2015-04-30
7237
Внешняя среда прямого воздействия (деловая среда) организации формируется в процессе ее деятельности и меняется со временем. Среда меняется, если меняется продукт, рынки, стратегия и т. д. Главным фактором деловой среды являются потребители. Это все непосредственные покупатели и клиенты: торговые фирмы, официальные дистрибьюторы, магазины, фирмы-производители, торговые агенты, индивидуальные покупатели и клиенты. Влияние потребителей может выражаться в различных формах: в установлении определенного уровня цен, наличии особых требований к качеству, дизайну, техническим характеристикам продукции, формам оплаты и т. д.
Производители могут оказывать влияние на потребителей, устанавливая более низкие цены, гарантируя высокое качество и сроки поставок, предлагая уникальную продукцию, хорошее сервисное обслуживание. Потребители очень важны для фирмы. Именно они определяют ее успех. Современная цель бизнеса – создать своего потребителя. Изучение покупателей позволяет лучше понять, какой товар фирмы будет пользоваться наибольшим спросом, на какой объем продаж она может рассчитывать, что ожидает продукт в будущем, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей.
Профиль покупателя может быть составлен по следующим характеристикам:
1) географическое месторасположение покупателя;
2) демографические характеристики (возраст, образование, сфера деятельности);
3) социально-психологические характеристики (положение в обществе, стиль поведения, вкусы, привычки и т. д.).
Изучая покупателя, фирма должна определить его торговую силу. Эта сила определяется такими факторами, как:
1) объем закупок, осуществляемых покупателем;
2) наличие товаров-субститутов;
3) уровень информированности покупателя;
4) стоимость перехода к другому продавцу;
5) чувствительность к цене.
Конкуренты – это фирмы, реализующие продукцию на одних и тех же рынках или оказывающие услуги, удовлетворяющие одни и те же потребности. Они конкурируют между собой за ресурсы. И самым главным из них является рубль покупателя. Фирма должна знать сильные и слабые стороны конкурента и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы. Конкурентная среда формируется не только внутриотраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию. Конкурентами могут стать фирмы, производящие замещающий продукт, и фирмы, вновь входящие на рынок («пришельцы»). Необходимо создавать барьеры на пути вхождения потенциальных «пришельцев» (специализация, низкие издержки, контроль над каналами распределения, доступ к дешевым источникам сырья, известная марка товара и т. д.). В современных условиях зачастую не борьба с конкурентом, а сотрудничество с ним позволяет эффективно адаптироваться к среде и достигать поставленных целей.
Поставщики материальных и природных ресурсов могут воздействовать на организацию, создавая ресурсную зависимость. Эта зависимость дает власть поставщикам и позволяет им оказывать влияние на себестоимость, качество продукции, сроки ее изготовления и в целом – на эффективность деятельности организации. Установление предприятиями-монополистами неоправданно высоких тарифов на электроэнергию, газ, нерегулярное снабжение или отключение этих жизненно важных источников поступления ресурсов в случае неуплаты ставят многие организации на грань выживания или банкротства. Поэтому они стараются поддерживать со своими основными поставщиками взаимовыгодные отношения, порой на многолетней контрактной основе. Если фирма имеет надежных поставщиков, она может сэкономить на хранении запасов. От ненадежных поставщиков необходимо избавляться.
Анализ поставщиков должен показать, какова конкурентная сила поставщика и каковы ее факторы. При анализе следует обращать внимание на цены товаров и услуг, их качество, соблюдение сроков, условий и объемов поставок, на то, является ли поставщик монополистом данного вида ресурсов, возможна ли смена поставщика.
Рынок труда – это люди, обладающие необходимой квалификацией, способные реализовать цели фирмы и желающие в ней работать. В современной организации это главный ресурс. В данную группу входят все, с кем фирма взаимодействует, чтобы обеспечить себя необходимыми человеческими ресурсами: кадровые агентства, служба занятости, учебные заведения, биржи труда, системы переобучения и переподготовки кадров, профсоюзы. Изучение рынка труда позволяет получить информацию о наличии рабочей силы (необходимой специальности, квалификации, возраста, опыта работы, личностных качеств), способной работать с фирмой.
Внешняя среда организации характеризуется следующими чертами: сложностью, подвижностью, неопределенностью и взаимосвязанностью всех факторов.
Неопределенность – основная характеристика внешней среды, которая в свою очередь зависит от ее сложности и подвижности. Под неопределенностью понимается неполнота или неточность информации о факторах внешней среды, следствием чего является сложность определения ее потребностей и изменений. Чем выше уровень неопределенности, тем сложнее принимать эффективные решения, тем выше риск. Поэтому фирма пытается снизить уровень неопределенности своего окружения. Для этого могут использоваться два типа стратегий – адаптации фирмы к изменениям среды и влияния, изменения самой среды, чтобы сделать ее более совместимой с целями и потребностями организации.
Адаптация организации реализуется через следующие инструменты.
1. Создание информационной системы, позволяющей получать информацию об изменениях, произошедших у основных контрагентов предприятия; снижать неопределенность на входах и выходах и защищать, реализовывать интересы предприятия в среде. Деятельность по сбору информации осуществляется такими службами, как снабжение, маркетинг, стратегическое планирование, логистика. Создание этих отделов требует больших финансовых вложений со стороны предприятия, но данная деятельность может осуществляться и с привлечением консалтинговых фирм, специализирующихся на выполнении такого вида работ.
2. Прогнозирование тенденций развития внешней среды и стратегическое планирование деятельности предприятий подготавливают предприятие к возможным изменениям рыночной ситуации и не-благоприятным воздействиям окружения. Стратегическое пла-ни-рование формулирует цели и стратегию предприятия, которая обеспечивает соответствие между предприятием и его средой.
3. Слияния, приобретение новых предприятий, образование стратегических альянсов с другими предприятиями, в том числе с бывшими конкурентами. Использование этого инструмента обеспечивает предприятие полноценными партнерами для создания перспективных, стабильных, интегрированных производственных, снабженческо-сбытовых, инвестиционных и инновационных структур. Это сокращает неопределенность среды за счет создания зоны стабильности; подготавливает предприятие к труднопрогнозируемым изменениям ситуации; ограничивает возможности оппортунистического поведения партнеров; снижает трансакцион-ные издержки; позволяет найти новое место предприятия в среде; обеспечивает его гибкость и адаптивность, создает предпосылки влияния на внешнюю среду и приводит к образованию синерге-тических эффектов. Синергетический эффект возникает в результате усиления субординации, координации и интеграции в сети предприятий-партнеров.
4. Гибкие организационные структуры, значимость которых как инструмента приспособления предприятия к среде состоит в том, что структура определяет характер и количество информационных и коммуникационных связей как внутри предприятия, так и между ним и его контрагентами. Гибкая адаптивная структура позволяет предприятию эффективно реагировать на изменения, происходящие во внешней среде, и осуществлять внутренние трансформации благодаря таким чертам, как способность быстро внедрять изменения и ориентация на человеческий потенциал как основной ресурс предприятия. Гибкие организационные структуры ориентируют предприятие на освоение новых продуктов, новых рынков и новых технологий. Они позволяют обеспечить партнерство и сотрудничество между всеми участниками хозяйственной деятельности предприятия, а также с потребителями его продукции и поставщиками ресурсов.
5. Партнерские отношения между руководством предприятия и его персоналом обеспечивают взаимодействие экономических агентов внутри предприятия, интеграцию внутренней среды и поддержание внутренней целостности.
Предприятие не только подчиняется существующим экономическим отношениям, но и само формирует их, формирует ту среду, в которой функционирует. Влияние предприятия на среду возможно, когда оно интегрирует в себя достаточное количество ресурсов и обладает высоким социально-экономическим потенциалом. Предприятие предпочтет влияние на среду, когда очередное приспособление под изменения внешней среды будет оценено им как более дорогостоящий процесс, чем изменение самого окружения. Инструменты влияния предприятия на среду пере-численны ниже:
1. Реклама, которая формирует новые потребности, изменяет среду функционирования предприятия посредством сигналов о качестве товара, возведения барьеров входа на рынок предприятий-конкурентов, формирования доверительных отношений с потребителями и поставщиками.
2. «Паблик рилейшнз» устанавливают и поддерживают систему коммуникаций с контрагентами предприятия с целью формирования репутации, благоприятного общественного мнения о предприятии, его продукте, что укрепляет доверительные партнерские отношения в сети взаимодействующих с предприятием агентов и контрагентов.
3. Постоянные и устойчивые связи с поставщиками и потребителями на основе долгосрочных контрактов изменяют внешнюю среду через ограничение реакций партнеров на изменение ситуации, увеличение взаимных обязательств и доверия, на основе которых усиливается координация и интеграция между ними. Все это способствует формированию устойчивой сети взаимодействующих предприятий, которая структурирует внешнюю среду и позволяет контролировать ее.
4. Благодаря лоббированию интересов предприятия в парламенте, правительстве, в том числе местном, других властных структурах предприятие становится участником, а порой и равноправным партнером правительства при формировании правовой базы и отраслевой, микроэкономической и макроэкономической политики. Для получения возможности лоббирования предприятия организуют вертикальные или горизонтальные структуры (объединения и ассоциации производителей одного вида продукции) ФПГ, которые, кроме экономической, приобретают и политическую силу, возможность давления и равноправного сотрудничества с правительством и Центральным банком России.
5. Профессиональные ассоциации – добровольные объединение различных предприятий, создаются с целью оказания помощи, поддержки, содействия, защиты и лоббирования их интересов. Обычно ассоциации создаются для достижения некоммерческих целей. Необходимость их формирования связана с тем, что рынок предполагает взаимодействие фирм – производителей одного товара. Деятельность ассоциаций направлена на налаживание взаимодействия, координацию предприятий – членов ассоциации, оказание информационных, маркетинговых услуг, повышение профессионального уровня управленческих кадров, защиту прав и интересов в законодательных, исполнительных, правоохранительных органах, информирование общественности, влияние на общественное мнение. Прежде всего это организационная, методологическая и консультационная помощь, юридическая защита.
В общероссийском масштабе действуют следующие общественные объединения товаропроизводителей: Координационный совет отечественных товаропроизводителей, Российский союз промышленников и предпринимателей (работодателей), Агропромышленный союз России. На отраслевом и региональном уровнях действуют Ассоциация финансово-промышленных групп, Лига содействия оборонным предприятиям, Союз производителей нефтегазового оборудования, Ассоциация нефтепереработчиков и нефтехимиков, Союз золотопромышленников, Ассоциация малого и среднего предпринимательства, Союз предпринимателей текстильной и легкой промышленности и др.
10) + 11)
ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ СИСТЕМЫ
| Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Руководители в основнрм занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Даже для монастыря — чтобы действовать в течение длительного времени — необходимо, чтобы приходили люди и поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в ких предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении. |
12) Характер и содержание управленческого труда Важными чертами развития общественного труда являются его разделение и кооперация. Последовательное разделение и кооперация труда в производстве привели к возникновению управленческого труда как специфического вида человеческой деятельности. Совместный труд объективно нуждается в управлении, ибо его осуществление возможно без согласования действий людей, что обеспечивается посредством управления. На начальных этапах совместной деятельности людей, когда работа по согласованию этой деятельности была достаточно простой, она совмещалась с основной производственной работой. По мере расширения масштабов совместной деятельности и ее усложнения углублялись специализация и кооперация труда, возникла необходимость выделения управления в качестве специфической трудовой деятельности человека в производстве — управленческой. Дальнейшее развитие производства привело к расширению сферы управления, усложнению управленческого труда, его разделению и специализации. Дальнейшее развитие управления связано с механизацией и автоматизацией управленческого труда, повышающими его производительность. Однако машина не вытесняет полностью человека из сферы управления, потому что управление как форма труда имеет ту же социально-экономическую природу, что и любой труд вообще. Управленческий труд сам по себе не создает материальных благ, однако он активно участвует в их создании и тем самым становится необходимым компонентом производства, что отражает его производительный характер. Таким образом, управленческий труд имеет ту же социально-экономическую природу, что и труд вообще. Он возник в процессе развития общественного труда. Управленческий труд является производительным трудом. Это определяет необходимость его развития, в том числе повышение производительности управленческого труда. Развитие управленческого труда, его механизация и автоматизация повышают его роль в развитии производства. Однако управленческий труд обладает определенной спецификой, которую можно определить путем его сравнения с производственным трудом. Сопоставление производственного и управленческого труда можно провести по следующим существенным признакам: предмет труда, непосредственная цель и результат труда, средства труда, характер труда, его содержание. Предметом труда является то, на что направлен труд человека, к чему человек прилагает трудовые усилия. Предметом производственного труда являются, прежде всего, мероприятия, физические компоненты, которые человек с помощью орудий труда обрабатывает и превращает в продукт производства. Предметом управленческого труда часто называют только информацию. Управленческий персонал действительно занимается обработкой информации. Однако информацию нельзя считать единственным предметом управленческого труда. Следует еще раз отметить, что субъектом управления/является человек. Предмет управления — это то, на что направлено его воздействие. Основными объектами воздействия при управлении являются человек, 140ллектив людей, процесс производства и управления. Управление — это, прежде всего работа с людьми. Только обработка информации не может заменить непосредственные контакты руководителя с подчиненными. Иногда контакты руководителя с подчиненными рассматривают как особый вид информационной деятельности, особый вид получения и передачи информации. Однако нельзя смешивать понятие «информация» с понятием «человек и его деятельность» как специфическим и основным предметом управления. На человека и его деятельность направлено основное воздействие управленческого труда. Информация выступает лишь как средство отображения деятельности человека. Следовательно, существенной особенностью управленческого труда, его отличием от труда производственного, является различие в предмете труда. Важными характеристиками труда являются также его конечная и непосредственная цель и результат. Производственный и управленческий труд имеют единую конечную цель, так как управленческий труд, являясь частью производственного, входя в понятие совокупного рабочего, не может иметь отличную от производственного труда конечную цель. В системе разделения общественного труда непосредственные цели управленческого и производственного труда имеют свою специфику. Непосредственной целью и результатом конкретного производственного труда является изготовление определённого продукта или предоставление определенных услуг. Управленческий труд преследует иную цель, которая вытекает из сущности управления и характеризует особенность управленческого труда. Непосредственная цель управленческого труда — координация совместных усилий коллектива и обеспечение согласованных действий его членов, направленных на достижение конкретных запланированных результатов. Средство труда в общем понимании есть «...вещь или комплекс вещей, которые человек помещает между собой и предметом труда и которые служат для него в качестве проводника его воздействия на этот предмет». Применение и создание средств труда — характерная черта трудовой деятельности человека. В производственном процессе человек, средства труда и предмет труда находятся в непосредственном контакте. В процессе управления в качестве субъекта управления выступают сам человек и его деятельность, а в качестве орудий его труда — средства оргтехники, действие которой усиливает возможности управления. Человек в производстве физически трудится при помощи рук и машины, человек в управлении трудится с помощью информации и средств ее обработки. Специфика предмета и средств управленческого труда определяет его характер и содержание. Управленческий труд — преимущественно интеллектуальный труд, включающий оценку и проектирование решений социального, экономического, организационного, технико-технологического характера. Основное его содержание заключается в том, что он протекает главным образом в работе с людьми. Этим и определяются основные функции управления, раскрывающие внутреннее содержание управленческой деятельности. Управленческий труд — это деятельность, распространяющаяся на коллективы людей, т. е. работа, предметом которой выступает не только отдельный человек — участник трудового процесса, но и весь коллектив в целом. В управленческом труде значительную роль играет его творческий элемент. Разделение и кооперация управленческого труда Развитие управленческого труда сопровождается процессами его разделения и кооперации. Разделение управленческого труда это возникновение и выделение его специфических видов. Кооперация труда — это объединение различных обособившихся его видов в единый трудовой процесс. Процессы разделения и кооперации труда связаны друг с другом. По мере возникновения новых видов трудовой деятельности усиливается его разделение. Разделение труда присуще как производственному, так и управленческому труду. Разделение управленческого труда обладает определенной спецификой, которая заключается в том, что здесь происходит «горизонтальное», «вертикальное», функциональное и профессионально-квалификационное разделение труда. «Горизонтальное» разделение управленческого труда происходит на каждом отдельном уровне системы управления. Как только производство вырастает до таких масштабов, при которых становится трудно им управлять, его делят на два или более участков, каждый из которых получает свой орган управления. Процесс «горизонтального» разделения управленческого труда может привести к росту числа отраслей в народном хозяйстве. В возникновении новых отраслей важную роль играют процессы разделения управленческого труда на уровне отраслевого управления народным хозяйством при достижении отраслью таких масштабов, когда оптимальное управление требует его разделения. Следует указать, что факторами роста числа отраслей являются также углубление и развитие технологической специфики производства. «Вертикальное» разделение управленческого труда происходит по полномочиям, определяющим формирование уровней системы управления. Полномочие — это организационно закрепленное право и обязанность принимать определенные решения как по масштабу их осуществления, так и по конкретному содержанию проблем. Объем полномочий, превышающий определенные границы, нередко вызывает необходимость их разделения или делегирования. В этом проявляется процесс разделения управленческого труда по «вертикали»: появление или устранение тех или иных уровней системы управления. Функциональное разделение управленческого труда — это возникновение и выделение отдельных его видов по специфическим проблемам управления, требующим специальных знаний для их разрешения. В основе функционального разделения управленческого труда лежат потребности управления производством и специализация знаний, используемых в управлении. Так, выделение функций планирования в системе управления определяется потребностью производства в его планомерном развитии, а с другой стороны, возможностью человека предвидеть будущее состояние системы и рассчитывать определенные параметры этого состояния. Функциональное разделение управленческого труда дополняется профессионально-квалификационным разделением. В этом случае в рамках одной функции управленческий труд разделяется по профессиям и квалификации работников. Перечисленные виды разделения управленческого труда взаимосвязаны и взаимозаменяемы. Так, необходимость «горизонтального» разделения труда нередко компенсируется его «вертикальным» разделением. В результате возникает многоуровневая система управления, становящаяся слишком громоздкой, если нарушаются пределы такой взаимозаменяемости. Функциональное разделение управленческого труда также может до определенных пределов заменяться «вертикальным» и «горизонтальным» разделением. Разделение управленческого труда в условиях социализма обладает особенностью, заключающейся в том, что специализация управленческой деятельности сопровождается расширением участия трудящихся в управлении производством. Расширение участия трудящихся в управлении производством способствует усилению его специализации, приводящей к выработке более обоснованных решений. Специализация управленческого труда способствует более широкому участию трудящихся в управлении, развитию коллективных и коллегиальных форм управления. В этом положительная особенность разделения управленческого труда при социализме, которая принимает определенные организационные формы. Деятельность общественных органов управления составляет неотъемлемую часть деятельности всего аппарата управления социалистическими производством. Оптимальное разделение и кооперация управленческого труда позволяют обеспечить: - оптимальный уровень централизации, обеспечивающий централизованное решение принципиальных вопросов, и децентрализации тех вопросов, которые целесообразно решать на низших уровнях; - квалифицированное решение вопросов управления в соответствии с компетенцией органа или лица управления; - оптимальное распределение функций управления по уровням и звеньям управления; - четкое распределение обязанностей между работниками; - квалификационную специализацию работников, обеспечивающую рациональное использование квалификации сотрудников. Основы и направления научной организации управленческого труда Организация управленческого труда — сложный и многогранный процесс, имеющий инженерно-технические, экономические, социальные и психофизиологические аспекты. Он представляет собой комплекс мероприятий, включающих организационное закрепление процессов разделения и кооперации управленческого труда в соответствии с характером и объемом выполняемых функций; обеспечение необходимой квалификации работников; распределение и расстановку кадров по звеньям системы управления; регламентирование их деятельности и отношений; выбор систем и методов работы; рациональную организацию рабочих мест и создание оптимальных условий труда и отдыха; нормирование труда. Важнейшей проблемой научной организации управленческого труда является рациональное использование рабочего времени работников аппарата управления. В Основных направлениях экономического и социального развития СССР на период до 1990 года еще раз было подчеркнуто, что необходимо более рационально использовать рабочее время, сокращать его непроизводительные затраты и потери. Поэтому начальным этапом научной организации управленческого труда является изучение использования рабочего времени работников аппарата управления и форм организации их труда. Изучение использования рабочего времени позволяет выявить его потери, их причины, разработать новые формы и методы выполнения работ и функций управления. Изучение затрат рабочего времени осуществляется различными методами, наиболее распространенными среди которых являются метод фотографии и само фотографии рабочего времени, хронометрических и само хронометрических наблюдений, метод моментных наблюдений, анкетирование и интервьюирование. Анализ использования рабочего времени производится путем сравнения фактических затрат времени с нормативными и определения эффективности использования рабочего времени. В процессе анализа использования рабочего времени необходимо установить рациональную последовательность работ в процессе управления, цель и логическую последовательность выполнения каждой работы, состав операции и их последовательность в процессе работы. В результате анализа все работы, выполняемые конкретным работником, разделяются на следующие группы: необходимые работы, затраты времени на которые нельзя сократить путем научной организации управленческого труда; работы, время выполнения которых может быть сокращено; работы, которые могут быть выполнены работниками нижестоящих уровней управления; излишние работы. После такого анализа необходимо разработать мероприятия по совершенствованию организации управленческого труда. Научная организация управленческого труда осуществляется с учётом известных принципов организации производства: специализации, пропорциональности, непрерывности, ритмичности, параллельности, прямо точности. Эти принципы имеют определенную специфику, обусловленную особенностями управленческого труда. Принцип специализации требует углубленного разделения труда, что обеспечивает концентрацию однородных работ в определенном месте. Принцип пропорциональности предполагает соблюдение определенных пропорций в численности управленческого персонала, производительности труда, квалификации работников и т. д., с тем, чтобы все работы выполнялись своевременно, были сопряжены между собой во времени и в пространстве. Принцип параллельности означает необходимость такой организации работ, которая предусматривает параллельное выполнение операций управленческого процесса с целью сокращения общей длительности работ. Принцип прямо точности предусматривает обеспечение кратчайших путей движения материальных и информационных потоков от места их возникновения до места использования. Принцип непрерывности требует сведения до минимума различных технологических перерывов в процессе управления, например, времени ожидания информации, необходимой для принятия решения. Это может быть достигнуто, в частности, путем параллельности выполнения работ. Принцип ритмичности означает необходимость обеспечения равномерной работы всех звеньев структуры управления, подчинения единому ритму, исключающему срывы в работе. Научная организация управленческого труда включает комплекс мероприятий по следующим направлениям: разделение, кооперация, специализация и регламентация труда работников управления; нормирование управленческого труда; организация рабочих мест и обеспечение нормальных условий труда; режим труда и отдыха. Большой резерв повышения эффективности управленческого труда заключается в рациональном распределении обязанностей, определении прав и установлении обязанностей и ответственности работников управления. Рациональное разделение труда, повышение уровня его специализации, установление различных отношений по взаимодействию работников аппарата управления позволяют осуществить концентрацию однородных работ, рационализировать приемы трудовой деятельности, регламентировать обязанности, права и ответственность каждого работника путем использования организационных структур управления и штатного расписания, положений о структурных подразделениях (службах, отделах и т. д.), должностных инструкций и других регламентирующих документов. Служебные отношения регламентируются путем установления и закрепления определенных видов взаимоотношений в процессе управления (линейных, функциональных, методических, информационных, прямых служебных отношений или через высшие инстанции и пр.). Регламентирование служебных отношений устанавливает порядок решения основных вопросов управления, степень участия в их решении отдельных звеньев системы управления или должностных лиц. Регламентирование служебных отношений является наиболее ответственным этапом разработки должностных инструкций, так как в этом случае нужно четко распределить обязанности как по «горизонтали» (между работниками одной ступени управления), так и по «вертикали» (между работниками разных уровней). Эффективность и производительность управленческого труда в значительной степени зависят от того, насколько рационально используются нормы. Нормирование управленческого труда имеет определенную специфику, обусловленную тем, что он не всегда поддается строгому нормированию, так как труд по управлению носит творческий, умственный характер. Без нормирования крайне затруднена, а иногда невозможна организация управленческого труда. На это указывал еще В. И. Ленин: «Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное... При нормировании управленческого труда используются в основном четыре вида норм: нормы времени (выработки), обслуживания, управляемости и численности. Нормы времени (выработки) позволяют установить численность работников аппарата управления, которые выполняют периодически повторяющиеся и четко регламентированные работы. Это в основном работы, которые выполняют вспомогательно-технические работники аппарата управления: секретари, операторы, регистраторы, архивариусы и др. Нормы обслуживания устанавливают определенное число производственных участков, цехов, оборудования и т. д., которые должны обслуживаться определенным работником аппарата управления. Нормы управляемости — это количество работников подразделений, которые подчиняются одному руководителю соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях. Нормы численности устанавливают необходимое количество работников по функциям управления. Нормы численности показывают также общее соотношение численности работников различной квалификации, например инженеров и техников, инженерно-технических работников и промышленно-производственного персонала. Следует подчеркнуть, что нормирование дает возможность определять затраты труда по функциям управления, но не устанавливает уровень затрат труда ИТР и служащих в общих затратах на выпускаемую продукцию. Как уже указывалось, управленческий труд является частью труда совокупного рабочего, и поэтому его производительность неотделима от общей производительности коллектива предприятия. Следовательно, оптимальная численность управленческого персонала должна устанавливаться исходя из объема выполняемых им функций и с учетом результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. В деятельности работников управления большое значение имеют производственная среда, окружающая работника, и рациональная организация его рабочего места. Производственная среда, в которой протекает деятельность работника управления, слагается из вещественных элементов, окружающих его в процессе труда, санитарно-гигиенической обстановки, условий социально-бытового обслуживания, а также личностных отношений между членами коллектива. Составными частями научной организации управленческого труда являются правильная планировка служебных помещений, организация рабочих мест и нормализация условий труда. Планировка служебных помещений и размещение работников управления производятся с учетом выполняемых функций, значимости и характера деятельности подразделений. Рациональная планировка помещения устраняет лишние потери времени, работники получают возможность работать более эффективно, напряженность их труда и утомляемость снижаются. Под рабочим местом работника аппарата управления понимается закрепленная за ним часть производственной площади, оснащенная оборудованием, необходимым для производительной работы. При организации рабочих мест учитываются не только общие специфические особенности управленческого труда, но и особенности трудовых процессов различных категорий работников аппарата управления: руководителей, специалистов и технических исполнителей. Условия труда, которые являются неотъемлемым элементом производственной сферы, определяются многими факторами. К ним относятся: освещенность, цветовая окраска, влажность, воздухообмен, уровень шума, температурный режим. При научной организации управленческого труда необходимо учитывать весь комплекс условий труда, который в совокупности предопределяет физиологическую работоспособность человека и его психологический настрой. Обеспечение равномерности в работе управленческого персонала, повышение экономичности работы, координация деятельности различных работников, обеспечение контроля и исключение перегрузки обеспечиваются с помощью планирования работы и соблюдения дисциплины. Планирование деятельности работников управления осуществляется с помощью планирования проведения деловых совещаний, организации документационной работы, организации личного труда, рабочих графиков в их различной форме и т. д. Дисциплина труда управленческих работников включает трудовую, технологическую и производственную дисциплину. Трудовая дисциплина означает соблюдение работниками установленного распорядка дня. Основным показателем уровня трудовой дисциплины является степень полезного использования рабочего дня. Технологическая дисциплина требует точного соблюдения определенной последовательности выполнения управленческих работ, ибо ее нарушение приводит к потерям, снижает эффективность и качество работы. Производственная дисциплина требует четкого распределения обязанностей, рационального использования оргтехники, четкого выполнения обязанностей, распоряжений и указаний руководства, соблюдения правил охраны труда, санитарии и т. д. Большое влияние на соблюдение дисциплины оказывают уровень воспитательной работы в коллективе, активность общественных организаций. На необходимость соблюдения дисциплины во всех ее формах было особо указано на ноябрьском Пленуме ЦК КПСС. Немаловажное значение имеет применение рационального режима труда и отдыха, при котором обеспечивается оптимальное для конкретного вида управленческого труда соотношение между продолжительностью периодов работы и перерывов для отдыха. При установлении рационального режима должны учитываться степень уплотненности рабочего дня, напряженность умственного труда, санитарно-гигиенические условия труда и т. д. Научная организация управленческого труда — это процесс совершенствования организации управленческого труда на основе достижений науки и передового опыта, приводящий к повышению его производительности. Научная организация труда предполагает как учет общих условий работы, обусловленных законами развития социалистического производства и закономерностями управления ими, так и тщательный учет особенностей работы каждой из групп работников управления. Применение научной организации управленческого труда позволяет решить проблему повышения его эффективности. В. И. Ленин подчеркивал необходимость принять «...за истинную меру производительности труда каждого данного учреждения, прежде всего степень действительного и безотлагательного исполнения всех проходящих через него дел...». Поскольку каждая должностная группа управленческого персонала имеет определенную специфику в методах и средствах выполнения функций управления, в характере и условиях деятельности, наиболее эффективна такая научная организация управленческого труда, которая учитывает эти специфические особенности. Рассмотрим особенности научной организации труда руководителя. Особенности научной организации труда руководителя Роль руководителя в системе управления определяет исключительную важность правильной научной организации его труда. Недостатки в этой области прямым образом влияют на эффективность работы всего аппарата управления, на процесс управления и, следовательно, на эффективность производства. Из общего круга вопросов, связанных с организацией труда руководителя, особое значение имеют планирование рабочего времени и организация его личного труда. Рациональное планирование рабочего времени руководителя, и четкая организация его личного труда являются важным условием эффективной работы всего аппарата управления установления типового распорядка рабочего дня или в форме разработки планов выполнения конкретных типовых работ и проведения типовых мероприятий (процесс выработки решений, организация заседаний, совещаний и т. д.). Типовыми составляющими труда руководители, учитываемыми при установлении распорядка дня, являются: осуществление контрольных функций (изучение данных о ходе выполнения заданий, анализ реализации решений и т. п.); работа с почтой; непосредственное ознакомление с работой подразделений; собрания; совещания; заседания и другие формы коллективной работы, а также представительские функции; прием посетителей и т. д. Дальнейшая конкретизация направлений и содержания работы осуществляется путем разработки недельных и месячных стандартных (типовых) планов. Они определяют объекты непосредственного ознакомления (цехи, службы, отделы); категории посетителей, подлежащих приему; направленность собраний, совещаний и заседаний; тематику перспективных проблем и т. д. На этой основе разрабатываются аналогичные планы работ всего руководящего состава, увязанные с работой партийной и общественных организаций. Такая система планирования создает предпосылки для организации слаженной и эффективной работы всего коллектива, максимального сокращения потерь рабочего времени, укрепления производственной, трудовой и технологической дисциплины. Последующая конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом сложившейся обстановки и на основе локальных планов, связанных с решением задач, возникающих на данном уровне управления, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений. Затраты времени на выполнение различных работ и соответствующие пропорции между ними зависят от многочисленных факторов: особенностей конкретной обстановки, степени совершенства системы управления, изменений в составе кадров, уровня квалификации и опыта руководителя, стиля его работы, умения определить ключевые проблемы и т. п. Это обусловливает необходимость систематического учета и анализа затрат рабочего времени. Ведущую роль в такой работе играет сам руководитель. Систематический учет характера и содержания работы с помощью само фотографий рабочего дня (или другими способами) и их анализ позволяют выявить характерные причины непроизводительных, малоэффективных затрат рабочего времени, создать укрупненные нормативы затрат на регулярно повторяющиеся виды работ, установить нормы времени на все остальные виды работ. Анализ позволяет выявить недостатки в распределении работ, установить причины дублирования, совершенствовать организацию, методы выполнения работ, стиль работы. Каждый вид деятельности требует использования специфических методов и приемов, их подготовки и осуществления, использования соответствующей информации н техники управления. Так, например, организация служебных совещаний требует от руководителя: четкого определения целей и соответствующей формулировки вопросов, подлежащих обсуждению; определения рационального регламента, степени его жесткости и состава участников; выбора рациональных методов подготовки совещаний; обеспечения делового характера обсуждения, четкого подведения итогов и т. п. Современное состояние теории управления и практики хозяйственного руководства предоставляет в распоряжение руководителя широкий арсенал методов и организационных форм, обеспечивающих возможность эффективного решения возникающих перед ним задач, научной организации его труда. Эффективность труда руководителя существенно зависит от того, как и каким образом, он использует свое свободное время. Правильная организация использования свободного времени необходима не только для того, чтобы руководитель мог избавиться от усталости, но и для того, чтобы он затем мог наиболее успешно выполнять свои служебные обязанности. Ведь свободное время им может быть использовано не только для отдыха, но и для развития личности. Самообразование во всех его формах, повышение общей культуры, умение создавать и вызывать положительные эмоции — все это может быть достигнуто при рациональной организации свободного времени. Рациональная организация труда и отдыха оказывает плодотворное влияние на формирование стиля работы руководителя. Таким образом, рассмотрение особенностей научной организации труда руководителей позволило выявить те специфические проблемы, на которые необходимо обратить особое внимание при изучении места и роли руководителя в системе управления.
13) В чем состоят основные функции менеджера?
· Стиль, содержание и правила составления делового письма
· Каковы основные особенности управленческого труда?
· На какие группы разделяются работники управления?
· Чем отличаются эвристический, административный и операторный управленческий труд?
· Какую роль в организации играют руководители высшего, среднего и низшего звена?
Основная задача менеджеров состоит в том, чтобы создавать условия для групповой деятельности так, чтобы индивид вносил свой вклад в достижение групповых целей с минимальными затратами денег, времени, усилий, а также с минимальными неудобствами. Поэтому для реализации управленческой деятельности менеджер должен выполнять следующие функции:
· административную (разработка и реализация кадровой политики: подбор, формирование штата, расстановка, адаптация персонала, повышение квалификации),
· стратегическую,
· экспертно-консультативную,
· представительскую,
· воспитательную,
· психотерапевтическую,
· коммуникативно-регулирующую,
· инновационную,
· дисциплинарную.
Рассмотрим эти функции более подробно.
Административная функция заключается в разработке и реализации кадровой политики. Выполнение этой функции предполагает проведение анализа трудового потенциала, планирование персонала, наем, подбор, маркетинг персонала, формирование штата, расстановку, адаптацию персонала, повышение квалификации, увольнение.
Стратегическая функция требует одновременного осуществления контроля, который, в свою очередь, должен, отвечать следующим условиям: иметь постоянный характер, быть объективным, должен быть формой проявления уважения к подчиненному.
Экспертно-консультативная функция требует профессиональной компетенции по поводу производственно-экономической деятельности предприятия, коммуникаций, межличностных отношений; делегирования полномочий; а также использования в ежедневной работе элементов консультирования.
Воспитательная функция должна базироваться на единстве морали, слова и дела, помощи в адаптации работников в коллективе.
Психотерапевтическая функция имеет целью обеспечение сотрудникам ощущение безопасности, уверенности в завтрашнем дне, оказания помощи.
Коммуникативно-регулирующая функция состоит в построении специальной системы информационного обеспечения управления подразделениями и организацией в целом.
Инновационная функция предполагает поиск эффективных методов управления, организации работы предприятия с учетом изменений внешней и внутренней среды.
Дисциплинарная функция заключается в осуществлении контроля, мотивации деятельности персонала.
