Глава 2. Виды информационных технологий

Раскрытие взаимной связи технологического обеспечения, представляющего ряд подсистем, автоматизирующих информационное обслуживание пользователей и решение функциональных задач, основывается на определенные признаки в рамках установленных режимов работы.

• Классификация информационных технологий

Приведем классификацию ИТ относительно следующих признаков:

1) способу реализации в автоматизированных информационных системах (АИС);

2) степени охвата задач управления;

3) классам реализуемых технологических операций;

4) типу пользовательского интерфейса;

5) вариантам использования сети ЭВМ;

6) обслуживаемой предметной области и др.

По способу реализации ИТ делятся на традиционные и новые ИТ. Традиционные ИТ существовали в условиях централизованной обработки данных, до периода массового использования ПЭВМ. Они были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости пользователя (например, инженерные и научные расчеты, формирование регулярной отчетности на предприятиях и др.). Новые (современные) ИТ связаны в первую очередь с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

По степени охватаинформационными технологиями задач управления выделяют следующие виды технологий: электронной обработки данных, автоматизации функций управления, электронного офиса, использования экспертных систем и систем поддержки принятия решений, а также интегрированные технологии в распределенных системах обработки данных и нейросетевые технологии в финансово-экономической деятельности.

В первом случае электронная обработка данных выполняется с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления при решении локальных математических и экономических задач. Технология электронной обработки данных предназначена для решения задач (хорошо структурированных), по которым имеются входные данные и известные алгоритмы и стандартные процедуры обработки, ведущие прямо к вычислению результата. Следовательно, роль в выработке и оценке принятия решений достаточно мала.

При автоматизации управленческой деятельности ИТ используются для комплексного решения функциональных задач формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме в целях подготовки управленческих решений (в задачах худшей структурированности). Появляется возможность манипулирования данными за счет СУБД, которые применяются с целью оперативного управления. Данный вид технологий не предназначен для использования в чисто автоматическом режиме и может использоваться на любом уровне управления, базируясь на информационную.

К этой же группе относятся ИТ в системе поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов и моделей, пакеты прикладных программ (ППП) для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по процессам и явлениям производственно-хозяйственной деятельности в решении плохо структурированных (формализуемых) задач, для которых характерна неполнота входных данных, недостаточность стандартных процедур, неполная ясность цели и ограничений. Технологии данной группы используются на любом уровне управления социально-экономическим объектом, составной частью которого является модельная поддержка принятия решения.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время ИТ, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки принятия решений. Эти два варианта ИТ ориентированы на использование достижений в области новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей, создание для них наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций, качественного и современного информационного обслуживания за счет автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ для офисов (ППП), которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, где как сотрудники, так и оборудование территориально разделены. Целью данного вида технологии в системах распределенной обработки данных является автоматизация офиса и поддержание коммуникаций между управленцами. При этом имеется в виду передача и обмен информацией не только внутри организации (предприятия), но и с внешним миром. В настоящее время для этих целей широко используются как приложения систем автоматизации офиса, включая функции электронного документооборота, так и сервисы сети Интернет.

Информационные технологии экспертной поддержки принятия решений составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков, влияющих на принятие управленческих решений. Эта категория специалистов, кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся ситуаций, используют накопленный опыт в оценке ситуаций при выработке решений, обусловленных сведениями, составляющими базу знаний в конкретной предметной области.

База знаний, используя правила, отражает логику проблемы, которую технология экспертной поддержки принятия решений призвана решить. Решение аналитических задач плохо формализуемых предметных областей, к одной из которых относится анализ финансового рынка, базируется на использовании нейросетевых технологий в экономико-финансовой деятельности. Более подробно их основные функции рассмотрены соответственно в разделах 2.6 и 2.7.

По классу реализуемых технологических операций ИТ подразделяются: на работу с текстовым и табличным процессорами, графическими объектами, системы управления базами данных (СУБД), гипертекстовые и мультимедийные системы.

Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика – это создание, хранение и обработка моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла в область моделирования различных конструкций (машиностроение, авиационная техника, автомобилестроение, строительная техника и др.), экономического анализа, проникает в рекламную деятельность, делает занимательным досуг. Формируемые и обрабатываемые с помощью цифрового процессора изображения могут быть демонстрационными и анимационными. К демонстрационным изображениям относят, как правило, коммерческую и иллюстрационную графику.

Ко второй группе – анимационной графике – принадлежит инженерная и научная графика, а также графика, связанная с рекламой, искусством, играми, когда на экран выводятся не только одиночные изображения, но и последовательность кадров в виде фильма (интерактивный вариант). Интерактивная графика является одним из наиболее прогрессивных направлений среди современных ИТ.

В классическом понимании СУБД представляет собой набор программ, позволяющих создавать и поддерживать БД в актуальном состоянии и предполагает работу пользователя с базой данных в разных режимах:

– режим «ассистента» с использованием разветвленного меню; наиболее простой способ работы, не требующий специальной подготовки пользователя, кроме общих представлений о работе с базами данных;

– командный режим, предполагающий диалог пользователя и системы на языке команд СУБД, требует от пользователя знания этого языка;

– программный режим, использующий язык СУБД и позволяющий создать пользовательские программы различной степени сложности, удобно оформленные, выполняющие все функции, необходимые для решения задачи.

Большинство современных комплексов программ, решающих экономические задачи, написаны на языках СУБД. Выбор СУБД определяется многими факторами, но главный из них – возможность работы с построенной моделью данных. Поэтому одной из важнейших характеристик является тип модели (иерархический, сетевой, реляционный), который поддерживается СУБД.

При выборе СУБД пользователя-экономиста в первую очередь должны интересовать трудности освоения системы, легкость ее внедрения и использования, сложности работы в среде данной СУБД, качество технической документации и уровень сопровождения.

Обычно текст представляется как одна длинная строка символов, которая читается в одном направлении. С этих позиций гипертекстовая технология – организация текста в виде иерархической структуры. Материал текста делится на фрагменты, при этом каждый видимый на экране ЭВМ фрагмент, дополненный многочисленными связями с другими фрагментами, позволяет уточнить информацию об изучаемом объекте и двигаться в одном или нескольких направлениях по выбранной связи.

Мультимедиа-технология представляет программно-техническую организацию обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией.

По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать ИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам. Так, пакетная ИТ исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она проводится в автоматическом режиме. В отличие от пакетной диалоговая ИТ предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений.

Интерфейс сетевой ИТ предоставляет пользователю средства доступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи.

В настоящее время наблюдается тенденция к объединению различных типов ИТ в единый компьютерно-технологический комплекс, который носит название интегрированного. Особое место в нем принадлежит средствам коммуникации, обеспечивающим не только широкие технологические возможности автоматизации управленческой деятельности, но и являющимся основой создания самых разнообразных сетевых вариантов ИТ: локальных, многоуровневых, распределенных и глобальных информационно-вычислительных сетей.

По обслуживаемым предметным областям ИТ подразделяются разнообразно. Например, только в экономике ими являются, бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая и другие виды деятельности.

Рассмотрим типичные применения информационных технологий в управленческой системе предприятия.

Бухгалтерский учет – классическая область применения информационных технологий и наиболее часто реализуемая на сегодняшний день задача. Во-первых, ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому очевидна выгода использования возможностей автоматизации бухгалтерии. Во-вторых, задача бухгалтерского учета довольно легко формализуется, так что разработка систем автоматизации бухгалтерского учета не представляет технически сложной проблемы.

Управление финансовыми потоками. Внедрение информационных технологий в управление финансовыми потоками также обусловлено критичностью этой области управления предприятия к ошибкам.

Неправильно построив систему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге. И наоборот, точно просчитанные и жестко контролируемые условия финансовых расчетов могут существенно увеличить оборотные средства фирмы.

Управление складом, ассортиментом, закупками. Можно автоматизировать процесс анализа движения товара.

Управление производственным процессом представляет собой очень трудоемкую задачу. Основными механизмами здесь являются планирование и оптимальное управление производственным процессом.

Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией.

Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число бизнес-процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.

Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний. Решение большинства этих задач может быть формализовано и представлено в виде информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность управления маркетингом.

Документооборот является одним из важных процессов в деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

Оперативное управление предприятием. Информационная технология, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

Активное развитие сети Интернет привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Практически каждое крупное предприятие имеет свой web-сервер. Web-сервер предприятия решает ряд задач, из которых можно выделить основные:

– создание имиджа предприятия;

– максимальная разгрузка справочной службы путем предоставления потенциальным и уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о деятельности предприятия (компании, организации, фирмы), предлагаемых товарах, услугах и ценах и др.

Кроме того, использование web-технологий предоставляет и открывает широкие перспективы для электронной коммерции и обслуживания покупателей через Интернет.

• Информационная технология обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки.

Эта технология применяется на уровне исполнительской деятельности персонала в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождая его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие основные задачи:

– обработка данных об операциях, производимых на предприятии;

– создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел на предприятии;

– получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Примеры рутинных операций: операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдается заказ поставщику с указанием необходимого количества товара и сроков, другой пример, операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.

Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на соискание вакантной должности.

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 2.1) и приведем их характеристики.

Рисунок 2.1 – Основные компоненты информационной

технологии обработки данных

Сбор данных. По мере того как предприятие производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных, описывающих деятельность предприятия. Обычно эти действия, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые предприятием.

Обработка данных. В процессе формирования в базе данных информации, отражающей деятельность предприятия и для ее использования, применяются следующие типовые операции:

– классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

Пример. При расчете заработной платы каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и др. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки:

– сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

– вычисления, включающие арифметические и логические операции, выполняемые над данными с возможностью получать новые данные;

– укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются специальные базы данных.

Создание отчетов (документов). В системе электронной обработки данных создаются документы для руководства и сотрудников организации, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Можно привести следующие примеры информационных систем оперативного уровня: бухгалтерская; банковских депозитов; обработки заказов; выплаты зарплаты и др.

Наибольшее число пакетов прикладных программ создано для бухгалтерского учета, среди них можно отметить «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «Аbacus» и др.

Типичной информационной системой оперативного уровня является популярная программная компонента «1C: Бухгалтерия» в составе информационной системы «1C: Предприятие» (ОС Windows), которая предоставляет широкие возможности оперирования бухгалтерскими данными учета и контроля хозяйственных операций и управления данными.

Комплекс программ «1С: Предприятие» включает также разделы «1С: Торговля + Склад» и «1С: Зарплата + Кадры».

Справочное и информационное обеспечение экономической деятельности представлено следующими пакетами программ: «Гарант» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль), «Консультант плюс» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль).

• Информационная технология управления

Цель информационной технологии управления – удовлетворение информационных потребностей сотрудников предприятия, имеющих дело с принятием решений.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

– оценка планируемого состояния объекта управления;

– оценка отклонений от планируемого состояния;

– выявление причин отклонений;

– анализ возможных решений и действий.

Данная технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и идеально подходят для удовлетворения идентичных информационных потребностей сотрудников различных функциональных подсистем или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем его деятельности. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания (например, месячный анализ продаж компании).

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям (например, суммирующий отчет по заработной плате).

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения (например, сравнительный отчет по заработной плате относительно видов работ).

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям (например, чрезвычайный отчет по превышению лимита сверхурочного времени).

Однако управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния).

Основные компоненты информационной технологии управления представлены на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Основные компоненты информационной

технологии управления

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений на предприятии.

База данных, используемая для получения указанной информации, состоит из следующих элементов:

– данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

– планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Пример. Экономическая и финансовая деятельность поддерживается пакетами прикладных программ (ППП):

1. Программный продукт Audit Expert, разработанный фирмой ПроИнвест-Консалтинг, является эффективным инструментом комплексного анализа финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Приведение финансовой отчетности к международному стандарту позволяет Audit Expert преобразовать данные финансовой отчетности за разные годы в аналитические таблицы, соответствующие требованиям Международных стандартов бухгалтерского учета. Такой подход делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов. Отчеты формируются на русском и английском языках.

2. «Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации» (фирма ИНЕК), реализующий функции: экономический анализ деятельности фирмы, предприятия; бизнес-план; технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и отбор вариантов деятельности; прогноз баланса, потоков денежных средств и готовой продукции.

3. «Финансовый анализ предприятия» (фирма Инфософт), реализующий функции: общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости; анализ ликвидности баланса; анализ финансовых коэффициентов (ликвидность, маневренность, покрытие, соотношение заемных и собственных средств); анализ коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства.

Справочное и информационное обеспечение экономической деятельности представлено следующими ППП: «ГАРАНТ»: (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль), «КОНСУЛЬТАНТ+», (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль).

Для оперативного учета и контроля наибольшее число ППП создано для бухгалтерского учета. Среди них можно отметить «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бухкомплекс», «Бэст» и др.

В области создания финансово-кредитных систем наиболее известны фирмы «Диа-софт», «Инверсия», R-Style, Программбанк, «Асофт» и ряд других.

• Автоматизация офисной деятельности

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев как возможность повышения производительности своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала, а лишь дополнить ее. Совместное использование этих систем обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и офисными служащими. Особенно они привлекательны для группового решения проблем, при этом позволяют повысить производительность труда секретарей и офисных работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Эффективность принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способна обеспечить экономический рост фирмы.

В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы с различными приложениями и уменьшить затраты на обучение пользователя.

В настоящее время на рынке офисных продуктов известно более десятка программных продуктов, при этом доминируют три комплекта:

– Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);

– SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IВМ);

– Microsoft Office фирмы Microsoft.

Рассмотрим их основные компоненты.

База данных есть обязательный компонент при автоматизации управленческой деятельности предприятия. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, сведения о еженедельных поставках сырья. По электронной почте с биржи поступают сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений, таких как текстовый, табличный процессоры, электронная почта, компьютерные конференции и др. Приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор – это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов для эффективного вида письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция, а также послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

В данном случае имеет место однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является важным, поскольку в большинстве случаях служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получить информацию. Для двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Аудиопочта – это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Табличный процессор, так же как и текстовый, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить основные группы технологических операций:

– ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

– обработка данных (сортировка, консолидация, автоматическое формирование итогов, различные группы вычислительных операций, агрегирование данных и др.);

– вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы;

– качественное оформление табличных форм представления данных;

– многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

– проведение расчетов и их анализ;

– проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и програм-мное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, расписывающих план работ надолго вперед.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио-, видео- и компьютерную. Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран монитора или телевизора, принтера. Идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов. Созданию данной технологии способствовало появление технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами с возможностью участия в разговоре нескольких участников. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, с применением видеоаппаратуры. Ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

• Информационная технология поддержки принятия