double arrow

Задачи управления организационными системами


Рис. 1. 3. Классификация систем междисциплинарной природы

Рис. 1.2. Группа, коллектив и организация

Для того, чтобы управляющий орган – центр – выбрал ту или иную процедуру принятия решений (тот или иной механизм управления, то есть зависимость своих действий от целей организации и действий управляемых субъектов – агентов) он должен уметь предсказывать поведение агентов – их реакцию на те или иные управляющие воздействия. Экспериментировать в жизни, применяя различные управления и изучая реакцию подчиненных, не эффективно и практически никогда не представляется возможным. Здесь на помощь приходит моделирование – метод исследования систем управления на моделях. Имея адекватную модель, можно с ее помощью проанализировать реакции управляемой системы (этап анализа), а затем выбрать и использовать на практике (этап синтеза) то управляющее воздействие, которое приводит к требуемой реакции. Подчеркнем, что в настоящей работе именно моделирование является основным методом исследования организаций.

Организационные системы как системы междисциплинарной природы.В настоящей работе речь идет об организационных системах. Возникает закономерный вопрос – какие еще бывают системы, и как организационные системы соотносятся с ними. Возможно следующее позиционирование организационных систем. Если взять в качестве основания классификации направленность человеческой деятельности: «природа – общество – производство», то соответственно можно выделить:

организационные системы (человек);

экологические системы (природа);

социальные системы (общество);

экономические технические») системы (производство).

На «стыке» этих четырех классов систем возникают следующие попарные комбинации – системы междисциплинарной природы (см. рис. 1.3):

· организационно-технические системы;

· социально-экономические системы;

· эколого-экономические системы;

· нормативно-ценностные системы;

· ноосферные системы;

· социально-экологические системы.

Организационные системы, как включающие, как минимум, нескольких людей, также, наверное, имеет смысл рассматривать как системы междисциплинарной природы.

Немного истории.С точки зрения истории, в конце 1960-х годов XX века, на фоне бурного развития кибернетики, исследования операций, математической теории управления (теории автоматического регулирования) и интенсивного внедрения их результатов при создании новых и модернизации существующих технических систем, практически одновременно во многих научных центрах как в СССР, так и за рубежом, начали предприниматься попытки применения общих подходов теории управления для разработки математических моделей социальных и экономических систем (теория автоматического регулирования – ТАР, теория активных систем – ТАС, теория иерархических игр – ТИИ, Mechanism Design – MD) – см. рис. 1.4.

На сегодняшний день интеграция этих подходов привело, в свою очередь, к созданию теории управления организационными системами, предмет которой – разработка организационных механизмов управления. В рамках этой теории созданы, исследованы и апробированы на практике десятки механизмов управления, которые находят применение при управлении системами самого разного масштаба и отраслевой специфики.

В настоящей главе, носящей вводный характер, приводится общая постановка задачи управления организационными системами (раздел 1.1); кратко описываются модели индивидуального (раздел 1.2) и коллективного (раздел 1.3) принятия решений, лежащие в основе моделей организационных систем; вводится система классификаций задач управления организационными системами (раздел 1.4).

Управленческая деятельность.Рассмотрим основные структурные (процессуальные) компоненты любой деятельности (деятельность – целенаправленная активность человека) некоторого субъекта – см. рис. 1.5.

Горизонтальная цепочка (жирные стрелки на рис. 1.5) «Потребность мотив цель задачи технология действие результат» соответствуют одному «акту» деятельности. Условно границы субъекта (индивидуального или коллективного) обозначены пунктирным прямоугольником.

Потребности определяются как нужда или недостаток в чем-либо, необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, человеческой личности, социальной группы, общества в целом. Потребности социальных субъектов, что в данном случае нас интересует, – личности, социальных групп и общества в целом – зависят от уровня развития данного общества, а также от специфических социальных условий их деятельности (см. стрелку (1) на рис. 1. 5).

Потребности конкретизируются, опредмечиваются в мотивах, являющихся побудителями деятельности человека, социальных групп, ради чего она и совершается. Мотивация есть процесс побуждения человека, социальной группы к совершению определенной деятельности (см. стрелку (1) на рис. 1.5), тех или иных действий, поступков.

Мотивы обусловливают формирование цели как субъективного образа желаемого результата ожидаемой деятельности, действия.

С учетом условий, норм и принципов деятельности цель конкретизируется в набор задач. Далее с учетом выбранной технологии (технология – это система условий, форм, методов и средств решения поставленной задачи), включающей содержание и формы, методы и средства, выбирается некоторое действие, которое с учетом воздействия окружающей среды приводит к определенному результату деятельности. Результат деятельности оценивается субъектом по собственным (внутренним) критериям, а элементами окружающей среды – по своим (внешним по отношению к субъекту) критериям.

Особое место в структуре деятельности занимают те компоненты, которые в случае индивидуального субъекта называются саморегуляцией, а в случае коллективного субъекта, коллективной деятельности – управлением. Саморегуляция представляет собой замкнутый контур регулирования. В процессе саморегуляции субъект на основании оценки достигнутых результатов корректирует компоненты своей деятельности (см. тонкие стрелки на рис. 1.5).

Понятие внешней среды (см. рис. 1.5) является важнейшей категорией системного анализа, который рассматривает, в частности, человеческую деятельность как сложную систему. Среда (внешняя среда) определяется как совокупность всех объектов/субъектов, не входящих в систему, изменение свойств и/или поведение которых влияет на изучаемую систему, а также тех объектов/субъектов, чьи свойства и/или поведение которых меняются в зависимости от поведения системы.

На рис. 1.5 отдельно выделены факторы, задаваемые внешней (по отношению к данному субъекту деятельности) средой:

критерии оценки соответствия результата цели;

– принятые в обществе и в организации нормы (правовые, эти­ческие, гигиенические и т.п.) и принципы деятельности;

условия деятельности:

- мотивационные,

- кадровые,

- материально-технические,

- научно-методические,

- финансовые,

- организационные,

- нормативно-правовые,

- информационные.

Таким образом, мы рассмотрели основные характеристики деятельности и ее структурные компоненты. Теперь перейдем непосредственно к управлению.

 


Управление.Моделирование на уровне управляемой системы требует создания модели управления. Сложная иерархическая структура систем, разнообразие видов, методов, стилей, форм управления привели к такому же разнообразию соответствующих моделей. Именно модели управления чаще всего составляют основное содержание моделей организаций.

Переходя к разговору о моделях управления, нужно корректно определить, что понимается под управлением. Для этого приведем ряд распространенных определений:

Управление – «элемент, функция организованных систем различной природы: биологических, социальных, технических, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию программы, цели деятельности».

Управление – «направление движением кого/чего-нибудь, руководство действиями кого-нибудь».

Управление – «воздействие на управляемую систему с целью обеспечения требуемого ее поведения».

Существует и множество других определений, в соответствии с которыми управление определяется как: элемент, функция, воздействие, процесс, результат, выбор и т.п.

Мы не будем претендовать на то, чтобы дать еще одно определение, а лишь подчеркнем, что, если управление осуществляет субъект (а в организационных системах это именно так), то управление следует рассматривать как деятельность. А именно, методология – это учение об организации деятельности, а управление – вид практической деятельности по организации деятельности. Такой подход: управление – вид практической деятельности (управленческая деятельность), многое ставит на свои места – объясняет «многогранность» управления и примиряет между собой различные подходы к определению этого понятия.

Поясним последнее утверждение. Если управление – это деятельность, то осуществление этой деятельности является функцией управляющей системы, процесс управления соответствует процессу деятельности, управляющее воздействие – ее результату и т.д. Другими словами, в организационных системах (где и управляющий орган и управляемая система являются субъектами – см. рис.1.7) управление является деятельностью по организации деятельности.

Уровень рефлексии можно наращивать и дальше: с одной стороны, в многоуровневой системе управления деятельность топ-менеджера можно рассматривать как деятельность по организации деятельности его непосредственных подчиненных, которая заключается в организации деятельности их подчиненных и т.д. С другой стороны, многочисленная армия консультантов (речь идет, прежде всего, об управленческом консалтинге – быстро разросшемся в последние годы институте консультантов, консалтинговых, аудиторских и других фирмах) представляет собой специалистов по организации управленческой деятельности.

Рассмотрим простейшую входо-выходную модель системы, состоящей из управляющего органа – центра – и управляемого субъекта – агента – см. рис.1.6. Имеются: на входе – управляющее воздействие и внешние воздействия, на выходе – действие управляемого субъекта (состояние управляемой системы). Обратная связь обеспечивает управляющий орган информацией о состоянии управляемой системы.

Кто что выбирает из участников системы? Пусть состояние системы описывается действием агента , принадлежащим некоторому множеству допустимых действий A. Допустим, управление принадлежит множеству допустимых управлений U. Пусть также задан критерий эффективности функционирования системы K(u,y), который зависит от переменных, описывающих эту систему, то есть от управления и от состояния системы. В настоящей работе мы будем пользоваться при описании предпочтений участников и постановке задач управления скалярными моделями, то есть считать, что все функционалы отображают множества в числовую ось: . То есть, многокритериальные задачи рассматривать мы не будем (у них есть своя специфика).

Предположим, что известна реакция управляемого субъекта на то или иное управление. Простейший вид такой реакции - когда состояние субъекта является известной функцией от управления: y = G (u) , где - модель управляемого субъекта, которая описывает его реакцию на управляющее воздействие. Коль скоро известна эта зависимость, если ее подставить в критерий эффективности функционирования, то получим функционал Ф(u)= K(u,G(u)), который будет зависеть только от управления. Этот функционал называется эффективностью управления. Дальше задача заключается в поиске оптимального управления, то есть допустимого управления , обладающего максимальной эффективностью:

.

Это - задача синтеза оптимального управления, или просто «задача управления».

В свою очередь, базовая входо-выходная структура системы управления, приведенная на рис.1.6, основывается на схеме деятельности, приведенной на рис.1.5, так как и управляющий орган, и управляемая система (управляемый субъект), - каждый - осуществляют соответствующую деятельность, которая может быть описана в рамках схемы рис.1.5. В итоге получаем схему управленческой деятельности, представленную на рис.1.7.

При этом управляющий орган является с точки зрения управляемой системы частью внешней по отношению к ней среды (номера воздействий на рис.1.5 и на рис.1.7 совпадают). Эта «внешняя среда» осуществляет целенаправленные воздействия (двойные стрелки (1)-(4) и (6) на рис.1.5) - см. рис.1.7. Часть влияний внешней среды может носить нецеленаправленный (случайный, недетерминированный, неконтролируемый управляющим органом) характер. Подобные воздействия (отражаемые ниже природной или игровой неопределенностью) могут, наряду с действием управляемой системы, влиять на результат ее деятельности (двойная стрелка (5) на рис.1.5) – см. внешние воздействия на рис.1.7. Структуру, приведенную на рис.1.7, можно наращивать, добавляя уровни иерархии. Принципы описания управления в многоуровневых системах остаются такими же. Однако многоуровневые системы обладают своей спецификой, отличающей их от последовательного набора двухуровневых «блоков».

Классификация управлений.Выбирая соответствующие основания классификации, для фиксированной системы можно выделить следующие виды (методы) управления:

институциональное (административное, командное, ограничивающее, принуждающее);

мотивационное управление (побуждающее управляемых субъектов к совершению требуемых действий);

информационное управление (убеждающее, основывающееся на сообщении информации и формировании убеждений, представлений и мотивов);

С точки зрения регулярности управляемых процессов можно выделить следующие типы управления:

проектное управление (управление в динамике – изменениями в системе, инновационной деятельностью и т.д.)

и

процессное управление (управление функционированием – «в статике» – регулярной, повторяющейся деятельностью при неизменных внешних условиях).

Для управления в динамике, в свою очередь, можно выделить рефлекторное (ситуационное) управление и опережающее управление. Рефлекторным называется управление, при котором управляющий орган реагирует на изменения или внешние воздействия по мере их появления, не пытаясь прогнозировать их или влиять на них. Ситуационным называется управление, в котором каждой типовой ситуации априори ставится в соответствие некоторое управляющее воздействие; каждая возникающая конкретная ситуация классифицируется как некоторая типовая, а затем реализуется соответствующее ей управляющее воздействие. Таким образом, вводя различные основания классификаций можно расширять и детализировать список возможных видов и типов управления.

Обоснованием выделения именно приведенных выше видов (методов) управления является следующее. С точки зрения системного анализа любая система задается перечислением следующих её компонент: состава, структуры и функций. С точки зрения теории принятия решений любая модель принятия решений включает, как минимум, множество альтернатив, из которого производится выбор в определенный момент времени; предпочтения, которыми руководствуется субъект, осуществляющий выбор; и информацию, которой он обладает. Значит, и любая организационная система (ОС) определяется заданием:

состава ОС (участников, входящих в ОС, то есть ее элементов);

структуры ОС (совокупности информационных, управляющих, технологических и других связей между участниками ОС);

множеств допустимых действий (ограничений и норм деятельности) участников ОС, отражающих, в том числе, институциональные, технологические и другие ограничения и нормы их совместной деятельности;

предпочтений участников ОС;

информированности – той информации о существенных параметрах, которой обладают участники ОС на момент принятия решений о выбираемых стратегиях.

Состав определяет, «кто» входит в систему, структура – «кто с кем взаимодействует, кто кому подчиняется и т.д.», допустимые множества – «кто что может», целевые функции – «кто что хочет», информированность – «кто что знает».

Управление ОС, понимаемое как воздействие на управляемую систему с целью обеспечения требуемого ее поведения, может затрагивать каждый из перечисленных ее параметров.

Следовательно, взяв за основание системы классификаций управлений ОС предмет управления – изменяемый в процессе и результате управления компонент ОС, получаем, что по этому основанию можно выделить (см. рис.1.8):

управление составом;

управление структурой;

институциональное управление (управление ограничениями и нормами деятельности);

мотивационное управление (управление предпочтениями и интересами);

информационное управление (управление информацией, которой обладают участники ОС на момент принятия решений).

Совокупность перечисленных ранее видов управления (институциональное, мотивационное и информационное управление) отличается от приведенного выше их списка лишь добавлением таких видов, как управление составом и управление структурой. Отметим, что выделенные виды управления согласованы с принятой выше схемой структурных компонент деятельности (см. рис.1.5). Действительно, воздействия внешней среды на потребности, мотивы и критерии оценки деятельности являются информационным управлением (см. двойные стрелки (1) и (6) на рис.1.5), воздействия на цели – мотивационным управлением (см. двойную стрелку (2) на рис.1.5), воздействия на задачи и технологии – институциональным управлением (см. двойные стрелки (3) и (4) на рис.1.5).

Естественно, на практике иногда трудно выделить в явном виде управление того или иного вида и/или типа, так как некоторые из них могут и должны использоваться одновременно. Обсудим кратко специфику различных видов управлений.

Управление составом касается того, кто войдет в организацию, кого следует уволить, кого – нанять. Обычно к управлению составом относят и задачи обучения и развития персонала.

Задача управления структурой обычно решается параллельно с задачей управления составом и позволяет дать ответ на вопрос – кто какие функции должен выполнять, кто кому должен подчиняться, кто кого контролировать и т.д.

Институциональное управление является наиболее жестким и заключается в том, что управляющий орган целенаправленно ограничивает множества возможных действий и результатов деятельности подчиненных. Такое ограничение может осуществляться явными или неявными воздействиями – правовыми актами, распоряжениями, приказами и так далее или морально-этическими нормами, корпоративной культурой и т.д.

Мотивационное управление является более «мягким», чем институциональное, и заключается в целенаправленном изменении предпочтений подчиненных. Такое изменение может осуществляться введением системы штрафов и/или поощрений за выбор тех или иных действий и/или достижение определенных результатов деятельности.

Наиболее «мягким» (косвенным), по сравнению с институциональным и мотивационным, является информационное управление. В соответствии с введенной классификацией частными случаями информационного управления являются:

информационное регулирование;

рефлексивное управление; – активный прогноз.

Формы управления.Выбирая различные основания классификации, выделяют разные формы управления.

В зависимости от структуры системы управления можно выделять:

иерархическое управление (система управления имеет иерархическую структуру, причем у каждого подчиненного имеется один и только один начальник);

распределенное управление (у одного подчиненного может быть несколько начальников; пример – матричные структуры управления);

сетевое управление (разные функции управления в различные моменты времени могут выполняться различными элементами системы). В зависимости от числа управляемых субъектов можно выделять:

индивидуальное управление (управление одним субъектом);

коллективное управление (управление группой субъектов по результатам их совместной деятельности).

В зависимости от того, зависит ли управление от индивидуальных особенностей управляемого субъекта, можно выделять:

– унифицированное управление (когда одни и те же механизмы управления применяются к группе, в общем случае различных, субъектов);

– персонифицированное управление (когда управление зависит от индивидуальных особенностей управляемого субъекта).

Средства управления– приказы, распоряжения, указания, планы, нормы, нормативы, регламенты и т.д. – в настоящей работе не рассматриваются. Их подробное описание можно найти в любом учебнике по менеджменту.

Функции управления.Выделяют четыре основные функции управления: планирование, организация, стимулирование и контроль. Непрерывная последовательность реализации этих функций составляет цикл управленческой деятельности – см. рис. 1.9.

Перечисленные четыре функции управления являются общими для процессного управления и проектного управления и соответствуют структурным компонентам деятельности. Поясним это утверждение.

В процессном управлении выделяют следующие основные функции: планирование, организация (как процесс – см. три определения термина «организация», приведенные выше – Рис. 1.1), мотивация (стимулирование) и контроль.

В проектном управлении выделяют следующие фазы жизненного цикла проекта:

начальная фаза (концепция): сбор исходных данных и анализ существующего состояния; определение целей задач, критериев, требований и ограничений (внешних и внутренних) проекта, экспертиза основных положений, утверждение концепции проекта;

фаза разработки: формирование команды, развитие концепции и основного содержания проекта, структурное планирование, организация и проведение торгов, заключение договоров и субдоговоров с основными исполнителями, представление проектной разработки и получение ее одобрения;

фаза реализации проекта: ввод в действие разработанной на предыдущих фазах системы управления проектами, организация выполнения работ, ввод в действие системы мотивации и стимулирования исполнителей, оперативное планирование, управление материально-техническим обеспечением, оперативное управление;

завершающая фаза: планирование процесса завершения проекта, проверка и испытание результатов реализации проекта, подготовка персонала для эксплуатации результатов реализации проекта, их сдача заказчику, реализация оставшихся ресурсов, оценка результатов и подведение итогов, расформирование команды проекта.

Исходя из этих фаз, можно считать основными соответствующие им функции планирования, организации, стимулирования и контроля.

Наконец, выше выделены следующие структурные компоненты деятельности (см. Рис. 1.5): мотив, цель, технология и результат. Им также можно поставить в соответствие (в зависимости от компонентов деятельности, являющихся предметом управления) четыре основные функции управления (см. табл. 1.1).

Табл. 1.1. Основные функции управления

Типы управления Функции управления
Процессное управление планирование организация стимулирование контроль
Проектное управление концепция разработка реализация завершение
Управляемые компоненты деятельности цели технология мотивы результаты

Следовательно, можно выделить следующие общие функции управления: планирование, организация, стимулирование и контроль.

Итак, выше приведена в общем виде формулировка задач управления. Для того чтобы понять, как эта задача ставится и решается в каждом конкретном случае, рассмотрим общую технологи управления организационными системами.

Технология решения задач управления организационными системами.Под технологией понимается совокупность методов, операций, приемов и так далее, последовательное осуществление которых обеспечивает решение поставленной задачи. Отметим, что рассматриваемая ниже технология решения задач управления охватывает все этапы, начиная с построения модели ОС и заканчивая анализом эффективности внедрения результатов моделирования практике (см. рис. 1.10, на котором в целях наглядности опущены обратные связи между этапами).

Первый этап – построение модели – заключается в описании реальной ОС в формальных терминах, то есть задании состава и структуры ОС, целевых функций и множеств допустимых стратегий участников системы, их информированности, порядка функционирования, гипотез о поведении и т.д. На этом этапе существенно используется аппарат теории игр, в терминах которой, обычно и формулируется модель (см. раздел 2.1).

 

Второй этап – анализ модели – исследование поведения участников при тех или иных механизмах управления. Решение теоретико-игровой задачи анализа заключается в определении для фиксированного механизма управления стратегий агентов, которые являются равновесными при этом управлении.

Решив задачу анализа, то есть, зная поведение управляемых субъектов при различных управлениях, можно переходить к третьему этапу – решению, во-первых, прямой задачи управления, то есть задачи синтеза оптимальных управляющих воздействий, заключающейся в поиске допустимых управлений, имеющих максимальную эффективность, и, во-вторых, обратной задачи управления – поиска множества допустимых управлений, переводящих ОС в заданное состояние. Критерием эффективности управления является значение (максимальное или гарантированное) целевой функции управляющего органа на множестве решений игры агентов. Следует отметить, что, как правило, именно этот этап решения задачи управления вызывает наибольшие теоретические трудности и наиболее трудоемок с точки зрения исследователя.

Имея набор решений задачи управления, необходимо перейти к четвертому этапу, то есть исследовать их устойчивость. Исследование устойчивости подразумевает решение, как минимум, двух задач. Первая задача заключается в изучении зависимости оптимальных решений от параметров модели, то есть является задачей анализа устойчивости решений (корректности оптимизационной задачи, чувствительности, устойчивости принципов оптимальности и т.д.) в классическом понимании. Вторая задача специфична для математического моделирования. Она заключается в теоретическом исследовании адекватности модели реальной системе, которое подразумевает изучение эффективности решений, оптимальных в модели, при их использовании в реальных ОС, которые могут в силу ошибок моделирования отличаться от модели. Результатом решения задачи адекватности является обобщенное решение задачи управления – параметрическое семейство решений, обладающих заданной гарантированной эффективностью в определенном множестве реальных ОС.

Итак, перечисленные выше четыре этапа заключаются в общем теоретическом изучении модели ОС. Для того чтобы использовать результаты теоретического исследования при управлении реальной ОС, необходимо произвести настройку модели, то есть идентифицировать моделируемую систему и провести серию имитационных экспериментов – соответственно пятый и шестой этапы. Исходными данными для идентификации системы служат обобщенные решения, которые ограничиваются имеющейся информацией о реальной системе. Этап имитационного моделирования во многих случаях необходим по нескольким причинам. Во-первых, далеко не всегда удается получить аналитическое решение задачи синтеза оптимальных управлений и исследовать его зависимость от параметров модели. При этом имитационное моделирование может служить инструментом получения и оценки решений. Во-вторых, имитационное моделирование позволяет проверить справедливость гипотез (в первую очередь относительно принципов поведения участников системы: используемых ими процедур устранения неопределенности, правил рационального выбора и т.д.), принятых при построении и анализе модели, то есть дает дополнительную информацию об адекватности модели без проведения натурного эксперимента. И, наконец, в-третьих, использование деловых игр и имитационных моделей в учебных целях позволяет управленческому персоналу освоить и апробировать предлагаемые механизмы управления.

Завершающим является седьмой этап – этап внедрения, на котором производится обучение управленческого персонала, внедрение в реальную ОС разработанных и исследованных на предыдущих этапах механизмов управления с последующей оценкой эффективности их практического использования, коррекцией модели и т.д.

Обсудив технологию управления ОС, приведем общие подходы к решению теоретических задач управления.

Чтобы перейти к детализации задачи управления, необходимо вернуться к построению модели управляемого субъекта. Математическим описанием поведения людей занимается теория принятия решений и теория игр. Поэтому, сделаем маленький экскурс в эти теории для того, чтобы понять, какого рода известными моделями можно пользоваться.


Сейчас читают про: