Практическое занятие №14

Основы процессного подхода.

Цель занятия: получить представление о процессном подходе

Методические указания:

Понятие процесса [1, 2]

Стандарт ИСО серии 9000 версии 2008 года термин «процесс» определяется:

Процесс – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

Примечания

1. Входами к процессу обычно являются выходы других процессов.

2. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценностей.

3. Процесс, в котором подтверждение соответствия конечной продукции затруднено или экономически не целесообразно, часто относят к «специальному процессу».

Схематичное изображение процесса приведено на рис.1, где процесс изображен в виде прямоугольника. У процесса должны быть входы и выходы, которые изображены в виде стрелочек.

Рис. 1 Понятие процесса

Что может быть входами процесса? Представим себе ситуацию, что токарь работает на заводе на токарном станке. Станок универсальный и токарь квалифицированный. Входами будут: материал (сырье, заготовка), способ (технология). Если токарь делает работу постоянно, то эту технологию он держит в голове.

Входом может быть и информация. Если токарь квалифицированный, то ему каждый день приносят по 2-3 чертежа и он каждый день делает новую продукцию. При этом информация, содержащаяся в чертежах, тоже является входом процесса.

Персонал – тоже один из входов процесса. Если квалифицированного токаря поменять на выпускника профессионально-технического училища, который только что пришел на работу, то процесс станет другим. Примеры других видов входов процесса приведены на рис. 1.

Выходами процесса может быть одна из четырех категорий продукции (технические средства, программные средства, переработанные материалы, услуги), а также информация (технология, методика, рассказ, поэма, теорема и т.д.), документ (письмо, чертеж, инструкция и т.п.).

Процесс не исчерпывается случаем, когда токарь стоит за станком и работает. Другими примерами процессов являются:

– поэт пишет стихи за столом;

– клерк в канцелярии перекладывает бумаги, открывает конверты;

– ректор университета руководит работой подчиненных;

– преподаватель ведет обучение студентов;

– студент изучает новый для него предмет;

– генеральный директор руководит заводом;

– начальник цеха – работой подчиненных и т.п.

Таким образом, процесс – это не только технологический процесс, это любой процесс, причем, в системах менеджмента качества в первую очередь рассматриваются процессы административного управления (менеджмента).

Владелец процесса [1, 2]

Владелец процесса – это лицо, ответственное за выполнение и/или управление деятельностью.

Это определение никак не связано с экономическим владением процессом, а связано только лишь с тем, что человек ответственен за выполнение и/или управление деятельностью. Процесс - что это есть? Это совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, преобразующая входные элементы в выходные. Так вот токарь, когда он работает за станком, он этим станком не владеет, но он является владельцем процесса в том смысле, что он уполномочен управлять своей деятельностью по осуществлению этого процесса.

Представим изображение процесса немного по-другому (см. рис. 2).

Рис. 2 Изображение процесса с выделением специфических видов входов (1, 2, 3), промежуточных характеристик (4) и выходов (5) этого процесса

На рис. 2 выходы изображены стрелочкой, которая выходит из прямоугольника, а входы - стрелочками, которые входят в прямоугольник. На этом рисунке входы разделены на три части. Первая часть входов (заготовка, уровень подготовки студента, приступающего к изучению новой учебной дисциплины и др.) останется на прежнем месте, еще часть входов изображена сверху, а часть – снизу.

Входы, изображенные в верхней части, называют «управляющие воздействия», например, управление перемещением инструмента при работе на токарном станке, указания проректора деканам и заведующим кафедрами по организации учебного процесса, решение ректора по реорганизации структуры университета, требования законов, стандартов, нормативных документов и т.д.

Другая группа входов – станок, материалы, квалификация токаря, квалификация преподавателя, учебно-лабораторное оборудование, финансовые средства – называют «ресурсы», они изображены в виде стрелочки, входящей в прямоугольник снизу.

Например, заготовка и чертеж, которые принесли токарю, чтобы сделать деталь – это будут входы. Ресурсы – это станок, наличие инструментов, квалификация токаря, а управляющие воздействия – это действия токаря по управлению процессом изготовления детали.

На рис. 2 черными квадратиками обозначены места, где возможны измерения, испытания и контроль параметров входов процесса, параметров промежуточных характеристик процесса, а также параметров выходов процесса.

Сейчас будет сформулировано утверждение, которое является совершенно правильным, но в то же время оно будет криминальным с точки зрения требований процесса 8.2.4 «Мониторинг и измерение продукции» стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Этот подпроцесс требует, что любая продукция должна проходить испытания и контроль.

Если рассмотреть рис. 2, то будет очевидно следующее. Если мы при осуществлении процесса подадим правильные входы, обеспечим правильные (хорошие) ресурсы и владелец процесса (например, токарь) применит правильные управляющие воздействия, то выход будет правильным. Это очевидно. В этом случае выход проверять не надо.

В чем же тут криминальность? А криминальность в том, что отсюда вытекает идея, - «Если входы, ресурсы и управляющие воздействия правильные, то выходы тоже будут правильные и их не требуется проверять», - что противоречит требованиям процесса 8.2.4 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

Процесс можно правильно осуществить, если входы, ресурсы и управляющие воздействия будут правильными. Тогда выход должен быть правильным и проверка выхода является излишней. Эта криминальная мысль с точки зрения процесса 8.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2008, который требует, что вся продукция, которая выходит с предприятия, должна быть обязательно проверена. А тут, вроде бы, проверять не надо. Но никто не говорит, что не надо проверять окончательно продукцию, а вот где-то на промежуточных этапах можно и не проверять, если есть чувство уверенности, что на этих этапах все делается правильно.

Почему лучше проверять? Если где-то в начале производственной цепочки случайно появился брак, то лучше его здесь же обнаружить и изъять, а не заставлять людей на последующих операциях этот брак обрабатывать.

Специальный процесс [1, 2]

Стандарт ГОСТ Р 40.003-2000 [9] определяет термин «специальный процесс» следующим образом.

Специальный процесс – это процесс, результаты которого нельзя в полной мере проверить последующим контролем и испытаниями продукции и недостатки которого могут быть выявлены только в ходе использования продукции.

В стандарте ГОСТ Р ИСО 9000-2008 о специальном процессе говорится следующее.

Процесс, в котором подтверждение соответствия конечной продукции затруднено или экономически нецелесообразно, часто относится к «специальному процессу».

Недостатки специального процесса, как правило, могут выявиться только после начала использования продукции.

Специальные процессы должны выполняться квалифицированными операторами и (или) параметры процессов должны постоянно контролироваться и управляться с целью обеспечения выполнения установленных требований. Иначе говоря, если выходные параметры процесса, обозначенные позицией 5 на рис. 3.2, невозможно проверить сразу после завершения процесса (или экономически нецелесообразно это делать), то этот процесс называется специальным и в ходе его выполнения должны контролироваться и управляться входные параметры 1, управляющие воздействия 2, параметры 3 ресурсов, а также параметры 4 промежуточных этапов выполнения процесса. В этом случае выход специального процесса должен быть правильным. Существенным является то, что для выполнения специального процесса должны привлекаться квалифицированные операторы и аттестованное оборудование.

Примеры специальных процессов:

1. Сварочные работы (сварщик сварил шов; визуально шов хороший, но, когда установили эту конструкцию на место использования и начали работать, то через час она развалилась; можно было проверить ультразвуковым дефектоскопом, но это может быть очень дорого, а в некоторых случаях невозможно);

2. Нанесение гальванических покрытий;

3. Выпечка хлебобулочных изделий, в том числе выпечка пирогов в домашних условиях (испекли пирог, он выглядит очень аппетитно, но уверенность в том, что пирог удался наступит только тогда, когда мы его разрежем и попробуем на вкус).

Владельцы специальных процессов должны иметь высокий уровень квалификации, периодически проходить обучение с целью повышения квалификации с последующей аттестацией, а в некоторых случаях должны быть сертифицированы в соответствующей системе сертификации персонала.

Если на заводе есть специальные процессы, то они должны быть выделены, для их выполнения назначен квалифицированный персонал, обеспеченный всеми необходимыми ресурсами, в том числе аттестованными станками, оборудованием и приспособлениями и измерительными средствами (для успешного выполнения специального процесса, ему нужно обеспечить правильные ресурсы, правильные входы, правильные управляющие воздействия; тогда выход специального процесса должен быть правильным и его можно не проверять).

Изменение роли владельца процесса в ходе его выполнения [1, 2]

Изобразим процессы (рис. 3.3) в виде прямоугольников, разделенных горизонтальными линиями на три части. Входы процессов показаны в виде стрелочек, входящих в верхние трети прямоугольников, а выходы – в виде стрелочек, выходящих из нижних частей прямоугольников. Управляющие воздействия и ресурсы можно показывать так же, как это делалось раньше на рис. 3.2 (но на последующих рисунках эти управляющие воздействия и ресурсы изображать не будем).

Рис. 3.3 Цепочка процессов в организации. Изменение роли владельца процесса в ходе его выполнения

Теперь поговорим о том, как меняется роль владельца процесса в ходе его выполнения [3]. Например, рабочий-токарь получает задание что-то сделать. Ему мастер приносит чертеж. Он получает заготовку. Вот он подошел к станку и начинает этот чертеж изучать. В это время этот рабочий является потребителем информации, заготовок. Когда рабочий усвоил, что надо делать, он закрепляет заготовку, резец и начинает работать. В это время он уже из роли потребителя перешел в роль владельца процесса. Когда он все проконтролировал и видит, что все нормально, он снял готовое изделие со станка, положил в поддон. В этот момент его функции владельца процесса почти закончились. Далее он подошел либо к контролеру ОТК, либо к мастеру, чтобы сдать свою работу. В этот момент этот рабочий является поставщиком.

Таким образом, функции любого владельца процесса меняются. Сначала он выступает в роли потребителя, далее в роли владельца процесса, а затем в роли поставщика.

Рассмотренное понятие процесса является одной из центральных концепций международных стандартов ИСО серии 9000. Эта концепция приобретает особенно важное значение, т.к. процессный подход является одним из наиболее существенных отличий [6] новой версии стандартов ИСО серии 9000 в редакции 2000 года от аналогичных стандартов версии 1994 года.

На рис. 3.3 показан пример так называемой цепочки процессов. Видно, что выход предыдущего процесса является входом последующего процесса, причем, на рис. 3.3 кружочками показаны так называемые интерфейсы (места взаимодействия владельцев процессов, где наиболее высока вероятность возникновения дефектов и неудач в достижении установленного качества). С точки зрения стандартов ИСО серии 9000 каждая организация (завод, университет) должна установить не только свою цепочку или сеть процессов, но и интерфейсы между этими процессами, и управлять этой сетью (цепочкой) процессов.

Сеть процессов в организации [1, 2]

Цепочка процессов (рис. 3.3) описывает реальное производство продукции (предоставление услуги) только в простейших случаях. Чаще всего используют представление производства (предоставления услуги) в виде сети процессов [3].

Пример упрощенной сети процессов обучения студентов в течение учебного года представлен на рис. 3.4.

Входом каждого процесса обучения студента по конкретному предмету является уровень подготовленности студента к изучению этого предмета, сформированный на предыдущих курсах университета и при довузовском обучении. Кружочками обозначены интерфейсы взаимодействия преподавателей, являющихся владельцами процессов обучения на различных курсах университета.

Комментарий. Каждый участник сети процессов должен сам себе задавать вопрос, кто является его поставщиком и его потребителем, что именно требуется ему от его поставщика и что требуется его потребителю от него самого? Здесь очень важно понимание того, что качество – это то, что желает иметь потребитель. Когда мы говорим о том, что любой производственный процесс представляет собой сеть процессов, а все мы являемся владельцами процессов (попеременно то потребителями, то владельцами, то поставщиками), то мы ждем, что наши поставщики будут заботиться о наших интересах и выдавать нам то, что нам требуется для качественного осуществления нашего процесса. Когда мы осуществляем свой процесс, а затем передаем результат своего труда следующему по цепочке владельцу процесса, то мы должны заботиться о том, что желает получить от нас наш потребитель и максимально удовлетворять его ожидания.

Рассмотренная концепция сети процессов является одной из центральных концепций в философии обеспечения качества (систем менеджмента качества) и в философии TQM (Total Quality Management - всеобщего управления качеством) [1]. Стандарты ИСО серии 9000 требуют, что мы должны учитывать не только пожелания нашего внешнего потребителя, но и пожелания наших внутренних потребителей (находящихся внутри нашей организации) и делать так, чтобы они были максимально удовлетворены нашими результатами труда.

Полномочия и индикаторы качества работы [1, 2]

Полномочия [1, 2]

Дать полномочия – означает наделить кого-либо правом осуществлять изменения в организации [3].

Например, сотрудница в канцелярии наделена правом решать, с какого конверта начинать их распечатывание. Токарь, в определенных пределах, наделен правом самостоятельно определять, что и как он будет выполнять в своей работе. Генеральный директор наделен значительно большими правами, чем любой рабочий. Он может решить, например, какие-то цеха закрыть, объединить какие-то два цеха, то же самое в отношении отделов и служб, т.е. его уровень полномочий гораздо выше. В принципе, у каждого сотрудника на предприятии есть определенные полномочия, и дать их – означает наделить правом принимать решения.

Легко понять, что оператор является единственным владельцем процесса, если он наделен правом (уполномочен) управлять процессом (изменять настройку, способ) без обращения к вышестоящему руководителю.

Персональные индикаторы качества работы [1, 2]

Персональные индикаторы качества работы устанавливаются для того, чтобы помочь людям взять ответственность на себя за управление и контроль качества их работы [3].

По этим индикаторам будут оценивать человека, но в первую очередь эти индикаторы нужны для того, чтобы человек, работая, мог сам оценивать результаты своего труда, чтобы он чувствовал уверенность в том, что у него все идет нормально. Если человек, работая, не очень четко понимает, сколько процентов от его продукции будет отбраковано, это создает ему дискомфорт в работе. Если же ему установлены персональные индикаторы, он может быть уверен, при их выполнении, что контролер ОТК примет все его изделия. Вот это, то, что требуется от этих персональных индикаторов качества. Естественно, что по этим индикаторам сотрудника (владельца процесса) будут оценивать, но это уже вторичное. Первичное - это помочь ему взять ответственность на себя и самостоятельно контролировать качество и управлять своим процессом.

Кем устанавливаются эти персональные индикаторы качества работы?

Если посмотреть на цепочку или сеть процессов, то по идее эти индикаторы должны установить владельцы процессов, которые стоят после того процесса, который выполняет этот человек. Но в любом случае персональные индикаторы качества работы надо согласовывать с конечным потребителем, который определяет, что должно быть сделано владельцем данного процесса для удовлетворения его установленных требований и предполагаемых потребностей.

Персональные индикаторы качества устанавливаются заинтересованным лицом (начальником цеха, инженером-технологом, мастером), консультируясь с владельцем процесса и с его непосредственными потребителями.

Эти персональные индикаторы качества должны быть:

– релевантными (относящимися к делу, уместными и важными для потребителя, отражающими основные аспекты оцениваемой работы);

– ясными и измеряемыми объективными характеристиками;

– трудными, но достижимыми целями;

– позволяющими оценивать владельца процесса индивидуально.

Процессный подход [1, 2]

Любая деятельность, или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс [6].

Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, и особенно взаимодействия таких процессов, могут считаться «процессным подходом».

Назначение международных стандартов ИСО серии 9000 в редакции 2000 года – побуждать принятие процессного подхода к менеджменту организации.

На рис. 5.6 приведена основанная на процессном подходе система менеджмента качества, описанная в семействе стандартов ИСО 9000. Этот рисунок показывает, что заинтересованные стороны играют существенную роль в предоставлении организации входных данных. Наблюдение за удовлетворенностью заинтересованных сторон требует оценки информации, касающейся восприятия заинтересованными сторонами степени выполнения их потребностей и ожиданий. Модель, приведенная на рис. 5.6, не показывает процессы на детальном уровне.

Рис. 5.6 Иллюстрация системы менеджмента качества, основанной на процессном подходе

Примечание. Формулировки, данные в круглых скобках, не применимы к ИСО 9001.

а

б

Рис. 5.7 Представление системы менеджмента качества (см. рис. 5.6)

в виде двух циклов:

а – внутренний цикл процессов в организации;

б – внешний цикл процессов, связанный с определением требований и

с измерением удовлетворенности потребителей

Графическая модель системы менеджмента качества (см. рис. 5.6) включает в себя два цикла процессов.

Первый цикл (его можно назвать внутренним циклом) представлен на рис. 5.7 а. Это цикл включает в себя процессы системы менеджмента качества, действующие преимущественно внутри организации.

Второй цикл (его можно назвать внешним циклом) изображен на рис. 5.7 б. Внешний цикл отображает связь системы менеджмента качества организации с потребителями и с другими заинтересованными сторонами. Этот цикл связан:

- с определением требований и ожиданий потребителей (и других заинтересованных сторон);

- с измерением (оценкой) степени удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон.

Система менеджмента качества и ее связь с сетью процессов [1, 2]

Согласно международным стандартам ИСО серии 9000 в редакции 1994 года понятие «система качества» определялось следующим образом [5].

Система качества – это совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством.

Таким образом, система качества реализовывалась через процессы.

Система менеджмента качества, как и система качества, также реализуется через процессы. Более того, процессный подход в системах менеджмента качества применяется не только к процессам жизненного цикла продукции, но и ко всем процессам системы менеджмента качества.

Чтобы система менеджмента качества была эффективной, эти процессы и связанные с ними обязанности, полномочия, процедуры и ресурсы должны быть определены и применены в определенной последовательности. Система – это нечто большее, чем сумма процессов. Чтобы быть эффективной, система менеджмента качества нуждается в координации и совместимости процессов за счет определения интерфейсов между ними.

Если организация решает передать сторонним организациям выполнение какого-либо процесса, влияющего на соответствие продукции требованиям, она должна обеспечивать со своей стороны контроль за таким процессом. Управление им должно быть определено в системе менеджмента качества.

Примечание – В процессы, необходимые для системы менеджмента качества, следует включать процессы управленческой деятельности руководства, обеспечения ресурсами, процессы жизненного цикла продукции и измерения.

Для того, чтобы подчеркнуть важность связи системы менеджмента качества с процессами, рекомендуем Вам еще раз внимательно прочитать текст п. 4.1 «Общие положения» стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

Требования к процессам системы менеджмента качества [1, 2]

Требования к процессам системы менеджмента качества (также как и требования к процессам жизненного цикла продукции, к процессам измерения, к процессам управленческой деятельности руководства и к процессам обеспечения ресурсами) приведены в стандарте ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Рекомендуем вам внимательно изучить эти требования, для чего следует несколько раз внимательно прочитать текст ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Еще лучше изучать требования этого стандарта в процессе выполнения конкретных заданий по разработке документированных процедур или в процессе практического использования документации системы менеджмента качества.

Этапы петли качества, имеющие отношение к требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 [1, 2]

Новая версия международных стандартов ИСО серии 9000 в редакции 2000 года обязывает организации заниматься не только обеспечением качества, но и постоянным улучшением качества. Поэтому требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 распространяются на все первые одиннадцать этапов петли (спирали) качества, в том числе, и на первый этап «Маркетинг и изучение рынка».

Предлагаем вам сравнить рис. 5.8 с рис. 4.4, приведенным в четвертой главе, а изложенное в данном п. 5.4.8.1 с содержанием п. 4.6 четвертой главы.

Рис. 5.8 Этапы петли качества, имеющие отношение к требованиям