Глоссарий (справочник)

Автобиография – это документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица и составляемый работником в произвольной форме, без исправлений и помарок.

Автор документа - ф изическое или юридическое лицо, сделавшее документ.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия.

Анкета – это один из основных документов личного дела, представляющий собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

– бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных соискателя, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении.

Архив – организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью использования.

Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд – с овокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Беловой документ – р укописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Вид письменного документа – п ринадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учётный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Гриф ограничения доступа к документу – р еквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – р еквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Дисциплинарное взыскание – это замечание, выговор, строгий выговор или увольнение, назначаемые сотрудникам организации непосредственно за обнаружение проступка.

Доверенность –письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, с определёнными реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документационная система – это комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных управленческих функций.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Должностная инструкция – это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная карточка – это учётный документ должностного характера, относящийся не к отдельному лицу, а к определённой номенклатурной должности, на которую он заполняется.

Доступ к информации – получение субъектом возможности ознакомления с информацией, в том числе при помощи технических средств.

Документ личного происхождения – д окумент, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Замещение – это перевод работников на срок до 1 месяца на не обусловленную трудовым договором работу на том же предприятии либо на другом предприятии, вызванный производственной необходимостью.

Защита информации – деятельность по предотвращению утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию.

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Информация –

– это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления;

– это разнообразные сведения или совокупность сведений, а также обмен сообщениями между объектами.

Инструкция – это организационно-правовой документ длительного действия, определяющий собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, служб и подразделений.

Источник комплектования – ю ридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Кадровое делопроизводство – это совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учётного характера по персоналу организации, а также их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющих юридической силы.

Личная карточка (форма Т-2) – это учётный документ, заполняемый на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника.

Личное дело – это совокупность документов персонального учёта, в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Личный листок по учёту кадров – это основа личного дела работника, представляющее собой своего рода анкету, заполняемое лично работником.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

ОК ТЭСИ – систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и объектов классификации.

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учёт.

Объект защиты – информация или носитель информации или информационный процесс, в отношении которых необходимо обеспечивать защиту в соответствии с поставленной целью защиты информации.

Объем документооборота – это количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею за определенный пе­риод.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Орган защиты информации – административный орган, осуществляющий организацию защиты информации.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация защиты информации – содержание и порядок действий по обеспечению защиты информации.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Организационная структура системы управления персоналом – это совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений и должностных лиц, обеспечивающих выполнение задач по укомплектованию кадрами предприятия, акционерного общества, компании, фирмы.

Отдел кадров – это основное структурное подразделение по управлению персоналом в организациях, выполняющее функции по приёму и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

Отраслевая система документации – это совокупность информационно связанных функциональных систем документации, соответствующих составу и особенностям управленческих функций в определённой отрасли экономики или социальной жизни общества и отражающих её специфику.

Официальные документы – документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установлённых правилами документирования.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинный документ – д окумент, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подпись – р еквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы отдельных структурных подразделений предприятия, коллегиальных и совещательных органов, функционирующих на постоянной основе, а также временных органов.

Положение о персонале – это документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда на предприятии, основные права и обязанности предприятия и его персонала.

Положение о моральном и материальном поощрении работников – это документ, который устанавливает порядок поощрения персонала в организации.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, устанавливающий порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы трудовых отношений в организации.

Правила документирования – т ребования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Приказ – это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

Приказ о приеме на работу – это распорядительный документ, применяющийся для учёта вновь принятых на работу сотрудников.

Приказы по личному составу – это основные распорядительные документы, определяющие служебное положение работников и служащие основание для внесения соответствующих записей в их учётные документы.

Приказы по основной деятельности – это приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчётности, снабжению и другим производственным вопросам.

Протокол – это документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Работа по управлению персоналом – это организация найма, отбора, приёма персонала, его деловая оценка, профориентация и адаптация, обучение, содействие его деловой карьере и служебно-профессиональному продвижению, мотивация и организация труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение (увольнение) персонала.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителями, в отдельных случаях руководителями структурных подразделений в целях доведения до исполнителей оперативных вопросов.

Регистрация – запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Решение – это распорядительный документ коллегиального органа управления.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Система управления персоналом организации – это формирование целей, функций, организационной структуры управления, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей подразделений, процедур принятия и реализации управленческих решений.

Служебные (управленческие) документы – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Служебная записка – это форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Система – определённый порядок в расположении и связи частей чего-нибудь, в действиях.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению.

Система защиты информации – совокупность органов и / или исполнителей, используемая ими техника защиты информации, а также объекты защиты, организованные и функционирующие по правилам, установленным соответствующими правовыми, организационно-распорядительными и нормативными документами по защите информации.

Служба управления персоналом – это совокупность подразделений и должностных лиц – носителей функций управления персоналом.

Срок исполнения документа – срок, установлённый нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Табель унифицированных форм документов – это классификационная схема разрешённых к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций стоящих перед организациями-разработчиками.

Телеграмма – это документ, отличающийся от других способом передачи – по телеграфу.

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Трудовая мотивация – это сложный психологический процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации, в которой человек работает.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определённой специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату в полном объёме и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством РФ, коллективным трудовым договором или соглашением сторон.

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установлённых в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположённых в определённом порядке на носителе информации.

Управление персоналом – это создание условий, обеспечивающих наилучшее использование человеческих ресурсов организации и каждого работника в отдельности.

Устав – это организационный учредительный документ, устанавливающий правовой статус юридического лица, предмет его деятельности, права, возможности, обязанности, наименование, порядок распределения прибыли и другое, а также необходимый для государственной регистрации предприятия.

Учётная карточка научного работника – это документ, предназначенный для учёта научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Функциональные системы документации – это системы документации, выделенные в соответствии с конкретной функцией управления и являющиеся механизмом её реализации.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности.

Характеристика – это документ, который составляется для оценки личности работника по качествам, которые он проявил, находясь на рабочем месте.

Ценность архивного документа – свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Штатное расписание – это организационный документ предприятия, устанавливающий его структуру, штатный состав и штатную численность в соответствии с Уставом (Положением).

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издаваемого органа.

1.3. Модуль 3: Контрольно-диагностические материалы*

1.3.1. Примерный перечень вопросов к зачету или экзамену*

ПЕРЕЧЕНЬ ПРИМЕРНЫХ ВОПРОСОВ К ЗАЧЁТУ

1. Основные термины и задачи управления документами за рубежом.

2. Характеристика законодательно-нормативной базы современного документационного обеспечения управления за рубежом.

3. Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981г.

4. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981г.) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995г.).

5. Международная организация по стандартизации.

6. Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности.

7. Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документами».

8. Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов».

9. Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR15801).

10. Понятие документопотока, документооборота, этапов документооборота, организации работы с документами.

11. Понятие электронный документ, электронный документооборот.

12. «Информационная технология» – ГОСТ Р 52292-2004 Электронный обмен информацией. Термины и определения».

13. Общие принципы и методические основы организации документооборота.

14. Порядок обработки документов.

15. Автоматизация документационного обеспечения управления.

16. Три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей.

17. Модельные законы ЮНСИТРАЛ (UNCITRAL – Комиссии по международному торговому праву ООН) «Об электронной коммерции» 1996г. и «Об электронной подписи» 2001г.

18. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Италии.

19. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции.

20. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии.

21. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании.

22. Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США.

23. Системы документооборота – два класса: корпоративный и глобальный.

24. Международный или трансграничный документооборот (МЭДО).

25. МЭДО между Россией, Республикой Беларусь и Украиной.

26. Сравнение российских и западных методов организации документооборота.

27. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации от 27 июля 2006г.

28. Концепция совершенствования ДОУ с учётом зарубежного опыта.

29. ДОУ: Комплексная целевая программа с учётом зарубежного опыта.

30. Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) с учётом зарубежного опыта.

1.3.2. Примерная тематика рефератов, курсовых работ (если предусмотрены рефераты или курсовые работы).

Перечень примерных докладов-презентаций для самостоятельной работы:

1. Характеристика законодательно-нормативной базы современного документационного обеспечения управления за рубежом.

2. Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981г.

3. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981г.) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995г.).

4. Международная организация по стандартизации.

5. Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности.

6. Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документами».

7. Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов».

8. Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR15801).

9. «Информационная технология» – ГОСТ Р 52292-2004 Электронный обмен информацией. Термины и определения».

10. Автоматизация документационного обеспечения управления.

11. Три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей.

12. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Италии.

13. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции.

14. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии.

15. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании.

16. Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США.

17. Международный или трансграничный документооборот (МЭДО) между Россией, Республикой Беларусь и Украиной.

18. Сравнение российских и западных методов организации документооборота.

19. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации от 27 июля 2006г.

20. Концепция совершенствования ДОУ с учётом зарубежного опыта.

21. ДОУ: Комплексная целевая программа с учётом зарубежного опыта.

22. Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) с учётом зарубежного опыта.