Проектирование структур управления

- Разделение управленческого труда

- Кооперация управленческого труда

- Нормирование управленческого труда

- Организация условий работы аппарата управления

- Структура и состав разработки положений по отделу и должностных инструкций

Разделение управленческого труда – это такая форма, при которой весь управленческий процесс делится на отдельные части, каждая из которых выполняется группой или отдельными работниками. Особую роль играет специализация, суть которой заключается в том, что отдельные части процесса управления становятся постоянной сферой деятельности подразделений аппарата управления и отдельных сотрудников. Необходимость разделения труда в управлении обусловлена тем, что с одной стороны ограниченной возможностью людей по уровню знаний, выполнению определенных навыков и т.д., с другой стороны – расширение сфер деятельности. Разделение управленческого труда приводит к тому, что повышается эффективность труда и качество работ. Большое значение на степень разделения труда оказывает объем работ, выполняемый сотрудниками, а так же специализация сотрудников.

В аппарате управления используются следующие виды:

1) Функциональное

2) Технологическое

3) Профессионально – квалификационное

Функциональное осуществляется путем распределения функций между отдельными работниками и подразделениями аппарата управления, что закрепляется в соответствующем положении и должностных инструкциях.

Технологическое осуществляется по видам процедур и процессов.

Под управленческой понимается управленчески неделимая однородная часть процесса управления которая выполняется без перемены рабочего места и орудий труда. Различают операции:

1) Коммуникационные

2) Технологические, в результате которых получаются новые виды документов

3) Документационные – изготовление, размножение, прием и т.д. документации

Управленческая процедура – это определенный порядок выполнения каких-то комплексов управленческих операций, в рамках которой показывается какая используется входная информация, и какая получается выходная информация.

Профессионально-квалификационное разделение труда заключается в том, что процесс управления делится на части в соответствии с профессией, специализацией и уровнем квалификации.

Кооперация управленческого труда – это такая форма организации при которой осуществляется согласование действий многих участников управленческого процесса. Кооперация вызвана разделением управленческого труда. Без нее разделение не имеет смысла. Она должна обеспечить непрерывность и ритмичность процесса управления, сокращение и продолжительности выполнения работ, повышение производительности управленческого труда. Формы кооперации зависят от внутренней структуры аппарата управления. Формы кооперации:

1) Кооперации внутри одела

2) Кооперация между отделами

3) Кооперация при выполнении отдельных видов работ

Нормирование управленческого труда – заключается в установлении необходимых затрат рабочего времени на выполнение процесса управления. Затраты труда на управление производством составляют значительную часть в трудоемкости продукции. Поэтому экономия и рациональное использование управленческого труда персонала имеет большое значение для эффективности производства. С помощью нормирования управленческого труда:

1) Устанавливается численность управленческих работников

2) Рассчитывают трудоемкость управления и отдельных видов управленческих работ

3) Определяют продолжительность выполнения работ

4) Оценивают эффективность труда управленческого персонала.

Особенности:

1) Невещественный характер

2) Творческий труд – сложно осуществлять контроль

3) Трудности учета степени сложности интенсивности и качества труда

Нормы:

1) Нормы и нормативы времени, которые отражают затраты труда на выполнение определенной работы в единицах времени.

2) Нормы и нормативы управляемости числа подчиненных – они определяют количество работников или подразделений, которые успешно могут управлять руководитель или орган в соответствующих условиях. Используются для расчета числа подразделений данной организации и для установления рационального количества ступеней управления.

3) Нормы и нормативы численности – определяют количество работников, необходимых для выполнения всех функций организации, а также для выполнения отдельных функций управления. Используются для нормирования общей численности аппарата управления.

4) Нормы и нормативы обслуживания – определяют количество рабочих, которых может обслужить один специалист.

Установления рационального количества уровней управления.

На рациональное определение уровней управления большое влияние оказывают личное качество и способность их … уровень квалификации, метод и стиль руководства, характер работ, личные и профессиональные качества подчиненных, а также наличие соответствующей техники управления.

Отрицательное влияние:

1) Повышение сложности.

2) Территориальная рассредоточенность.

Возможности руководителя можно повысить, если выделить ему вспомогательный персонал или назначить несколько заместителей.

В зависимости от характера и условий работ мастеру подчиняется от 10 до 35 человек, прорабу 2-3 мастера, начальнику участка 2-3 прораба, СУ – 4-5 участков, тресту – 5-7 СУ.

Если нормы управляемости установлены правильно, то задача нахождения рационального количества ступеней управления сводится к следующим расчетам: для случаев, когда норма управляемости для всех уровней управления одинаково, то количество исполнителей для уровня Pm = H^m. m – количество уровней.

Если нормы различны, то количество исполнителей равно Pm = H1*H2*…*Hm.

Для определения количества рабочих можно управлять имея 5 уровней управления:

Мастер, прораб, начальник участка, СУ и трест.

Мастер – 25 рабов,

Прораб – 2 мастера,

Начальник участка – 3 – прораба,

СУ – 4 начальника участка,

Трест – 5 СУ.

Итого 3000 человек.

Если принять что выработка равна 500 тыс. рублей в год, то выработка треста за год равна 500 тыс. * 3000 = 1500000000 руб. (?).

Преимущества и недостатки централизованных и децентрализованных систем управления
	Преимущества	Недостатки	Объективные условия, при которых система предпочтительна
Децентрализованная	Повышение квалификации низшего звена	Повышение риска из-за недостаточного опыта низшего уровня управления	Когда имеется большая территориальная разбросанность объектов.
	Решение принимаемые линейным руководителем являются более правильными, т.к. они шарят	Решения могут приниматься без учета интересов всей организации	Когда организация очень крупная.
	Разгрузка верхних уровней управления		Когда необходимо знание местной рыночной конъюнктуры для повышения уровня принятия решения.
Централизованная	Возможность быстрого принятия решения в интересах всей организации	Большая ответственность руководителей	Высокая сосредоточенность организации
	Текущие решения принимаются с учетом политики организации	Большой риск - от решения может пострадать вся организация	Недостаточный уровень квалификации нижнего и среднего звена
	Меньше квалифицированных руководителей		Высокая оснащенность техническими средствами
			Высокая степень централизации фирмы

Формирование структуры управления.

Начинается с того, что определяется количество заместителей руководителей и распределения функций между ними.

Определяется наименование и количество отделов, уровни управления и кому они будут подчинены.

При проектировании структур управления необходимо соблюдать следующие правила:

1) В зависимости от цели выбирается тип структуры.

2) Функции первичны, организационная структура вторична.

3) Функции организации должны отражать главные приоритетные стратегические цели организации.

4) Спроектированная вами организационная структура должна ориентироваться на достижение целей, которые вы определили.

5) Соотношение между централизацией и децентрализацией определяется наличием уровней управления.

6) Все решения, принимаемые в организации должны быть распределены по уровням вертикальной иерархии, руководствуясь принципом целесообразности.

7) Для отражения степени влияния должностных лиц на деятельность всей организации при составлении схем организационной структуры отражаются их рамки.

8) При проектировании структур управления необходимо руководствоваться нормами управляемости.

9) При проектировании аппарата управления целесообразно максимально совмещать должности руководящих лиц по вертикали.

10) Схема организационной структуры целесообразно проектировать снизу-вверх, образуя сначала строительные подразделения, а затем вспомогательные, обслуживающие и т.д.

11) Не может быть идеальной типовой структуры которая с одинаковым успехом функционирует везде. Чем выше сложность объекта управления, тем сложнее должна быть управляющая подсистема.

12) Прежде чем включать отдел в структуру необходимо рассмотреть все варианты и выбрать наиболее эффективный.

13) Чем крупнее организация, тем больше экономическая целесообразность иметь в составе данной организации промышленное предприятие.

14) Большое разнообразие видов объектов – решение вынужденное и не всегда целесообразное.

15) Расположение подразделений по горизонтали должно максимально отражать их технологическую связь в производственном процессе и их кооперационную связь.

16) По каждому отделу разрабатываются документы и положение по отделу. Положение о подразделении должно разрабатываться в соответствии с законодательством и должно иметь следующую структуру. В положении по отделу показывается: общая часть, цели отдела, функции, результаты работы (документы), структуру подразделения, взаимосвязь с другими подразделениями, права, ответственность, критерии для оценки деятельности, заключение. В общей части определяется место и назначение в структуре органа управления. В нем указывается кому отдел подчинен, кто руководит подразделением, порядок назначения и освобождения от работы руководителей подразделения, перечень основных правовых, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение руководствуется в процессе своей деятельности. В разделе цели содержатся основная задача подразделения, которой она должна подчинить свою деятельность, имея в виду внесение максимального вклада в повышение эффективности управления производством. В разделе функции подразделения устанавливается содержание работы подразделения. Прежде всего необходимо указать общие функции; конкретизировать функции планирования, специальные функции, указать в какой мере данное подразделение участвует в реализации данной функции. //Как данная функция планирования распределена в организации.// Результаты работы – итоги работы отдела. Должны быть перечислены разрабатываемые документы, и кому их передают. Может быть оформлен в виде таблицы. Структура подразделения - перечень групп или специалистов, и кто ими руководит. Взаимоотношения с другими подразделениями – включается для повышения надежности и ответственности одного подразделения перед другим. Права подразделения – права в лице руководителя или отдельных исполнителей. В разделе ответственность подразделения перечисляются виды ответственности, которую несет подразделение перед вышестоящей организацией. В разделе критерий для оценки деятельности должно быть отражено какой вклад для повышения эффективности производства. В заключении указывается срок действия положения и порядок его пересмотра.

17) Положение о должностях.

- Общая часть

Наименование, назначение, количество работников данной должности, кому подчиняется, кто подотчетен ему и дата ввода положения в действие.

- Должностные обязанности

- Права

Права, необходимые для выполнения соответствующих обязанностей

- Ответственность

Содержание и за что несет ответственность данный специалист

- Критерии кандидата на замещение должности

Квалификационные требования (образование, стаж работы, личные качества, специальные знания и т.д.)

- Критерии оценки работы

- Оклад

Оклад и форма стимулирования.

- Заключение

Порядок назначения и освобождения специалиста от данной должности.

18) Организация условия работ аппарата управления

Для эффективной работы аппарата управления существенное значение имеет создание условий для их работы. Размещение сотрудников, организация их рабочих мест и создании соответствующих санитарно-гигиенических условий труд.

Размещение сотрудников: Сотрудники в зависимости от уровня управления размещаются в аппарате треста, СУ, или в инвентарных помещениях. 2 системы: кабинетная и зальная.

Кабинетная система: рабочие столы сотрудников, которые принимают большое количество посетителей должны размещаться на нижних этажах, отделы должны размещаться друг за другом, для обеспечения быстрого взаимодействия.

Организация рабочих мест – зависит от условий, которые выполняются … (количество документов, принимаемых посетителей и т.д.)

Создание санитарно-гигиенических условий - освещение, допустимая температура <= 23-25 градусов, минимальные требования по шумовым характеристикам, окраска здания, которая не раздражает сотрудников.