Управление ОП

7.2.13.1 Управление деятельностью через процессы

Целевыми установками работы кафедры является создание оптимальной организационной структуры, ориентированной на процессный подход. Реализация и управление образовательными программами происходит через организацию процессов. Деятельность кафедры «Математики и естественных наук» представлена как сеть взаимосвязанных процессов, необходимых для реализации стратегии развития ОП. Менеджмент процессов осуществляется за счет: четкого распределения ответственности за процессы; высокого качества документации, содержащей способы осуществления деятельности.

По каждому из процессов разработана документированная процедура, определены критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, осуществления и управления этими процессами. За реализацию бизнес-процессов несет ответственность заведующий кафедрой, включая процессы: обязательства руководства; разработка политики в области качества; планирование целей в области качества и планирования; распределение ответственности и полномочий; обеспечение процессов обмена информацией. Ответственные лица по элементам процесса назначаются заведующим кафедрой «Математики и естественных», к примеру:

— МОП магистратуры и бакалавриата, академический календарь, каталог модулей образовательной программы, учебно-методическая работа — д.ф.-м.н., ассоц. проф. Вербовский В.В.;

— НИР и НИРС — старший преподаватель, магистр математики Исмаилов Н.;

— практика бакалавров и магистрантов — ассистент-профессор, доктор философии по математики Сарсенгельдин М..;

— трудоустройство — ассистент, магистрант Габдуллин Б.;

— воспитательная работа со студентами — ассистент, магистрант Кассабек С.;

— взаимопосещение и открытые занятия ППС — ассистент-профессор, к.ф.-м.н. Базарбаева Л.Е.;

— учебная нагрузка кафедры — старший преподаватель, магистр математики Тлеулиева Ж.;

— секретарь заседаний кафедры — Усен М.С.;

(протокол заседания кафедры «Математики и естественных наук» № 1 от 27.08.2014 г. (Приложение). Все процессы (учебный, воспитательный, методический процессы) документируются. По учебно-методической работе — планы, графики открытых занятий и другие документы. По социально-воспитательной работе — планы, отчеты, план работы кураторов и другие документы.

7.2.13.2 Механизмы планирования, развития и постоянного улучшения

Стратегия развития вуза и факультета является основанием для разработки кафедрой «Математики и естественных наук» планов развития ОП и ежегодных операционных планов развития ОП. План развития ОП разрабатывается на 1, 3 года и 5 лет. Соответствующие операционные планы развития ОП составляются и утверждаются ежегодно. Мониторинг реализации осуществляется по анализу ежегодных отчетов кафедры, факультета, с описанием формы завершения и срокам исполнения/реализации мероприятий, посредством опроса заинтересованных лиц.

7.2.13.3 Оценки рисков и определения путей снижения этих рисков

Возможными рисками при реализации образовательной программы являются уменьшение контингента за счет снижения количества поступивших на 1 курс как следствие рождаемости в 1990 гг., повышения оплаты за обучение, ослабление кадрового потенциала, несоответствие материально-технической базы требованиям к современному уровню реализации образовательных программ. В случае ОП «Математика» основным риском является расположение вуза в г. Каскелене. В этой связи для их снижения данного риска университет предлагает всем желающим общежитие, рассчитанное на 1200 мест, в будущем планируется до 2400 мест, а также сохранение и увеличение контингента ОП за счет:

— гибкой системы скидок за обучение;

— внутренние гранты университета (положение об оплате);

— расширения географии профориентационной работы среди потенциальных абитуриентов.

Определенный риск для развития ОП могут вызвать ослабление кадрового потенциала применительно программ магистратуры и докторантуры. Для увеличения % остепененности и усиления кадрового потенциала ОП с 2014 г. нацелено приглашаются кандидаты наук: к.ф.-м.н., доцент Багисбаев К.Н., к.ф.-м.н., доцент Лобанова Н.И. Кроме того, за последние 2 года 3 сотрудника кафедры успешно защитили диссертацию на соискание ученой степени доктора философии по математике, двое из них — Гюверджин С. и Сарсенгельдин М. уже получили дипломы, а защита Исмаилова Н. состоялась в декабре 2014 г.

В случае увольнения доктора по специальности возникает риск несоответствия квалификационным требованиям в части реализации профессиональных учебных программ послевузовского образования с присуждением академической степени «магистр», которые требуют наличия доктора наук или двух докторов философии (PhD), состоящих в штате, по соответствующей специальности. Вуз с целью снижения подобного риска предлагает повышенные оклады, льготы для обучения детей преподавателей и представляет общежитие для преподавателей, возможности приобретения квартир в построенных вузом домах на условиях приобретения в рассрочку на основе заключенных договоров вузом со строительными компаниями.

7.2.13.4 Мониторинг, включая создание процессов отчетности, позволяющихопределить динамику в деятельности и реализации планов

Качество реализации плана развития ОП осуществляется на основе полугодовых и годовых отчетов ППС, деятельности кафедры по основным направлениям: учебная, учебно-методическая, научная, воспитательная.

Контроль реализации миссии, целей и задач ОП согласно плану развития осуществляется на нескольких управленческих уровнях — заведующим кафедрой, деканом факультета, начальниками структурных подразделений, проректорами по направлению деятельности, ректором вуза.

Мониторинг плана развития образовательных программ осуществляется через: сбор отчетов по реализации операционного плана развития ОП, годовых отчетов кафедры, мониторинга готовности кафедр к учебному году, экспертизы качества МОП, УМКС, УМКД, учебно-методического и материально-технического обеспечения ОП, готовности аудиторного и учебно-лабораторной базы ОП и др., а также посредством анкетирования обучающихся и выпускников, работодателей и родителей по степени удовлетворенности получаемыми образовательными услугами.

По мере реализации мероприятий ведется отчетность, которая рассматривается на заседаниях кафедры и ежегодно сдается отчет по основным видам деятельности кафедры «Математики и естественных наук» декану и проректору. Таким образом, мониторинг выполнения плана развития ОП осуществляется согласно утвержденным срокам исполнения в течение учебного года.

7.2.13.5 Анализ выявленных несоответствий, реализации разработанных корректирующих и предупреждающих действий

Контроль эффективности системы обеспечения качества осуществляется через внутренние аудиты, экспертизу методического обеспечения, оценку деятельности и рассмотрение вопросов на заседаниях коллегиальных органов управления — заседание кафедры, методические секции кафедры и научно-методическое и научное бюро факультета и Ученый совет вуза.

В рамках этих механизмов определяются результативность и эффективность выполнения целей и задач, выявляются отклонения от заданных целей. При необходимости разрабатываются планы корректирующих действий.

В план внутреннего аудита включаются вопросы, связанные с планированием, организацией, мониторингом и развитием качества плана развития ОП. По результатам аудита намечаются и проводятся корректирующие мероприятия.

Для оценки качества, условий и ресурсов оказания образовательных услуг проводятся следующие виды опросов:

— опрос выпускников о качестве образовательных услуг;

— анкетирование работодателей о качестве подготовки выпускников;

— анкетирование студентов о качестве преподавания дисциплин;

— анкетирование ППС по вопросам организации учебного процесса;

— анкетирование студентов по дополнительным направлениям (например, по вопросам студенческого самоуправления, адаптаций к обучению в вузе и т.п.).

В случае выявления несоответствия, обнаруженных в результате анализа деятельности и реализации ОП, проводится корректировка плана развития ОП посредством внесения изменений в разработку корректирующих и предупреждающих действий. Результативность и эффективность изменений оценивается по факту предоставления выполненного в указанные сроки плана по устранению несоответствий.

7.2.13.6 Анализ эффективности изменений

Анализ эффективности изменений обеспечивается составлением базы данных ОП по различным видам деятельности: НИР, НИРС, Международные отношения, Академическая мобильность, научно-методическое, учебно-методическое обеспечение ОП на основе ПОРТФОЛИО ППС и другой информации поступающей из подразделений вуза: научный отдел, отдел международных отношений, учебно-методический совет университета, библиотека и др. Мониторинг эффективности изменений отражается в полугодовых и годовых отчетах кафедры в виде количественных и качественных данных. Выводы и рекомендации, полученные в ходе мониторинга, привлекаются при планировании плана развития ОП на 1, 3 и 5 лет.

Анализ и выводы эффективности отдельных подразделений по реализации образовательной программы проводится путем мониторинга реализации планов по развитию образовательных программ.

Мониторинг реализации планов включает следующие механизмы:

— годовые отчеты выпускающих кафедры «Математики и естественных наук»;

— внутренние аудиты;

— рассмотрение вопросов развития разных направлений подготовки специалистов на коллегиальных органах.

7.2.13.7 Оценка результативности и эффективности деятельности подразделений и их взаимодействия

Мониторинг реализации планов включает следующие механизмы:

— годовые отчеты выпускающих кафедры «Математики и естественных наук»;

— внутренние аудиты;

— рассмотрение вопросов развития разных направлений подготовки специалистов на коллегиальных органах.

Важным фактором развития ОП является насколько тесное сотрудничество со всеми подразделениями вуза: учебно-методический совет, отдел международных отношений, департамент науки, библиотека, офис Регистратора, Студенческий отдел, Центр карьеры и содействия трудоустройству выпускников, и т.д.

Так, например, ОМО представляет вниманию обучающихся и ППС объявление о приеме (наборе) обучающихся, в соответствии с условиями конкурсной программы или соглашения о реализации программ академической мобильности, путем размещения информации на официальном сайте Университета на 3-х языках: государственном, русском и английском. В размещаемой информации на официальном сайте Университета указываются предлагаемые для изучения обучающимися дисциплины (на основании предоставленной факультетами сведений, периода подачи заявления, обязательных условий, которые необходимо выполнить в данном случае для зачисления в Университет, а также образец анкеты-заявления, форма которого доступна в режиме on-line).

В случае удовлетворения заявления ОМО сообщает о принятом решении заявителям в соответствующие Университеты и обеспечивает визовую поддержку. Заявителям также направляется вся необходимая информация (имя и должность ответственного сотрудника, номера телефонов, факс, адрес электронной почты), общая информация об Университете, а также информация о процедуре оформления по прибытию в Университет. На протяжении последних лет обучающие и ППС ОП «Математика» благодаря сплоченной работе факультета, кафедры и ОМО участвуют в программе обмена MEVLANA, реализуемой с турецкой ассоциацией вузов.

1.2.14 Документация всех основных бизнес-процессов, регламентирующих реализацию ОП

Система управления обеспечена университетскими нормативными документами, среди которых Устав, Внутренний аудит, Управление документацией, Управление инфраструктурой и производственной средой, Положение о факультете, Положение о кафедре, Должностные инструкции сотрудников факультета и кафедры, Журналы деканов о Регистрации претензий и другие.

Деятельность факультета и кафедр регламентируется соответствующими Положениями, описывающими предназначение, организационную подчиненность, штатный состав сотрудников, нормативную базу. Функциональная направленность факультета определяет содержание должностных инструкций сотрудников, имеющих конкретные права и обязанности по управлению процессами жизненного цикла факультета.

Традиционными механизмами управления, регулирующими взаимоотношения сотрудников по всей вертикали управления, являются принятые в университете Правила внутреннего распорядка и Кодекс этических норм, которые отражают требования корпоративной культуры, должностную субординацию, трудовой распорядок, толерантность, академическую честность.

Все внешние и нормативные документы, в том числе решения коллегиальных органов (УМС и Ученый совет) размещены на внутреннем INTRANET PORTAL и доступны всем пользователям корпоративной сети.

Стратегия развития вуза и факультета является основанием для разработки кафедрой «Математики и естественных наук» планов развития ОП и ежегодных операционных планов развития ОП. План развития ОП разрабатывается на 1 год, 3 года и 5 лет. Соответствующие операционные планы развития ОП составляются и утверждаются ежегодно. Мониторинг реализации осуществляется по анализу ежегодных отчетов кафедры, факультета, с описанием формы завершения и срокам исполнения/реализации мероприятий, посредством опроса заинтересованных лиц.

Должностные обязанности персонала и ответственных за бизнес-процессы, осуществляемых на кафедре «Математики и естественных наук», разрабатываются, согласовываются с юридическим отделом и утверждаются приказом за подписью Ректора СДУ, последний такой приказ датирован 17.06.2014 г. На кафедре имеются должностные инструкции заведующего кафедрой, профессора, доцента, старшего преподавателя, преподавателя, лаборанта, методиста, отражающие штат кафедры. Должностные инструкции включает наименование должности, общие положения, должностные обязанности, права, ответственность. На все должности ППС кафедры осуществляется конкурсный отбор.

Описание должностных обязанностей сотрудников кафедры хранятся во внутренней нормативной документации кафедры — Положения и должностные инструкции ППС. Документация, регламентирующая деятельность подразделения и сотрудников, хранится на кафедре, к ней имеют доступ ППС и учебно-вспомогательный персона (в том числе вновь принятые или кандидаты на вакантные должности).

1.2.15 Требования вуза к различным формам (очное, вечернее, заочное), уровням (ВА — МА - РhD) и используемым технологиям (в т.ч. дистанционным) обучения

Вузом разработаны собственные требования к обучающимся очной формы обучения, в виду того, что в вузе нет заочной и вечерней формы обучения в этой связи вузом не ставится акцент на дистанционные технологии образования, представляющее целенаправленное и методически организованное руководство учебно-познавательной деятельностью, находящихся в отдалении от организаций образования, посредством электронных и телекоммуникационных средств согласно закону РК об образовании №319-III на 13.02.2012г.

Требования вуза к уровням образованности выпускников бакалавриата и магистратуры определяются на основании Государственного общеобязательного стандарта высшего и послевузовского образования от 23.08.2012 №180, ГОСО РК6.08.075 - 2010г.по специальности 05В010900 — «Математика», и ГОСО РК по магистратуре 7.09.142 - 2010г. по специальности 06М010900 — «Математика». В нормативных документах, регламентирующих образовательный процесс, отдельно выделены требования к формам обучения, уровням и используемым технологиям. Так, обучение в магистратуре регламентировано отдельными процедурами по процессам — положение: Обучение в магистратуре, Оценка знаний магистрантов. Профессиональная практика магистрантов. Итоговая аттестация магистрантов. Положение по оформлению магистерской диссертации.

Отличие программы бакалавриата, магистратуры и докторантуры выражается через результаты обучения определяющихся на основе Дублинских дескрипторов первого уровня (бакалавриат), 2 уровня (магистратура) и 3 уровня (Ph.D. — докторантура) и набора определенных для программы компетенций. Результаты обучения формулируются как на уровне всей программы, так и на уровне модуля, отдельной дисциплины.

Дескрипторы первого уровня предполагают способности:

1) демонстрировать знания и понимание в изучаемой области, включая элементы наиболее передовых знаний в этой области;

2) применять эти знания и понимание на профессиональном уровне;

3) формулировать аргументы и решать проблемы в изучаемой области;

4) осуществлять сбор и интерпретацию информации для формирования суждений с учетом социальных, этических и научных соображений;

5) сообщать информацию, идеи, проблемы и решения, как специалистам, так и неспециалистам.

Дескрипторы второго уровня предполагают способности:

1) демонстрировать развивающие знания и понимание, полученные на уровне высшего образования, которые являются основой или возможностью для оригинального развития или применения идей, часто в контексте научных исследований;

2) применять знания, понимание и способность решать проблемы в новых или незнакомых ситуациях в контекстах и рамках более широких (или междисциплинарных) областей, связанных с изучаемой областью;

3) интегрировать знания, справляться со сложностями и выносить суждения на основе неполной или ограниченной информации с учетом этической и социальной ответственности за применения этих суждений и знаний;

4) четко и ясно сообщать свои выводы и знания и их обоснование специалистам и неспециалистам;

5) продолжать обучение самостоятельно.

Дескрипторы третьего уровня предполагают способности:

1) демонстрировать системное понимание области изучения, мастерство в части умений и методов исследования, используемых в данной области;

2) планировать, разрабатывать, реализовывать и корректировать комплексный процесс научных исследований;

3) вносить вклад собственными оригинальными исследованиями в расширение границ научной области, которые могут заслуживать публикации на национальном или международном уровне;

4) критически анализировать, оценивать и синтезировать новые и сложные идеи;

5) сообщать свои знания и достижения коллегам, научному сообществу и широкой общественности;

6) содействовать развитию общества, основанного на знаниях.

Различие между знаниями, умениями и навыками, получаемыми выпускниками данных программ убедительно отмечается качеством итоговых квалификационных работах: дипломной работы, магистерских и докторских диссертациях.

Образовательные программы этих уровней основываются на следующих принципах:

— координация и взаимная адаптация учебных планов и программ; завершенность образования на каждой ступени;

— удовлетворение образовательных запросов обучающихся в зависимости от способностей, желаний и возможностей;

— комплексность работы по профориентации и профессиональной подготовке, изучение спроса рынка труда;

— преподавание на базовом, углубленном или продвинутом уровне.

— цели, задачи, содержание, методы, технологии, средства и формы организации обучения на всех трех уровнях образования согласованы между собой.

1.2.16 Определение ответственных за бизнес-процессы, однозначное распределение должностных обязанностей персонала, разграничение функций коллегиальных органов, принимающих участие в реализации ОП

Распределение ответственности и полномочий определяется внутренними нормативными документами: планами университета, приказами ректора, должностными инструкциями и положениями о подразделениях. Документы, определяющие полномочия и ответственность персонала, задействовано в реализации образовательных программ, в обязательном порядке доводятся до сведения заинтересованных. Взаимодействие между структурными подразделениями и работниками университета определено в действующей организационной структуре. Структура подразделений университета определена в положениях соответствующих подразделений. Для эффективного использования преимуществ процессного подхода определяются и идентифицируются ответственные по процессам. Ответственные по процессам назначаются приказами Ректора, а в рамках ОП на уровне кафедры заведующим кафедрой.

Квалификационные требования к образованию, опыту работы, наличию специальных знаний персонала указаны в соответствующих должностных инструкциях согласно процедуре. Организационная документация. При изменении штатной структуры в соответствующем приказе определяется необходимость пересмотра должностных инструкций и положений. Разграничение функций коллегиальных органов обеспечивается за счет разработки и функционирования Положений о советах с указанием целей, компетенций задачи и функций. Представленность членов ОП в коллегиальных органах:заведующий кафедрой, д.ф.-м.н., доцент Вербовский В.В.— член УМС университета. ППС кафедры в лице д.ф.-м.н., доцента Вербовского В.В., магистра Тлеулиевой Ж.— члены учебно-методического бюро, научно-методического бюро факультета. Распределение обязанностей среди ППС на кафедре.

1.2.17 Порядок утверждения, периодического рецензирования (пересмотра) и мониторинга образовательных программ и документов, регламентирующих этот процесс

Содержание, структура управления, контингент ППС, а также регламентирующие деятельность программы документы пересматриваются и корректируются ежегодно в соответствии с новыми постановлениями МОН РК, Правительства РК по вопросам высшего образования, изменениями на рынке образовательных услуг. После внесения изменений ответственные лица за процесс представляют документы на согласование и утверждение в вышестоящие органы. Так, ежегодно пересматриваются и утверждаются РУПы на основании спускаемых министерством образования и науки ТУПов специальности и ИУПов, отвечающим запросам обучающихся.

1.2.18 Наличие и эффективное функционирование ориентированной на студентов, работников и заинтересованных лиц системы информирования и обратной связи

В настоящее время на факультете сложилась практика вовлечения работодателей в учебный процесс, которая реализуется:

— в рамках согласования учебных планов в части перечня элективных дисциплин, которые вводятся на основании рекомендаций работодателей.

— в рамках проведения профессиональных практик на действующих предприятиях и в коммерческих структурах. Работодатель, создавая условия для прохождения практики, имеет возможность участвовать в формировании практических навыков, оценивать уровень подготовки студентов и давать рекомендации по содержанию программы.

— в рамках участия в работе государственной аттестационной комиссии, предназначение которой оценить уровень теоретической подготовки выпускников программы и принять решение о присвоении им академической степени бакалавра.

— в рамках рецензирования дипломных работ выпускников программы, тематика которых связана с производством. Рецензия содержит оценку дипломной работы и учитывается государственной аттестационной комиссией при итоговой аттестации выпускников.

Обратная связь с выпускниками поддерживается посредством проведения анкетирования выпускников текущего года и прошлых лет. Результаты таких контактов вносятся в базу данных по выпускникам, проводится анализ проблемных ситуаций в процессе трудоустройства. Такая информация обсуждается на заседаниях кафедры, доводится до сведения заинтересованных лиц и включается в отчет.

В рамках профориентационной работы развития ОП осуществляется связь со школьниками и их родителями, учителями, им предоставляется вся информация в буклетах. Дважды в год проводится «День открытых дверей» с обязательным приглашением школьников и их родителей, представителей школ.

1.2.19 Наличие механизма коммуникации с обучающимися, работниками и другими заинтересованными в деятельности вуза лицами, в том числе наличие установленных сроков рассмотрения жалоб, обращений, запросов

Механизм коммуникации с обучающимися представляет собой личное общение с ректором, деканом, заведующим кафедрой, ППС кафедры (согласно расписанию консультаций). Вместе с тем имеется возможность электронной связи через внутренний портал https://portal.sdu, где можно обратиться к руководству.

Обучающиеся имеют доступ к персонифицированным интерактивным ресурсам, учебным материалам и заданиям, также возможностью пробной самооценки знаний обучающихся. В университете имеется образовательный портал АИС «Portal SDU», обеспечивающий обратную связь от преподавателей касательно успехов обучающегося в процессе учебы. Руководство обеспечивает обратную связь на все запросы, поступающие к нему от обучающихся, работников, представителей внешней среды посредством организации офисных часов и консультаций в режиме онлайн в чат группах портала EDMODO, чат группах Skype, мобильного приложения Whats App или через электронную почту. Назначение образовательного портала АИС «Portal SDU» состоит в том, чтобы максимально приблизить образовательные услуги и своевременно доводить до обучающихся информацию, связанную с успеваемостью и учебным процессом. Для каждого обучающегося обеспечен индивидуальный доступ к персональной базе данных его академических записей, с этой целью присваивается логин, пароль. База позволяет обеспечить конфиденциальность предоставляемой информации и персональный доступ.

Ask.fm — система вопросов и ответов, запущенная в июне 2010 года. После регистрации пользователь заполняет свою анкету и может начать, как от своего имени, так и анонимно задавать и отвечать на вопросы других пользователей. Ask.fm интегрирована с другими социальными сетями, такими как Facebook, Twitter, ВКонтакте и Tumblr, которые повлияли на широкое распространение этой сети. Сервис является очень популярной сетью в странах СНГ.

Сайт https://ask.fm/maths_sdu является системой вопросов и ответов для кафедры математики и естественных наук. На вопросы отвечает лично заведующий кафедрой.

Руководство ОП в лице заведующего кафедрой открыто для приема посетителей ежедневно с 9.00 до 17.00, за исключением проведения собственных занятий по расписанию и участия в заседаниях коллегиальных органов.