2015-04-30
5230
В процессе функционирования организаций возникает большое количество самых разнообразных взаимосвязей. Эти связи подчинены социальным законам и закономерностям.
Закон – это общепринятое правило, которое признается обязательным для исполнения. Все живое и неживое на земле подчиняется законам природы.
Применительно к социальным организациям, закон – устойчивая, объективная связь явлений или событий, присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях.
Социальные законы определяют отношения между людьми и группами и определяются в процессе их деятельности. Многие из социальных законов фиксируются в форме законодательных актов либо нормативных документов, определяющих поведение больших групп людей.
Особенность социальных законов состоит в том, что они не имеют постоянную характеристику или устойчивую связь явлений, а представляют ситуацию как некоторую тенденцию, имеющую определенную степень достоверности. Поэтому проявление действия законов в отношении социальных организаций всегда содержит элемент неопределенности. Неопределенность – это неполнота или неточность информации об условиях реализации проекта или решения, включая связанные с ним затраты.
Существуют три основных типа неопределенности:
– неизвестность;
– случайность;
– расплывчатость.
В условиях неизвестности принятие решения – характерная особенность вновь созданной организации, т. к. отсутствует собственный опыт и невозможность использования чужого, либо наличие абсолютной (непреодолимой) неизвестности, такой как форс-мажорные обстоятельства, изменения в политической ситуации, обвальные изменения цен, забастовки, войны и т. д.
Случайности в теории организации – это факторы, подчиняющиеся социальным законам и допускающие оценку возможности их реализации с использованием методов математической статистики и теории вероятности.
Расплывчатость – неопределенность, возникающая из-за наличия в законах и описаниях условий их действия формулировок, допускающих неоднозначные толкования.
Изучение социальных законов дает возможность менеджеру составить представление о возможных путях достижения поставленной цели.
Неопределенность в принятии решения характеризуется наличием риска.
Риск – это возможная опасность, с одной стороны, а с другой – действие наудачу в надежде на благоприятный исход дела. Менеджмент – управление рисками, которое невозможно без знания законов, регламентирующих функционирование социальных организаций, и механизм их действия.
Различают виды рисков, связанные со следующими ситуациями:
– с нестабильностью экономического законодательства и текущей экономической ситуации;
– с нестабильностью политической ситуации и возможностью социально-политических изменений в стране или регионе;
– с возможностью введения ограничений на торговлю и поставки, закрытием границ, увеличением таможенной пошлины;
– с колебанием рыночной конъюнктуры, цен, валютных курсов;
– с недостатком или неточностью информации о технико-экономических показателях и параметрах новой техники;
– с производственно-технологическими причинами (авариями, производственным браком и т. п.);
– с неопределенностью целей, интересов и поведения партнеров, а также недостатком сведений об их финансовом положении и деловой репутации (возможность неплатежей, банкротств, срывов договорных обязательств);
– с непостоянством природно-климатических условий.
Знание социальных законов позволяет осуществлять эффективное управление рисками, выбирать варианты достижения поставленной цели, оптимальных с точки зрения материальных и временных затрат.
Основными законами теории организации являются:
– закон синергии;
– закон развития;
– закон композиции и пропорциональности;
– закон информированности и упорядоченности;
– закон единства анализа и синтеза.
Существует еще ряд специфических законов, регламентирующих деятельность организации.
Закон синергии
Синергия (от греч. synergia – сотрудничество, содействие) означает совместное и однородное функционирование элементов системы. Закон синергии определяет приращение энергии. В любой организации возможен как прирост энергии, так и снижение общего энергетического ресурса по сравнению с простой суммой энергетических возможностей входящих в нее элементов.
Энергетический потенциал деловой организации показывает ее возможности в достижении поставленной цели, эффективного использования как материальных факторов (территория, техническая оснащенность, денежные средства, оборотные фонды), так и социально-психологических факторов (уровень профессиональной подготовки персонала, социально-психологический климат в коллективе). Степень реализации потенциальных возможностей организации зависит от эффективности работы звена управления. При этом может быть достигнут как положительный, так и отрицательный эффект. Низкий уровень реализации энергетического потенциала организации может быть обусловлен неэффективным использованием таких факторов, как менеджмент, отсутствие в коллективе лидера, недостаточная квалификация или пассивность персонала, слабая техническая оснащенность, использование устаревших технологий управления. Поэтому задача менеджера заключается в том, чтобы найти нужный набор этих факторов, который позволит повысить синергию организации. Применительно к социальным организациям закон синергии проявляется в частности, в приросте энергии, превышающем сумму индивидуальных усилий членов организации.
Наиболее важной особенностью действия закона синергии в рамках социальных организаций является возможность управления приростом энергии.
В деловых организациях это выражается в целенаправленном регулировании энергетического и производительного потенциала. Синергетическим эффектом можно считать усиление результатов в совместной деятельности в результате совпадения набора факторов (элементов) и оптимального сочетания их характеристик.
Например, в медицине синергия определяется комбинированным действием лекарственных веществ на организм; в другой социальной организации синергетический эффект основан на использовании суммарных усилий коллектива организации либо на разделении трудового процесса по различным специализациям. Наиболее значимый синергетический эффект достигается при правильном использовании современных технологий работы в сочетании с процессами разделения труда и современной организацией управления.
В связи с этим в организации должна быть разработана система мероприятий социального и экономического характера, направленная на решение задачи обеспечения положительного синергетического эффекта.
К экономическим мероприятиям повышения синергетического эффекта организации относятся: возможность участия работников в распределении общей прибыли, различные формы поощрения по итогам работы организации в целом, участие в акционировании, награждение бесплатными акциями и т. п.
К социальным мероприятиям относятся: мероприятия по проведению досуга и отпуска, бесплатное медицинское обслуживание, оказание помощи при решении личных и семейных проблем.
К психологическим мероприятиям относятся: встречи с представителями руководства, профессиональной учебы работников.
Для всех звеньев организации необходима специальная система мотиваций, эффективная система контроля и оперативной коррекции проводимых мероприятий.
Для оценки эффективного использования энергетического потенциала организации на сегодняшний день используют показатели деятельности нализируемой организации по сравнению с работой другой аналогичной организации. В таблице 1 приведен перечень основных показателей, позволяющих сделать заключение 2.1 по использованию синергетического эффекта на основе метода сравнительных оценок.
Количественная оценка эффективного использования синергетического потенциала организации может быть определена методом экспертных оценок путем тестирования социально-психологического состояния личности.
Таблица 2.1 - Основные показатели созидательного синергетического эффект
| Личностные и групповые | Для организации в целом |
| Увеличение производительности труда | Высокий уровень показателей экономической деятельности |
| Улучшение условий организации труда | Быстрая и адекватная реакция на изменения во внешней среде |
| Повышение уровня профессиональной подготовки | Использование прибыли в целях расширения собственного бизнеса |
| Усиление исполнительской дисциплины | Устойчивые показатели развития организации |
| Освоение смежных профессий | Совершенствование структуры |
| Рост заработной платы | Освоение новых рынков сбыта |
| Групповая форма оплаты труда и система поощрения труда | Использование современных технологий, коммуникации и управления |
| Приобретение акций организации | Повышенный спрос на продукцию |
| Сознательное отношение к труду | Высокое качество товаров и услуг |
| Лояльность к руководству | Создание положительного имиджа |
| Отсутствие конфликтов | Здоровый моральный климат |
| Участие в коллективных мероприятиях | Инновационная деятельность |
Закон самосохранения утверждает, что любой организации как социально-экономической системе присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет оптимального использования кадровых и материальных ресурсов.
Деловая организация представляет собой некоторую самостоятельно существующую систему, подобно живому организму, который появляется на свет, растет, развивается, совершенствуется, болеет, стареет, умирает. Организации присуще стремление к самосохранению. Самосохранение позволяет организации продолжить свое существование даже после достижения поставленной цели.
В конкурентной борьбе при рыночных отношениях происходит естественный отбор организаций. Выживает та, которая удовлетворяет потребностям общественного развития. Потому при создании организации выбор целей и социальной миссии является самым ответственным моментом в стремлении к выживанию. Кроме того, на обеспечение существования организации и дальнейшего ее развития оказывают факторы внутренней и внешней среды, представляющие угрозу ее жизнедеятельности. Эти факторы разбиты на две группы: позитивные и негативные.
Позитивные факторы – ресурсы, повышающие возможности организации в борьбе за выживание. Организация способна к выживанию и устойчивому развитию только в том случае, если энергетический потенциал позитивных факторов превышает соответствующий показатель негативных факторов.
Внутренние факторы, влияющие на жизнедеятельность организации, делятся на факторы материального характера (наличие денежных средств, состояние материально-технической базы, технологии работы и т. п.); социально-психологические факторы (профессиональная и психологическая пригодность персонала к выполнению возложенных на них обязанностей, показатели общей психологической атмосферы в коллективе: отношение к руководству, конфликтность, способность работать в часто меняющихся или экстремальных условиях и т. д.); личность менеджера, его инициативность, профессионализм, общая культура, коммуникабельность, организаторские способности, стремление к использованию новаций в управленческой деятельности и т. д.
Факторы внешней среды. К ним относятся:
– международные факторы;
– рыночные факторы;
– технологические факторы;
– социальные факторы;
– политические факторы.
Основные факторы внешней среды сгруппированы в таблице 2.2.
Таблица 2.2 - Основные факторы внешней сред
| Факторы внешней среды | |||||
| Международные | Политические | Экономические | Технологические | Рыночные | Социальные |
| Отношения | Законы | Инфляция | Новация | Конкуренция | Менталитет |
| Соглашения | Правовые нормы | Налоговые ставки | Средства автоматизации | Партнеры и поставщики | Национальные чувства |
| Контакты Связи | Таможенная политика | Доходы населения | Новые технологии управления | Емкость рынка | Демографические проблемы |
| Законодательство | Кредитная политика | Управление финансами | Интернет | Спрос и предложение | Уровень занятости населения |
Международные факторы. К ним относятся взаимоотношения между государствами, соглашения по тарифам и торговле между странам, законода - тельные основы различных стран. Деловые организации, которые стреляться выйти на международный рынок, должны отслеживать политику других стран, предусматривающую меры по защите или расширению национального рынка.
Политические факторы. Это государственный строй, законодательная и нормативная деятельность федерального правительства и органов местной власти, уровень правового регулирования экономической деятельности, состояние кредитной политики, протекционизм в таможенное политик.
Экономические факторы. Темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, способность управления финансами на государственном уровне, условия предоставления кредитов, уровень цен, платежеспособность населения и предприятий, уровень безработицы в стране.
Рыночные факторы. Спрос и предложение, демографическая ситуация, уровень конкуренции, емкость рынка, защищенность организации в рамках выбранного сегмента рынка.
Технологические факторы. Наличие нововведений, использование новейших достижений передовых стран мира, технические новации, современные информационные технологии (Интернет), новые технологии управления организациями, финансовыми потоками, использование автоматизированного сбора, обработки и передачи информации.
Социальные факторы. Остроконечные национальные чувства (покупать только отечественные товары, не покупать товары у лиц определенных национальностей), неоднозначное отношение к предпринимательству, изменение общественных ценностей, развитие движения в защиту потребителей.
Опыт работы деловых организаций в условиях становления рыночных отношений показывает, что чаще всего ликвидация организаций связана в основном с неэффективным менеджментом. Из закона самосохранения следует, что прибыль не является главной целью организации, потому что она является сугубо внутренней проблемой. Использование прибыли как главного фактора самосохранения предприятия привело к самоликвидации. В настоящее время организации такого типа могут существовать очень короткое время и только на новых сегментах рынка.
Основой борьбы за самосохранение организаций является способность приспосабливаться к внешней среде, уметь использовать происходящие в ней изменения в своих интересах. Для оценки «запаса прочности» деловой организации необходимо пользоваться понятием постоянной и неустойчивой равновагы баланса положительных и отрицательных факторов. Состояние устойчивого равновесия отличается тем, что если негативные воздействия на организацию не превосходят некоторого предельного значения, то организа ция быстро приспособится к новым условиям окружающей среды и снова вернется в устойчивое состояние. Организация, находящаяся в состоянии неустойчивого равновесия, даже при незначительных возмущающих воздействиях теряет свою устойчивость.
Устойчивое состояние функционирования организации является необхидмим элементом при создании инвестиционной привлекательности деловой организации.
Неустойчивость функционирования организации может быть выражением не только материальными, но и психологическими факторами, такими как высокий уровень конфликтности коллектива, безынициативность менеджера и т. п., что затрудняет заключение долгосрочных партнерских отношений, предоставленно кредитов, выделение инвестиций.
Для обеспечения устойчивости функционирования организации необходимо осуществлять мероприятия:
а) организационно - экономического характера:
1) создание резервного денежного фонда;
2) увеличение доли высоколиквидных материальных фондов;
3) использование диверсификации деятельности;
4) установление постоянных партнерских отношений;
5) использование контрактов форвардного типа;
6) совершенствование структуры управления;
7) автоматизация производства;
8) использование ноу - хау и освоение новых технологий работы;
9) активизация маркетинговых исследований с целью выявления новых возможностей организации;
б) меры социально - психологического характера:
1) разработка системы повышения профессиональной пригодности персонала;
2) регулярная оценка уровня профессиональной и психологической пригодности персонала;
3) улучшение социально - бытовых условий;
4) разработка системы мотиваций экономического и социального характера;
5) создание кадрового резерва из людей, входящих в состав организации с внешней среды;
6) проведение мероприятий по борьбе с конфликтными ситуациями;
7) разъяснение сотрудникам значимости их труда в обеспечении устойчивых существования организации.
При разработке мероприятий в первую очередь должно быть выполнено диагностическое обследование, при котором составляется перечень проблемных ситуаций, которые могут привести к краху в случае изменений условий существования.
Составление списка потенциальных угроз существованию организации, анализ этих угроз и предварительная разработка сценариев поведения в экстремальных ситуациях значительно повышают шансы выживания деловой организации.
Закон развития деловых организаций. Организация является сложным объектом, в состав которого входят люди, оборудование, здания, информационная среда и т. п. Как и любой другой живой организм, организация имеет свое прошлое, существует в настоящем и планирует будущее.
Закон развития гласит: в процессе жизнедеятельности организации происходят необратимые и закономерные изменения, направленные на максимальное использование энергетического потенциала для достижения поставленной задачи, в результате чего происходит качественное изменение состояния организации.
Для организации так же, как и для многих других явлений, применимо понятие жизненного цикла. Схематично его можно представить в виде основных этапов жизнедеятельности организации: создание, рост, стабильность, спад, ликвидация.
Цель - это предвидение результатов, на достижение которых направлена деятельность организации.
Цель деловой организации должна соответствовать запросам потребителей, решать социально значимые проблемы, стоящие перед обществом.
Основой существования организации является коммерческая идея, есть предсказания того, каким путем она будет зарабатывать деньги, и какой будет получать доход. Прибыль должна рассматриваться как один из критериев успеха, а не как самоцель.
Основной целью организации должно быть эффективное и быстрое развитие, которое решается за счет освоения и расширения рынка, внедрения новых технологий работы или выпуска новой продукции, решения актуальных социальных задач.
После установления цели необходимо определить, реализуется ли эта цель. Для этого производятся следующие действия:
– анализ возможностей организации;
– выявление набора подцелей путем прогнозирования;
– анализ исходной позиции.
Анализ возможностей организации. Проводится комплексный анализ энергетического потенциала организации, т.е. определение соответствия цели существующим возможностям организации и возможности дальнейшего розвику.
Анализ внешней среды. Проводится детальный анализ субъектов, объектов, факторов и явлений внешней среды, связь с государством, состояние рынка, запросов потребителя, поведения конкурентов, работа банков и инвестиционных компаний.
Выявление набора подцилей путем прогнозирования. Просмотр альтернативных целей, соответствующих выбранному направлению деятельности организации; просмотр сценариев возможного поведения организации в будущем с учетом возможных поведений во внешней среде.
Морфологический анализ. Этот вид анализа обеспечивает пророкуванняьдий организации в условиях изменения тенденций развития как самой организации, так и окружающей среды.
Анализ исходной позиции. Предполагает ответы на следующие вопросы:
– соответствует цель возможностям организации;
– верны выдвинутые коммерческие цели;
– как будет осуществляться борьба за выживание организации при неблагополучном развитии событий (оценка опасности).
Следующим этапом развития организации является выбор стратегии, которая определяет последовательность действий организации на всех этапах ее развития, начиная от создания и кончая ликвидацией.
Стратегия - это составная часть искусства управления организацией, которая охватывает вопросы теории и практики развития организации. Иначе говоря, стратегия - это общий план ведения конкурентной борьбы. Существуют три основных этапа базовых стратегий развития:
– ограниченный рост (ОР);
– рост (С);
– сокращение (С).
Ограниченный рост. Эта стратегия применяется в сложившихся отраслях со стабильной технологией. Если результаты работы фирмы устраивают ее руководителей, то эта стратегия сохраняется длительное время как наименее рискованный путь.
Рост. Эта стратегия применяется в динамично развивающихся отраслях с быстроменяющейся технологии или неосвоенных сектором рынка. Характерен прирост показателей развития предприятия.
Сокращение. Эта стратегия выбирается, когда наблюдается устойчивая тенденция к снижению показателей работы организации. Характерно установление целей ниже результатов, достигнутых в прошлом.
Наиболее характерна тенденция использования организациями комбинированной стратегии, допускает использование различных стратегий в случае реализаций нескольких целей.
В настоящее время, в условиях переходного периода экономического развитку страны, при выборе стратегии развития организации необходимо учитывать дополнительные базовые стратегии развития организаций. В их число включаются следующие стратегии:
– минимизация расходов;
– сокращение рисков;
– накопление ресурсов;
– расширение рынков;
– выбор ассортимента;
– среда обитания;
– координация действий партнеров.
Стратегия минимизации издержек. Сформулировать ее можно следующим образом: провести или купить подешевле, а продать подороже и быстрее при минимальных затратах на персонал, перевозки грузов и складирование.
Стратегия минимизации рисков. Эту стратегию не могут выбирать организации, которые находятся на стадии развития и роста, так как они заранее обрекают себя на неудачу. Начало работы организации по освоению нового дела, связанное с высокими рисками.
Стратегии минимизации рисков, как правило, придерживаются крупные организации, способные диверсифицировать свою деятельность. Им удается минимизировать риски без потери темпов развития, работая одновременно на нескольких сегментах рынка. Малые и средние предприятия могут использовать эту стратегию, если в своей работе они ориентируются на деятельность более крупной компании.
Стратегия накопления ресурсов. Выполнение этой стратеги возможно, но только при условии, если продвижение товаров на рынки позволяет накаплюваты инвестиционный ресурс. Для ее реализации используется вложение денег в ликвидные ценные бумаги. Применяется, главным образом, в тех случаях, когда проведение работ по расширению рынка нецелесообразно, например при очень высоких расходах.
Стратегия расширения рынка. Суть ее заключается в том, что получаемая прибыль расходуется на развитие системы сбыта. Основной принцип ее выглядит следующим образом: например, профинансировали создание торговой точки, потом продали ее, а вырученные деньги вложили в создание новой торговой точки. Эта стратегия по силам только достаточно большой деловой организации, так как требует значительных материальных и трудовых затрат.
Стратегия структуризации среды. Средой существования организации, кроме производства, являются финансовые институты, транспортные компании и другие службы, которые занимаются продвижением товаров на рынки. Поэтому среда обитания - важнейший фактор успешного развития любой деловой организации. Реализация стратегии во многом зависит от среды, т.е. деятельности банков, крупных финансовых компаний. Эта стратегия может быть реализована только при условии, что все партнеры полностью осознают важность общих корпоративных интересов усилить свои отношения путем совершенствования единой структуры бизнеса.
Стратегия выбора ассортимента. Суть ее заключается в том, чтобы организация четко представляла себе тот сектор рынка, на котором она будет действовать. Данная стратегия несовместима с принципом: чем ассортимент шире, тем лучше. Важная оптимизация ассортимента.
Стратегия координации действий партнеров. Эта стратегия наиболее сложная, поскольку предусматривает обязательное наличие сложившейся структуры и осуществляется специально предусмотренными координуючимы органами. Данная стратегия ориентирована на работу организаций в едином информационном пространстве и не может осуществляться какими-то отдельными фирмами. Координация действий партнеров возможна при объединении партнеров типа холдинговой компании или финансово - промышленной группы.
Любой стратегическое направление развития организации базируется на постоянстве партнеров. Так, расширение рынка не может происходить за счет уменьшения количества стратегических партнеров. Поиск взаимопонимания в рамках реализации общей стратегии - это основная задача каждого развивающейся организации.
Выбор базовых стратегий осуществляется с помощью модели приняття решений в рамках ситуационного подхода. Применив этот метод к проблеме выбора стратегической концепции, можно получить модель, позволяющую определить в зависимости от условий работы набор базовых стратегий для конкретного предприятия, рис. 2.4.
В качестве условий, определяющих основную стратегию действия предприятия или объединения предприятий, были выделены следующие признаки:
– ориентация на долгосрочное развитие;
– начало работы или продолжения деятельности;
– наличие инвестиционного ресурса или возможность привлечь заемные средства на цели развития;
– размер предприятия;
– наличие или отсутствие сложившейся среды.
Согласно модели принятия решений о выборе стратегии развития предприятия (рис. 2.4), выбор стратегии или набор базовых стратегий соответствуют точки принятия решения, расположенные на вершине графа, а условия работы предприятия соответствуют движению вдоль дуг графа. Каждой точке принятия решения поставлен в соответствие некоторый набор стратегий, рекомендованных предприятию. Если это не так, то для принятия решения требуется дополнительная информация об условиях работы предприятия, соответствует обязательному перехода к следующей вершины графа.
Каждому набору условий работы соответствует определенный путь на графе. В набор рекомендуемых стратегий должны входить все стратегии, соответствующие точкам принятия решений, через которые проходит этот путь. Основная стратегия предприятия будет представлять собой выборку из набора рекомендованных базовых стратегий.
Таким образом, для каждого конкретного набора условий работы предприятия может быть принято 2n -1 решений о выборе основной стратегии, где n - размер набора рекомендованных стратегий.
 |  |  |  |  |  | ||||||||
 |
Закон композиции и пропорциональности. Закон утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организаций к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов пропорциональности и соразмерности. Что касается деловых организаций, то применительно к ним этот закон выражается в стремлении к работе с добросовестными и надежными партнерами. Для организаций производственного типа в качестве надежных партнеров должны выступать поставщики сырья, материалов, комплектующих изделий, организации, осуществляющие сбыт продукции. При этом обязательно должен соблюдаться принцип пропорциональности или соотносительности всех составляющих элементов объединенной организационной системы.
Организация представляет собой единый, целостный, развивающийся объект, для которого характерна тенденция к объединению. Указанная тенденция реализуется прежде всего в желании выбрать оптимальную структуру и создать благоприятную среду обитания. На этом фоне происходит активное формирование объединений. Примером могут служить объединения организаций по отраслевому и региональному признаку (банковские пулы, финансово - промышленные группы, холдинги, корпорации и др.). Основные цели, переслидуеми организациями при создании объединений, следующие:
– минимизация расходов;
– получение дополнительной прибыли;
– снижение рисков;
– создание устойчивой среды;
– совместное планирование и пропорциональное распределение работ;
– консолидация финансовых и материальных ресурсов;
– реализация совместных проектов;
– освоение новых технологий.
Для Украины характерно наличие трех мощных факторов, необходимых для объединения организаций:
– общее состояние экономики страны;
– деятельность банков;
– внедрение новых рыночных технологий ведения бизнеса.
Объединение могут создаваться и на базе акционерного капитала, на основе кооперации действий, по типу ассоциаций и т.п., но при этом они должны иметь единую цель.
Одна из основных функций объединения - создание структурных взаимосвязей и разработка общей системы управления с выработкой единых пра взаимодействия. Примером широко распространенного способа создания объединений объединения типа франчайзинга на базе крупных деловых организаций производственного типа.
Закон информированности и упорядоченности. Этот закон означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она снабжена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией. В современном обществе уровень развития организации определяется не только обеспеченностью сырьем, материалами, оборудованием, финансами и т.д. но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет эта организация.
Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состояния внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации, требует затрачивать на ее отбор и обработку большого количества времени и средств для поиска нужной информации.
Достоверность информации - необходимое условие использования полученных данных в дияльноости предприятия. Источники информации повинины быть надежными и не вызывать сомнений.
Упорядоченность информации - структурирование и распределение информации по степени важности для решения задач управления организацией.
В современной перенасыщенной информационной среде доступны большие объемы информации, но далеко не все можно использовать для деятельности организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.
Не менее важен такой фактор, как объем информации, потому что чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем у него больше шансов достичь устойчивого развития.
Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому для деловой организации важна и ценность информации.
Ценность информации определяется такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность.
Оперативность - своевременность получения информации. Опоздание получения информации негативно сказывается на работе организации.
В сложных многоуровневых системах управления деловой организацией скорость прохождения информации настолько замедляется, что часто приходится принимать решения на основе уже давно устаревшей информации, что отрицательно влияет на деятельность организации.
Надежность информации определяется степенью ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организации и методов управления.
Достоверность получаемой информации целесообразно разделить на три информационные категории:
– информационные сообщения, получаемые из источника, о котором вы собираете информацию;
– информация, полученная из независимых источников;
– информация, полученная из неофициальных источников.
Информация, входит в первую категорию, собирается из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия: каталоги, проспекты, рекламные сообщения, статистическая отчетность, сведения о финансовой деятельности; высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и личных контактах.
Информацию, относится ко второй категории, можно получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием; в государственных контрольных органах (судебные, исполнительные и налоговые инспекции).
Информация, относящаяся к третьей категории, выходит из неофициального общения, называется слухами. Она считается ненадежной информации, но тем не менее такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других источников, или для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации.
Для обеспечения недоступности закрытой информации для посторонних лиц вводится понятие «гриф информации». Гриф информации в современных условиях приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связана информация о государственной или коммерческой тайны.
В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления:
– информационный обмен с окружающей средой;
– коммуникации внутри организации.
Информационный обмен с окружающей средой включает:
– входную информацию;
– исходную информацию.
Входная информация включает такие виды информации:
– информацию о структуре рынка (маркетинговая информация);
– информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций;
– информацию о социально -экономическом состоянии общества.
Исходная информация является активным средством, обеспечивающий создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождений организации в рынок. С этой целью используется реклама. Реклама - это самое существенное дополнение закона информовуваности и упорядоченности. Другим источником объективной и достоверной исходной информации о деятельности организации есть документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.
Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникает в процессе переговоров, участие в выставках, проведение презентаций.
В рамках действия закона информированности и упорядочности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, проходят в соответствии с иерархической структурой. Выделяют восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот.
Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций.
Кроме того, существует информационный обмен между неофициальным группам и межличностные коммуникационные связи.
Для координации информационных потоков в организации создаются специальные информационные службы.
Информационная упорядоченность организационной системы определяется структурой организации, которая является одним из важнейших элементов ее информационной среды. Существующий в организации информационный порядок вполне самостоятельным объектом, не зависящим от смены руководства, реорганизаций. Организация будет продолжать работать, используя имеющиеся источники информации.
Большое влияние на сегодняшний день предоставляют новые информационные технологии на развитие деловых организаций. Стремительное развитие технологий управления, основанных на использовании электронно - вычислительной техники и современных средств коммуникаций, значительно расширилась возможности организации в деле решения задач обеспечения полноты и упорядоченности информации. Процедуры управления производством и реализацией товаров, основанные на использовании сетевых информационных технологий, ведут к серьезным изменениям всех этапов процесса движения продукции от производителя к потребителю. Использование современных сетей связи, например, Интернет, обеспечило доступ к информации внешних организаций, расположенных во всех частях мира, в централизованных баз данных, представляют собой огромные по объемам хранилища упорядоченной информации. Создаваемые в сети электронные представительства, является виртуальным отражением организации, доступны людям во всем мире.
Наличие сетевых технологий способствовало повышению значимости закона информированности и упорядоченности в современных рыночных условиях.
В теории и практике управления материальными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения появились объекты, не ощутимы в классическом смысле этого слова, которые нельзя увидеть и тем более потрогать.
Эти объекты называются «виртуальными предприятиями». В переводе с английского языка, «виртуальный» - это несуществующий, мнимый объект. Виртуальные предприятия существуют не только в сфере производства и товарооборота, но и в области управления финансовыми потоками. Появились такие понятия, как электронная коммерция, электронная торговля, виртуальный магазин.
Электронная коммерция - это ведение бизнеса с использованием современных информационно - коммуникационных технологий. Коммерческая сделка в среде электронной коммерции понимается как коммерческая или диловая операция, совершенная через компьютерную сеть, в результате которой право собственности или право пользования вещественным товаром или услугой передается от одного лица другому. Бизнес - процессы реализуются электронным способом на основе использования информационно - коммуникационных технологий. Информация передается получателю напрямую, минуя стадию создания бумажных копий. Обеспечение деловых связей с поставщиками, дилерами и другими бизнес - партнерами осуществляется несколькими направлениями развития бизнес -процесса: это бизнес - бизнес, бизнес - клиент, бизнес - администрация.
Закон единства анализа и синтеза. Закон утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза, обеспечивается отстройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.
Анализ или декомпозиция - это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ причиннонаслидкових связей между выделенными частями сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия продуктов между этими частями целого.
Синтез - объединение простых составляющих объекта в единое целое.
Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необхидтости и взаимосвязи.
Изучение организаций как социально - экономических объектов предусматривается обязательное использование операций анализа и синтеза. Анализ и синтез при исследовании процессов функционирования организации настолько переплетаются, что не могут существовать друг без друга. Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.
Процессы анализа и синтеза является основой управления любой организационной системой, предусматривают выработку и реализацию конкретных решений. Решение - это средство коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между людьми. С помощью управленческих решений реализуется связь между отдельными звеньями системы управления. Информации. За использование процессов анализа и синтеза является обязательной составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией, так как первым этапом принятия решения является определение цели, на достижение которой направлено это решение. Следующим этапом является процесс анализа, который обеспечит знаниями о возможностях организации для выполнения поставленной цели, ее внешние и внутренние условия, влияющие на ее деятельность. Анализ каждого отдельного звена внешних и внутренних условий проводится с использованием математических и формально - логических методов. Анализ внутренней среды исследуемого объекта проводится с использованием методов декомпозиции, основанных на основе принципов независимости, полноты отражения и слабого влияния.
Независимость предполагает возможность самостоятельного анализа работы каждого подразделения организации: бухгалтерии, отдела кадров, коммерческого отдела, производственных подразделений и т.д.
Полнота отражения виду, что последующее объединение элементов по установленному правилу приводит к исходной системе. Это означает, что процесс декомпозиции исследуемой системы должен строиться так, чтобы можно было осуществить обратный процесс восстановления исходной системы по ее отдельным элементам, звеньям и подсистемам.
Слабое влияние. Этот принцип основан на том, что внутренние процессы, происходящие в одном выделенном элементе, не должны оказывать значительного влияния на функционирование других элементов системы.
Разным целям анализа объекта соответствуют различные схемы декомпозиции. Так, например, при принятии решения по общим вопросам управления организацией используется организационная схема, отражающая распределение властных полномочий. При принятии решения о совершенствовании информационного обеспечения работы организации используется схема распределения информационных потоков внутри организации во взаимосвязи с внешней средой.
В ходе проведения анализа, предшествующего принятию решения, рассматриваются множество объектов, событий и факторов, влияющих на деятельность организации, и, следовательно, на процесс принятия решения. Результатом является разработка рабочих гипотез о поведении объектов на период выполнения решения и оценка степени влияния каждого из событий и факторов на работу звеньев организации, участвующие в реализации решения.
Гипотеза - это некоторое предположение о свойствах и дальнейшем развитии каких-то реальных процессов.
В процессе анализа приходится производить большое количество гипотез о поведении посторонних организаций, состоянии рыночной конъюнктуры, внутренней деятельности организации, о стабильности цен или о повышении спроса на определенный вид продукции в течение прошлого года. Для обоснованного правильно принятого решения используются формально - логические и экономико - математические методы. Заключительный этап оценки научной ценности гипотезы предусматривает проверку ее соответствия реальности. При обнаружении заметного расхождения реальности и гипотетического предположения необходимо провести процедуру оперативной коррекции решения.
При реализации процедур синтеза задача состоит в нахождении наиболее оптимального пути достижения цели.
Таким образом, в рамках закона единства анализа и синтеза реализуется непрерывный цикл совершенствования системы управления организацией и корректировки ее организационной структуры.
Специфические законы социальной организации. Новые информационные технологии, сетевые коммуникации, автоматизация управленческого труда способствуют усилению позитивного действия объективных законов организации и совершенствованию принципов управления.
Кроме рассмотренных выше основных законов, обеспечивающих функционирование социальных организаций с учетом условий внешней и внутренней среды, не менее существенное влияние на их деятельность оказывают вают специфические законы, определяющие управленческую деятельность внутри организации. К специфическим законам, отражающим принципы организации управленческого труда, относятся:
– закон своеобразия;
– закон социальной гармонии;
– закон социальной загрузки;
– закон эффективного восприятия и запоминания информации;
– закон эффективного осмысления;
– закон установки;
– закон устойчивости информации;
– закон доходчивости информации.
Закон своеобразия: для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая структура производства и управления.
Закон социальной гармонии: в каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда сотрудников благодаря повышению их эмоционального уровня и активизации трудовой деятельности.
Закон социальной загрузки: для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности.
