Глава 1. Теоретические основы организации документационного обеспечения управления и функционирования организации

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………...	3
Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения деятельности общеобразовательной организации…………………………	4
1.1 Законодательное и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения деятельности общеобразовательной организации…………………………………………………………………..	5
1.2. Характеристика организационно-правовой формы организации на основе сайта организации…………...............................................................	7
Выводы по 1 главе…………………………………………………………...	20
2.Практическая работа по организации документационного обеспечения управления и функционирования организации по результатам изучения сайта организации………………………………….	21
2.1. Изучение и анализ организационно-распорядительных документов, размещенных на сайте организации………………………………………..	21
2.2. Рекомендации по организации делопроизводства в организации…...	28
Выводы по 2 главе…………………………………………………………...	46
Заключение…………………………………………………………………...	47
Список литературы…………………………………………………………..	49

 

 

 

Введение

 

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления и функционирования организации является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.

Организация работы с обращениями граждан в документационном обеспечении управления – деятельность организации, призванная обеспечить соблюдение, охрану, защиту, а в необходимых случаях восстановление нарушенных конституционных прав и законных интересов граждан.

Данный вопрос рассматривали в статьях Храмцовской Н.А. «Уточнен порядок рассмотрения анонимных и повторных обращений граждан», Янковой В.Ф. «Организация работы с обращениями граждан: закон есть, но проблемы остаются».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния. Решение проблемы организации позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы отдела записи актов гражданского состояния, обеспечивать их эффективное функционирование.

Тема исследования: Особенности организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния.

Цель исследования: на основе анализа документационного обеспечения управления и функционирования разработать рекомендации.

Объект исследования: документационное обеспечение деятельности общеобразовательный организации.

Предмет исследования: особенности организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния.

Задачи исследования:

1. Провести анализ и систематизацию учебной, научной, специальной, деловой и методической литературы и нормативно-правовой базы по исследуемой теме.

2. Охарактеризовать организационно-правовую форму отдела записи актов гражданского состояния.

3. Проанализировать документационное обеспечение деятельности отдела записи актов гражданского состояния.

4. Разработать рекомендации по организации документационного обеспечения управления деятельности отдела записи актов гражданского состояния.

Методы исследования:

- теоретический (экспертный анализ, синтез, индукция, дедукция);

- эмпирические (метод документного исследования, метод проектирования документов, сравнение, изучение организации путем распределения по группам).

База исследования: сайт отдела записи актов гражданского состояния «ЧАША» г. Казань

 

 

Глава 1. Теоретические основы организации документационного обеспечения управления и функционирования организации

1.1 Законодательные и нормативно-методическое регулирование организации документационного обеспечения управления и функционирования организации

 

Документационное обеспечение деятельности организации – это обеспечение своевременного и качественного исполнения документов в организации. Систематизация, группировка и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Изучение правильного формирования и учета дел организации, составление их номенклатуры.

Цели и задачи документационного обеспечения деятельности организации:

1) совершенствование форм и методов работы с документами;

2) обеспечение единого порядка документирования;

3) обеспечение единого порядка работы с документами;

4) контроль за исполнением документов;

5) хранение документов;

6) унификация форм документов;

7) сокращение по возможности документооборота;

8) методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

9) внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.

Документационное обеспечение организации регламентируется: законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации; правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти; правовыми актами органов власти субъектов Федерации; государственными стандартами на документацию; унифицированными системами документации; общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации; Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ); нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда; нормативными документами по организации архивного хранения документов.

Основными нормативными актами, регулирующими документационное обеспечение деятельности, являются:

1. Конституция Российской Федерации;

2. Гражданский кодекс Российской Федерации;

3. Трудовой кодекс Российской Федерации;

4. Уголовный кодекс Российской Федерации;

5. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

6. ГОСТ Р 7.08.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

7. Федеральный закон Об архивном деле в Российской Федерации; О государственной тайне; О коммерческой тайне; О государственной тайне; О

персональных данных; Об информации, информационных технологиях и о защите информации; Об электронной подписи; О порядке рассмотрения обращений граждан;

8. Основные правила работы архивов организаций (утв. Росархивом) от 06.02.2002 являются нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов организаций;

9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. носят рекомендательный характер и определяют порядок хранения документах в архивах;

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом) от 25 августа 2010 г. включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения;

11. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 разработан для решения задач по регистрации форм документов, уменьшению числа применяемых форм, отказа от неунифицированных форм документов, систематизации информационных потоков в народном хозяйстве, контролю форм и информации в сфере управления.

Среди всех видов документации главную роль в организации играют организационно-распорядительные документы. Виды организационно-распорядительной документации, используемые в организации: организационные – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственности (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); распорядительные – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); информационно-справочные документы – сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

К информационно-справочным документам относятся: служебные письма, телеграммы, протоколы, докладные записки, справки, заявления, предложения, жалобы, сводки, отзывы и др. Документы по личному составу – документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности).

Документационное обеспечение невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. Все управленческие документы, образовавшиеся в деятельности в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами в организации подлежат документированию. Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на носителе по установленным правила.

Документирование информации в организации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. В составлении и оформлении документов в администрации применяются информационные технологии. К ним относятся: компьютер, программное обеспечение, принтер, сканер. В настоящее время в отделе записи актов гражданского состояния используется офисный пакет приложений MicrosoftOffice, которая включает в себя следующие приложения: приложение «MicrosoftWord», которое дает возможность создавать, оформлять и работать с любыми документами, независимо от их организационно-распорядительной формы. Приложение «Excel» предназначено для работы с таблицами, диаграммами и графиками, приложение «Access» используется для создания и заполнения телефонных книжек, справочников. Для работы с презентациями предназначено приложение «PowerPoint». А также другие приложения: Outlook, Publisher, OneNot.

Все документы, образующиеся в организации, составляют документооборот. Документооборот – это движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют четыре принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность: четкость, непрерывность, ритмичность и параллельность.

Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией.

В обработки и движении документов в отделе записи актов гражданского состояния выделяют следующие этапы: регистрация документов; контроль исполнения документов; исполнение документов, их составление, согласование, оформление; отправка или направление в дело.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Системы электронного делопроизводства позволяют автоматизировать многие процессы документооборота и, как следствие, повысить эффективность управления.

Важным составляющим документооборота является документопоток. Документопоток организации – поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями, специалистами) и службой Документационного обеспечения и управления. Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организации документов; потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации. В свою очередь документопотоки могут иметь разную направленность: горизонтальная (бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня) вертикальные (связывает между собой подразделения разных уровней).

Все документы подлежат учету документирования. Учет документов в организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учет объема документооборота в организации периодически осуществляет секретарь.

Регистрации в организации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использование в справочных целях независимо от способа получения. Документы регистрируются в организации один раз. Цель регистрации документа – придание документу юридической силы, учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрационный номер документа – цифровое буквенно – цифровое обознацение, присваиваемое документу при его регистрации. Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

Контроль исполнения документов в организации – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Различают три стороны контрольной деятельности: Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Работа по контролю за исполнением документов включает проверку сроков исполнения и регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Сроки исполнения: типовые (устанавливаются нормативно законодательным актом срок исполнения составляет 30 дней, если не установлен нормативными актами, то происходит в течении 10 дней); индивидуальные (устанавливаются руководителем организации).

По срокам исполнения различают следующие виды контроля: текущий; предупредительный; итоговой. Под текущем контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах срок исполнения, у которых истекает сегодня. Предупредительный заключается своевременно за 2-3 дня предупреждения сотрудника о необходимости решения порученного ему вопросом. Срок исполнения документа может продлить только лицо его установившие, в устной или письменной форме за 3 дня до срока исполнения. Текущее хранение документов представляет собой хранение документации в администрации до передачи в архив.

Номенклатура дел в организации – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Главным назначением номенклатуры дел в организации является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе экспертная комиссия (далее - ЭК) организации.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-20161;

- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

- запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

- Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.

Таким образом, документационное обеспечение деятельности организации основывается на нормативно-правовых документах, состоит из процессов: документирования, документооборота, регистрации и исполнения, текущего и архивного хранения. Для эффективности делопроизводства в организации используют информационные и коммуникационные технологии, внедряет систему электронного документооборота.

 

1.2 Характеристика организационно-правовой формы организации на основе сайта организации

 

Казань — город в России, столица Республики Татарстан, крупный порт на левом берегу реки Волги при впадении в неё реки Казанки. Один из крупнейших экономических, научных, образовательных, религиозных, культурных и спортивных центров России. Казанский кремль входит в число объектов Всемирного наследия ЮНЕСКО.

В Казани на государственной охране в качестве объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) находятся 563 объекта, из них 119 федерального значения, 376 республиканского и 68 местного значений. В 2000 году перечень всемирного культурного наследия ЮНЕСКО пополнился ансамблем Казанского Кремля.

Чтобы сохранить рядовую историческую застройку, в окружении которой находятся памятники, Казань включили в список исторических поселений. Более 400 объектов подлежат сохранению без изменения стилистических особенностей. Таким образом, уникальное историческое наследие Казани сохранится для будущих ее поколений.

Место для строительства нового дворца в Казани выбиралось тщательно и долго и в итоге было принято решение возвести здание на правом берегу реки Казанки по адресу улица Сибгата Хикима, дом 4.

Дизайн этого необычного здания был разработал бурятскими специалистами. За основу оформления дворца бракосочетании были взяты предметы и черты, которые тесно ассоциируются с татарской культурой. После того как проект был подготовлен, сразу же началось строительство. Уже в 2013 году ЗАГС «Чаша» начал свою работу. Адрес ул. Сибгата Хакима, 4, Казань, Респ. Татарстан, Россия, 420066. Открытие ЗАГСа было приурочено к открытию 27 Универсиады и в этот же день во Дворце было зарегистрировано 27 пар.

У этого здания есть доступные пути подъезда, что очень важно для пышных свадеб с большим количеством гостей. Здесь найдется место даже для огромных свадебных картежей. К слову, на данный момент парковка является бесплатной. Да и гостям, которые будут добираться «своим ходом» будет удобно, ведь рядом есть несколько станций метро.

Здание имеет высоту около 32 метров, что делает его одним из самых больших зданий в округе. Со смотровой площадки открывается чудесный вид на город, на нее молодожены смогут пройти после регистрации брака бесплатно.

Чаша украшена традиционным орнаментом, который использовался в древние времена в нарядах невест.

В здании есть три торжественных зала, каждый из которых имеет свой стиль: европейский классицизм, эпоха древней Бурятии, а также в духе грозного Казанского ханства. Эти залы имеют названия «Золотой», «Серебряный», «Восточный». Первые два зала рассчитаны на 35 посадочных мест, третий же зал сможет предложить лишь 20-25 мест. Помимо залов торжественной регистрации во дворце есть также комнаты жениха и невесты и зад для поздравлений.

Как гласят традиции, место проведения бракосочетания должно отличаться богатством и роскошью. И новый дворец соответствует этим требованиям. Любой из залов выглядит очень торжественно и богато.

Структура ЗАГСА составляет:

1. Начальник управления ЗАГС г. Казань;

2. Первый заместитель начальника управления (по основной деятельности);

3. Организационно-территориальный отдел;

4. Отдел накопления и обработки документов;

5. Отдел информатизации и информационной безопасности;

6. Второй заместитель начальника управления (начальник финансового отдела – главный бухгалтер);

7. Финансовый отдел;

8. Отдел материального обеспечения;

9. Отдел государственной службы и кадров;

10. Юридический отдел.

Основными задачами отдела ЗАГС являются:

 

- правильная, полная и своевременная регистрация актов гражданского состояния в точном соответствии с законодательством РФ о браке и семье в целях защиты личных неимущественных и имущественных прав, интересов граждан, государственных и общественных интересов;

- обеспечение реализации основных направлений государственной политики, направленной на укрепление института семьи, материнства и детства;

- популяризация и внедрение новых гражданских обрядов, в том числе народных обрядов и обрядов других национальностей, при регистрации заключения браков и рождений в торжественной обстановке, чествования юбиляров супружеской жизни, направленные на укрепление семейных традиций, повышение престижа и статуса семьи в обществе;

- правовое просвещение населения по вопросам законодательства о браке и семье и о порядке регистрации актов гражданского состояния.

На основании Федерального закона «Об актах гражданского состояния» №143-ФЗ от 15 ноября 1997г. государственная регистрация актов гражданского состояния производится:

- органами записи актов гражданского состояния, образованными органами государственной власти субъектов Российской Федерации;

- консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;

- капитанами судов в случае рождения, смерти гражданина в период плавания.

Органы записи актов гражданского состояния являются учреждениями Министерства юстиции, что подчеркивает их важную в правовом смысле роль в жизни государства, занимающиеся составлением актовых записей, по которым прослеживаются наиболее значительные вехи в жизни каждого гражданина, будь то рождение, заключение брака (расторжение), перемена имени, фамилии, отчества, национальной принадлежности, наступление и причины смерти.

Таким образом, документационное обеспечение управления и функционирования организации основывается на нормативно-правовых документах, включает в себя документирование, документооборот, регистрацию документов и оперативное хранение документов. Для эффективности делопроизводства в организации используют информационно-коммуникационные технологии.

 

 

Выводы по 1 главе

В ходе исследования был проведен анализ и систематизация учебной, специальной и методической литературы по документационному обеспечения управления и работы с обращением граждан в отделе записи актов гражданского состояния: Храмцовская Н.А, Ю.С. Литвинова, Л.Р. Фионова, Янкова В.Ф, Г.А.Казанцева, а так же анализ федеральных законов, ГОСТов, нормативных, правовых актов.

Документационное обеспечение деятельности отдела записи актов гражданского состояния основывается на нормативно-правовых документах, состоит из процессов: документирования, документооборота, регистрации и исполнения текущего и архивного хранения. Для эффективности делопроизводства в отделе записи актов гражданского состояния используют информационные и коммуникационные технологии, внедряет систему электронного документооборота.

При осуществлении своей деятельности отдела записи актов гражданского состояния г. Казань руководствуется федеральными законами, ГОСТами, правилами и другими нормативно-методическими документами в области документационного обеспечения. Это позволяет выполнять успешную деятельность отдела при работе с документами