2014-02-09
1557
В современном представлении стратегия формализуется в алгоритме управленческой деятельности и в предпринимательстве наиболее полно представлена в структуре бизнес-плана, являясь основой обеспечения реализуемости проекта.
Централизация — это концентрация прав принятия решений, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организации. Централизация является реакцией организованной системы, направленной на предотвращение искажения информации при передаче ее через все увеличивающееся количество уровней управления.
Децентрализация — это передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а следовательно, и передача соответствующих этой ответственности прав на нижние уровни управления организацией.
Производственная структура – состав и взаимосвязи подразделений основного и вспомогательного производства.
Организационная структура – логическое соотношение уровней управления и функциональных обязанностей.
Рис. 8.1. Основные термины организационного проектирования
|
|
|
Организационное проектирование ‑ это упорядочение организационно-структурных характеристик организации как системы для достижения или улучшения ее эффективности, адаптивности и результативности (рис. 73).
По мнению А.А. Рaдyгина, организационное проектирование – это процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, системы решений и поощрений, а также неформальная организация и культура) и ее стратегией, которое приводит к успеху.
О.С. Виханский и А.И. Наумов отмечают, что организационное проектирование должно учитывать не только изменение внутренних факторов, но также состояние и развитие внешней среды организации.
Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных.
Понятие «Проектирование» значительно более емкое, чем близкие к нему по смыслу понятия «конструирование» и «планирование». Проектирование (от лат. ‑ брошенный вперед) ‑ процесс создания проекта, прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния. В отличие от конструирования оно заключается в описании не только технических сторон будущего объекта, eгo состава и свойств, но и экономических, социальных, организационных аспектов моделируемых систем.
Предмет и цели организационного проектирования приведены на рис. 8.1.
| ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ | |||||||||||||||||
| Система организации производства, труда и управления в организации в целом и ее подразделении в отдельных видах деятельности | |||||||||||||||||
| РАЗДЕЛЯЮТСЯ НА: | |||||||||||||||||
| Ø | Общесистемное описание объекта проектирования | ||||||||||||||||
| Ø | Организационное решение, относящееся к подсистеме производства | ||||||||||||||||
| Ø | Организационное решение, относящееся к управляющей подсистеме в целом | ||||||||||||||||
| Ø | Организационные решения, относящиеся к отдельным функциям управления | ||||||||||||||||
| Ø | Организационные решения, относящиеся к подготовке производства | ||||||||||||||||
| Ø | Организационные решения по п. 1 ‑ 5 | ||||||||||||||||
| ЭТАПЫ В ПРОЦЕССЕ ПРОЭКТИРОВАНИЯ | |||||||||||||||||
| Анализ действующей организационной структуры, которая устанавливает, в какой мере она соответствует и на сколько она рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев | Проектирование организационных структур при помощи рациональных структур и с учетом социально-психологического фактора из-за специфики организации | Оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации заданий, надежности управления, скорости принимаемых решений | |||||||||||||||
| ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ | |||||||||||||||||
| Предпроектная (предварительная) подготовка | Проектирование организационных систем | ||||||||||||||||
| ü разработка общей концепции проектируемой системы; | ü Технический проект – работа ведется на основе утвержденного технического задания | ||||||||||||||||
| ü проведение комплексное обследование (или изучение) объекта проектирования; | |||||||||||||||||
| ü осуществление технико-экономического обоснования проекта; | ü Рабочий проект – предполагает разработку комплексной рабочей документации | ||||||||||||||||
| ü формирование и утверждение технического задания на проектирование | |||||||||||||||||
| ü предусматривается проведение прикладных исследований | |||||||||||||||||
| МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ | |||||||||||||||||
| Методы выполнения работ: | Проектные методы: | ||||||||||||||||
| Ø оригинальное проектирование | Ø стоимостной | ||||||||||||||||
| Ø типовое проектирование | Ø системотехника | ||||||||||||||||
| Ø автоматизированное проектирование | Ø поиск границ | ||||||||||||||||
| Ø интервьюирование | |||||||||||||||||
| Ø анкетный опрос | |||||||||||||||||
| Ø выбор шкал | |||||||||||||||||
| Ø мозговая атака | |||||||||||||||||
Рис. 8.2. Организационное проектирование
|
|
|
| Организационное проектирование | Предмет | Система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности | ||||
| Основная цель | Разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем | |||||
| Результат | Комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы | |||||
| Цели организационного проектирования | Ø создание новой системы; Ø частичное усовершенствование существующей организационной системы; Ø радикальное преобразование существующей организационной системы | |||||
Рис. 8.3. Предмет и цели организационного проектирования
Организационная система представляет собой совокупность двух частей:
1) механизма внутреннего функционирования, который включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности (функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота);
|
|
|
2) механизма отношений с внешней средой, который содержит элементы, необходимые для формирования благоприятного деловoгo поля внешних отношений организации (законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п.).
Любые организационные нововведения cтpyктypнoгo и процеcнoгo характера являются прежде Bceгo продуктами организационного проектирования. Проектирование организации, обеспечивающее установление взаимодействия между членами организации с учетом выполненных ими работ, проявляется в статическом виде как структура организации и в динамическом виде как пpoцeccы, протекающие в организации.
В наиболее общем случае применительно к производственным сиcтeмaм организационный проект включает следующие разделы (табл. 8.1).
Таблица 8.1
Разделы организационного проекта
| Разделы | Содержание разделов | |
| Общесистемное описание объекта проектирования | общая характеристика; организационная структура; численность персонала; оценка эффективности проектных решений | |
| Организационные решения, относящиеся к подсистеме производства | производственный процесс в пространстве и во времени; разделение труда в основном, вспомогательном и обслуживающих производствах; формы организации труда; организация обслуживания рабочих мест; уровень механизации и автоматизации труда; меры по ТБ | |
| Организационные решения, относящиеся к управляющей подсистеме в целом | структура; методы управления; технология управления; коммуникации; численность и coстав персонала; функциональное разделение труда | |
| Организационные решения, относящиеся к отдельным функциям управления | технико-экономическое, оперативно-производственное планирование и управление; линейное руководство; материальное обеспечение; маркетинг; учет; обслуживание | |
| Организационные решения, относящиеся к подготовке производства | технические, экономические, организационные, социальные аспекты на разных этапах создания и освоения нововведений | |
| Организационные решения по п. 1 ‑ 5 | относящиеся к структурным подразделениям более низкого уровня: структурные единицы цеха и т.д. |
Представленные разделы и состав организационного проекта MOгyТ быть детализированы по отдельным задачам и процедурам в соответствии с конкретными условиями проектирования. Например, организационные решения, относящиеся к построению производственного процесса в пространстве и во времени, при дальнейшей конкретизации включают проектирование зданий, вооружений, производственных помещений, размещение оборудования, схем построения производственных и информационных потоков и т.п.
|
|
|
При проектировании организационных решений по отдельным функциям управления детализируется описание каждой функциональной подсистемы, разрабатываются Положения о подразделениях, их структура и штатное расписание, рекомендации по технологии принятия решений, методам обработки информации, используемым им техническим средствам и т.д.
Разумеется, приведенное в качестве примера содержание организационного проекта не является cтpoгo обязательным для исполнения. Оно может быть изменено в зависимости от конкретизации целей проектирования, условий функционирования системы, сложности, новизны, отраслевой принадлежности объектов проектирования. Но основной принципиальный подход останется, смысл eгo сводится к тому, что объективная необходимость организационного проектирования существует в гораздо больших объемах, чем это делается сегодня, и этот вид организационной деятельности должен осуществляться комплексно, системно, охватывая широкий спектр целенаправленных мер, а не разрозненные, локальные мероприятия.
В процессе проектирования структуры организации выделяют три этапа:
1. Анализ действующей организационной структуры. Он призван установить, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько организационная структура рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев.
К оценочным критериям обычно относят принципы управления:
- соотношение между централизацией и децентрализацией;
- объем контрольных функций, установленный для каждого уровня правления;
- анализ и оценка аппарата управления (количество сотрудников, наличие элементов дублирования, распределение полномочий и ответственности);
- анализ функций управления (способы и технология принятия управленческих решений, принципы и методы мотивирования работников);
- оценка хозяйственной деятельности (изменение технологии, углубление межорганизационного сотрудничества, внедрение инноваций) и т.п.
В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины слишком медленного повышения эффективности управления.
2. Проектирование организационных структур. Коммерческая организация ‑ весьма сложная система, включающая ряд подсистем: производственную (технологическую), экономическую, социальную, информационную, административную и др. Одни подсистемы поддаются рациональному проектированию, а другие (например, социально-психологическая) из-за большого числа переменных не могут быть описаны только рациональными величинами, требуют диалектического подхода к качественному и количественному описанию их функции и задач. Этим объясняется специфика проектирования организационных структур управления. Ее суть состоит в количественно-качественном подходе к оценке организационных структур, сочетании формализованных методов с субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных проектов.
3. Оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации заданий, надежности и организованности систем управления, скорости и оптимальности принимаемых изменений.
Современные подходы к организационному проектированию приведены на рис. 8.4.
| Подходы к организационному проектированию | Проектирование организационной системы как задача синтеза структуры из нескольких элементов | 1) решаются задачи производственной структуры на основе исследования протекающих в системе производственных процессов | ||||
| 2) создаются структуры управления путем группировки работ, должностей, элементов информационного процесса и т.д. | ||||||
| Проектирование организационной системы как задача рационализации технологии организационных процессов | Здесь на основе разных подходов разрабатываются собственно организационные процессы | |||||
| Проектирование системы показателей | Проводится оценка результатов деятельности организационной системы | |||||
Рис. 8.4. Современные подходы к организационному проектированию
Процесс организационного проектирования представляет собой целенаправленную последовательность актов принятия проектных решений, приводящую к построению описания проектируемой организационной системы.
Процесс проектирования реализуется в соответствии со схемой, которая отражает очередность выполнения основных проектных процедур.
Проектная процедура – формализованная совокупность действий, в результате выполнения которой принимается некоторое проектное решение (промежуточное или конечное описание объекта проектирования, необходимое и достаточное для paссмотрения и определения дальнейшего направления или окончания проектирования). Проектными процедурами являются процедуры построения организационной модели, оптимизация прогнозирования.
Проектная процедура состоит из элементарных проектных операций. Проектной операции соответствует действие или совокупность действий, составляющих часть проектной процедуры, алгоритм которых остается неизменным для ряда проектных процедур. В свою очередь, алгоритм проектирования отражает совокупность предписаний, необходимых для выполнения проектирования. В качестве примеров проектных операций можно назвать вычислительные работы, построение графиков, диаграмм, таблиц.
Реализация процесса организационного проектирования требует использования соответствующей технологии.
Технология проектирования ‑ это определенная последовательность действий или операций, позволяющая технически выполнить проектирование заданного объекта.
Технология организационного проектирования независимо от отношения к объекту проектных работ содержит ряд обязательных составляющих, которые приведены в типовой схеме процесса проектирования (рис. 4).
Интерактивный характер этих этапов проявляется в том что вначале проектировщик определяет концептуальную основу какого-либо элемента создаваемой системы, затем эта концепция подвергается анализу, усовершенствованию и повторному воплощению в проектное решение.
| 1 ЭТАП: Выявление потребностей | ||||
| ||||
| Предполагает установление факта существования проблемы, в соответствии с которой должно быть предпринято проектирование, и подтверждает признание необходимости создания новых или совершенствование существующих организационных систем | ||||
| 2 ЭТАП: Постановка задачи | ||||
| Включает детальное описание организационной системы, подлежащей проектированию, и представляет собой четкую формулировку выявленной потребности и служит, по существу, заданием на проектирование | ||||
| 3 ЭТАП: Синтез и анализ | ||||
| Тесно связаны друг с другом и многократно повторяются в процессе проектирования | ||||
Рис. 8.5. Типовая схема процесса проектирования
Этот цикл повторяется до тех пор, пока не будет получено оптимальное решение в пределах установленных заданием проектных ограничений.
Этапы разработки организационного проекта:
1. Предпроектная (предварительная) подготовка занимает важное место в системе проектных работ. На этом этапе разрабатывается общая концепция проектируемой системы, проводится комплексное обследование (или изучение) объекта проектирования, осуществляется технико-экономическое обоснование проекта, формируется и утверждается техническое задание на проектирование; предусматривается проведение прикладных исследований, анализ возможных вариантов решения проектных задач, ocyществление подготовки исходных данных, т.е. установление целей, задач, объектов и объемов работ, проведение расчетов потребностей в ресурсах на их выполнение, определение состава исполнителей, подготовка технического задания, проведение предварительной оценки эффективности проектных решений.
2. Проектирование организационных систем осуществляется в две стадии: технический проект и рабочий проект (когда при проектировании используются типовые проектные решения, проектирование может осуществляться в одну стадию ‑ разрабатывается технический рабочий проект).
На стадии технического проектирования работа ведется на основе утвержденного технического задания: разрабатываются ocновные положения, определяющие характер организации, принципы ее санкционирования, методы содержания подсистем, принимаются решения по организации информационных, материальных и финансовых потоков. В ходе его разработки широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений. На этапе тexнического проектирования предполагается обосновать окончательный комплекс организационных решений, дающий полное представление об организационных нововведениях, которые предусматриваются в проектируемой системе.
Стадия рабочего проектирования предполагает разработку комплексной рабочей документации: разрабатываются все структурные схемы; выполняются необходимые организационно-плановыe расчеты; формируется нормативная информационная база; разрабатываются организационные процедуры и документы, их отражающие; утверждаются должностные инструкции и положения; разрабатывается и отлаживается программное обеспечение.
3. На этапе внедрения организационного проекта осуществляется обучение и психологическая подготовка персонала, вводятся в действие новые инструкции и положения, перестраиваются производственная и управленческая структуры, вводятся новые системы оплаты и стимулирования труда, осуществляется выпуск полного комплекта рабочей документации; завершает весь комплексе работ по проектированию, экспертиза организационного проекта.
