2015-04-20
2189
Курс лекций В.М.Назарова по предмету «Исследование систем управления»
Тема 7. Прикладные направления исследования систем управления
Исследование и проектирование целей управления.
Исследование и проектирование функций управления
Исследование и проектирование структур управления
Исследование и проектирование управленческих решений
Исследование кадрового обеспечения систем управления
Исследование информационного обеспечения систем управления
Маркетинговые исследования
Управленческий учет в системном исследовании
Исследование и проектирование целей управления.
Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления. Значение целей функционирования велико.
Во-первых, потому, что в организациях должны приниматься только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования.
Во-вторых, во избежание «паразитной» деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя. Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.
Отсюда следует, что любая организационная деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.
Цели функционирования - это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессами их реализации.
Для них характерны следующие черты и свойства:
• четкая ориентация на определенный интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.
Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности.
Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционирования и развития. Наряду со стратегическими целями и задачами приходится решать огромное количество текущих и оперативных задач. Кроме экономических задач - стоят социальные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д.
Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и использовать соответствующие механизмы и методы, наработанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов классификации целей представлен в табл. 7.1.
| Критерии классификации | Группы целей | |
| Период установления | Стратегические Тактические | Оперативные |
| Содержание | Экономические Организационные Научные | Социальные Технические Политические |
| Функциональная структура | Маркетинговые Инновационные Кадровые | Производственные Финансовые Административные |
| Среда | Внутренние | Внешние |
| Приоритетность | Особо приоритетные Приоритетные | Прочие |
| Измеримость | Количественные | Качественные |
| Повторяемость | Постоянные (повторяющиеся) | Разовые |
| Иерархия | Организации | Подразделений |
| Стадии жизненного цикла | Проектирование и создание объекта. Рост объекта | Зрелость объекта Завершение жизненного цикла объекта |
Табл.7.1. Классификация целей
На каждом уровне организации возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо рассматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость структуризации целей и построения дерева целей.
Таким образом, проектирование целей организации является обязательным и важным этапом процесса проектирования общей системы управления.
Проектирование целей организации производится в несколько этапов (см. рис. 7.1.).
Этап 1. Исследуется предназначение организации, общая цель системы, определяемая ее назначением. При анализе важно не смешивать понятия целевого назначения системы и критерия эффективности. В отличие от цели организации, определения направления и смысла функционирования системы, основной ее задачи, критерий эффективности является показателем, определяющим степень достижения этой цели.
Этап 2. Формируются качественные цели организации, осуществляемые в две стадии. Вначале формируются качественные цели функционирования организации, вытекающие из Положения данной организации, регламентирующего ее деятельность, а затем выбираются качественные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться в повелительном наклонении.
Например:
Цель1. Максимально содействовать учебному процессу.
Цель 2. Обучить студентов методам анализа систем управления.
Цель 3. Обучить студентов методам формализованного представления результатов обследования систем управления
Этап 3. Производится ранжирование целей функционирования организации, осуществляемое для обоснования выбора целей функционирования, положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все реальные организации - многоуровневые, ранжирование целей должно осуществляться на всех выбранных Уровнях управления. Ранжированные цели не возникают сами по себе. Они вытекают из глобальных целей функционирования, которые, в свою очередь, регламентируются решениями вышестоящих организаций, постановлениями, положением об организации.
Проблема ранжирования целей функционирования имеет принципиальное значение для решения проблем проектирования организационных систем по многим причинам:
во-первых, по своей природе все реальные организации - многоцелевые;
во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации (в противном случае процесс проектирования становится непрерывным);
в-третьих, проектирование организаций под все цели функционирования слишком трудоемко, а, следовательно, число целей должно быть по возможности ограниченным.
Проблема ранжирования целей функционирования в силу важности ее для организационного проектирования должна быть решена достаточно корректно и требует применения наиболее объективных методов, например метода экспертных оценок.
В данном случае применение метода экспертных оценок проводится в два этапа.
На первом подготовительном этапеосуществляется формирование экспертных групп на выбранных уровнях управления и подготавливается вся документация, необходимая для проведения экспертизы целей.
Выбор группы экспертов производится с учетом их компетенции отдельно для каждого уровня. Именно в таком случае можно говорить и о достоверности экспертизы, и о минимальных затратах на ее проведение. Для подбора экспертов применяются следующие характеристики: компетентность, креативность, отношение к экспертизе, конформизм, аналитичность и широта мышления, самокритичность.
Компетентность эксперта - это степень его квалификации в определенной области знаний. Компетентность может быть определена на основе опыта эксперта в данной области его квалификации, степенью знакомства с научными достижениями в области исследуемой области и т.д.
Креативность эксперта - способность решать творческие задачи.
Отношение к экспертизе является важной характеристикой эксперта, определяющей его желание (активность или пассивность) участия в экспертизе.
Конформизм - подверженность влиянию авторитетов. Эта характеристика необходима для выбора способа проведения экспертизы.
Самокритичность эксперта - самооценка своей компетентности.
Аналитичность, широта мышления, конструктивность мышления, свойство коллективизма - также важные характеристики эксперта.
Даже неполные определения характеристик экспертов, приведенные выше, показывают, что численные оценки этих характеристик значительно затруднены и в ряде случаев совсем невозможны.
Наиболее важной из указанных характеристик является характеристика компетентности экспертов, поскольку именно она в значительной степени определяет достоверность экспертных оценок. Поэтому проблеме определения компетентности экспертов следует уделять особое внимание.
На втором организационном этапеосуществляется отработка результатов экспертизы. На этом этапе выполняются все необходимые расчеты для сопоставления качественных целей на каждом уровне управления с целями, выбранными по мнению экспертов с точки зрения их количества и важности (приоритетности). Процесс обсуждения выбранных целей происходит до тех пор, пока не совпадут мнения большинства экспертов.
На этапе 4 осуществляется построение дерева целей. Количество и разнообразие целей задач менеджмента настолько велики, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров, специализации, вида, формы собственности. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента исследования целей можно использовать построение целевой модели в виде древовидного графа - дерева целей (рис. 7.2).
Рис. 7.2. Дерево целей
Построение дерева целей осуществляется для формализованного отображения процесса распределения целей по уровням управления. Посредством дерева целей описывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:
• общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;
• при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из условия: реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;
• при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;
• подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимые друг из друга;
• фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.
На этапе 5 выполняется исследование и формирование количественных целей, что является наиболее важным для управления организацией, так как количественные цели определяют выбор методов управления организацией, применение компьютерной техники в управлении.
Количественные характеристики целей фиксируются в стратегических и годовых планах организации. Количественные цели ориентируют организацию на достижение определенных показателей и конкретизируют выбранные качественные цели.
На этапе 6 производится оценка степени достижения целей.
Выбирается «эталон» управления, которое необходимо расценивать как практическое и при котором необходимо срочно принимать управленческие решения, чтобы приблизить организацию к достижению выбранных целей. Количество таких решений зависит от типа и класса сложности организации.
| Функциональная подсистема | Ключевая цель |
| Маркетинг | Выйти на первое место по продаже продукции (определенного вида) на конкретном рынке |
| Производство | Достичь наивысшего уровня производительности труда при производстве всех (или определенных) видов продукции |
| Научно-исследовательские разработки (инновации) | Завоевать лидирующие позиции по вводу новых видов продукции (услуг), используя на исследования и разработки определенный процент доходов от объема реализации (продаж) |
| Финансы | Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов |
| Персонал | Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе |
| Менеджмент | Определить критические области управленческого воздействия и приоритетные задачи, обеспечивающие получение запланированных результатов |
Табл.7.2. Примерные формулировки целей функциональных подсистем
Таким образом, одной из главных особенностей системы управления является регламентация проектируемых отношений управления, которая исходит из ответственности активных компонентов системы за достижение поставленных целей, а не за выполнение конкретной функции.
Поэтому любая попытка регламентировать функции управленческого аппарата без ориентира на определенную систему цели, которая является средством обеспечения гибкости и самоорганизации сложной системы, не обеспечит эффективность, согласованность формальных и неформальных отношений и развития хозяйственной самостоятельности звеньев и органов управления.
Суть целевой ориентации системы состоит в наделении каждого организационно-особенного элемента самостоятельными задачами, упорядоченность совокупности которых полностью реализует систему целей. В основе проектирования системы управления и механизма управления деятельностью должна лежать объективно обусловленная и научно обоснованная система целей.
Разработка системы целей и их классификация позволяют органам управления совершенствовать свою работу благодаря созданию надлежащих условий и возможностей использования современного инструментария для получения нужных результатов.
По степени общности и точности все цели организации можно разделить на следующие виды:
1. Общие - отражают концепцию развития фирмы и разрабатываются на перспективу.
2. Конкретные - разрабатываются по основным видам деятельности по каждому подразделению.
Совершенствование системы управления, которое имеет целительное значение для любой организации, приобретает подлинный смысл только в том случае, если интегрируется с главной целью организации.
Главная цель должна состоять в максимизации долгосрочных прибылей за счет эффективного использования ресурсов. Она формируется на основании критического анализа сильных и слабых сторон деятельности организации, а также с учетом негативных и положительных внешних факторов, которые влияют на ее деятельность.
Критический анализ такого рода, выполненный с учетом перспектив на несколько лет вперед, несомненно укажет на меры, которые должны быть приняты для обеспечения текущих усовершенствований, Но большая ценность критического анализа заключается в том, что он дает основу для разработки долгосрочных стратегических целей, в которых должны рассматриваться следующие проблемы:
- совершенствование организационной структуры управления, а также технологии производства, управления и ассортимента продукции;
- поиск перспективных рынков сбыта продукции, конкурентная борьба на рынке и т.д.
«Цель» - это формулировка результатов деятельности системы, которых она желает достигнуть в будущем.
Для рассмотрения методических проблем формирования системы целей социально-экономической системы в качестве понятия «цель» принимается ориентир для достижения результатов деятельности, имеющих количественное и качественное определение, которое учитывает перспективные и текущие потребности общества, а также требования, возникающие внутри самой системы.
Под задачей соответственно понимается некая декомпозиция цели (подцель), представляющая особую часть результатов, для достижения которых требуется как средство, так и условие достижения главной цели.
При декомпозиции цели (подцелей) необходимо учитывать следующие требования: совокупность реализующих их задач должна быть необходимой и достаточной, чтобы обеспечить достижение цели. При этом требования к определению и формулировке задачи сохраняются те же, что и для определения главной цели организации.
Это означает, что каждая задача должна формироваться в терминах некоего необходимого целостного результата, определенного качества и количества, которые могут быть достигнуты организационно-обособленным субъектом управления.
Эта часть определения особенно важна для обеспечения взаимоувязки структуры целей и проектируемой для данной организации структуры управления. Дело в том, что любая цель системы, представляющей крупную производственно-хозяйственную организацию, — это сложное состояние, совокупность многообразных характеристик выхода, требующих обязательно формального описания.
Поэтому, чтобы получить строгое и целостное представление цели, необходимо описать ее в виде иерархично построенной структуры, отражающей обусловленность каждого конкретного результата по отношению к другому и к главной цели.
Каждая задача, в свою очередь, может описываться как совокупность набора других задач, имеющих к ней подчиненное отношение. Число уровней такой структуризации может быть большим.
Структура любой цели может быть описана в нескольких вариантах. В качестве признаков декомпозиции цели применяются предметная или технологическая специализация процессов их достижения, пространственная или временная характеристика получения результатов.
Способы структуризации целей применимы для функционального анализа и технологической оптимизации процессов производственно - хозяйственной деятельности. Этот сложный процесс целесообразно использовать при декомпозиции целей по организационно-обособленному субъекту деятельности организации, подразделения или даже органу управления, наделенному правами принятия управленческих решений.
Такой подход к процессу структуризации целей позволяет применять один или несколько вариантов проектирования организационной структуры управления.
Общепринятым способом структуризации сложных иерархических целей является метод построения «дерева целей». При использовании этого порядка структуризации целей каждое организационное звено системы управления рассматривается как многоцелевое. Описание задач каждого подразделения с учетом декомпозиции всех целей является плодотворным для формирования комплексных программ и процедур межфункционального взаимодействия.
Этот метод представляет собой высоко результативный способ анализа, разработки и корректировки объективных целей системы и иерархии подцелей, составляющих набор средств их реализации.
Цели большой системы трансформируются в цели подсистемы. Метод «дерево целей» представляет собой как упорядоченную иерархию непротиворечивых целей и отражает их соподчиненность, взаимозависимость.
Каждая указанная цель в «дереве целей» должна быть реальной, совместимой и взаимоувязанной с другими целями. При построении «дерева целей» необходимо учитывать внешние и внутренние цели и их отличительные характеристики в каждой системе.
Внешние цели задаются суперсистемой и выступают в качестве ограничения, формирующего область допустимых состояний системы.
Внутренние цели устанавливаются самой системой и определяют множество желаемых ее состояний.
При построении «дерева целей» разрабатывается его сценарий. Разработка сценария заключается в систематизированном описании предполагаемых условий развития системы управления. Материалы сценария подготавливаются специалистами данной системы исходя из заданий, разработанных группой разработчиков «дерева целей». В этих материалах обосновываются главные тенденции развития системы, количественные и качественные характеристики, ее взаимосвязи с другими системами и оценка ее потребностей в различного рода ресурсах.
На основании этого материала строится рабочий вариант «дерева целей», отражающий цели развития системы, причем сначала формируются цели высшего уровня системы управления, а затем путем логического анализа эти цели последовательно делятся и выявляются предпосылки и средства их реализации. Подготовленный вариант представляется в графическом изображении, показывающем структуру целей и средства их достижения.
После подготовки сценария уточняется количественное описание целей, устанавливаются частные критерии и показатели или весовые коэффициенты для оценки целей и их связей.
Критерий - это направление траектории достижения цели.
Обоснованная цель должна удовлетворять определенному числу критериев. Поэтому важно знать, какие цели преследует система и какими критериями она руководствуется для их достижения. При этом необходимо выполнять следующие требования:
- цель четко сформулирована в письменной форме и однозначна для всех;
- определены условия, позволяющие проверить степень достижения цели;
- по каждой цели определены сроки реализации.
Для выполнения этих требований последовательно осуществляются следующие действия:
- проверяется полнота списка целей и точность их формулировок на каждом уровне системы управления;
- корректируются связи между установленными целями;
- выявляются единицы измерения, если это возможно для количественного значения целей.
Частные критерии и весовые коэффициенты используются для выбора альтернативных вариантов достижения конкретных целей и распределения ресурсов между уровнями системы управления для их достижения.
В результате получается окончательный вариант, удовлетворяющий предъявляемым к нему требованиям и отражающий реальные условия функционирования системы управления.
«Дерево целей» и критерии достижения целей после тщательного анализа используются для формирования конкретных задач каждого уровня системы управления. Задачи должны быть четко определены, после чего становится возможным установление их взаимосвязи и последовательности решения. Каждый уровень системы управления может стремиться к одновременному достижению множества целей, находящихся между собой в определенных субординационных отношениях.
Все цели системы управления тесно взаимосвязаны и дополняют друг друга. Цели системы управления не могут рассматриваться в качестве некоторой постоянной величины. С изменением условий функционирования системы управления, особенно внешних, необходимопересматривать систему целей, уделяя особое внимание изучению ресурсов для их достижения.
Используя метод «дерева цели» при декомпозиции целей, необходимо руководствоваться следующими принципами.
1. Каждая задача определяется количественно и качественно с учетом определенных признаков: объекта приложения управленческого воздействия; временного периода, в течение которого должен быть получен требуемый результат; границ среды, в рамках которых функционирует и несет ответственность субъект управления.
2. Все самостоятельные цели сводятся в единую систему, где они должны совпадать в горизонтальном разрезе: по высшему уровню каждого «дерева целей»; уровню, соответствующему каждому признаку декомпозиции (объект, время, технологический этап и т.д.).
Целесообразно при структуризации каждой цели соблюдать одну и ту же последовательность декомпозиции:
- объект управления;
- период реализации задач;
- технологический этап и стадия;
- процесс функционирования.
Полное описание структуризации системы целей является базой проектирования организационной структуры управления и используется для следующих задач:
- формирования организационно-обособленных подразделений системы управления, необходимых для достижения конечных целей;
- выявления дублирующих задач и рационального распределения функций, прав, обязанностей и ответственности органов и звеньев управления при достижении поставленных целей;
- определения характера и последовательности работ по достижению поставленных целей, выявлению связей и отношений и раз работке требований по формированию организационного механизма управления;
- разработки системы оценки и стимулирования за результаты достижения поставленной цели.
Цели каждого уровня управления могут быть установлены не ранее чем будет сформулирована главная цель системы управления.
На основании продуманной системы целей организация получает возможность постоянно проводить у себя следующую работу.
1. Критически анализировать и пересматривать свои стратегические и тактические планы.
2. Уточнять ключевые результаты каждого менеджера и стандарт производственных показателей, который ему следует достичь, во взаимной увязке с целевыми установками всей организации и ее конкретного подразделения, а также обеспечить его личный вклад в достижение этих целей.
3. Согласовывать с каждым менеджером его план работы, в котором конкретизируется его участие в успешной реализации соответствующих планов подразделения и организации в целом.
4. Создавать условия, которые делают возможными достижение ключевых результатов и реализацию планов совершенствования работ, в частности в отношении:
а) организационной структуры, обеспечивающей менеджеру максимальную свободу и оперативную маневренность;
б) управленческой контрольной информации, которая по своей форме и периодичности обеспечивала бы более качественную и быструю выработку решений.
5. Используя систематические обзорные анализы, измерять и обсуждать темпы продвижения к искомым результатам, а с помощью обзоров потенциальных возможностей работников - готовить их к будущим служебным переменам.
6. Составляя планы повышения квалификации управленческого персонала, оказывать помощь каждому менеджеру в преодолении его слабых сторон, придавать ему уверенность в своих силах и стимулировать его самосовершенствование.
7. Усиливать мотивационные факторы управленческого персонала через действенные системы планирования подбора и расстановки кадров и форм его оплаты.
8. В практической деятельности организации все цели взаимосвязаны (см рис.7.1.)
Рис. 7.1. Взаимосвязь целей системы
Из вышеизложенного видно, что в процессе совершенствования управления системы все цели взаимосвязаны и носят динамический характер. Они имеют исключительное значение для любой организации и приобретают истинный смысл только в том случае, если интегрируются с ее главной целью.
Если рассматривать проблему с таких позиций, то процесс совершенствования системы управления является ценным сопутствующим элементом успешной реализации программы совершенствования системы управления организацией.
Главная цель организации должна состоять в максимизации долгосрочных прибылей за счет использования ресурсов. Планирование прибыли должно проводиться на основании критического анализа сильных и слабых сторон деятельности организации, а также с учетом негативных и положительных факторов, которые влияют на функционирование и перестройку системы управления.
