2015-06-26
1967
Одновременно с широким использованием новых информационных технологий появилось понятие "информационная система" (ИС).
Система информационная - Information System -(Система информационная автоматизированная - Computer-based InformationSystem) - комплекс вычислительного и коммуникационного оборудования, программного обеспечения, лингвистических средств и информационных ресурсов, который обеспечивает их сбор, хранение, актуализацию, распространение и обработку в целях поддержки какого-либо вида деятельности.
Следовательно, под системой понимают набор взаимосвязанных компонентов, функционирующих совместно для достижения определённой цели. Для описания системы используют такие понятия, как:
· структура (множество элементов и взаимосвязей между ними);
· входы и выходы (материальные, финансовые и информационные потоки, входящие в систему и выводимые ею);
· законы поведения (функции, связывающие входы и выходы системы);
· цели и ограничения (процессы функционирования системы, описываемые рядом переменных; на отдельные переменные обычно накладываются ограничения).
|
|
|
К настоящему моменту обработка экономической информации выделилась в отдельное самостоятельное научно-техническое направление, характеризующееся огромным разнообразием идей и методов. При этом отдельные элементы процесса обработки информации достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием " экономическая информационная система ".
Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-либо реального экономического объекта.
Основная роль экономической информационной системы заключается в организации хранения и передачи информации. Следовательно, реализация функций информационной системы невозможна без ориентированной на неё информационной технологии.
Информационный обмен, который лежит в основе процесса управления системой, заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:
· сбора информации о текущем состоянии управляемого объекта;
· анализа полученной информации и сравнения текущего состояния объекта с желаемым;
· выработки управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
· передачи управляющего воздействия объекту.
На рис.2.1 представлен пример системы управления экономическим объектом.
Рис. 2.1. Структура системы управления экономическим объектом
|
|
|
Как видно из рисунка, управление основано на получении, переработке и использовании информации, которая циркулирует в каналах связи системы управления.
Информация о внешней среде — нормативно-законодательная информация, создаваемая государственными учреждениями, информация о конъюнктуре рынка, создаваемая конкурентами, поставщиками, потребителями.
Потоки управляющей информации, направляемой от субъекта к объекту управления, и учётно-отчётной информации о достигнутых показателях в обратном направлении, представляют собой информационные связи между субъектом и объектом управления.
Эффективность управления достигается с помощью обратной связи — получения информации о текущем состоянии управляемого объекта. На основе анализа потоков информации принимаются соответствующие управленческие решения.
Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчётная финансовая информация — для государственных органов, инвесторов, кредиторов и т.д.; маркетинговая информация — для потенциальных потребителей.
Основные способы построения ИС:
· разработка системы "под себя";
· использование прототипов - вместо полной системы создаётся прототип, отвечающий основным потребностям пользователей:
o определение основных запросов;
o создание рабочего прототипа;
o использование рабочего прототипа;
o пересмотр и улучшение прототипа;
o работа с окончательной версией прототипа;
· использование готовых решений - рекомендуется в максимальной степени использовать стандартные технологии и автоматизации бизнеса;
· использование услуг сторонней организации для передачи функций управления ИС - организация использует специализированную фирму, которая выполняет управляющие функции по функционированию и развитию ИС компании.
Плюсы:
· гарантийное качество обслуживания;
· экономия денежных средств;
· человеческие ресурсы.
Минусы:
· не дёшево;
· утечка информации;
· зависимость;
· потеря контроля за ИТ.
По сфере применения информационные системы классифицируются следующим образом:
· ИС для научных исследований;
· ИС автоматизированного проектирования;
· ИС организационного управления.
Научные ИС используются для автоматизации научной деятельности, анализа статистической информации, управления экспериментом. ИС автоматизированного проектирования применяют для:
· разработки новых изделий и технологий их производства;
· различных инженерных расчётов;
· создания графической документации (чертежей, схем, графиков и т. д.);
· моделирования проектируемых объектов.
ИС организационного управления предназначены для автоматизации функций административного аппарата. К ним относятся ИС управления как промышленными предприятиями, так и непромышленными объектами (банками, биржами, страховыми компаниями, гостиницами и т. д.) и отдельными офисами (офисные системы).
ИС управления технологическими процессами создают для автоматизации различных технологических процессов.
СУЩНОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ
В условиях рыночной экономики устойчивость и успех любого хозяйствующего субъекта может обеспечить только эффективное планирование его экономической деятельности. Планирование функционирует в таких сферах, как планирование деятельности отдельной хозяйственной единицы и планирование хозяйственных отношений. Планирование, как центральное звено управления, охватывает систему принципов, методов, форм и приёмов регулирования рыночного механизма в области использования ограниченных ресурсов с целью повышения конкурентоспособности хозяйственного субъекта.
Сущность планирования в условиях рыночной экономики заключается в научном обосновании на предприятиях предстоящих экономических целей, их развития и форм хозяйственной деятельности. Необходим выбор наилучших способов осуществления этих целей на основе наиболее полного выявления требуемых рынком видов, объёмов и сроков выпуска товаров. На нынешнем этапе развития для большинства российских предприятий главной целью планирования является получение максимальной прибыли. С помощью планирования руководители предприятий обеспечивают направление усилий всех работников, участвующих в процессе производственно-хозяйственной деятельности, на достижение поставленных целей.
|
|
|
Рыночное планирование на предприятии служит основой современного маркетинга, производственного менеджмента и в целом всей экономической системы хозяйствования.
План - это документ, отражающий систему взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата.
План содержит такие этапы, как:
· цели и задачи;
· пути и средства их реализации;
· ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач;
· пропорции, т.е. поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства;
· организацию выполнения плана и контроль.
Планирование внутрипроизводственной деятельности является на предприятии важной функцией управления производством. Общие функции управления непосредственно относятся к плановой деятельности предприятий, а они, в свою очередь, служат их основой. Это:
· обоснование цели;
· формирование стратегии;
· планирование работы;
· проектирование операций;
· организация процессов планирования;
· координация планов;
· мотивация плановой деятельности;
· контроль планов;
· оценка результатов;
· изменение планов и т.п.
Рыночное планирование на предприятии должно служить основой организации и управления производством, являться нормативной базой для выработки и принятия рациональных организационных и управленческих решений. Во внутрипроизводственном плане, как и в любом другом, отдельные части или функции объединяются в единую комплексную систему социально-экономического развития предприятия.
|
|
|
Любая функция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности, обладающих относительной самостоятельностью:
· планирования;
· организации;
· координации;
· активизации;
· контроля.
Каждый предыдущий вид деятельности является необходимой предпосылкой последующего, пока данная функция не будет полностью реализована. Значит, степень полноты реализации функции управления зависит от комплектности управленческой деятельности.
Планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе " Анализ ".
В понятие " Планирование " входит определение целей и путей их достижения. В экономике планирование деятельности предприятий осуществляется по таким важным направлениям, как сбыт, финансы производство и закупки. При этом, конечно, все частные планы тесно взаимосвязаны между собой. По мнению многих авторов, планирование – одна из важнейших функций управления. Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе, поэтому надёжность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого.
Анализ опыта экономических реформ показал, что эффективность работы предприятия во многом зависит от состояния внутрифирменного планирования. Создать организационный и экономический механизм управления предприятием в условиях рыночной экономики без разработки чёткой системы внутрифирменного планирования нельзя.
Функция планирования означает выработку и принятие определённого постановления, письменного или устного, в котором перед объектом управления будет поставлена та или иная цель, задача. Это постановление — управленческое решение. Планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению её общих целей. С данной функции начинается процесс управления, от её качества зависит успех организации.
Рыночное планирование на предприятии должно служить основой организации и управления производством, являться нормативной базой для выработки и принятия рациональных организационных и управленческих решений. Во внутрипроизводственном плане, как и в любом другом, отдельные части или функции объединяются в единую комплексную систему социально-экономического развития предприятия. Создание системы планирования на предприятии требует затрат, но эффект от рациональной организации производства всегда превышает эти затраты. Поэтому трактовка внутрифирменного планирования как сферы непроизводительных затрат глубоко ошибочна и противоречива. При такой трактовке получается, что планирование повышает производительность труда, а само оно основано на непроизводительном труде. Отсюда возникают крайние выводы о необходимости любой ценой сократить затраты на планирование, что сплошь приходится наблюдать на предприятиях в настоящее время.
При стратегическом планировании выделяются следующие цели:
· рыночные (определение рынка сбыта продукции);
· производственные (использование какого уровня техники и технологий позволят достичь необходимого качества продукции и запланированных объемов производства);
· финансово-экономические (определение источников финансирования и прогнозирование результата деятельности);
· социальные (степень удовлетворения конечным продуктом производства определенных социальных слоёв и общества в целом).
В зависимости от содержания, целей и задач выделяют такие формы планирования и виды планов:
· Перспективное (стратегическое) планирование (прогнозирование).
Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на долгосрочную перспективу и определяет основные направления развития предприятия. Посредством стратегического планирования принимаются решения о том, как расширить деятельность в области бизнеса, создать новые сферы бизнеса, стимулировать процесс удовлетворения нужд потребителей, какие усилия следует принять для удовлетворения рыночного спроса, на каких рынках лучше действовать, какую продукцию выпускать, или какие услуг оказывать, с какими партнерами вести бизнес и т.д. Основная цель стратегического планирования состоит в создании потенциала для выживания предприятия в условиях динамично изменяющейся внешней и внутренней среды, порождающей неопределенность перспективы.
· Среднесрочное (тактическое) планирование.
Тактическое планирование охватывает краткосрочный и среднесрочный периоды. Что касается объектов и предметов этого планирования, то они могут быть самыми разными. При этом следует помнить одно правило: единственная возможность сделать процесс тактического планирования контролируемым заключается в планировании только основных видов продукции затрат, важнейших функций. Но при различной структуре планов должна соблюдаться зависимость: "издержки – выпуск – прибыль - цена". Иначе становится нецелесообразным тактическое планирование. Планы начинают разрабатываться на ситуационной основе, то есть применительно к гипотезам будущего.
· Текущее (оперативное) планирование. Оперативно - календарное планирование. Оперативно – календарное планирование (ОКП) является завершающим этапом в планировании хозяйственной деятельности фирмы. Основная задача ОКП состоит в конкретизации показателей тактического плана с целью организации планомерной повседневной и ритмичной работы предприятия и его структурных подразделений.
В процессе оперативно-календарного планирования выполняются следующие плановые функции:
· Определяется время выполнения отдельных операций по изготовлению сборочных единиц изделий и изделий в целом путём установления сопряженных сроков передачи предметов цехами-поставщиками их потребителями.
· Осуществляется оперативная подготовка производства путём заказа и доставки на рабочие места материалов, заготовок, инструментов, приспособлений и другой оснастки, необходимой для выполнения плана производства продукции.
· Ведётся систематический учёт, контроль, анализ и регулирование хода производственного процесса, предупреждающие или ликвидирующие его отклонения от планового графика.
Оперативно-календарное планирование увязывает все эти элементы предприятия в единый производственный организм, включая техническую подготовку производства, материально-техническое обеспечение производства, создание и поддержание необходимых запасов материальных ресурсов, сбыт продукции и т.д.
Оперативное планирование производства, как свидетельствует опыт, играет главную роль в обеспечении своевременного выпуска и поставки продукции потребителям.
ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ
3.7.1. Финансовое планирование
Финансовое планирование – один из наиболее основных инструментов планирования в целом.
В рыночной экономике, где развита конкуренция, где налоговое законодательство сурово в своих нормах, планирование позволяет защитить предприятие и обезопасить от неожиданного ухудшения финансового состояния и, возможно, даже банкротства.
Несмотря на свою важнейшую роль в современной экономике и развитии предприятия, финансовое планирование для достижения наилучшего результата должно претерпеть изменения. Ведь если рассмотреть исторический фактор, нельзя не отметить, что ранее планы предприятий ориентировались больше не на собственные потребности и цели, а в основном на планы народного хозяйства страны, т. е. решения принимались не руководством того или иного предприятия, а руководством страны, которое и задавало ритм всему. Сегодняшняя экономика открывает большие возможности. От мощностей предприятия, грамотности руководства, квалификации кадрового состава зависит как вся деятельность компании, цели, которые ставятся в краткосрочной и в долгосрочной перспективах, так и непосредственно сам результат этой деятельности.
При планировании необходимо анализировать конъюнктуру рынка, прогнозировать наступление тех или иных событий, положительно или отрицательно влияющих на развитие предприятия. Ведь целью любой деятельности является получение максимальной прибыли, т. е. эффективная деятельность, именно поэтому финансовое планирование призвано отражать и анализировать все имеющиеся трудовые и финансовые ресурсы, от которых зависит выполнение того или иного заказа.
Финансовое планирование позволяет увидеть, сколько денежных средств необходимо затратить для нормального функционирования производства и сколько денежных средств планируется получить от реализации продукции, работ, услуг. Финансовое планирование позволяет предвидеть наличие дефицита или профицита средств у предприятия в будущем.
Финансовое планирование отражает получение финансов – как собственных, так и привлекаемых, а также направление их на увеличение производственного капитала.
3.7.2. Финансовый план как элемент финансового планирования
Финансовые процессы, рассматриваемые в краткосрочном периоде, находят свое отражение в финансовом плане, который представляет собой план движения денежных средств или, как его еще называют, план доходов и расходов.
Для формирования финансовых планов на предприятии необходимо наличие финансовой службы, прямой обязанностью которой является контроль денежных потоков. Для осуществления такого контроля необходимо составление прогнозов на определенный период времени, в качестве такого прогноза и выступает финансовый план.
Кроме плана доходов и расходов (прямой метод анализа движения денежных средств), наиболее распространенного, некоторые предприятия используют также финансовый план, который отражает степень влияния статей баланса на остаток денежной наличности. Такой план формируется на основе анализа движения денежных средств косвенным методом.
Основанием для составления любого финансового плана является информация, полученная от производственных служб. Это программа производства, смета предприятия, планируемая выручка, а также прогнозный финансовый результат. Это необходимо для составления подробного финансового плана, где будут отражены все статьи расходов предприятия, которые существуют на настоящий момент и те, которые могут возникнуть в будущих периодах.
Для наибольшей наглядности весь финансовый план (как в доходной, так и в расходной его части) подразделяется на виды деятельности: текущая, инвестиционная, финансовая. Это необходимо для определения направления денежного потока.
Кроме того, при планировании денежных ресурсов нужно учитывать инфляционные процессы.
Это в наибольшей степени приближает такой вид плана к реальности.
Структура баланса доходов и расходов такова:
· поступления денежной наличности по видам деятельности. Это собственные средства предприятия, полученные в форме выручки от реализации продукции (работ, услуг), а также привлеченные источники (кредиты и займы, поступления из бюджета). В составе данного раздела отражаются такие статьи, как выручка от реализации продукции (работ, услуг), выручка от реализации имущества, полученные займы и кредиты, финансовая помощь и т. д.;
· расходы и отчисления. В разделе отражается использование финансовых ресурсов, т. е. денежные расходы предприятия, сгруппированные по видам деятельности. Основные статьи, включаемые в этот раздел: материально-технические расходы, заработная плата сотрудников, налоги и сборы, коммунальные платежи, расходы на аренду, ремонт основных производственных фондов, транспортные расходы, приобретение основных средств и нематериальных активов, погашение кредитов и займов, а также процентов, начисленных по долговым обязательствам, и т. д.
3.7.3. Система прогнозов и планов
Теория выделяет стандартную систему прогнозов и планов. Годовой план любого предприятия представляет собой прогноз и программу финансовой, хозяйственной и производственной деятельности. Он состоит из следующих элементов:
· план маркетинга;
· производственная программа;
· техническое развитие и организация производства;
· повышение экономической эффективности производства;
· нормы и нормативы;
· капитальные вложения и капитальное строительство;
· материально-техническое обеспечение;
· труд и кадры;
· себестоимость, прибыль и рентабельность производства;
· фонды экономического стимулирования;
· финансовый план;
· план охраны природы и рационального использования природных ресурсов;
· социальное развитие коллектива.
Вся система прогнозирования и планирования построена на долгосрочном определении основных направлений экономики.
3.7.4. Производственная программа и её место в процессе планирования
Производственная программа является первоначальным этапом при разработке бизнес – плана предприятия. Именно с нее начинается планирование финансово-хозяйственной деятельности.
Как и все остальные виды планов, производственная программа появляется в результате определения и постановки целей предприятия, таких как:
· получение максимальной прибыли;
· удовлетворение рынка сбыта продукции;
· снижение издержек производства и т. д.
Производственная программа должна содержать информацию по загрузке производства, объёму выпуска готовой продукции, а также сроки поставок потребителям. Следовательно, от неё зависит построение планов: материально-технического снабжения, труда и заработной платы, финансового плана, плана капитальных вложений, плана сбыта и т. д.
Процесс оптимизации производственной программы заключается в получении высокой рентабельности. Для этого одного изучения затрат недостаточно. Необходимо анализировать, каким образом затраты влияют на выручку от продаж.
План производства содержит в себе показатели производства и реализации продукции с разбивкой на номенклатуру, ассортимент и качество по календарным периодам.
Целью данного вида плана является соблюдение договорных сроков по поставке продукции с учётом имеющихся в распоряжении предприятия ресурсов.
Производственную программу разрабатывают экономические службы на основании информации, представленной отделом маркетинга и производственно-диспетчерским отделом. Конечно, отклонения от фактических данных будут возможны по причине нормирования показателей и наличия различных факторов, влияющих на отклонение этих показателей в ту или иную сторону.
Задачи производственной программы заключаются в следующем:
· определение цены на продукт;
· выделение производственных затрат;
· загрузка производства;
· определение производственных мощностей.
От точности составления производственной программы зависит весь план предприятия, так как здесь взаимоувязаны как сроки, так и объёмы производства. Основными разделами производственной программы являются:
· план производства продукции предприятия;
· план выпуска продукции на экспорт (если таковой имеется);
· план повышения качества продукции;
· план реализации продукции.
При подготовке программы производства необходимо руководствоваться следующими вопросами:
· какова стратегия предприятия на перспективу;
· какова специализация отрасли данного производства;
· каковы рынки сбыта продукции, выпускаемой на предприятии.
Контроль выполнения производственной программы – это по большому счёту контроль выполнения всего бизнес – плана предприятия. В связи с этим после утверждения программы необходимо не только доведение её до производственных служб, но и оперативный контроль её исполнения.
3.7.5. Бизнес-план предприятия как инструмент планирования
Бизнес – план – это план предприятия на будущее. Он отражает цели и перспективы предприятия. В нём содержатся оценка, анализ и прогноз рынка сбыта, слабых и сильных сторон производства.
Бизнес – план может составляться как отдельно по инвестиционным проектам, так и по деятельности предприятия в целом. Он имеет огромную ценность для определения эффективности производства и часто служит основанием для принятия инвесторами решения относительно финансирования.
В настоящее время многие предприятия считают бизнес – план основным элементом управления производством, для чего нанимают высококвалифицированных специалистов. Грамотно составленный бизнес – план не только отражает экономическую ситуацию на предприятии, но и прогнозирует развитие или деградацию, а также помогает привлечь внешнее финансирование.
Бизнес – план помогает:
· получать ясную картину финансового состояния предприятия;
· принимать важные управленческие решения;
· получать представление о рынке сбыта и системе маркетинга;
· предвидеть и избегать трудности в процессе деятельности;
· ставить конкретные задачи;
· расширять производство;
· привлекать внешнее финансирование при недостатке собственных ресурсов.
Таким образом, бизнес – план представляет собой информативную базу для принятия решений управленческого характера по подъёму эффективности деятельности предприятия и получения максимальной прибыли. Бизнес – план включает в себя прогноз выручки предприятия, себестоимости по изготовлению продукции, оказанию услуг, финансового результата, налоговых платежей; позволяет определить возможность увеличения кадрового состава и т. д.
Планирование прибыли предприятия
Прибыль представляет собой основу деятельности любого предприятия. Каждая организация, будь то сфера услуг или производство, стремится максимально увеличить финансовый результат. В связи с этим планирование прибыли занимает одно из важнейших мест в системе планирования.
Прибыль планируется по видам:
· от продажи продукции и товаров;
· от реализации прочей продукции и услуг нетоварного характера;
· от реализации основных средств;
· от реализации другого имущества и имущественных прав;
· от оплаты выполненных работ и оказанных услуг и т.д.;
· от внереализационных операций.
Планирование прибыли осуществляется по следующим методам.
1. Метод прямого счёта (самый распространенный метод), когда финансовый результат исчисляется как разница между выручкой предприятия (без учёта НДС) и полной себестоимостью за соответствующий период.
2. Аналитический метод, сущность которого заключается в анализе влияния на финансовый результат различных факторов. Метод осуществляется в три последовательных этапа:
o определение рентабельности путём деления прибыли за отчётный период на себестоимость продукции за тот же период;
o исчисление объёма товарной продукции в рассчитываемом периоде по себестоимости отчётного года и нахождение прибыли на товарную продукцию на основе базовой рентабельности;
o учёт влияния различных факторов на плановую прибыль: понижение себестоимости продукции, рост её качества и сортности, изменение ассортимента, цен и т. д.
3. Метод совмещённого расчёта, при котором совмещаются первый и второй способы, а именно: стоимость товарной продукции определяется методом прямого счёта, а воздействие на прибыль, изменение себестоимости, качества продукции определяются с помощью аналитического метода.
Планирование прибыли предприятия происходит путём определения выручки от реализации продукции и себестоимости её изготовления, а также определением величины операционных и внереализационных доходов и расходов. Таким образом, планирование прибыли – это конечный результат бизнес – плана предприятия.
Одним из факторов, определяющих эффективность производства, является показатель рентабельности. В справочнике экономиста установлено, что рентабельность является относительным показателем эффективности производства, который характеризует уровень отдачи затрат и степень использования ресурсов, выраженные в процентах. Расчёт коэффициента рентабельности производится по формуле: прибыль предприятия, делённая на затраченные средства (выручка от реализации, активы предприятия).
Таким образом, планирование прибыли и расчёт показателя рентабельности представляют собой процесс определения прогноза деятельности предприятия и эффективности этого прогноза.
В 60-е годы прошлого века, с появлением доступных ресурсов вычислительной техники и оживлением в мировой экономике, возникла идея переложения функций учёта на предприятиях на автоматизированные системы. Проблема расчёта себестоимости продукции вышла на первое место. В бывшем СССР практически каждое предприятие имело подразделение АСУ, занимающееся автоматизацией тех или иных функций учёта. Первыми успешными решениями стали автоматизация учёта товарно-материальных ценностей (Управление складами) и заработной платы.
Следующей итерацией в развитии автоматизации систем управления стало планирование ресурсов предприятия. Не вдаваясь подробно в стандарты и тонкости развития систем, лишь поверхностно опишем их различия.
Первые системы, решившие проблемы планирования, появились в области планирования материальных ресурсов или потребностей предприятия, классифицированных как MRP - системы (Material Requirement Planning - планирования материальных потребностей). Планирование материальных ресурсов является главной составляющей при определении себестоимости продукции, а, следовательно, и оценки эффективности предприятия. Системы Управления материальными потребностями решали задачи оптимизации материальных потоков в производстве (минимизация запасов сырья и готовой продукции, планирование поставок). В 70-х годах появлялись всё новые системы, обеспечивающие планирование тех или иных потребностей предприятия в материальных ресурсах. В конце 70-х годов Оливер Уайт (Oliver Wight) расширил планирование материальных ресурсов дополнительными факторами (анализом продаж и исполнением заказов) и впервые ввёл термин Closed loop (замкнутый цикл); так появилась новая методология планирования материальных потребностей в замкнутом цикле. Новизна заключалась в том, что Уайт ввёл в методику планирования потребностей обратную связь, которая, как известно, может приводить к стабилизации процессов. Данные анализа продаж и исполнения заказов теперь корректировали планирование производимой продукции и всю цепочку материальных затрат. На этом эра развития систем планирования материальных ресурсов закончилась. Далее системы управления предприятиями развивались, вовлекая в область планирования другие ресурсы производства, появились системы планирования ресурсов предприятия MRPII (Manufactory Resource Planning). Объектами планирования стали и людские ресурсы. При объединении систем планирования ресурсов предприятия с финансовым планированием возникли ERP системы EnterpriseRequirements Planning (планирование потребностей предприятий), которые позволяют эффективно управлять всеми бизнес – процессами предприятия. С расширением Интернет – технологий появилась возможность оперативно реагировать на изменения спроса потребителей и состояние поставщиков и их продукции, что привело к возникновению электронного бизнеса E – Business. Интернет - технологии проникли во все области автоматизированных систем управления предприятием.
Современные системы управления предприятиями позволяют эффективно планировать и управлять всем спектром деятельности предприятий, в том числе и персоналом.
В настоящее время наиболее результативные компании уделяют всё большее внимание вопросам управления персоналом, т.к. персонал является наиболее ценным ресурсом предприятия; на его подбор, развитие и управление тратится существенная часть бюджета. С развитием информационных технологий появилась возможность наиболее удобным способом оптимизировать кадровый бизнес.
Функциональность управления персоналом включена во все современные программные комплексы, начиная с 1С и заканчивая крупными корпоративными системами управления предприятием, такими как Oracle E-Business Suite корпорации Oracle, включающей более 150 функциональных модулей.
Своевременное решение кадровых проблем, организация развития персонала, планирование карьеры сотрудников, современные методы мотивации персонала, создание оптимальных условий для удержания наиболее результативных работников – важнейшие факторы выживания и развития компании. Автоматизация основных процессов управления персоналом позволяет повысить достоверность информации, оперативно получить аналитическую картину кадровых ресурсов предприятия в целом в любой момент. Oracle E-Business Suite - первый в истории отрасли и единственный на сегодняшний момент полный интегрированный комплекс приложений для электронного бизнеса, работающий в рамках локальной сети Интранет, и глобальной сети Интернет. Комплекс включает в себя полный набор решений, необходимых для автоматизации управления современным предприятием.
В комплекс приложений, непосредственно имеющих отношение к управлению человеческими ресурсами, Oracle E-Business Suite входят следующие, функционально связанные модули:
· Oracle Human Resources (Управление человеческими ресурсами)
· Oracle Payroll (Расчёт зарплаты и взаиморасчёты с персоналом)
· Oracle Time & Labor (Табельный учёт и расчёт трудозатрат)
· Oracle Advanced Benefits (Управление пособиями, вознаграждениями и компенсационными выплатами).
· Oracle Training Administration (OTA) (Управление развитием персонала)
· Oracle iLearning (iОбучение).
· Oracle HR Intelligence (Анализатор управления персоналом).
· Oracle Self-Service Human Resources (Самообслуживание персонала)
Модуль "Управление человеческими ресурсами" одним из первых был внедрён на предприятиях СНГ. Само название модуля говорит о том, что объектом управления является гораздо более широкий круг, чем работники: это и кандидаты, и бывшие сотрудники, и пенсионеры, и иждивенцы, и контрагенты; в общих словах, - люди, имеющие устойчивые связи с вашим предприятием.
Модуль обеспечивает достижение следующих результатов:
· Оптимизация использования кадровых ресурсов.
· Оперативное получение аналитической кадровой информации.
· Сокращение расходов на управление персоналом.
· Повышение качественного уровня информационной поддержки принятия оперативных решений.
· Снижение общей трудоёмкости цикла управления персоналом: учёт, планирование, контроль, анализ, решение.
· Повышение уровня корпоративной безопасности с точки зрения сохранности конфиденциальной кадровой информации.
· Сохранение кадрового состава за счёт повышения мобильности штата в рамках всего предприятия.
· Повышение уровня защищённости персонала: учёт социальных гарантий, учёт условий труда, обеспечение квалифицированного роста сотрудников.
· Сокращение суммарных затрат на сопровождение и поддержку системы.
· Поддержание интеграция с другими системами предприятия.
· Вся информация, хранящаяся в системе, является целостной и интегрированной.
Как отмечалось выше, основной ресурс предприятия - его сотрудники, от их навыков и профессионализма зависит эффективность работы предприятия в целом. Обеспечивая возможность измерения и оценки этого ресурса в целях его наилучшего использования, система Oracle HRMS (Human Resources Management System) позволяет существенным образом повысить эффективность предприятия. Кадровая служба может планировать развитие персонала в максимальном соответствии с основными бизнес - процессами, использовать имеющиеся ресурсы с учётом быстро меняющейся ситуации, что особенно актуально в процессе реструктуризации компании. С помощью автоматизированной системы Oracle HRMS служба персонала может своевременно производить тщательно структурированный подбор кандидатов по требующимся навыкам, оценивать и определять соответствие занимаемой должности, выявлять потребности в обучении и профессиональном росте. Система сопровождает все события, произошедшие с момента найма кандидата до увольнения, а зачастую - и после, если предприятие несёт материальные обязательства перед бывшими сотрудниками, например, доплаты и пособия пенсионерам, выплаты выходных пособий и др.
Важнейшей задачей управления персоналом является мотивация, направленная на согласование наиболее полного удовлетворения запросов сотрудников с основными целями и задачами развития бизнеса. Система позволяет вносить оперативные изменения в политику начисления зарплаты, выплаты дифференцированных премий, предоставления льгот и компенсаций, устанавливать гибкую премиальную политику для различных подразделений предприятия.
До внедрения технологии управления персоналом на базе HRMS Oracle E-Business Suite в ОАО РАО "ЕЭС России" предпринимались неоднократные попытки автоматизировать часть бизнес – процессов Департамента управления персоналом. Внедряемые системы "латали дыры" в информационном обеспечении управлении персоналом на определённый период, затем изменялись задачи, появлялись новые требования к автоматизации и - системы либо отмирали, либо продолжали независимо существовать в отдельном подразделении, удовлетворяя лишь его ограниченные потребности. Множество разрозненных информационных систем уже не справлялись ни с её сбором, ни с обобщением, что затрудняло оптимизацию решений. Особую актуальность задачи сбора и аналитической обработки информации приобрели в процессе реструктуризации "РАО ЕЭС". Быстро меняющиеся структурные иерархии, ротация и кадровые перестановки потребовали качественно нового подхода к информационным технологиям управления персоналом. Именно эти требования к системе и стали определяющими в новом проекте. В ОАО РАО "ЕЭС России" впервые в России была внедрена версия 11i, нацеленная на работу в локально Интранет и глобальной Интернет - среде. Корпорация Oracle разработала специализированную методологию внедрения приложений E-Business Suite, включающую в себя последовательность действий, необходимые организационные мероприятия и проекты документов для различных стадий внедрения. Основным стартовым требованием этой методологии является описание существующих бизнес – процессов на предприятии. Это требование является общепризнанным и входит в методологии внедрения других ERP - систем, служит отправной точкой для проведения финансового анализа деятельности предприятий. Руководство Департамента первоначально скептически отнеслось к описанию существующих бизнес – процессов, позднее выяснилась причина недоверия к такой форме анализа. До нашего проекта бизнес – процессы неоднократно описывались различными консалтинговыми фирмами, что требовало значительных временных и финансовых затрат. Описанные существующие бизнес – процессы должны были стать основополагающим документом для анализа, реинжиниринга и автоматизации деятельности предприятия, однако стадией анализа существующих бизнес – процессов всё и заканчивалось, что и привело к обесцениванию метода и сформировало скептическое отношению к нему. Достаточно сложно было переломить негативное отношение, однако после завершения описания бизнес – процессов стала очевидной целесообразность затраченных усилий. Цели и задачи департамента наглядно зарождались в одних подразделениях, изменялись и утверждались другими, использовались в третьих, формируя полную картину существующего положения на предприятии. На основе ясной картины уже легче было сформулировать и провести необходимые преобразования процессов. До внедрения практически каждое подразделение имело свою базу данных и собственное видение происходящего, причём данные дублировались, многократно вводились и независимо изменялись, что приводило к расхождению данных и их неоднозначной интерпретации.
Отличие кадрового учёта от кадрового менеджмента состоит, в частности, в использовании имеющейся подробной информации для проведения анализа и принятия решений. HR-менеджеры нуждаются в постоянном доступе к своевременной и точной информации, относящейся к их сфере деятельности. В соответствии с Трудовым Кодексом на каждого работника предприятия ведётся форма Т-2, в которой собирается персональная информация; как правило, она хранится на бумажном носителе в папке с персональным делом или даже в электронном, но, обычно, неструктурированном виде. Хорошо, если количество сотрудников в пределах 100 –200, а если больше 1000, использовать информацию в таком виде для анализа проблематично. На первом этапе важной задачей стал сбор, выверка и конвертирование в единую базу данных Oracle HRMS из различных источников.
По результатам промышленной эксплуатации в "РАО ЕЭС" был сделан вывод, что информационная технология управления персоналом позволила оперативно отслеживать и интерпретировать информацию по кадрам, привлекать лучших сотрудников, создавать наилучшие условия для их мотивации, максимально используя их потенциал. Благодаря внедренной системе OracleHRMS, необходимая информация попадала к заинтересованным сотрудникам в оптимальном формате и объёме в нужное время.
Задачи ведения и анализа кадровой информации являлись первыми требованиями и целями проекта. Эти результаты сразу же были востребованы и имели большое значение для HR – менеджеров. Никогда ещё специалисты не имели исчерпывающей информации по персональным данным, организационным структурам в реальном режиме времени. Однако растущий информационный объём, в свою очередь, затруднял возможность ориентироваться в огромном потоке информации.
Функциональные настройки Oracle HRMS позволяют распределить потоки информации для конкретных потребителей предоставлением определённых меню (интерфейсов), различных полномочий и ограничений по типам данных, типам лиц для разных групп или отдельных пользователей. Возможно также ограничение информации по организационным структурам или иерархиям, что позволяет связать видимость информации в разрезе структурных подразделений организации. Персонализированный интерфейс программы предоставляет интегрированную информацию, необходимую именно этому HR-менеджеру. Полученные данные позволяют ему сосредоточиться на выработке и принятии решений. Информацию можно группировать в соответствии с решаемыми задачами или потребностями различных подразделений. Сотрудники и руководители кадровых служб формируют для себя страницы, на которых постоянно обновляются ключевые HR-показатели. С помощью OracleHRMS информация о различных событиях в системе автоматически рассылается заинтересованным сотрудникам предприятия, не имеющим доступа к системе управления персоналом, через обычную электронную почту.
В каждой сфере деятельности выделяются показатели, которые наиболее адекватно определяют состояние дел. В управлении персоналом это его численность, расходы на зарплату, обучение и т.п., перемещение сотрудников по служебной лестнице, планирование численности, эффективность обучения, развитие навыков. Система Oracle HRMS позволяет не только вести учёт этих показателей, но и анализировать их. Систематизированная информация даёт возможность HR-менеджерам увидеть картину текущих событий в полном объёме. Причём эти данные (об открытых вакансиях, ходе подбора и найма, а также уровне профессиональных возможностей своих сотрудников) открыты и для заинтересованных линейных руководителей.
Внедрение Oracle HRMS совпало по времени с введением нового Трудового Кодекса, благодаря чему при внедрении использовались новейшие понятия, определения, классификаторы и формы документов, разработана отчётность в соответствии с новым российским законодательством.
В систему управления персоналом E-Business Suite входят функции Самообслуживания и Операционных потоков, которые открывают две важнейшие стороны стратегического кадрового менеджмента:
· свободный доступ к собственной персональной информации, возможность самостоятельного внесения последних изменений, в зависимости от конкретных полномочий, определённых для каждого сотрудника, и его места в организационной структуре предприятия;
· тонкую настройку процессов и сообщений о событиях в соответствии с требованиями бизнес - процессов.
Режим самообслуживания предоставляет качественно новый инструмент сбора, изменения и анализа информации о сотрудниках, позволяет объединить усилия всех заинтересованных пользователей с помощью расширения доступа к информации о персонале и наилучшим образом сопровождать все процессы кадровой работы. Идея самообслуживания, в общих чертах, состоит в том, что сотрудник имеет доступ к собственным персональным данным. В зависимости от уровня предоставленных HR- менеджером полномочий, сотрудник может изменить данные в соответствии с произошедшими изменениями, например, с изменением адреса жительства, прописки, семейного положения или образования. Кроме того, сотрудник может оценить собственные навыки, внести результаты аттестации, предложить свою кандидатуру на вакантную должность и многое другое. Менеджер, просматривая уведомления о внесенных изменениях, решает в соответствии с предопределенной процедурой - принять их или отклонить. Таким образом, уменьшается время на ввод персональной информации, а сотрудник отслеживает собственные данные и активно влияет на свою карьеру.
Опыт внедрения показал, что основа эффективной работы подразделений управления персоналом базируется на чётко организованных бизнес – процессах и прозрачных правилах принятия решений. Oracle HRMS предоставляет возможность добиться стандартизации оформления кадровых процедур, их преемственности. Привлечение к участию всех заинтересованных пользователей способствует расширению базы имеющихся сведений. Круг пользователей, вначале ограниченный HR – специалистами, постоянно расширяется за счёт специалистов, которым необходима информация о кадрах, перемещениях, поощрениях, организационных структурах и многом другом. Получая через Интернет всю требуемую информацию с мест, линейные менеджеры участвуют в принятии важнейших кадровых решений. Автоматизация процессов управления персоналом сокращает финансовые и трудовые затраты, так как данные, введённые в систему, единожды используются всеми заинтересованными сотрудниками, и самое важное - управление поднимается на новый качественный уровень, когда HR – менеджеры сосредотачивают свой профессиональный потенциал на решение задач управления персоналом, используя новейшие технологии.
В последнее время всё больше предприятий использует программные продукты для планирования деятельности. И это логично, сейчас практически не осталось компаний, которые ведут бухгалтерский учёт вручную; процесс же планирования сегодня стал многогранным и сложным процессом, и от его эффективности подчас зависит развитие предприятия.
Считается, что бюджетирование, планирование, бизнес-планирование - звенья одной цепи.
На самом деле планирование подразумевает значительно больше, чем прогнозы развития предприятия. В широком смысле в понятие планирования включается создание системы, в которой используют несколько разных методов.
Бюджетное планирование также обычно делится на три группы:
· Оперативное (текущее) планирование, в пределах месяца.
· Краткосрочное, на текущий год.
· Стратегическое (долгосрочное) планирование, свыше года, обычно на 5-10 лет.
Обычно планирование воспринимается как прогноз развития предприятия, но на самом деле смысл слова несколько шире. И, кроме прогнозов, оно подразумевает создание чёткой системы планирования, на основе применения ряда методов. Подразделение на упомянутые группы носит условный характер, но между группами существует тесная иерархическая связь. Текущее помесячное планирование представляет собой части краткосрочного. Краткосрочное, в свою очередь, выступает одним из этапов стратегии развития и, соответственно, разделом планирования стратегического.
Нередко руководителю бывает необходимо экстренно смоделировать несколько вариантов развития событий и подготовить соответствующие решения. Обычно такая необходимость возникает при изменении условий бюджета. Среди них изменения условий или сроков поставки, отгрузки товара, резкие колебания курса валют, изменения цен, арендной платы, кредитной ставки, оплаты труда и прочее.
Итак, формирование бюджета, стратегическое и финансовое планирование необходимо автоматизировать. С помощью автоматизации сводится к минимуму влияние человеческого фактора, повышается оперативность реагирования, улучшается качество планирования, уменьшается трудоёмкость планирования. Автоматизация планирования поможет унифицировать принципы расчёта показателей и структуру бюджетных форм для всех структурных и бюджетных единиц предприятия. Будет отлажен механизм сбора данных (плановых и фактических) и их анализа. При автоматизированном планировании пользователи могут оперативно консолидировать различные бюджеты на основании контроля и мониторинга исполнения бюджетных данных.
Для автоматизации чаще всего применяются электронные таблицы, наиболее распространёнными являются таблицы Excel. Подобный выбор часто связан с тем, что электронные таблицы Excel и системы управления базами данных (СУБД) Access разрабатывались специально для их использования пользователями, не имеющими достаточной квалификации в области программирования.
На практике это означает, что планирование будет вестись отдельными несвязанными кусками, и целостной картины не получается. Требуется дополнительная работа по ручной обработке данных. Это, во-первых, значительно снижает оперативность анализа, а во-вторых, отбивает желание у персонала регулярно проводить такую работу. Данные средства не ориентированы на использование мощной системой управления распределёнными базами данных.
Ряд фирм готов разрабатывать свои системы для внутрифирменного учёта, анализа и планирования. Обычно эти системы строятся на основе языков Borland Delphi, Borland С Builder, Microsoft Visual С, средствами Web-программирования. Программы реализуются как клиенты базы данных, что позволяет им использовать все достоинства корпоративных СУБД. Системы разрабатываются целостно и изначально основываются на пожеланиях финансового руководства и особенности конкретного предприятия. Однако интеграция подобной системы с подсистемой бухгалтерского учёта слабая. К разработке собственной системы бухгалтерского учёта не прибегают в связи с большим количеством регламентированных форм и частыми изменениями в законодательстве.
Часто пользуются готовыми программными продуктами, например " Project Expert ". Программа позволяет вести планирование в нескольких валютах и автоматически осуществляет операцию дисконтирования. Предоставляет удобный инструмент для задания инвестиционного, маркетингового, производственного планов. На основе составленных планов программа позволяет сформировать различные бюджеты. По каждой составленной модели система автоматически рассчитывает коэффициенты. Система облегчает оптимизацию финансового плана, используя функцию "подбора финансирования". Система представляет данные в виде таблиц и графиков, в том числе сетевых и гистограмм. Система "Audit Expert " позволяет по данным введенной в программу бухгалтерской отчётности автоматически рассчитывать и представлять в виде графиков и таблиц коэффициенты, отражающие эффективность деятельности предприятия. Однако обе системы разрабатывались для работы автономно от системы бухгалтерского учёта.
При разработке целостной системы предпочтение отдают готовым системам, имеющим открытую архитектуру. Открытость программной системы, в частности, означает возможность самостоятельно дорабатывать систему, строить на её основе свои индивидуальные решения.
Современные решения в области комплексной автоматизации предприятия (ERP системы) включают в себя достаточно мощные средства автоматизации планирования. Среди таких систем можно выделить продукты SAP, Navision, Baan, и российские 1С предприятие 8.0, Галлактика, Парус. Все эти продукты обладают богатыми возможностями для конфигурирования и программирования под задачи конкретного предприятия.
Показатели эффективности внедрённой ERP системы:
· Снижение уровня запасов (10 – 15%).
· Устранение неучтённых недосдач (обычно они составляют 3 – 5% от уровня запасов).
· Снижение средних цен закупок материалов (иногда цены по одинаковым позициям отличались в 2-3 раза).
· Снижение текущих потребностей в основных материалах (планирование потребностей и оперативное лимитирование позволяет снизить необоснованную выдачу материалов в цеха на 10 – 15%).
· Снижение текущих потребностей во вспомогательных материалах (нормирование и лимитирование материалов снижает расход на 20 – 30%).
· Снижение на 20 – 30% потерь от простоев оборудования.
· Снижение на 5 – 10% объёма незавершенного производства в цехах.
· Снижение на 10 – 15% доли сверхурочных работ, ликвидация авралов.
· Сокращение запасов готовой продукции на складах на 10 – 15%
Контрольные вопросы и упражнения
1. В каких сферах функционирует планирование?
2. В чём заключается сущность планирования в условиях рыночной экономики?
3. Что является главной целью планирования для большинства российских предприятий?
4. Что служит основой современного маркетинга, производственного менеджмента и в целом всей экономической системы хозяйствования?
5. Что представляет собой план?
6. Что содержит план?
7. Что характеризует методика планирования?
8. Из каких видов управленческой деятельности состоит любая функция управления?
9. Что означает функция планирования?
10. В чём проявляется сущность планирования?
11. Пояснить смысл понятия "планирование по содержанию".
12. Пояснить смысл понятия "планирование по времени".
13. Назовите основные, классические принципы планирования.
14. Перечислите общеэкономические принципы планирования.
15. Сочетание каких принципов даёт известный принцип холизма?
16. Пояснить формы планирования.
17. Какие виды планов Вы знаете?
18. Какие плановые функции выполняются в рамках оперативно-календарного планирования?
19. Пояснить сущность технологии планирования.
20. Что понимают под методами планирования?
21. Какие методы планирования существуют в современной практике?
22. Назовите виды балансов, которые используются на уровне отдельных предприятий.
23. Что представляет собой технико-экономическое планирование?
24. Что представляет собой оперативное планирование?
25. В чём суть расчётно-аналитического метода?
26. Что включает в себя экспериментальный метод?
27. В чём суть отчётно-статистического метода?
28. Каково значение планирования в современной экономике?
29. Что даёт автоматизация планирования?
