФ.

В пояснительной записке организация объявляет изменения в своей учетной политике на следующий отчетный год.

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем.

Бухгалтерская отчетность предоставляется в установленной форме.

Микропредприятия, имеющие численность работников до 15 человек могут представлять отчетность на бумажных носителях, т.е.на бланках типовой формы; остальные предприятия обязаны предоставлять отчетность, а значит и вести учет в электронном виде.

Бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, собственникам организации, территориальным органам государственной статистики, органам налоговой инспекции, банкам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность может быть направлена почтой с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи, в последнем случае пользователь обязан передать организации квитанцию о приёмке бухгалтерской отчетности в электронном виде.

Днем предоставления бухгалтерской отчетности считается дата почтового отправления по каналам связи или дата фактической передачи.

Открытые акционерные общества, страховые компании, биржи, инвестиционные фонды, банки и т.п. обязаны публиковать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 01 июня года, следующего за отчетным.

Пенсионный фонд, фонд социального страхования и фонд обязательного медицинского страхования обязаны публиковать квартальную бухгалтерскую отчетность.

Бухгалтерская отчетность должна быть опубликована в газетах, журналах, доступных пользователям бухгалтерской отчетности или распространена в виде брошюр, буклетов и др. изданий.

Экономические субъекты представляют по одному обязательному экземпляру годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в орган государственной статистики по месту государственной регистрации не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода.

Обязательные экземпляры бухгалтерской отчетности составляют государственный информационный ресурс. Заинтересованным лицам обеспечивается доступ к указанному государственному информационному ресурсу, за исключением случаев, когда в интересах сохранения государственной тайны такой доступ должен быть ограничен.

Данные бухгалтерской отчетности используются для проведения анализа хозяйственной деятельности организации и служат основанием для принятия управленческих решений.

Тема 3. План счетов бухгалтерского учета и порядок его применения

С 01 января 2001 года в России действует новый план счетов БУ и Инструкция по его применению.[6] План счетов БУ представляет собой систематизированный перечень синтетических счетов и субсчетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка). Все синтетические счета имеют двузначные номера с 01 по 99, они разделены на восемь разделов в зависимости от особенностей; отдельно выделены забалансовые счета.

В начале плана отражены разделы со счетами имущества, необходимого для производственного процесса, затем показаны разделы со счетами для учета затрат на производство, учета товаров, готовой продукции, денежных средств и расчетов. В последующих разделах отражены обязательства организации, и финансовые результаты.

Единый унифицированный план счетов БУ применяемый в России (кроме кредитных и бюджетных организаций) позволяет:

-осуществлять централизованное единое методологическое руководство учетом и отчетностью;

-контролировать правильность ведения учета, отчетности и использования имущества предприятия.

На основе единого унифицированного Плана счетов БУ организации разрабатывают свой Рабочий план счетов, который утверждается приказом об учетной политике.