Гл.1 Информационные потоки

1.1 Виды и особенности информационных потоков.

Логистическая информационная система - это размещение информации и средств обработки информационных потоков между собой и по отношению к другим предметам логистики с целью выполнения задач планирования, управления и контроля в системах.

Информационный поток может быть обеспечен следующими средствами:

· техникой сбора данных;

· техникой передачи данных;

· техникой выдачи данных;

· техникой обработки данных и расшифровки. [8]

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемые чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внутрискладского перемещения материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по форме, содержанию, назначению, периодичности заполнения, пути движения, методам и срокам хранения и другим признакам. В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах.

Документальное обеспечение логистического процесса - важная задача логистики.

Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально- технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.

1.2Взаимодействие информационных потоков с материальными.

Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяю­щих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сто­рон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.

Второй информационный поток, следующий за названными, - согласованный сторонами контракт-договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока матери­альных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки. Когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока. [11]

Управление информационными потоками при логистике не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, передачу, приемку и хранение информаци­онных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации.

При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами свези. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения ин­формационных потоков. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается. [11]

1.3 Внешние и внутренние информационные потоки.

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия.

Примеры внутренних информационных потоков
Документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия	Документы об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому	Документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей

Как видно из таблицы, внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Особенности внутренних информационных потоков
Обычно оформляются упрощенно	Меньше штампов и печатей, заверяются подписями должностных лиц	Внутри отдельных производственных подразделений(цехов и участков) как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений

Количество внутренних информационных потоков должно быть оптимальным. Ниже перечислены основные данные, образующие внутренние потоки информации.

По закупкам:	По производству продукции:	По маркетингу:	Пофинансам и учету:
· заказы на закупку продукции · условия поставки и крайний срок поставки · цены поставщиков и ценовые скидки · альтернативные источники поставок и цены альтернативных поставщиков · информация об общих издержках материально-технического обеспечения при осуществлении закупок у альтернативных поставщиков · требования по выбору маршрута траспортировки груза · вид транспортировки продукции от поставщиков · требования, предъявляемые к поставщикам в отношении условий доставки продукции покупателям	· производственные мощности · альтернативные издержки производства, основанные на различных планах производства · требования отгрузки · нововведения в производстве · новые или пересмотренные планы упаковки продукции · нововведения в системе материально-технического обеспечения · требования системы оптового распределения · мощность складских помещений · планирование производства · складская система по обработке материалов · альтернативные издержки материально-технического обеспечения, основанные на различных производственных программах · вид движения сырья и материалов	· уровень обслуживания покупателей · ценовые скидки и планируемые пересмотры цен · требования специального обслуживания покупателей · положения, регулирующие продажи и специфические регионы · продажа нового продукта и реклама · прогнозы объема продаж · показатели деятельности фирмы по соблюдению стандартов обслуживания покупателей · издержки материально-технического обеспечения, относящиеся к альтернативным уровням обслуживания покупателей · жалобы и претензии покупателей · потенциальные изменения в уровне издержек материально-технического обеспечения, которые могут повлиять на выполнение будущих программ по увеличению объема сбыта продукции · издержки материально-технического обеспечения у фирм-конкурентов	· оценка кредитоспособности покупателя · ведение счетов · смета издержек материально-технического обеспечения · планируемые инвестиции капитала · определение финансового положения предприятия, оценка его деятельности · осуществление кредитных операций · определение размеров наличия капитала · установление статуса потребностей в капитале · ведение операций по контролю за счетами по транспортировке грузов · система обработки заказов(для обеспечения согласованности между счетами на закупленную продукцию и кредитом)

Внешние информационные потоки – это потоки информации между данным предприятием и объектами, находящимися вне его пределов.

Особенности внешних информационных потоков
Чаще всего позволяют отслеживать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс	В ряде случаев имеют нескольких адресатов	Отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью

Потоки внешней информации и материально-техническом обеспечении включают в себя заказы покупателей на продукцию фирмы, данные о конкурентах, инструкции предприятиям оптовой торговли, информацию о технологических новинках, изменениях в законодательстве, а также об условиях рынка труда и продукции.

Ниже приведена структура внешних информационных потоков на предприятии.

По финансам и учету:	По производству:	По материально- техническому обеспечению:	По маркетингу:	По финансам и учету:
· эксплуатаци- онные характерис- тики продукции приобретаемой предприятием · требования покупателей по замене некачествен-ных компонентов · руководство по закупкам.	· информация о характе- ристиках продукта предприятия · информация о характери-стиках продукта конкурентов · рекоменда-ции по совершен- ствованию продукта или его упаковки · объяснение неудовлетво-рительных характерис- тик продукта · руководство по производ- ству(когда требуется осуществле- ние дополнитель- ной сборки продукта)	· данные о продажах · система контроля за уровнем запасов · место нахождения и мощность склада · система оформления повторных заказов · система обращения с материалами · разбивка про- дукции на конкурентно- способную и не конкурен- тноспособную · предпочитае- мые транспортные агенты · характерис- тика специального обслуживания покупателей · рекомендации по улучшению качества обслуживания покупателей · показатели деятельности транспортных агентств.	· данные о продажах · последствия мер по повышению уровня продаж · приспособле- ние к рыночным требованиям · финансовые возможности покупателей, рыночная деятельность конкурентов · требования предъявляе- мые к обслужива- нию покупа- телей · стандарты обслужива- ния покупателей, рыночные цели компа- ний · внедрение новой продукции · планы стиму- лирования продаж и рекламной деятельности · цены и ценовые скидки · программа сбыта и её цели · планы по пополнению уровня кон- курентноспо- собности продукции.	· данные о продажах · финансовое положение предприятия, оценка кредитоспо- собности · ведение счетов, опре- деление кре- дитного сос- тояния фирмы

1.4 Основные информационные системы и подсистемы.

В таблице показаны основные виды информационных систем, обеспечивающих представление плановой, оперативной и контрольной информации лицам, ответственным за принятие решений. Но информационные системы не являются отдельными или самостоятельными. Они объединяют, обеспечивают взаимодействие, связывают вместе подсистемы фирмы с помощью информационных потоков. Основные информационные системы и подсистемы предназначены для интеграции главных функций планирования, оперативного управления и контроля и большинство из них построены и применяются преимущественно для выполнения одной или двух из указанных выше функций.

Системы и подсистемы	Основная сфера применения
Планиро-вание	Оператив-ное управле-ние	Контроль
Финансовая
Кассовый баланс	+	+
Баланс капитальных средств	+		+
Учет издержек производства	+		+
Планирование прибыли	+	+	+
Учет заказов	+	+	+
Учет прибыльности	+	+
Производственная/оперативная
Планирование производства	+	+	+
Материально-производственные запасы	+	+	+
Закупки	+	+	+
Распределение	+	+	+
Рыночная
Планирование сбыта	+
Сбыт и выписка накладных		+
Анализ сбыта	+		+
Контроль кредитов			+
Изучение рынка	+
Кадровая
Личные дела работающих на фирме	+	+
Заработная плата		+
Занятость		+
Расстановка кадров		+
Профессионально-техническая подготовка		+
Материалы и содержание		+
Руководство осуществлением проектов
Затраты, время и т.д.	+	+	+
Прочие системы
Научные исследования и разработки	+
Стратегическое планирование	+		+
Моделирование	+

1.5 Интеграция подсистем с помощью потоков информации в систему оперативного управления производством.

Значение системы оперативного управления производством и ее воздействие на другие системы в рамках фирмы можно увидеть на следующей схеме:

Рис 1.

Закупка

Финансовая служба

Средства производ- ства и оператив- ного управления

Контроль запасов и планирование

Подсис-тема опера-тивного управ-ления

Анализ сбыта продук-ции

Реализация продукции

Решение технических проблем

На схеме показано, каким образом подсистема оперативного управления производством взаимодействует со всеми главными функциями, выполняемыми фирмами обрабатывающей промышленности.

1- Анализ сбыта продукции.

2- Решение технических проблем.

3- Контроль материально-производственных запасов и оперативное производственное планирование

4- средства производства и оперативного управления.

5- Закупка.

6- Финансовая служба.

7- Реализация продукции.

Производственная/оперативная система является наиболее важным типом систем с точки зрения оперативного управлении. Она пересекает границы всех подсистем и оказывает воздействие на все подразделения фирмы.

1.6 Анализ информационных потоков на промышленных предприятиях.

При создании и совершенствовании информационной системы должны быть обеспечены как более рациональная организация информационных потоков, так и существенное повышение их интенсивности, то есть ускорение передачи и обработки информации, поступающей от ее источника к потребителю. Для решения этих задач при проектировании информационных систем прежде всего проводиться анализ информационных потоков, который позволяет: [18]

Рассмотреть все цепочки в системе обработки данных, начиная с получения исходных сведений, постепенное преобразование и формирование конечных данных, которые направляются управляемой системе в качестве команд и внешним организациям в качестве отчетной и прочей информации. При этом определяемся роль каждого подразделения в комплексе работ, выполняемых системой управления предприятием и зафиксированных в схеме обработки данных, уточняется их структура и функции.

n Построить схему информационных связей подразделений предприятия между собой и с внешней средой. В схеме могут содержаться сведения о конкретных формах информационных связей и указываются их количественные и временные характеристики.

n Выявить первичные (исходные) для предприятия данные.

Первичными данными считаются такие, которые поступают в систему управления из внешнего мира, возникают в управляемой среде или хранятся в памяти системы управления предприятием. Все эти сведения объединяются тем свойством, что они используются в работе системы управления предприятием, поступая в нее в готовом виде.

n Выявить результаты работы системы управления предприятием (как информационной), а именно, перечень всех производных данных, возникающих в результате обработки первичных (исходных) документов и показателей.

Таким образом, анализ информационных потоков позволяет изучить существующую систему организации внесистемного информационного обеспечения, создает основу для последующего совершенствования информационных связей, оптимизации информационных потоков. Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа: первый- обследование, второй- построение и анализ информационной структуры рассматриваемой организационной или производственной системы.

Основу для проектирования информационной системы составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота данного предприятия.

Программа обследования должна включать в себя следующие основные разделы:

· определение функций и содержания работ, для выполнения которых предназначена данная информационная система.

· анализ форм производственной документации, организации ее подготовки, хранения и предоставления пользователям.

· изучение используемых номенклатур ресурсов всех видов (трудовых, материальных, вычислительных, информационных и т.д.), применяемых классификаторов и кодификаторов, локальных и глобальных шифров.

· анализ достигнутого уровня автоматизации на отдельных стадиях, определение,,узких мест’’ в организации внесистемного информационного обеспечения.

· маршрутизацию движения информационных потоков внутри данной системы и ее внешние информационные связи. [18]