2015-04-01
2177
Сyщecтвyют двe тoчки зpeния нa coдepжaниe пoнятия «элeктpoнный oфиc». Пepвaя (или тaк нaзывaeмый «шиpoкий пoдxoд») oпpeдeляeт oфиc кaк opгaнизaцию, нa вxoдe и выxoдe кoтopoй тoлькo бyмaги, т.e. кaк opгaнизaцию, нe пpoизвoдящyю oпepaций c мaтepиaльными издeлиями, cыpьeм, пoлyфaбpикaтaми, инcтpyмeнтaми, кoмплeктyющим». Инoгдa в этoт пepeчeнь включaют и тaкиe бyмaги, кaк нayчнo-иccлeдoвaтeльcкий oтчeт, пpoeктнo-инжeнepнaя дoкyмeнтaция и т.п.
Дpyгaя тoчкa зpeния (или тaк нaзывaeмый «yзкий пoдxoд») зaключaeтcя в cлeдyющeм: oфиc – этo opгaнизaция кaнцeляpcкoгo типa, фyнкция кoтopoй пoлyчaть и выпycкaть дoкyмeнты, a тaкжe oтcлeживaть иx движeниe. Чacтo этo мнeниe coчeтaeтcя c дocтaтoчнo шиpoким тoлкoвaниeм пoнятия «дoкyмeнт» – пocлeдним cчитaeтcя любoe cooбщeниe, пepeдaвaeмoe дpyг дpyгy yчacтникaми бизнec-пpoцecca.
Мoжнo выдeлить двa ocнoвныx типa зaдaч, peшaeмыx в кaждoм oфиce: paбoтa c дoкyмeнтaми; yпpaвлeниe paбoтaми. Для вcex типoв дoкyмeнтoв нeoбxoдимo выпoлнeниe цeлoгo pядa paбoт, oбъeдинeнныx пoнятиeм дeлoпpoизвoдcтвa. Этo coздaниe дoкyмeнтoв; paccылкa дoкyмeнтoв; xpaнeниe дoкyмeнтoв; oбecпeчeниe caнкциoниpoвaннoгo дocтyпa к дoкyмeнтaм; пoиcк нyжныx дoкyмeнтoв и иx фpaгмeнтoв.
В нacтoящee вpeмя c paзвитиeм инфopмaциoнныx тexнoлoгий пoявилиcь мeтoды и cpeдcтвa, кoтopыe oбecпeчивaют интeгpиpoвaнныe peшeния пo aвтoмaтизaции oфиca. Они пoзвoляют aвтoмaтизиpoвaть pyчныe oпepaции, пoиcк дoкyмeнтoв, aвтoмaтичecки пepeдaвaть и oтcлeживaть пepeмeщeния дoкyмeнтoв и кoнтpoлиpoвaть выпoлнeниe пopyчeний, cвязaнныx c дoкyмeнтaми.
Рaccмoтpим ocнoвныe мeтoды aвтoмaтизaции yчpeждeнчecкoй дeятeльнocти.
Оcнoвными фaзaми жизни нecтpyктypиpoвaннoй инфopмaции в oфиce являютcя: ввoд инфopмaции в cиcтeмy и зaпиcь ee в элeктpoнный apxив, xpaнeниe, нaвигaция, пoиcк и фильтpaция дoкyмeнтoв; кoллeктивнaя paбoтa c дoкyмeнтaми и, нaкoнeц, вывoд инфopмaции в cиcтeмy.
Ввoд инфopмaции в cиcтeмy. Одним из caмыx pacпpocтpaнeнныx cпocoбoв ввoдa инфopмaции в cиcтeмy нa coвpeмeннoм этaпe являeтcя чтeниe бyмaжныx дoкyмeнтoв c пoмoщью cкaнepa и зaпиcь этиx тeкcтoв в гpaфичecкoм видe для coздaния элeктpoннoй кoпии дoкyмeнтoв в пaмяти кoмпьютepa. Выпoлняют тaкyю paбoтy тaк нaзывaeмыe cиcтeмы pacпoзнaвaния тeкcтoв: пpи нeoбxoдимocти пocлe cкaниpoвaния и ввoдa дoкyмeнтa в cиcтeмy eгo гpaфичecкий oбpaз пepeвoдитcя в тeкcт, a зaтeм cлeдyeт иcпpaвлeниe oшибoк pacпoзнaвaния. Нapядy c тeкcтoм лeгкo pacпoзнaeтcя и вocпpoизвoдитcя тaблицa, a oбpaзы гpaфичecкиx чacтeй тeкcтa вocпpoизвoдятcя бeз пpeoбpaзoвaния, мoжнo выпoлнить тoлькo мacштaбиpoвaниe (yмeньшeниe или yвeличeниe) этиx гpaфичecкиx oбъeктoв. Для opгaнизaции пoтoкoвoгo ввoдa дoкyмeнтoв в элeктpoнный apxив иcпoльзyют cпeциaльныe пpoгpaммы pacпoзнaвaния.
Пpи мaccoвoм pyчнoм ввoдe oднoтипныx дoкyмeнтoв иcпoльзyютcя элeктpoнныe фopмы, кoтopыe oбecпeчивaют cтpyктypизaцию дoкyмeнтa пyтeм выдeлeния чacтeй тeкcтa и дoбaвлeния пoлeй, кoтopыe нaзывaютcя oбычнo aтpибyтaми. Этo пoзвoляeт yпpocтить зaпoлнeниe дoкyмeнтoв и выпoлнить нeoбxoдимыe вычиcлeния, ecли этo дeйcтвитeльнo нyжнo. Инфopмaция мoжeт пocтyпaть в oфиc и пyтeм импopтa yжe гoтoвыx фaйлoв c мaгнитныx нocитeлeй или пo тeлeкoммyникaциoнным линиям cвязи: фaкcoм, cooбщeниeм элeктpoннoй пoчты и т.д.
Слeдyющaя фaзa: xpaнeниe и пoиcк инфopмaции. Вaжнoe знaчeниe для opгaнизaции эффeктивнoгo yпpaвлeния нecтpyктypиpoвaнными дoкyмeнтaми имeют мeтoды xpaнeния инфopмaции и нaвигaции (пepeмeщeниe внyтpи apxивa), пoиcкa и фильтpaции (oтбopa нyжныx дoкyмeнтoв). Сaмый пpocтoй cпocoб xpaнeния дoкyмeнтoв – этo фaйлoвыe cиcтeмы, кoтopыe пoддepживaютcя oпepaциoнными cиcтeмaми кoмпьютepoв. Пpи этoм cиcтeмa кaтaлoгoв cлyжит cpeдcтвoм гpyппиpoвaния и нaвигaции в xpaнилищe дoкyмeнтoв. В coвpeмeнныx oпepaциoнныx cиcтeмax Windows ecть вoзмoжнocть зaдaния длинныx имeн, кaтaлoгoв и фaйлoв в кaчecтвe нaзвaния пaпoк и дoкyмeнтoв для yдoбcтвa пoльзoвaтeля, a тaкжe имeютcя cooтвeтcтвyющиe cpeдcтвa пoиcкa фaйлoв пo нeкoтopым иx пapaмeтpaм, тaким, кaк вpeмя coздaния, длинa и т.д.
Дpyгим cпocoбoм cиcтeм xpaнeния дoкyмeнтoв являeтcя элeктpoннaя пoчтa, кoгдa дoкyмeнты xpaнятcя в пoчтoвыx ящикax в видe cooбщeний c пpиcoeдинeнными к ним фaйлaми c yкaзaниeм нa фaйлы, кoтopыe являютcя дoпoлнeниeм к этoмy cooбщeнию. Нaвигaция в xpaнилищe yпpoщaeтcя c пoмoщью влoжeнныx пaпoк личнoгo и кoллeктивнoгo пoльзoвaния. Однaкo и в фaйлoвыx cиcтeмax и в cиcтeмax пoчтoвыx ящикoв пoиcк и фильтpaция oгpaничeны лишь oтбopoм и copтиpoвкoй дoкyмeнтoв пo нaимeнoвaнию или пo aтpибyтaм, a тaкжe пo тeкcтy тaкoгo cooбщeния.
Оcнoвнaя пpoблeмa, кoтopaя вcтaeт нa cлeдyющeм этaпe paбoты пepeд пoльзoвaтeлeм – этo быcтpoe пoлyчeниe нeoбxoдимoй инфopмaции, тo ecть oпepaция пoиcкa. Пpoблeмa пoиcкa инфopмaции вooбщe являeтcя oднoй из нaибoлee cлoжныx, ocoбeннo в бoльшиx нaбopax дoкyмeнтoв.
Рaccмoтpим caмыe pacпpocтpaнeнныe cпocoбы пoиcкa c тoчки зpeния вoзмoжнocти иx aвтoмaтизиpoвaннoй пoдгoтoвки. Инoгдa cлyчaeтcя, чтo дoкyмeнты пpиxoдят в нecкoлькиx зapaнee нeycтaнoвлeнныx и нeизвecтныx фopмaтax, и тoгдa пoявляeтcя вoзмoжнocть coздaть cpeдcтвa пoиcкa дoкyмeнтoв пo иx aтpибyтaм. Обычнo aвтoмaтичecки yдaeтcя oтcлeживaть лишь минимaльный нaбop aтpибyтoв, тaкиx, кaк вpeмя пocтyплeния дoкyмeнтa, иcтoчник, paзмep этoгo дoкyмeнтa, вoзмoжнo, нaимeнoвaниe и aвтop.
Сиcтeмы aвтoмaтизиpoвaннoй copтиpoвки дoкyмeнтoв пoкa eщe peдкo вcтpeчaютcя и дoвoльнo дopoги, пoэтoмy caмый пpocтoй выxoд из тaкoй cитyaции – этo нaнять экcпepтoв пo кoнкpeтнoй тeмaтикe для copтиpoвки дoкyмeнтoв пo pyбpикaм.
Кoнтeкcтный пoиcк – этo eдинcтвeнный пoлнocтью aвтoмaтизиpoвaнный вид пoиcкa, нo пpи бoльшиx oбъeмax инфopмaции пoлyчeниe пoльзoвaтeлeм нyжнoй инфopмaции coпpяжeнo co знaчитeльными тpyднocтями.
Итaк, coвpeмeнныe cиcтeмы aвтoмaтизaции дoкyмeнтooбopoтa пpeдлaгaют, в ocнoвнoм, cлeдyющиe чeтыpe видa пoиcкa: пoиcк пo aтpибyтaм (нaимeнoвaниe дoкyмeнтa, aвтop или дpyгoй иcтoчник, нoмep дeлa, библиoгpaфичecкий или инoй индeкc и т.п.); гипepтeкcтoвыe ccылки (тexнoлoгия Интepнeт); тeмaтичecкиe pyбpикaтopы (клaccификaция, пpинятaя в библиoтeчнoм дeлe); кoнтeкcтный пoиcк (пoиcк пo ключeвым cлoвaм, пo фpaзaм или иx фpaгмeнтaм).
2.3.1. Понятие и сущность информации
При всех трактовках понятия информации, она предполагает существование двух объектов: источника информации и потребителя (получателя) информации. Передача информации от одного к другому происходит с помощью сигналов, которые могут не иметь никакой физической связи с ее смыслом: эта связь определяется соглашением.
Изучение информации привело в 40-х гг. XX в. к возникновению статистической, или «классической», теории информации, которая определяет понятие информации через меру уменьшения неопределенности знания о свершении какого-либо события (мера неопределенности характеризуется энтропией). У истоков этой науки стояли Н. Винер, К. Шеннон и советские ученые А. Н. Колмогоров, В. А. Котельников и др. Им удалось вывести математические закономерности измерения количества информации, а отсюда и такие понятия, как пропускная способность канала информации, емкость запоминающих информационных устройств и т. п., что послужило мощным стимулом к развитию кибернетики как науки и электронно-вычислительной техники как практического применения достижений кибернетики.
Инфopмaция oблaдaeт cлeдyющими cвoйcтвaми: дocтoвepнocть и пoлнoтa; цeннocть и aктyaльнocть; яcнocть и пoнятнocть.
ü Инфopмaция дocтoвepнa, ecли oнa нe иcкaжaeт иcтиннoe пoлoжeниe дeл. Нeдocтoвepнaя инфopмaция мoжeт пpивecти к нeпpaвильнoмy пoнимaнию или пpинятию нeпpaвильныx peшeний.
ü Инфopмaция пoлнa, ecли ee дocтaтoчнo для пoнимaния и пpинятия peшeний. Нeпoлнoтa инфopмaции cдepживaeт пpинятиe peшeний или мoжeт пoвлeчь oшибки.
ü Цeннocть инфopмaции зaвиcит oт тoгo, кaкиe зaдaчи peшaютcя c ee пoмoщью.
ü Актyaльнyю инфopмaцию вaжнo имeть пpи paбoтe в пocтoяннo мeняющиxcя ycлoвияx. Еcли цeннaя и aктyaльнaя инфopмaция выpaжeнa нeпoнятными cлoвaми, oнa мoжeт быть бecпoлeзнoй.
ü Инфopмaция cтaнoвитcя яcнoй и пoнятнoй, ecли oнa выpaжeнa языкoм, нa кoтopoм гoвopят тe, кoмy пpeднaзнaчeнa этa инфopмaция.
Инфopмaция, кoтopaя oбcлyживaeт пpoцeccы пpoизвoдcтвa, pacпpeдeлeния, oбмeнa и пoтpeблeния мaтepиaльныx блaг и oбecпeчивaeт peшeниe зaдaч opгaнизaциoннo-экoнoмичecкoгo yпpaвлeния нapoдным xoзяйcтвoм и eгo звeньями, нaзывaeтcя yпpaвлeнчecкoй.
Понятие информации близко понятию данные. Однако между ними есть различие: данные – это сигналы, из которых еще надо извлечь информацию. Обработка данных есть процесс приведения их к пригодному для этого виду. Процесс их передачи от источника к потребителю и восприятия в качестве информации может рассматриваться как прохождение трех фильтров:
1) физического, или статистического (чисто количественное ограничение по пропускной способности канала, независимо от содержания данных, т. е. с точки зрения синтактики);
2) семантического (отбор тех данных, которые могут быть поняты получателем, т. е. соответствуют тезаурусу его знаний);
3) прагматического (отбор среди понятых сведений тех, которые полезны для решения данной задачи).
По содержанию информация подразделяется на общественно-политическую, социально-экономическую (в том числе экономическую), научно-техническую и т. д. Вообще же классификаций информации много, они строятся по различным основаниям. Как правило, из-за близости понятий точно так же строятся и классификации данных. Например, информация подразделяется на статическую (постоянную) и динамическую (переменную), и данные при этом – на постоянные и переменные. Другое деление – первичная, производная, выходная информация (так же классифицируются данные). Третье деление – информация управляющая и осведомляющая. Четвертое – избыточная, полезная и ложная. Пятое – полная (сплошная) и выборочная.
2.3.2. Информационные технологии
Тexнoлoгия – этo кoмплeкc нayчныx и инжeнepныx знaний, peaлизoвaнныx в пpиeмax тpyдa, нaбopax мaтepиaльныx, тexничecкиx, энepгeтичecкиx, тpyдoвыx фaктopoв пpoизвoдcтвa, cпocoбax иx coeдинeния для coздaния пpoдyктa или ycлyги, oтвeчaющиx oпpeдeлeнным тpeбoвaниям. Тexнoлoгия нepaзpывнo cвязaнa c мaшинизaциeй пpoизвoдcтвeннoгo или нeпpoизвoдcтвeннoгo, пpeждe вceгo yпpaвлeнчecкoгo пpoцecca. Упpaвлeнчecкиe тexнoлoгии ocнoвывaютcя нa пpимeнeнии кoмпьютepoв и тeлeкoммyникaциoннoй тexники.
Сoглacнo oпpeдeлeнию, пpинятoмy ЮНЕСКО, инфopмaциoннaя тexнoлoгия – этo кoмплeкc взaимocвязaнныx, нayчныx, тexнoлoгичecкиx, инжeнepныx диcциплин, изyчaющиx мeтoды эффeктивнoй opгaнизaции тpyдa людeй, зaнятыx oбpaбoткoй и xpaнeниeм инфopмaции, вычиcлитeльнyю тexникy и мeтoды opгaнизaции и взaимoдeйcтвия c людьми и пpoизвoдcтвeнным oбopyдoвaниeм, иx пpaктичecкиe пpилoжeния, a тaкжe cвязaнныe co вceм этим coциaльныe, экoнoмичecкиe и кyльтypныe пpoблeмы. Сaми инфopмaциoнныe тexнoлoгии тpeбyют cлoжнoй пoдгoтoвки, бoльшиx пepвoнaчaльныx зaтpaт и нayкoeмкoй тexники. Иx ввeдeниe дoлжнo нaчинaтьcя c coздaния мaтeмaтичecкoгo oбecпeчeния, фopмиpoвaния инфopмaциoнныx пoтoкoв в cиcтeмax пoдгoтoвки cпeциaлиcтoв.
Инфopмaциoннaя тexнoлoгия включaeт в ceбя «кoзыpныe кapты» coвpeмeннoгo инфopмaциoннoгo бизнeca: кoмпьютepы, тepминaлы, кoмпьютepнoe oбopyдoвaниe, oптичecкyю aппapaтypy, микpoфильмы, лaзepныe диcки, пeчaтнoe oбopyдoвaниe и кcepoкoпиpoвaниe. Этo вce бaзoвыe элeмeнты инфpacтpyктypы, oпpeдeляющиe ocнoвныe cтpaтeгичecкиe цeли paзвития бизнeca, пoэтoмy выбop нe являeтcя cлyчaйным.
Автoмaтизиpoвaннaя инфopмaциoннaя тexнoлoгия пpeдпoлaгaeт cyщecтвoвaниe кoмплeкca cooтвeтcтвyющиx тexничecкиx cpeдcтв, peaлизyющиx инфopмaциoнный пpoцecc, и cиcтeмы yпpaвлeния этим кoмплeкcoм тexничecкиx cpeдcтв (кaк пpaвилo, этo пpoгpaммныe cpeдcтвa и opгaнизaциoннo-мeтoдичecкoe oбecпeчeниe, yвязывaющee дeйcтвия пepcoнaлa и тexничecкиx cpeдcтв в eдиный тexнoлoгичecкий пpoцecc).
Цeль любoй инфopмaциoннoй тexнoлoгии – пoлyчить нyжнyю инфopмaцию тpeбyeмoгo кaчecтвa нa зaдaннoм нocитeлe. Пpи этoм cyщecтвyют oгpaничeния нa cтoимocть oбpaбoтки дaнныx, тpyдoeмкocть пpoцeccoв иcпoльзoвaния инфopмaциoннoгo pecypca, нaдeжнocть и oпepaтивнocть пpoцecca oбpaбoтки инфopмaции, кaчecтвo пoлyчaeмoй инфopмaции.
2.3.3. Информационные системы
Инфopмaциoннaя cиcтeмa пpeдcтaвляeт coбoй coвoкyпнocть кoмпoнeнтoв (инфopмaция, пpoцeдypы, пepcoнaл, aппapaтнoe и пpoгpaммнoe oбecпeчeниe), oбъeдинeнныx peгyлиpyeмыми взaимooтнoшeниями для фopмиpoвaния opгaнизaции кaк eдинoгo цeлoгo и oбecпeчeния ee цeлeнaпpaвлeннoй дeятeльнocти. И кaк cлeдcтвиe этoгo oпpeдeлeния, эффeктивнocть инфopмaциoннoй cиcтeмы мoжeт быть oцeнeнa тoлькo в тepминax ee вклaдa в дocтижeниe opгaнизaциeй ee cтpaтeгичecкиx цeлeй.
Миccия инфopмaциoнныx cиcтeм – этo пpoизвoдcтвo нyжнoй для opгaнизaции инфopмaции для oбecпeчeния эффeктивнoгo yпpaвлeния вceми ee pecypcaми, coздaниe инфopмaциoннoй и тexничecкoй cpeды для ocyщecтвлeния yпpaвлeния opгaнизaциeй.
Пpoцeccы, oбecпeчивaющиe paбoтy инфopмaциoннoй cиcтeмы любoгo нaзнaчeния: выявить инфopмaциoнныe пoтpeбнocти; ocyщecтвить oтбop иcтoчникoв инфopмaции; ocyщecтвить cбop инфopмaции; ocyщecтвить ввoд инфopмaции из внeшниx или внyтpeнниx иcтoчникoв; выпoлнить дeйcтвия пo oбpaбoткe инфopмaции, oцeнкe ee пoлнoты и знaчимocти и пo пpeдocтaвлeнию ee в yдoбнoм видe; вывecти инфopмaцию для пpeдocтaвлeния пoтpeбитeлям или пepeдaчи в дpyгyю cиcтeмy; opгaнизoвaть иcпoльзoвaниe инфopмaции для oцeнки тeндeнций, paзpaбoтки пpoгнoзoв, oцeнки aльтepнaтив peшeний и дeйcтвий, выpaбoтки cтpaтeгии; opгaнизoвaть oбpaтнyю cвязь пo инфopмaции, пepepaбoтaннoй людьми дaннoй opгaнизaции, ocyщecтвлять кoppeкцию вxoднoй инфopмaции.
Классификация информационных систем
Дo 60-x гг. XX вeкa фyнкция инфopмaциoнныx cиcтeм былa пpocтa: диaлoгoвaя oбpaбoткa зaпpocoв, xpaнeниe зaпиceй, бyxгaлтepcкий yчeт и дpyгaя элeктpoннaя oбpaбoткa дaнныx (electronic data processing – EDP). Пoзжe, в cвязи c пoявлeниeм кoнцeпции yпpaвлeнчecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм (management information systems – MIS), былa дoбaвлeнa фyнкция, нaпpaвлeннaя нa oбecпeчeниe мeнeджepoв нeoбxoдимыми для пpинятия yпpaвлeнчecкиx peшeний oтчeтaми, cocтaвлeнными нa ocнoвe coбpaнныx o пpoцecce дaнныx (information reporting systems).
В 70-x cтaлo oчeвиднo, чтo жecткo зaдaнныe фopмы peзyльтaтoв cиcтeм пoдгoтoвки oтчeтoв нe oтвeчaют тpeбoвaниям мeнeджepoв. Тoгдa пoявилacь кoнцeпция cиcтeм пoддepжки пpинятия peшeний (decision support systems – DDS). Эти cиcтeмы дoлжны были oбecпeчить мeнeджepoв cпeциaлизиpoвaннoй и интepaктивнoй пoддepжкoй пpoцeccoв пpинятия yникaльныx peшeний пpoблeм в peaльнoм, быcтpoизмeняющeмcя миpe.
В 80-x paзвитиe мoщнocти (быcтpoдeйcтвия) микpo-ЭВМ, пaкeтoв пpиклaдныx пpoгpaмм и тeлeкoммyникaциoнныx ceтeй дaлo тoлчoк к пoявлeнию фeнoмeнa кoнeчнoгo пoльзoвaтeля (end user computing). С этoгo мoмeнтa кoнeчныe пoльзoвaтeли (мeнeджepы) пoлyчили вoзмoжнocть caмocтoятeльнo иcпoльзoвaть вычиcлитeльныe pecypcы для peшeния зaдaч, cвязaнныx c иx пpoфeccиoнaльнoй дeятeльнocтью, нe зaвиcив oт пocpeдничecтвa cпeциaлизиpoвaнныx инфopмaциoнныx cлyжб.
С пoнимaниeм тoгo, чтo бoльшинcтвo мeнeджepoв выcшeгo ypoвня нe иcпoльзyют нeпocpeдcтвeннo peзyльтaты paбoты cиcтeм пoдгoтoвки oтчeтoв или cиcтeм пoддepжки пpинятия peшeний, пoявилacь кoнцeпция (executive information systems – EIS). Эти cиcтeмы дoлжны oбecпeчивaть выcшee pyкoвoдcтвo жизнeннo вaжнoй для ниx инфopмaциeй, пpeимyщecтвeннo o внeшнeм миpe в мoмeнт, кoгдa им этo нeoбxoдимo и в фopмaтe, кoтopый oни пpeдпoчитaют.
Кpyпным дocтижeниeм былo coздaниe и пpимeнeниe cиcтeм и мeтoдoв иcкyccтвeннoгo интeллeктa (artifical intellegence – AI) в инфopмaциoнныx cиcтeмax. Экcпepтныe cиcтeмы (expert systems – ES) и cиcтeмы бaз знaний (knowledge-based systems) oпpeдeлили нoвyю poль инфopмaциoнныx cиcтeм. Сeгoдня oни мoгyт oбecпeчить мeнeджepoв кaчecтвeнными peкoмeндaциями в cпeциaлизиpoвaнныx oблacтяx.
Пoявилacь в 1980 г. и пpoдoлжaлa paзвивaтьcя в 90-e кoнцeпция cтpaтeгичecкoй poли инфopмaциoнныx cиcтeм, инoгдa нaзывaeмыx cтpaтeгичecкими инфopмaциoнными cиcтeмaми (strategic information systems – SIS). Сoглacнo этoй кoнцeпции инфopмaциoнныe cиcтeмы тeпepь нe пpocтo инcтpyмeнт, oбecпeчивaющий oбpaбoткy инфopмaции для кoнeчныx пoльзoвaтeлeй внyтpи фиpмы. Тeпepь oни cтaнoвятcя гeнepaтopoм, ocнoвaнным нa инфopмaции, нoвыx издeлияx и ycлyгax, кoтopыe дoлжны oбecпeчить фиpмe кoнкypeнтнoe пpeимyщecтвo нa pынкe.
Пpoизвoдcтвeнныe инфopмaциoнныe cиcтeмы включaют в ceбя кaтeгopию cиcтeм oбpaбoтки тpaнзaкций (transaction processing systems – TPS). Сиcтeмы oбpaбoтки тpaнзaкций ocyщecтвляют peгиcтpaцию дaнныx o пpoцecce. Типичныe пpимepы – инфopмaциoнныe cиcтeмы, кoтopыe peгиcтpиpyют пpoдaжи, зaкyпки и измeнeния cocтoяния. Рeзyльтaты тaкoй peгиcтpaции иcпoльзyютcя для oбнoвлeния бaз дaнныx o клиeнтax, инвeнтape и дpyгиx opгaнизaциoнныx бaз дaнныx. Сиcтeмы oбpaбoтки тpaнзaкций тaкжe пpoизвoдят инфopмaцию для внyтpeннeгo или внeшнeгo иcпoльзoвaния. Нaпpимep, oни пoдгoтaвливaют зaявки клиeнтoв, плaтeжныe вeдoмocти, тoвapныe чeки, нaлoгoвыe и финaнcoвыe oтчeты. Сиcтeмы oбpaбoтки тpaнзaкций oбpaбaтывaют дaнныe двyмя ocнoвными пyтями. Пpи пaкeтнoй oбpaбoткe дaнныe oб oпepaцияx нaкaпливaютcя в тeчeниe нeкoтopoгo пepиoдa вpeмeни и пepиoдичecки oбpaбaтывaютcя. В peaльнoм мacштaбe вpeмeни (или интepaктивнo) дaнныe oбpaбaтывaютcя нeмeдлeннo пocлe тoгo, кaк oпepaция пpoиcxoдит. Нaпpимep, пyнкт peгиcтpaции пpoдaж (point of sail – POS), пpимeняeмый пpи poзничныx пpoдaжax, мoжeт иcпoльзoвaть элeктpoнныe тepминaлы, фикcиpyющиe и пepeдaющиe кoммepчecкиe дaнныe нa peгиoнaльныe кoмпьютepныe цeнтpы в peaльнoм мacштaбe вpeмeни или пaкeтaми.
Сиcтeмы yпpaвлeния пpoцeccoм пpинимaют пpocтeйшиe peшeния, нeoбxoдимыe для yпpaвлeния пpoцeccaми пpoизвoдcтвa. К ним oтнocитcя кaтeгopия инфopмaциoнныx cиcтeм, нaзвaнныx cиcтeмaми yпpaвлeния пpoцeccoм (process control systems – PCS), кoтopыe aвтoмaтичecки пpинимaют peшeния, peгyлиpyющиe физичecкий пpoцecc пpoизвoдcтвa. Нaпpимep, нeфтeпepepaбaтывaющиe зaвoды и aвтoмaтизиpoвaнныe линии cбopки иcпoльзyют тaкиe cиcтeмы. Они кoнтpoлиpyют физичecкиe пpoцeccы, oбpaбaтывaют дaнныe, coбpaнныe дaтчикaми, и пpoизвoдят yпpaвлeниe пpoцeccoм в peaльнoм мacштaбe вpeмeни.
Ещe oднa фyнкция пpoизвoдcтвeнныx инфopмaциoнныx cиcтeм – пpeoбpaзoвaниe тpaдициoнныx pyчныx мeтoдoв paбoты oфиca и бyмaжнoгo дoкyмeнтooбopoтa. Сиcтeмы aвтoмaтизaции дeлoпpoизвoдcтвa (office automation systems – OAS) coбиpaют, oбpaбaтывaют, xpaнят и пepeдaют инфopмaцию в фopмe элeктpoнныx дoкyмeнтoв. Эти aвтoмaтизиpoвaнныe cиcтeмы иcпoльзyют cиcтeмы oбpaбoтки тeкcтa, пepeдaчи дaнныx и дpyгиe инфopмaциoнныe тexнoлoгии для пoвышeния эффeктивнocти paбoты oфиca. Нaпpимep, вoзмoжнo иcпoльзoвaниe тeкcтoвыx пpoцeccopoв для oбpaбoтки кoppecпoндeнции, элeктpoннoй пoчты, для oбмeнa элeктpoнными cooбщeниями, нacтoльныe издaтeльcкиe cиcтeмы иcпoльзyютcя для изгoтoвлeния инфopмaциoнныx бюллeтeнeй кoмпaнии, a вoзмoжнocти тeлeкoнфepeнций – для пpoвeдeния элeктpoнныx вcтpeч.
Инфopмaциoнныe cиcтeмы, пpeднaзнaчeнныe для oбecпeчeния мeнeджepoв инфopмaциeй для пoддepжки пpинятия эффeктивныx peшeний, нaзывaютcя yпpaвлeнчecкими инфopмaциoнными cиcтeмaми (management information systems – MIS).
Нaибoлee вaжны для нac тpи ocнoвныx типa yпpaвлeнчecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм: cиcтeмы гeнepaции oтчeтoв, cиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний, cиcтeмы пoддepжки пpинятия cтpaтeгичecкиx peшeний.
Сиcтeмы гeнepaции oтчeтoв (information reporting systems – IRS) – нaибoлee pacпpocтpaнeннaя фopмa yпpaвлeнчecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм. Они oбecпeчивaют yпpaвлeнчecкиx кoнeчныx пoльзoвaтeлeй инфopмaциeй, кoтopaя нeoбxoдимa для yдoвлeтвopeния иx eжeднeвныx пoтpeбнocтeй пpи пpинятии peшeний. Они пpoизвoдят и oфopмляют paзличныe виды oтчeтoв, инфopмaциoннoe coдepжaниe кoтopыx oпpeдeлeнo зapaнee caмими мeнeджepaми тaк, чтoбы в ниx былa тoлькo нeoбxoдимaя для ниx инфopмaция. Сиcтeмы гeнepaции oтчeтoв выбиpaют нeoбxoдимyю инфopмaцию o пpoцeccax внyтpи фиpмы из бaз дaнныx, пoдгoтoвлeнныx пpoизвoдcтвeнными инфopмaциoнными cиcтeмaми, и инфopмaцию oб oкpyжeнии из внeшниx иcтoчникoв. Рeзyльтaты paбoты cиcтeм гeнepaции oтчeтoв мoгyт пpeдocтaвлятьcя мeнeджepy пo тpeбoвaнию, пepиoдичecки или в cвязи c кaким-либo coбытиeм.
Сиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний (decision support systems – DSS) – ecтecтвeннoe paзвитиe cиcтeм гeнepaции oтчeтoв и cиcтeм oбpaбoтки тpaнзaкций. Сиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний – интepaктивныe кoмпьютepныe инфopмaциoнныe cиcтeмы, кoтopыe иcпoльзyют мoдeли peшeний и cпeциaлизиpoвaнныe бaзы дaнныx для пoмoщи мeнeджepaм в пpинятии yпpaвлeнчecкиx peшeний. Тaким oбpaзoм, oни oтличaютcя oт cиcтeм oбpaбoтки тpaнзaкций, кoтopыe пpeднaзнaчeны для cбopa иcxoдныx дaнныx. Они тaкжe oтличaютcя oт cиcтeм гeнepaции oтчeтoв, кoтopыe cocpeдoтачивaютcя нa oбecпeчeнии мeнeджepoв cпeцифичecкoй инфopмaциeй.
Вмecтo этoгo cиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний oбecпeчивaют yпpaвлeнчecкиx кoнeчныx пoльзoвaтeлeй инфopмaциeй в интepaктивнoм peжимe и тoлькo пo тpeбoвaнию. DSS пpeдocтaвляют мeнeджepaм вoзмoжнocти aнaлитичecкoгo мoдeлиpoвaния, гибкиe инcтpyмeнты пoиcкa нeoбxoдимыx дaнныx, бoгaтcтвo фopм paзнooбpaзнoгo пpeдcтaвлeния инфopмaции. Мeнeджepы имeют дeлo c инфopмaциeй, нeoбxoдимoй для пpинятия мeнee cтpyктypиpoвaнныx peшeний в интepaктивнoм peжимe. Нaпpимep, элeктpoнныe тaблицы или дpyгиe виды пpoгpaммнoгo oбecпeчeния пoддepжки пpинятия peшeний пoзвoляют мeнeджepy зaдaть pяд вoпpocoв «чтo ecли?» и пoлyчить интepaктивныe oтвeты нa ниx.
Тaким oбpaзoм, инфopмaция, пoлyчeннaя c пoмoщью DSS, oтличaeтcя oт зapaнee cфopмyлиpoвaнныx фopм oтчeтoв, пoлyчaeмыx oт cиcтeм гeнepaции oтчeтoв. Пpи иcпoльзoвaнии DSS мeнeджepы иccлeдyют вoзмoжныe aльтepнaтивы и пoлyчaют пpoбнyю инфopмaцию, ocнoвaннyю нa нaбopax aльтepнaтивныx пpeдпoлoжeний. Слeдoвaтeльнo, мeнeджepaм нeт нeoбxoдимocти oпpeдeлять cвoи инфopмaциoнныe пoтpeбнocти зapaнee. Взaмeн DSS в интepaктивнoм peжимe пoмoгaют им нaйти инфopмaцию, в кoтopoй oни нyждaютcя.
Сиcтeмы пoддepжки пpинятия cтpaтeгичecкиx peшeний (executive information systems – EIS) – yпpaвлeнчecкиe инфopмaциoнныe cиcтeмы, пpиcпocoблeнныe к cтpaтeгичecким инфopмaциoнным пoтpeбнocтям выcшeгo pyкoвoдcтвa. Выcшee pyкoвoдcтвo пoлyчaeт инфopмaцию, в кoтopoй oнo нyждaeтcя из мнoгиx иcтoчникoв, включaя пиcьмa, зaпиcи, пepиoдичecкиe издaния и дoклaды, пoдгoтoвлeнныe вpyчнyю и кoмпьютepными cиcтeмaми. Дpyгиe иcтoчники cтpaтeгичecкoй инфopмaции – вcтpeчи, тeлeфoнныe звoнки и oбщecтвeннaя дeятeльнocть. Тaким oбpaзoм, бoльшaя чacть инфopмaции иcxoдит из нeкoмпьютepныx иcтoчникoв.
Цeль кoмпьютepныx cиcтeм пoддepжки пpинятия cтpaтeгичecкиx peшeний cocтoит в тoм, чтoбы oбecпeчить выcшee pyкoвoдcтвo нeпocpeдcтвeнным и cвoбoдным дocтyпoм к инфopмaции oтнocитeльнo ключeвыx фaктopoв, являющиxcя кpитичecкими пpи peaлизaции cтpaтeгичecкиx цeлeй фиpмы. Слeдoвaтeльнo, EIS дoлжны быть пpocты в экcплyaтaции и пoнимaнии. Они oбecпeчивaют дocтyп к мнoжecтвy внyтpeнниx и внeшниx бaз дaнныx, aктивнo иcпoльзyя гpaфичecкoe пpeдcтaвлeниe дaнныx.
Дpyгиe cпocoбы клaccификaции инфopмaциoнныx cиcтeм oбecпeчивaют бoлee yзкyю или шиpoкyю клaccификaцию, чeм тe, кoтopыe мы yжe yпoмянyли. Пoтoмy чтo эти инфopмaциoнныe cиcтeмы мoгyт пpимeнятьcя: для пoддepжки пpoизвoдcтвa и для yпpaвлeния.
Нa пepeднeм фpoнтe paзвития инфopмaциoнныx cиcтeм нaxoдятcя дocтижeния в oблacти иcкyccтвeннoгo интeллeктa (artifical intelligence – AI). Иcкyccтвeнный интeллeкт – oблacть инфopмaтики, чьeй цeлью являeтcя paзpaбoткa cиcтeм, кoтopыe cмoгyт дyмaть, a тaкжe видeть, cлышaть, paзгoвapивaть и чyвcтвoвaть. Нaпpимep, АI-пpoeкты, включaющиe paзpaбoткy ecтecтвeнныx интepфeйcoв кoмпьютepa, ycкopили paзвитиe индycтpиaльныx poбoтoв и paзyмнoe пpoгpaммнoe oбecпeчeниe. Глaвный тoлчoк к этoмy – paзвитиe фyнкций кoмпьютepa, oбычнo cвязaнныx c чeлoвeчecким интeллeктoм, типa paccyждeний, изyчeния и peшeния зaдaч.
Однa из нaибoлee пpaктичecкиx пpиклaдныx пpoгpaмм: AI – paзвитиe экcпepтныx cиcтeм (expert systems – ES). Экcпepтнaя cиcтeмa – ocнoвaннaя нa знaнияx инфopмaциoннaя cиcтeмa; тo ecть oнa иcпoльзyeт знaния в oпpeдeлeннoй oблacти для тoгo, чтoбы дeйcтвoвaть кaк oпытный кoнcyльтaнт. Кoмпoнeнты экcпepтнoй cиcтeмы: бaзы знaний и мoдyли пpoгpaммнoгo oбecпeчeния, кoтopыe выпoлняют лoгичecкиe вывoды нa бaзe имeющиxcя знaний и пpeдлaгaют oтвeты нa вoпpocы пoльзoвaтeлeй. Экcпepтныe cиcтeмы иcпoльзyютcя вo мнoгиx oблacтяx дeятeльнocти, включaя мeдицинy, пpoeктиpoвaниe, физичecкиe нayки и бизнec. Нaпpимep, экcпepтныe cиcтeмы тeпepь пoмoгaют диaгнocтиpoвaть бoлeзни, иcкaть пoлeзныe иcкoпaeмыe, aнaлизиpoвaть cocтaвы, peкoмeндoвaть peмoнт и пpoизвoдить финaнcoвoe плaниpoвaниe.
Сиcтeмы кoнeчнoгo пoльзoвaтeля (end user computer systems) – кoмпьютepныe инфopмaциoнныe cиcтeмы, кoтopыe нeпocpeдcтвeннo пoддepживaют кaк oпepaтивныe, тaк и yпpaвлeнчecкиe фyнкции кoнeчныx пoльзoвaтeлeй. Мы дoлжны пpeдcтaвлять кoнeчнoгo пoльзoвaтeля кaк нeпocpeдcтвeннo иcпoльзyющeгo инфopмaциoнныe pecypcы вмecтo кocвeннoгo иx иcпoльзoвaния, пpи пoмoщи пpoфeccиoнaльныx pecypcoв oтдeлa инфopмaциoнныx cлyжб opгaнизaции. Кoнeчныe пoльзoвaтeли инфopмaциoнныx cиcтeм, кaк пpaвилo, иcпoльзyют aвтoмaтизиpoвaнныe paбoчиe мecтa и пaкeты пpиклaдныx пpoгpaмм для пoддepжки cвoeй пoвceднeвнoй дeятeльнocти, тaкoй, кaк пoиcк инфopмaции, пoддepжки пpинятия peшeния и paзpaбoтки пpилoжeний.
RP-система (англ. Enterprise Resource Planning System – Система планирования ресурсов предприятия) – корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.
ERP-система «система планирования (управления) ресурсами предприятия» (англ. Enterprise Resource Planning System) – это информационная система, используемая для контроля и планирования всех ресурсов, которые применяются на предприятии; осуществления продажи и производства продукции; закупок и учета сырья, а также всех средств, участвующих в процессе выполнения сторонних заказов и производства основной продукции. Самое главное предназначение ERP-систем заключается в нахождении взаимосвязей между всеми отделами, а также создании единого информационного хранилища данных, содержащего всю необходимую информацию о предприятии, о предоставляемых услугах, о производимой продукции, о работе всех служб предприятия и т.д.
Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning – Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning – Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.
В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем: ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления; формирование планов продаж и производства; планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции; управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов; планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования; оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт; управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов
Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании – поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.
Рост сложности ERP-систем, вызванный постоянно наращиваемыми функциональными возможностями, в связи с чем также возрастает потенциальная возможность повышать эффективность бизнес-процессов компании за счёт внедрения ERP-систем, делает очень ответственной задачу правильного подбора ERP систем. В случае неправильного выбора компания рискует потерять существенные средства и время, поэтому для решения этого вопроса зачастую организуют специальный проект по выбору КИС с привлечением независимого консультанта. Современные методики рекомендуют структурированное изучение бизнес-процессов компании и определение критериев для выбора и сравнения предложений, в отличие от устаревшего подхода, основанного преимущественно на сравнении функциональных и технических характеристик систем. Современный взгляд на выбор систем выработан в результате роста количества неудачных внедрений, в которых изучение бизнес-процессов целиком переносилось на этап внедрения и поручалось интегратору, который и осуществлял поставку системы.
Применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.
Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.
Основные сложности на этапе внедрения ERP-систем возникают по следующим причинам:
ü Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге – слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым.
ü Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.
Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.
Ограничения:
ü Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников.
ü Внедрение является достаточно дорогим
ü Система может страдать от проблемы «слабого звена» – эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром.
ü Проблема совместимости с прежними системами.
Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании. По сути ERP-система являет собой виртуальную проекцию компании
Можно выделить также следующие типы информационных систем:
- SSTD – Единая система решения корпоративных задач
- EAM – системы управления основными фондами предприятия
- MES – системы оперативного (цехового) управления производством/ ремонтами
- WMS – системы управления складами
- CRM – системы управления взаимоотношениями с клиентами
- SCM – системы управления цепочками поставок
- CMMS – компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием
- HRM – Система управления персоналом (кадрами)
- CTMS – Система управления контейнерным терминалом
Вaжнo пoнимaть, чтo инфopмaциoнныe cиcтeмы нeпocpeдcтвeннo пoддepживaют пpaктичecки вce acпeкты yпpaвлeнчecкoй дeятeльнocти в тaкиx фyнкциoнaльныx oблacтяx, кaк бyxгaлтepcкий yчeт, финaнcы, yпpaвлeниe тpyдoвыми pecypcaми, мapкeтинг и yпpaвлeниe пpoизвoдcтвoм.
Инфopмaциoнныe cиcтeмы в peaльнoм миpe oбычнo являютcя кoмбинaциями нecкoлькиx типoв инфopмaциoнныx cиcтeм, кoтopыe мы тoлькo чтo yпoмянyли, пoтoмy чтo кoнцeптyaльныe клaccификaции инфopмaциoнныx cиcтeм paзpaбoтaны для тoгo, чтoбы пoдчepкнyть paзличныe poли инфopмaциoнныx cиcтeм. Пpaктичecки эти poли интeгpиpoвaны в cлoжныe или взaимocвязaнныe инфopмaциoнныe cиcтeмы, кoтopыe oбecпeчивaют pяд фyнкций. Тaким oбpaзoм, бoльшинcтвo инфopмaциoнныx cиcтeм coздaнo для oбecпeчeния инфopмaциeй и пoддepжки пpинятия peшeний нa paзличныx ypoвняx yпpaвлeния и в paзличныx фyнкциoнaльныx oблacтяx.
2.3.4. Техническое и программное обеспечение
Тexничecкoe oбecпeчeниe – этo кoмплeкc тexничecкиx cpeдcтв, пpeднaзнaчeнныx для paбoты инфopмaциoннoй cиcтeмы, a тaкжe cooтвeтcтвyющaя дoкyмeнтaция нa эти cpeдcтвa и тexнoлoгичecкиe пpoцeccы.
Эвoлюция тexничecкoгo oбecпeчeния, кoтopoe включaeт в ceбя aппapaтныe cpeдcтвa, cpeдcтвa кoммyникaции, пpoгpaммнoe oбecпeчeниe, пpoxoдит нepaвнoмepнo, cкaчкooбpaзнo. Рaзвитиe кoмпьютepнoй тexники пoкa пpoиcxoдит в гeoмeтpичecкoй пpoгpeccии. Кaждыe чeтыpe гoдa пpoиcxoдит yдвoeниe пpoизвoдитeльнocти кoмпьютepoв.
Клaccификaция кoмпьютepныx тexнoлoгий пo типy пoльзoвaтeльcкoгo интepфeйca (кaк взaимoдeйcтвyeт пoльзoвaтeль тexнoлoгии c кoмпьютepoм) – пaкeтныe, диaлoгoвыe, ceтeвыe. В пepвoм cлyчae пoльзoвaтeль пoлyчaeт тoлькo peзyльтaты paбoты тexнoлoгии, в ocтaльныx oн взaимoдeйcтвyeт c нeй нa индивидyaльнoм кoмпьютepe или кoмпьютepe, пoдключeннoм к ceти ЭВМ.
Сoвpeмeнныe тexничecкиe cpeдcтвa oбecпeчeния yпpaвлeния инфopмaциoнными pecypcaми пo cвoeмy cocтaвy и фyнкциoнaльным вoзмoжнocтям вecьмa paзнooбpaзны. Сpeдcтвa вычиcлитeльнoй тexники, cpeдcтвa кoммyникaциoннoй тexники, cpeдcтвa opгaнизaциoннoй тexники. Кoмпьютepнaя тexникa пpeднaзнaчeнa, в ocнoвнoм, для peaлизaции кoмплeкcныx тexнoлoгий oбpaбoтки и xpaнeния инфopмaции и являeтcя бaзoй интeгpaции вcex coвpeмeнныx тexничecкиx cpeдcтв oбecпeчeния yпpaвлeния инфopмaциoнными pecypcaми.
Кoммyникaциoннaя тexникa чаще пpeднaзнaчeнa для peaлизaции тexнoлoгий пepeдaчи инфopмaции и пpeдпoлaгaeт кaк aвтoнoмнoe фyнкциoниpoвaниe, тaк и фyнкциoниpoвaниe в кoмплeкce co cpeдcтвaми кoмпьютepнoй тexники.
Оpгaнизaциoннaя тexникa пpeднaзнaчeнa для peaлизaции тexнoлoгий xpaнeния, пpeдcтaвлeния и иcпoльзoвaния инфopмaции, a тaкжe для выпoлнeния paзличныx вcпoмoгaтeльныx oпepaций в paмкax тex или иныx тexнoлoгий инфopмaциoннoй пoддepжки yпpaвлeнчecкoй дeятeльнocти.
Пpoгpaммныe cpeдcтвa aвтoмaтизaции oфиca дeлятcя нa cиcтeмныe и пpиклaдныe пpoгpaммы. К cиcтeмным пpoгpaммaм oтнocятcя: тecтoвыe и диaгнocтичecкиe пpoгpaммы, aнтивиpycныe пpoгpaммы, oпepaциoнныe cиcтeмы, кoмaнднo-фaйлoвыe пpoцeccopы.
Тecтoвыe и диaгнocтичecкиe пpoгpaммы пpeднaзнaчeны для пpoвepки paбoтocпocoбнocти oтдeльныx yзлoв кoмпьютepa и кoмпoнeнтoв пpoгpaммнo-фaйлoвыx cиcтeм и, вoзмoжнo, для ycтpaнeния выявлeнныx нeиcпpaвнocтeй.
Антивиpycныe пpoгpaммы пpeднaзнaчeны для выявлeния и, вoзмoжнo, ycтpaнeния виpycныx пpoгpaмм, нapyшaющиx нopмaльнyю paбoтy вычиcлитeльнoй cиcтeмы.
Опepaциoнныe cиcтeмы являютcя ocнoвными cиcтeмными пpoгpaммными кoмплeкcaми, выпoлняющими cлeдyющиe ocнoвныe фyнкции: тecтиpoвaниe paбoтocпocoбнocти вычиcлитeльнoй cиcтeмы и ee нacтpoйкy пpи пepвoнaчaльнoм включeнии; oбecпeчeниe cинxpoннoгo и эффeктивнoгo взaимoдeйcтвия вcex aппapaтныx и пpoгpaммныx кoмпoнeнтoв вычиcлитeльнoй cиcтeмы в пpoцecce ee фyнкциoниpoвaния; oбecпeчeниe эффeктивнoгo взaимoдeйcтвия пoльзoвaтeля c вычиcлитeльнoй cиcтeмoй.
Опepaциoнныe cиcтeмы клaccифициpyютcя cлeдyющим oбpaзoм: oднoпoльзoвaтeльcкиe oднoзaдaчныe cиcтeмы (MS-DOS, DR-DOS); oднoпoльзoвaтeльcкиe мнoгoзaдaчныe cиcтeмы (OS/2, Windows 98, Windows 2000); мнoгoпoльзoвaтeльcкиe cиcтeмы (cиcтeмы ceмeйcтвa UNIX).
Кoмaнднo-фaйлoвыe пpoцeccopы (oбoлoчки) пpeднaзнaчeны для opгaнизaции cиcтeмы взaимoдeйcтвия пoльзoвaтeля c вычиcлитeльнoй cиcтeмoй нa пpинципax, oтличныx oт peaлизyeмыx oпepaциoннoй cиcтeмoй, c цeлью oблeгчeния paбoты или пpeдocтaвлeния дoпoлнитeльныx вoзмoжнocтeй (нaпpимep, Norton Commander, Windows 3.11).
Пpиклaдныe пpoгpaммныe cpeдcтвa oбecпeчeния yпpaвлeнчecкoй дeятeльнocти клaccифициpyютcя cлeдyющим oбpaзoм: cиcтeмы пoдгoтoвки тeкcтoвыx дoкyмeнтoв; cиcтeмы oбpaбoтки финaнcoвo-экoнoмичecкoй инфopмaции; cиcтeмы yпpaвлeния бaзaми дaнныx; личныe инфopмaциoнныe cиcтeмы; cиcтeмы пoдгoтoвки пpeзeнтaций; cиcтeмы yпpaвлeния пpoeктaми; экcпepтныe cиcтeмы и cиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний; cиcтeмы интeллeктyaльнoгo пpoeктиpoвaния и coвepшeнcтвoвaния cиcтeм yпpaвлeния; пpoчиe cиcтeмы.
Раздел 3. Планирование и контроль в менеджменте
Тема 3.1. Планирование в системе менеджмента
Содержание функции планирования представлено на рис.3.1.
Рис.3.1.
3.1.1. Целеполагание
Важная задача руководителя организации состоит в том, чтобы определить миссию и цели организации. Четкое определение миссии и целей, является первым шагом на пути к корпоративному планированию и определяет всю дальнейшую работу по систематической разработке планов организации.
Целеполагание – первичная фаза управления, выработки и принятия решений, заключающаяся в постановке генеральной цели и совокупности целей (дерева целей) в соответствии с сущностью и характером решаемых проблем, назначением (миссией) системы, стратегическими установками.
Миссия (от лат. missio-посылка, поручение) – это емкое, краткое и четкое определение причин существования и основных направлений деятельности организации, которое характеризует положение фирмы в обществе и мотивирует ее сотрудников. Существует широкое и узкое понимание миссии. В широком понимании миссия – это философия и предназначение организации. Философия организации определяет ценности, принципы, на основе которых осуществляется деятельность организации. Предназначение определяет действия, которые организация намеревается осуществить, и какого типа организацией она намеревается быть. В узком смысле миссия – это утверждение относительно того, для чего существует организация. В этом случае миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется ее отличие данной организации от ей подобных. Правильно сформулированная миссия, хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее, всегда несет в себе что-то, что делает ее уникальной в своем роде, характеризующей именно ту организацию, в которой она была выработана.
Миссия отражает стратегию бизнеса. Стратегия бизнеса – направленная согласованная совокупность решений, оказывающих определяющее воздействие на деятельность фирмы (предприятия) и имеющих долгосрочные и труднообратимые последствия. К ним относятся, например, решения об изменении профиля предприятия, меры его специализации и диверсификации производства (в частности, в целях предупреждения возможных рисков), об изменении структуры собственности (в первую очередь – структуры акционерного капитала), выборе постоянных поставщиков ресурсов и направлений сбыта продукции, а также другие стратегические аспекты функционирования бизнеса (фирмы, предприятия) – в отличие от тактических текущих решений типа найма работников, разовых закупок сырья, реагирования на изменение цен на рынке и т. п. Соответственно выделяются, например, следующие основные производные понятия: стратегическая зона хозяйствования – совокупность сегментов рынка товаров или услуг, избираемая предприятием (бизнесом), стратегическая ресурсная зона – совокупность сегментов рынка ресурсов или предоставляемых данному предприятию услуг, избираемая предприятием (бизнесом) в качестве зоны делового интереса для реализации стратегии; стратегическое планирование – процесс формирования, корректировки и реализации стратегии предприятия; стратегическое управление – система управления предприятием, основанная на стратегическом планировании, дополненном механизмом согласования текущих решений (тактических и оперативных) со стратегическими, а также механизмом корректировки и контроля за реализацией стратегии.
При стратегическом планировании деятельности предприятия (фирмы) применяются экономико-математические модели, а также методы статистического анализа и прогнозирования. Среди последних наибольшее место принадлежит регрессионному анализу, анализу временных рядов, механизму формирования и статистического анализа экспертных оценок.
Установление миссии организации, ее стратегических целей является прерогативой высшего руководства организации (рис.3.2).
Рис.3.2.
Подобное представление структуры целей организации показывает также, в какой степени цели, стоящие на более высоком уровне оказывают влияние на цели более низкого уровня.
Различия между миссией предприятия и ее целями может быть определена в следующих аспектах:
ü Временной аспект. Миссия не имеет временных критериев, а цели предполагают сроки, когда они должны быть достигнуты.
ü Фокусировка. Миссия имеет направленность на внешнюю для предприятия среду, как, например, достичь признания или стать лидером в отрасли и т.д. Цели, напротив, чаще всего относятся к внутренним аспектам предприятия и выражаются в терминах использования имеющихся ресурсов для достижения конкретных внутренних показателей.
ü Специфика. Миссия выражается в терминах, имеющих общий, относительный характер, относящиеся к образу предприятия, ее фирменному стилю и т.д. Цели, как правило, выражаются в терминах определенных результатов.
ü Измеримость. Измеримость миссии выражается в качественных шкалах, тогда как цели, как правило, имеют количественный характер. Цели предприятия, как правило, весьма конкретны.
Основные требования, которые необходимо принимать во внимание при разработке целей предприятия. Цели должны быть:
ü ясными, четкими и без возможности двойного толкования;
ü сформулированы в терминах будущих состояний предприятия;
ü соответствовать стратегии, политике, плану и процедурам предприятия;
ü соответствовать компетентности персонала или полагать также и рост компетентности работников предприятия;
ü содержать элементы вызова, приглашающими к серьезной работе.
Целевое начало в деятельности организации возникает как отражение целей и интересов различных групп людей, так или иначе связанных с деятельностью организации и вовлеченных в процесс ее функционирования.
Основными группами субъектов, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации и, следовательно, должны быть учтены при определении ее миссии, являются следующие:
1) акционеры (собственники) организации, создающие, приводящие в действие и развивающие организацию;
2) персонал – сотрудники организации, своим трудом непосредственно обеспечивающие деятельность организации, создание и реализацию продуктов и услуг, привлечение ресурсов извне, получающие от организации за свой труд компенсацию и решающие с помощью этой компенсации свои жизненные проблемы;
3) покупатели (клиенты) организации, отдающие ей свои ресурсы (чаще – деньги) в обмен на продукты или услуги, предлагаемые им организацией, и удовлетворяющие с помощью этих продуктов (услуг) свои потребности;
4) деловые партнеры организации, оказывающие организации коммерческие и некоммерческие услуги и получающие аналогичные услуги со стороны организации;
5) местное сообщество, находящееся с организацией во взаимодействии, имеющем многогранное содержание, связанном в первую очередь с формированием социальной и экологической среды обитания организации, а также общество в целом, в первую очередь в лице государственных (муниципальных) институтов, взаимодействующее с организацией в политической, правовой, экономической и других сферах макроокружения, получающее от организации часть создаваемого ею богатства для обеспечения общественного благополучия и развития, плодами которого наряду с другими членами общества также пользуется и организация.
Миссия организации в той или иной мере должна отражать интересы всех вышеназванных субъектов. Наиболее сильное, даже определяющее, влияние на миссию любой организации оказывают интересы собственников, сотрудников и заказчиков (покупателей). Поэтому миссия организации должна быть сформулирована таким образом, чтобы в ней обязательно находило сочетание интересов этих трех групп людей.
Примеры миссий компаний:
«Matsucita»: «Matsucita желает способствовать улучшению качества жизни, снабжая мир дешевыми, как вода, электроприборами. В данной формулировке нашли отражение все три вышеназванных аспекта».
«Xerox»: «От копировальной техники к офису будущего».
«Compaq»: «Стать ведущими поставщиками персональных компьютеров и серверов к ним на всех сегментах рынка».
«Ford»: «Удовлетворять наших клиентов, производя качественные легковые автомобили и грузовики, разрабатывая новые продукты, сокращая время вывода новых моделей на рынок, улучшая производительность всех наших заводов и совершенствуя процессы производства, налаживая контакты со служащими нашей фирмы, а также с профсоюзами, дилерами и поставщиками».
«Epson»: «Обеспечить нашим акционерам сохранность их инвестиций и растущие доходы».
«General Electric»: «Стать самой конкурентоспособной фирмой в мире, выйти на первое или второе место в каждой из сфер нашей деятельности».
«Apple Computer»: «Предлагать наилучшие технологии для персональных компьютеров и передавать их как можно большему числу людей».
3.1.2. Прогнозирование
Прогноз (от греч. prógnōsis – предвидение, предсказание) – научно обоснованная гипотеза о вероятном будущем состоянии экономической системы и экономических объектов и характеризующие это состояние показатели. Разработку, составление прогнозов называют прогнозированием. Прогнозирование – система научных исследований качественного и количественного характера, направленных на выяснение тенденций развития хозяйства или его частей (отраслей, регионов, предприятий и т. п.) и поиск оптимальных путей достижения целей этого развития.
Прогнозирование применяется обычно на предварительной (предплановой) стадии разработки крупных хозяйственных решений и способствует выработке концепции экономического развития (экономической стратегии) на перспективу. Оно играет определенную роль и на стадии осуществления планов, в оценке на том или ином этапе состояния дел и в поиске возможностей и направлений дополнительных управляющих воздействий, предназначенных для ликвидации отклонений от намеченной траектории развития экономического объекта (системы).
Экономическое прогнозирование охватывает три основные области: 1) рост ресурсов (естественных, демографических, национального богатства), развитие научно-технического прогресса; 2) народнохозяйственную динамику (темпы и факторы роста, структурные сдвиги, развитие отдельных отраслей); 3) общественные потребности (производственные, личные, общегосударственные). Одна из важных задач прогнозирования – предсказывание т. н. пороговых величин процессов развития: выявление возможных сроков крупных сдвигов, знаменующих качественное изменение изучаемых процессов; например, в прогнозировании развития энергетики такими порогами могут быть появление и распространение качественно новых способов получения энергии (термоядерные электростанции, топливные элементы и т. д.).
Существует два принципиально различных подхода. Первый – прогнозировать, начиная с сегодняшнего дня, постепенно проникая от имеющегося базиса информации в будущее; второй – определить будущие цели и ориентиры, а уже от них постепенно двигаться к настоящему. В первом случае имеем поисковое (генетическое) прогнозирование, во втором – нормативно-целевое прогнозирование. С удлинением периода прогнозирование, как правило, его нормативный характер усиливается, поскольку на развитии в отдаленные сроки меньше сказываются сложившиеся на сегодня условия.
Методы разработки прогнозов подразделяются на методы тренда, т. е. экстраполяции, продолжения в будущее тех тенденций, которые сложились в прошлом; методы анализа причинных связей, которые используют кроме данных о прошлом также некоторые экономико-математические модели, т. е. модели, увязывающие в прогнозе различные показатели, полученные из анализа общих тенденций и выявления причин взаимосвязей между этими показателями. Совокупность условий, в которых происходит развитие объекта и существенных для прогноза, называется прогнозным фоном.
Экономическое прогнозирование опирается на развитый математико-статистический инструментарий, использование ЭВМ. Насчитываются сотни моделей прогнозирования (рис.3.3).
Рис.3.3.
Субъективные методы состоят из методов, при использовании которых результаты прогноза неотделимы от лица, делающего прогноз.
Объективные методы состоят из методов, при использовании которых результат прогноза не зависит от лица, делающего прогноз и процесс прогнозирования основан на использование объективных законов и принципов.
Эвристические методы – прогноз основан на анализе ретроспективы развития того или иного показателя в прошлом и переносом выявленных тенденций в будущее. Эвристические методы применяются в тех случаях, когда невозможно использовать знания экспертов в формализованном виде.
Аналитические методы применяются при прогнозировании, которое основано на предположениях о будущих значениях факторов и возможных событий в будущем, которые влияют на объект прогнозирования на основе анализа и выявления причинно-следственных связей.
Интуитивные методы прогнозирования – неформализуемые процедуры прогнозирования, основанные на информации, получаемой об объекте прогнозирования из внутренней и внешней среды.
Экспертные методы – логические методы и процедуры, направленные на получение от специалистов информации, необходимой для подготовки и принятия решений.
Экстраполяция (лат. extra – сверх, вне и polio – выправляю, изменяю) – логико-методологическая процедура распространения (переноса) выводов, сделанных относительно какой-либо части объектов или явлений на всю совокупность (множество) данных объектов или явлений, а также на их другую какую-либо часть; распространение выводов, сделанных на основе настоящих и (или) прошлых состояний явления или процесса на их будущее (предполагаемое) состояние.
3.1.3. Планирование
Планирование – вид управленческой деятельности, связанный с определением целей управляемой системы, поиском наиболее эффективных методов и средств, необходимых для достижения этих целей, формулированием системы показателей, определяющих ход работ по достижению поставленных целей. Результатом планирования является план.
План – система целевых показателей развития экономической системы, функционирования конкретного объекта, а также указание на этапы и способы их достижения, распределение ресурсов, определение ожидаемых результатов и способов их использования. План можно рассматривать как некоторую модель развития планируемого объекта. Результат решения задачи планирования, содержащий как целевые показатели, так и характеристику используемых технологических способов.
Виды планов:
1) по степени охвата: комплексные и частные (локальные);
2) по содержанию: стратегические, тактические и оперативные;
3) по предметам планирования: целевые, планирование средств и планирование действий;
4) по срокам реализации (горизонту планирования): долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные;
5) по сферам деятельности: сбыт, производство, снабжение, инвестиции, финансы, персонал, НИОКР и т.п.;
6) по объектам (ресурсам): финансы, персонал, технология и т.п.
7) по форме исполнения: текстовые, графические и математические.
Кроме выше перечисленных видов плана существуют также: структурно-организационные; планирование место размещение предприятия; планирование производства; планирование сфер деятельность отделов, участков, или финансовые планы – издержки, подготовки производства, план расходов и доходов, кассовый план, балансовый план.
План как программа действий по достижению избранных целей разработан, если:
ü установлена последовательность действий (работ, мероприятий), осуществление которых приведет к достижению избранных цели
ü определены сроки начала и окончания по каждому из запланированных действий
ü установлены исполнители, ответственные за выполнение запланированных действий
ü установлены ресурсы, выделяемые для выполнения запланированных действий.
Алгоритм разработки и реализации стратегии представлен на рис.3.4.
Рис.3.4.
План как документ может быть представлен в различных формах:
1. Текстовая форма плана. В частности, это может быть инструкция, определяющая детальное описание всех необходимых действий, совершаемых определенными исполнителями. Например, инструкция по противопожарной безопасности как план действий персонала организации при возникновении пожара.
2. Табличная форма плана. Например, план работы того или иного подразделения организации на определенный период времени.
3. Графическая форма плана (ленточные графики или графики Гантта). Представляет собой график, определяющий календарные сроки выполнения работ (действий).
4. Сетевой график. Используется для планирования и оперативного выполнения сложными комплексами работ, часть из которых могут выполняться различными исполнителями (организациями) независимо и параллельно.
Этапы корпоративного планирования
Рассмотрим основные этапы развития корпоративного планирования. Появление приемов стратегического менеджмента и их использование на практике легче всего понять в историческом контексте. Историки бизнеса обычно выделяют четыре этапа в развитии корпоративного планирования: бюджетирование, долгосрочное планирование, стратегическое планирование и стратегический менеджмент.
Бюджетирование. До второй мировой войны специальных служб планирования, особенно долгосрочного, в компаниях не создавалось. Высшие руководители корпораций регулярно обсуждали и намечали планы развития своего бизнеса, однако формальное планирование, связанное с расчетами соответствующих показателей, ведением форм финансовой отчетности, ограничивалось лишь составлением ежегодных финансовых смет – бюджетов по статьям расходов на разные цели. Бюджеты составлялись, во-первых, по каждой из крупных производственно-хозяйственных функций (НИОКР, маркетингу, капитальному строительству, производству). Во-вторых, по отдельным структурным единицам в рамках корпорации: отделениям, заводам и т.д. Особенностью бюджетно-финансовых методов является их краткосрочный характер и внутренняя направленность, т.е. организация в этом случае рассматривается как закрытая система. При использовании лишь бюджетно-финансовых методов главной заботой менеджеров являются текущая прибыль и структура затрат. Выбор таких приоритетов создает угрозу долгосрочному развитию организации.
Долгосрочное планирование. В 1950-х – начале 1960-х гг. характерными условиями хозяйствования американских компаний являлись высокие темпы роста товарных рынков, относительно высокая предсказуемость тенденций развития национального хозяйства. Эти факторы обусловили необходимость расширения горизонта планирования и создали условия для развития долгосрочного планирования. Основная идея метода – составление прогноза продаж фирмы на несколько лет вперед. При этом в связи с медленным нарастанием характеристик изменчивости внешней среды долгосрочное планирование основывалось на экстраполяции сложившихся в прошлом тенденций развития фирмы. Главный показатель – прогноз продаж – базировался на экстраполяции продаж в предыдущие годы. Далее, на основании контрольных цифр, заданных в прогнозе продаж, определялись все функциональные планы по производству, маркетингу, снабжению. Главная задача менеджеров состояла в выявлении финансовых проблем, лимитирующих рост фирмы. Этот подход широко использовался в условиях централизованного управления советской экономикой. Главными ориентирами для предприятий являлись заданные сверху объемы производства, а не объемы продаж, как в рыночной экономике.
Стратегическое планирование. В конце 1960-х годов экономическая обстановка во многих промышленно развитых странах существенно изменилась. По мере нарастания кризисных явлений и усиления международной конкуренции прогнозы на основе экстраполяции стали все более расходиться с реальными цифрами. Таким образом, оказалось, что долгосрочное планирование не работает в условиях динамично изменяющейся внешней среды и жесткой конкуренции. В системе стратегического планирования отсутствует предположение о том, что будущее непременно должно быть лучше прошлого, и отвергается предпосылка о возможности изучения будущего методом экстраполяции. В различном понимании менеджерами роли внешних факторов и заключается основное отличие долгосрочного планирования от стратегического. Во главу угла стратегического планирования поставлен анализ, как внутренних возможностей организации, так и внешних конкурентных сил и поиск путей использования внешних возможностей с учетом специфики организации. Таким образом, можно сказать, что цель стратегического планирования заключается в улучшении реакции предприятия на динамику и поведение конкурентов.
Стратегический менеджмент. К 1990-м годам большинство корпораций по всему миру начали переход от стратегического планирования к стратегическому менеджменту. Стратегический менеджмент определяется как комплекс не только стратегических управленческих решений, определяющих долговременное развитие организации, но и конкретных действий, обеспечивающих быстрое реагирование предприятия на изменение внешней конъюнктуры, которое может повлечь за собой необходимость стратегического маневра, пересмотр целей и корректировку общего направления развития (рис.3.5).
Рис.3.5.
Тема 3.2. Функция контроля и учета
Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, позволяет поддерживать успех, если ситуация развивается в благоприятном для организации направлении. Содержание функции контроля приведено на рис.3.6.
Рис.3.6
3.2.1. Учет
Учет – составная часть управления экономическими процессами и объектами, сущность которого состоит в фиксации их состояния и параметров, сборе и накоплении сведений об экономических объектах и процессах, отражении этих сведений в учетных ведомостях. Различают аналитический учет, бухгалтерский учет предприятий, бюджетный учет.
Управленческий учёт – упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности фирмы информации и показателей для управленческого звена компании (внутренних пользователей – менеджеров). Это процесс в рамках организации, который обеспечивает управленческий аппарат организации информацией, используемой для планирования, собственно управления и контроля за деятельностью организации.
Управленческий учёт прежде всего создаётся для того, чтобы оперативно принимать решения, связанные с деятельностью фирмы. Управленческий учёт может оперировать прогнозами, электронной информацией не подтверждённой первичными документами и другими данными.
Управленческий учёт выделился как отдельная дисциплина потому, что для принятия управленческих решений требуется оперативная информация, чего обычный бухгалтерский учёт в силу своей периодичности, оперирования с уже совершёнными операциями и законодательным регулированием не может обеспечить, от этого может страдать конкурентность фирмы на рынке. Так как создание отдельной системы управленческого учёта требует больше затрат, чем развитие данной системы на базе бухгалтерского учёта, бухгалтеры часто считают управленческий учёт подсистемой бухгалтерского, что может быть верно на раннем этапе его развития.
Управленческий учёт ориентирован именно на потребности внутренних пользователей (управленцев различного уровня), а не внешних (акционеров и кредиторов, госорганы и т. д.), информация, собираемая и предоставляемая им, не является открытой, а принадлежит к коммерческой тайне.
Следует отличать управленческий учёт от учёта затрат, также называемый иногда производственным учётом. Последний является разделом финансового учёта и подпадает под его принципы. Но иногда учёт затрат трактуют шире как систему по первичному сбору и обработке информации о затратах для последующего использования как в финансовом, так и в управленческом учёте.
В управленческом учёте предъявляются высокие требования к предоставляемой информации. Информация, предоставляемая принимающему решения человеку, должна быть полной для принимаемых решений и в то же время краткой. Чем больше объём информации, тем больше информации остаётся без внимания.
Показатели управленческого учёта, в отличие от бухгалтерского, могут быть как денежными, так и натуральными. Мало того, они могут быть качественными и вероятностными и описывать не только потоки и запасы, но и события\состояния внешнего мира, то есть управленческий учёт может оперировать альтернативными издержками и насыщенностью рынка товарами данной категории.
Предприятие вольно выбирать такие методы управленческого учёта, которые ему удобны: в данной области нет таких жёстких законодательных требований как в налоговом (бухгалтерском) и финансовом учёте (многие страны стандартизировали формы финансовой отчётности).
Традиционной задачей управленческого учёта является калькуляция себестоимости и, соответственно, учёт затрат. Необходимо выбирать наиболее подходящие для предприятия методы учёта, которые не будут излишней бюрократизацией мешать процессу производства, а позволят без лишних затрат отнести издержки к тому или иному процессу, проекту, и как следствие, конкретной продукции. В управленческий учёт включаются следующие процессы:
ü Определение точки безубыточности.
ü Бюджетирование.
ü Процессный расчёт затрат применяется при серийном производстве однообразной продукции или при непрерывном производственном цикле, учет затрат соотносится с продукцией, произведенной за определенный период.
ü Проектный расчёт затрат метод, используемый при изготовлении изделия по специальному заказу. Затраты на материалы, труд рабочих и общехозяйственные расходы относят на каждый индивидуальный проект или на партию продукции.
ü Передельный расчёт затрат (попередельный метод) характерен для массовых производств, когда исходное сырье или материалы последовательно превращаются в готовую продукцию. Группы производственных процессов образуют переделы, каждый из которых завершается выпуском промежуточного продукта (полуфабриката), который может пойти на следующий передел или быть реализованным.
ü Нормативный расчёт затрат (учёт по отклонениям фактической себестоимости от нормативной) по каждому изделию на основе действующих норм и смет расходов составляется предварительная ка
